Come costruire un foglio Excel

By | 31 Gen 2016

Come costruiamo un foglio excel? Quante pagine usiamo? A quale scopo? Cerchiamo di capire come è fatto un foglio di lavoro professionale. Il foglio elettronico appare come una tela bianca da riempire, ma in realtà per come è concepito e per gli usi più comuni che ne facciamo, un foglio di lavoro assume connotazioni comuni e familiari alla maggior parte degli utenti.

Come è strutturato un foglio excel professionale

In primo luogo, se in teoria si potrebbe “fare tutto” in una sola pagina di un foglio di lavoro, è più comodo, sicuro ed opportuno lavorare su più pagine dedicando a ognuna un compito ben preciso, come contenere i dati da elaborare o un report.

Con l’esperienza, confrontandomi con colleghi più esperti e leggendo testi di studio ho trovato strutturazioni anche molto complesse e articolate, ma diciamolo subito: servono per scopi specifici. Nella maggior parte dei casi ti consiglio di creare e usare fogli semplici e chiari in ogni aspetto. Usa nomi ed etichette chiare, scrivi istruzioni in ogni pagina, innanzitutto per te, cancella quello che non ti serve, centra ogni pagina su quello che è davvero importante: una tabella, un grafico, un gruppo di tabella, istruzioni, un pannello di controllo.

Aldilà di usi particolari che non tratteremo in questo post, un foglio excel è composto da:

  1. una pagina “Dati” in cui vengono inseriti o scaricati i dati su cui lavorare; di solito i dati vengono estratti dal server aziendale o da altri database esterni, ma nel caso i dati non vengano raccolti sul server da sistemi digitali automatici o inseriti da operatori, allora è necessario inserirli sul foglio excel, o direttamente sul foglio dati o tramite una pagina di “inserimento” o un’apposita maschera;

  2. una o più pagine di “Analisi” dei dati, in cui usi una o più tabelle, di solito pivot, o gli strumenti di analisi (es: correlazione, regressione, ecc) per elaborare i dati e ottenere le risposte che cerchi; di solito è opportuno dedicare una pagina per ogni quesito, o parametro analizzato; nel caso di un’analisi complessa, consiglio la creazione di una pagina “plancia” o “sintesi” in cui raccogliere o linkare le tabelle o i parametri principali (questa non è da non confondere con la pagina “Report”);

  3. una pagina “Report”, nel caso debba presentare a terzi l’elaborazione dei dati, in cui vengono inserite le tabelle sintetiche ed esplicative dei parametri che hai esaminato e che mostrano i risultati dell’elaborazione/analisi; naturalmente il report deve essere chiaro e intuitivo, per renderlo tale è opportuno pensarlo dal punto di vista di chi dovrà consultarlo; di solito il report è concepito anche per essere stampato o esportato in pdf;

  4. uno o più pagine “Grafici” di solito collegati a tabelle pivot della pagina “Report” o “sintesi” o delle pagine di analisi/elaborazione per avere un migliore colpo d’occhio dei risultati o degli andamenti dei parametri in esame; naturalmente i grafici devono essere semplici e facilmente leggibili;

  5. una eventuale pagina di “configurazione”, o “conf”, che in caso di fogli di lavoro grandi e strutturati contiene e gestisce dati, nomi, parametri, link e riferimenti utili agli automatismi installati;

  6. una eventuale pagina “Medie” o “Dati storici”, con i valori storici dei parametri sotto controllo elencati o altro elencati in tabelle standard;

  7. una pagina di “controllo”, con la serie dei pulsanti di controllo del foglio, con cui importare o inserire i dati, aggiornare tabelle, grafici o report, o altro; la pagina contiene anche le istruzioni per l’utilizzo ed eventualmente una tabella di parametri da impostare periodicamente o prima dell’uso;

  8. uneventuale pagina con le “istruzioni” particolareggiate, se non si riesce ad inserirle nella pagina di controllo, di solito inserite in caselle di testo per una formattazione più facile. Questo è anche il posto in cui inserire legende o note particolari.

Riassumendo, un foglio excel profesisonale è composto da 4 o 5 pagine con nome: “controllo”, “dati”, “analisi”, “grafico”, “report”. Naturalmente puoi mettere alle pagine il titolo che preferisci, ma deve essere sempre esplicativo per tutti quello che devono consultare il foglio. In presenza di molte pagine è opportuno usare nomi più lunghi o inserire una legenda nella pagina di controllo o in una pagina apposita. Un grande foglio di lavoro può arrivare a contenere molte decine di pagine, divise per argomento o tipo o uso, eventualmente da pagine vuote con un nome “separatore”, come “Dati << >> Report”.

Inoltre ti invito a destinare le prime righe di ogni pagina per riportare titoli, spiegazioni, fonti dei dati, stato lavori, costanti ed eventuali pulsanti specifici per la pagina o di movimenti (esempio per tornare alla pagina di comando).

Due parole sulla struttura delle pagine principali

Nel foglio dati è opportuno inserire una sola tabella standard: ogni riga un record, ogni colonna un campo, con eventuali campi aggiuntivi, come campi calcolati o di controllo. Questi non dovrebbero esistere se i dati venissero estratti nel modo corretto e se fossero controllati a monte, ma in realtà abbiamo sempre almeno un paio di campi di controllo, utili ad esempio a verificare la completezza dei dati, o la presenza di errori o di “buchi”.

Se abbiamo più fogli dati?

Male, questo significa che i dati non sono raccolti in un’unica fonte, esterna o interna che sia, o che per qualche motivo non puoi estrarli correttamente con un’unica interrogazione (query). Questo comporta difficoltà, spreco di tempo, limiti nella gestione del foglio o nell’utilizzo e altro ancora. La soluzione più efficace sarebbe quella di risolvere il problema a monte, cioè raccoglierli in un’unica fonte o di estrarli in un’unica query. Se non è possibile è necessario predisporre più fogli dati e linkarli o integrarli sul foglio excel con notevoli complicazioni.

Le pagine destinate all’analisi o all’elaborazione sono personalizzate a seconda dell’uso, ma di solito sono composte da una o più tabelle (meglio pivot perché più comode). Le tabelle sono standard, dall’alto verso il basso, con un titolo ed eventuali spiegazioni di solito inserite sopra. La prima tabella è di solito la più rappresentativa, importante o semplicemente riassuntiva. Ogni tabella è separata dalle altre da almeno 3 colonne vuote. Per facilitare la consultazione puoi inserire nella stessa pagina uno o più grafici accanto alle tabelle, ma ricorda sempre che la pagina di analisi non è un report. Se devi presentare un report, crea una o più pagine apposite, ottimizzate per la consultazione ed eventualmente per la stampa.

I grafici sono utili e importanti, per esempio come o a completamente del report, o per seguire periodicamente l’andamento di un parametro, ma non farti prendere la mano: ogni grafico deve essere letto e compreso, quindi se non è necessario non inserire più di tre grafici. Ogni grafico deve essere strutturato in modo semplice e chiaro, il titolo deve spiegare cosa si sta mostrando, i colori devono evidenziare non distrarre, i caratteri devono essere grandi, la legenda sempre presente deve spiegare solo ciò che serve. Ci sono consigli e regole precise su come si strutturano grafici, tabelle e report che affronteremo in altri post.

La pagina di controllo deve esser sempre presente se hai automatizzato il foglio. Questo per dare la possibilità ad altri di utilizzare il foglio di lavoro, ma anche per ricordarlo a te stesso, soprattutto nel caso di vecchi fogli di lavoro che aggiorni raramente. Nella sua forma più semplice la pagina riporta una sequenza di pulsanti con i comandi principali (per esempio per aggiornare i dati, le tabelle, ecc) con a fianco le spiegazioni indispensabili per l’utilizzo. Nel caso di numerosi comandi è spesso opportuno creare un form apposite da cui controllare l’intero foglio di lavoro.

Potrei continuare per ore a scrivere sulla struttura di un foglio excel professionale, ma ci ritorneremo in post futuri. 

A presto.

 

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