Per festeggiare i 3 anni di attività ho realizzato un’agenda automatizzata, un piccolo strumento automatizzato utile per tutti: l’agenda di Excel Professionale.
L’agenda automatizzata di Excel Professionale
Ho realizzato uno strumento che offre le principali funzioni di un’agenda, uno strumento in disuso sostituito da cellulari e servizi web. Ebbene ho voluto realizzare un programma semplice e flessibile per poter:
- consultare un calendario e registrare note giornaliere,
- registrare gli appuntamenti,
- gestire la tua lista delle cose da fare,
- registrare note giornaliere, appunti, idee o altro,
- gestire la rubrica dei tuoi contatti.
Come puoi vedere il risultato è gradevole e intuitivo grazie all’uso professionale degli strumenti di Excel e all’automazione installata.
Come è strutturata l’agenda automatizzata?
Il foglio è composto da poche pagine, una dozzina circa, ma all’apertura vedrai solo il pannello di comando e quello con le istruzioni introduttive (e alcune pagine promozionali che puoi rimuoverle dopo averle lette).
Le altre pagine compariranno quando richiamerai la funzione desiderata attraverso i comandi del pannello di comando e delle funzionalità. Clicchi sul pulsante “Calendario” per far comparire il calendario, su “Appuntamenti” per passare alla maschera per la gestione degli appuntamenti.
Alcune funzioni mostreranno solo una pagina, altre 2 pagine, cioè funzionalità per la consultazione e visualizzazione dei dati. Come nel caso della lista delle cose da fare, che è accompagnato da una maschera per la ricerca delle note archiviate, o delle note per poter ricercare tra le note inserite per parola chiave o altro.
Il calendario mensile
Il calendario mensile offre la possibilità di registrare brevi note quotidiane, diverse da quelle della funzionalità note, e note mensili. Due pulsanti permettono di passare da un mese all’altro e uno lancia il programma di registrazione delle macro.
Due pulsanti servono a tornare al pannello di comando o alla funzionalità successiva, mentre gli altri permettono di accedere alle istruzioni sull’uso della maschera e di passare alla modalità a pieno schermo e viceversa.
Il calendario settimanale degli appuntamenti
Il calendario degli appuntamenti mostra la settimana selezionata dove ogni giornata è divisa in quarti d’ora dalle 8 alle 20. Qui è possibile inserire gli appuntamenti e le relative note e registrarle tramite il pulsante “Registra”.
Anche qui una coppia di pulsanti permette di passare da una settimana all’altra con un clic. Quattro pulsanti a freccia permettono di passare alla fine, all’inizio o lungo il calendario che si estende per pagine.
Inoltre troverai 2 pulsanti che permettono di tornare al pannello di comando o alla funzionalità successiva, mentre gli altri permettono di accedere alle istruzioni sull’uso della maschera e di passare alla modalità a pieno schermo e viceversa.
ToDo List o lista delle cose da fare
La lista delle cose da fare è una semplice tabella che permette di registrare attività, priorità, stato, inizio e fine, avanzamento ed eventuali note. Inoltre mostra eventuali ritardi nell’inizio o nella conclusione dell’attività, quali attività devono essere iniziate, barre colorate per evidenziare l’avanzamento e la conclusione. I controlli a destra permettono di filtrare la lista per priorità e stato.
Anche qui quattro pulsanti a freccia permettono di passare alla fine, all’inizio o lungo la lista nel caso sia molto lunga. Tre pulsanti assistono nella gestione: il pulsante “Nuova attività” sposta il focus alla prima riga libera per poter inserire subito l’attività, il pulsante “Elimina” permette di rimuovere l’attività selezionata e il pulsante “Archivia” sposta l’attività nell’archivio una volta terminata o annullata.
Inoltre troverai 3 pulsanti che permettono di tornare al pannello di comando o alla funzionalità successiva, o allo strumento di ricerca nell’archivio per poter consultare le attività terminate. Gli altri due pulsanti permettono di accedere alle istruzioni sull’uso della maschera e di passare alla modalità a pieno schermo e viceversa.
L’archivio consiste in una tabella filtrabile tramite controlli su pagina molti intuitivi.
La maschera per l’inserimento delle note
La funzione Note è composta dalla maschera di inserimento e da quella di consultazione. La prima è una tabella di 9 righe, le prime 3 sono dedicate all’inserimento di data, oggetto e parole chiave, utili per eseguire ricerca, mentre le altre 6 righe permettono l’inserimento delle note.
Ogni cella permette l’inserimento di una dozzina di righe e centinaia di parole. L’inserimento è intuitivo, a eccezione del ritorno a capo all’interno della cella che puoi ottenere usando ALT+INVIO invece del solo invio. Puoi inserire 6 note diverse con lo stesso oggetto o una o più note in un più parti.
Anche qui una coppia di pulsanti permette di passare da un giorno all’altro con un clic, ma in alternativa puoi scrivere direttamente la data. Due pulsanti a freccia permettono di passare alla fine, all’inizio della tabella.
Due pulsanti “Note prec” e “Note succ” permettono di scorrere tra le note velocemente in ordine di data e inserimento. Il pulsante “Registra” registra la nota e ricorda di farlo prima di uscire-
Inoltre troverai 3 pulsanti che permettono di tornare al pannello di comando o alla funzionalità successiva, o allo strumento di consultazione delle note. Gli altri due pulsanti permettono di accedere alle istruzioni sull’uso della maschera e di passare alla modalità a pieno schermo e viceversa.
Lo strumento di consultazione è una tabella filtrabile anche tramite i controlli a destra. La tabella permette anche ricerche delle parole chiave tramite apposito controllo automatizzato. I 2 pulsanti “Elimina nota” e “Carica nella Maschera” permettono di trasferire la nota seleziona nella maschera eventualmente per sostituirla con una nuova.
La rubrica dei contatti.
La rubrica è composta da una classica maschera standard per l’inserimento e la gestione e dalla classica funzione per la ricerca dei contatti tramite tabella filtrabile con possibilità di ricerca evoluta sui nomi dei contatti.
La maschera di gestione ha i tipici pulsanti che permettono di inserire, aggiornare ed eliminare il contatto, oltre che un pulsante per pulire la maschera e uno per cercare il contatto impostato nei controlli in alto a sinistra.
La rubrica offre i controlli per filtrare sulla destra, il pulsante per caricare nella maschera il contatto selezionato e i pulsanti per la navigazione veloce.
L’automazione dello strumento
Come puoi vedere lo strumento è molto automatizzato, con oltre cento comandi distribuiti tra le diverse funzionalità dell’agenda automatizzata o che lavorano per la gestione dello strumento. Lo strumento si apre in modalità a pieno schermo, ma se preferisci la modalità standard non devi fare altro che cliccare su uno dei pulsanti “Full screen”.
Come si usa il foglio?
Il foglio contiene alcuni dati fittizi per guidarti nell’apprendimento dell’uso dello stesso. Una volta che avrai preso familiarità con lo strumento, puoi cancellarli usando il comando “Cancella dati” che trovi nella pagina “istruzioni”. Attenzione, il comando cancella tutti i dati del foglio e se lo userai in seguito cancellerai tutti i tuoi dati.
L’uso del foglio è guidato ed è piuttosto intuitivo. Se hai incertezze, in ogni pagina troverai delle istruzioni in vista o che puoi richiamare tramite i pulsanti “Istruzioni” che spiegano il funzionamento nei particolari. Ti invito a leggerli.
Conclusioni
Perché un’agenda automatizzata? Perché offre funzioni utili che tutti noi usiamo o possiamo usare nella vita quotidiana e nel lavoro. Dalla lista della spesa al diario, dagli appuntamenti alla lista delle cose da fare, dal brogliaccio delle idee al blocco degli appunti per i tuoi progetti e molto altro.
Questo piccolo strumento utile è davvero comodo e facile da usare e ti invito a scaricarlo e a distribuirlo a chi tra amici, parenti e colleghi può averne bisogno.
A livello didattico l’agenda automatizzata è anche la dimostrazione concreta che con Excel si possono realizzare strumenti utili ed efficienti, semplici ed eleganti, da usare tutti i giorni. Questo se conosci bene il foglio di calcolo e un pizzico di automazione.
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