Come lavori con Excel?

By | 2 Mag 2016

Come lavori con ExcelCome lavori con Excel? Sei agile e veloce, o lento e insicuro? Usi prevalentemente il mouse o sai muoverti con la tastiera?

Un modo per riconoscere un professionista nell’uso del foglio elettronico è osservarlo quando lavora: se si muove veloce e sicuro nelle pagine e tra i menù di Excel, se usa poco il mouse e sa suonare la tastiera con grazia e decisione, allora è un professionista.

Dobbiamo diventare tutti concertisti della tastiera?

No, se nel tuo lavoro Excel è uno strumento secondario che utilizzi poco, diciamo non più di un’ora la settimana, non ha senso spendere tempo per studiarlo. In caso contrario, imparare quello che serve per ridurre i tempi di lavoro penso sia un’ottima idea.

Come?

1. Usa la tastiera e non il mouse

Il mouse è comodo, ma lento, lo sappiamo entrambi. Muovi, punti e clicchi, poi ripunti, clicchi e trascini, e così via. É come se usassi la punta del tuo dito su un touch screen, bello, ma è un dito solo. Tu hai due mani, dieci dita. E quando parliamo di Excel, parliamo di un programma storico sviluppato in decenni che ti dà la possibilità di fare con i tasti tutto o quasi quello che fai con il mouse. E quando hai le mani sulla tastiera puoi usare tutta l’attrezzatura che madre natura ti ha fornito alla velocità che vuoi.

2. Impara le sequenze di tasti giuste

Perché per essere efficaci ed efficienti usando la tastiera devi conoscere i tasti e le sequenze dei tasti che ti permettono di richiamare i comandi più utili senza andarli a cercare nei menu o nella barra. Vuoi copiare? Seleziona, Ctrl+C e poi Invio. Vuoi selezionare tutta la tabella? Ctrl+Maius+Spazio. Vuoi modificare il contenuto di una cella senza riscriverlo? F2 e via con le modifiche. Vuoi creare un grafico con un gesto? F11. Le sequenze offrono modi più veloci ed efficaci per ottenere gli stessi risultati.

3. Esercitati

Ripeti con me: mi esercito, mi esercito, mi esercito. Il segreto dell’apprendimento è fare le cose, farne l’esperienza e ripeterle finché non si fissano nella rete di neuroni del nostro cervello. Quindi imparare non significa leggere e sperare di ricordarsi tutto quello che ti serve, ma significa leggere ed esercitarsi finché l’attività non viene naturale. Perciò una volta terminato questo post apri Excel ed esercitati, ripeti almeno dieci-venti volte ogni tasto o sequenza suggerita.

Usa la tastiera

Un utente occasionale tiene la mano principale sul mouse, mentre l’altra preme qualche tasto utile, come Esc, Alt, Maiuscolo, F4, finché non c’è bisogno di digitare del testo, o numeri. Allora entrambe le mani vanno sulla tastiera, digitano, poi la principale torna sul mouse. Mouse-tastiera, tastiera-mouse. Troppi movimenti che non servono, fanno perdere tempo e annoiano la mente, che è molto più veloce delle nostre mani e ha tempo di distrarsi.

Ma allora come ci si muove nella pagina? E tra le pagine? E come si usano le barre? E i menu?

Si fa tutto tramite i tasti. Beh, non tutto, diciamo il 95% di quello che di solito ti serve, ma più in fretta che con il mouse. Meno usi il mouse e meglio è. All’inizio non sarà facile, l’abitudine a stringere il topolino è difficile da sconfiggere e non ricorderai subito tutti i tasti che ti servono, ma un poco alla volta la cosa diventerà più facile e le mani resteranno sempre di più sulla tastiera.

E come si premono le sequenze di tasti? Con una mano sola o con due mani? La sinistra preme Ctrl e la destra il secondo tasto?

All’inizio ti consiglio di usare una mano sola e di provare sia la destra che la sinistra, per renderti conto della differenza e della difficoltà. Noterai che le sequenze richiedono movimenti del polso e delle dita più o meno ampi, a seconda della tastiera e della posizione dei tasti. Scoprirai in fretta che alcune sequenze è meglio eseguirle con una mano specifica, mentre per altre si possono limitare i movimenti usando entrambe le mani. Troverai tu stesso con l’esperienza il modo migliore per digitare i tasti.

Le sequenze da ricordare

I comandi gestiti tramite tastiera sono centinaia, prova a dare un’occhiata qui, ma non è necessario impararli tutti. E’ sufficiente iniziare con quelli più utili per aumentare in modo significativo la tua produttività e ridurre il tempo che dedichi al foglio elettronico.

Quali sono le sequenze che devi imparare per cambiare in modo significativo il tuo rapporto con Excel?

Sono queste:

Alt+Tab

ti permette di passare tra le applicazioni aperte di windows e quindi anche tra i fogli di Excel aperti; se tieni premuto Alt, appare la lista delle applicazioni, attraverso cui puoi scorrere cliccando su Tab (il tasto con le 2 frecce, il secondo sotto l’esc in alto a sinistra nella tastiera); se non tieni premuto Alt passerai dalla finestra in evidenza all’ultima che hai abbandonato;

Ctrl+F4

chiude il singolo file di excel attivo (e chiede se vuoi salvare);

Ctrl+Inizio

sposta il cursore all’inizio del foglio (cella A1 della pagina visibile); serve a tornare velocemente a inizio pagina, dovunque tu sia; utile anche quando ti sei perso nella pagina;

Ctrl+Tasti Direzione

sposta il cursore al bordo dell’area dati corrente in un foglio di lavoro, o alla prima cella piena nella direzione scelta; altrimenti il cursore arriverà ai bordi della pagina;

Ctrl+Fine

sposta il cursore all’ultima cella a destra nella riga più bassa utilizzata;

Ctrl+PagGiù Ctrl+PagSu

sposta tra una pagina a un’altra dello stesso documento

Maiusc+Spazio

seleziona l’intera riga; utile nel caso si voglia copiare l’intera riga, o si voglia inserire una riga vuota (Ctrl++), o eliminare l’intera riga (Ctrl+-);

Ctrl+Spazio

seleziona l’intera colonna; utile nel caso si voglia copiare l’intera colonna, o si voglia inserire una colonna vuota (Ctrl++), o eliminarla (Ctrl+-);

Ctrl+Maiusc+Spazio

seleziona l’intero foglio di lavoro, oppure se è selezionata una cella compilata si seleziona l’intera area dei dati; se ripetuto, si seleziona l’intero foglio; se è selezionato un oggetto si selezionano tutti gli oggetti del foglio

Ctrl+C e Ctrl+V

con Ctrl+C copi le celle selezionate e con il secondo le incolli sulla posizione del cursore (in alternativa puoi usare Invio); estremamente efficace se si devono copiare grandi quantità di celle

Ctrl+Alt+V

fa comparire la finestra con le opzioni di incollaggio, tra le più utili: numeri e formati

Ctrl+Invio

inserisce il testo digitato in tutte le celle selezionate, quindi seleziona le celle da riempire, digita il contenuto e poi Ctrl+Invio

Ctrl+Z e Ctrl+Y

il primo torna indietro, eliminando l’ultima azione compiuta, mentre il secondo riporta in avanti nella cronologia delle azioni

F4

(Ctrl+Y)

ripete l’ultima azione; l’utilità è quella di non dover ripetere attività complesse e dispendiose di tempo limitandosi a premere un tasto;

Ctrl+1

apre la finestra di dialogo “Formato Celle”, dove puoi modificare a tuo piacimento le celle evidenziate

F2

attiva la stato di modifica della cella selezionata e posiziona il punto di inserimento alla fine del contenuto della cella

Maiusc+F3

visualizza la finestra “Inserisci funzione”, utile per facilitare l’inserimento delle funzioni, specialmente se non le ricordi

Ctrl+G

applica o rimuove il formato grassetto, usato di solito per evidenziare le cello o per distinguere i titoli

Ctrl+Maius+T Ctrl+Maius+S

il primo apre la finestra di dialogo per la ricerca, fondamentale per trovare testi o valori; il secondo apre la finestra per la sostituzione, prezioso quando devi sostituire parte del contenuto di più celle

Ctrl+T

trasforma una matrice di celle in una tabella di Excel, utile per mille motivi

F11

crea un grafico dai dati selezionati o tra cui è posizionata la selezione; non sempre è il grafico che ti serve e non sempre interpreta bene la tabella dei dati, ma con poco sforzo puoi riconfigurarlo

Sembrano tanti? E’ solo un’impressione e per impararli ti basta un poco di esercizio regolare.

Esercitarsi

E’ tempo di farlo. Quindi adesso apri Excel, un foglio di lavoro che utilizzi normalmente, o se hai qualche timore una copia. Fatto? Ok, adesso stampa la tabella qui sopra, solo la tabella, selezionala e stampa solo la selezione. Prendi la stampa e scegli un paio di sequenze su cui esercitarti. Se non sai quali parti dall’inizio.

Ora prova a ripeterli una ventina di volte, solo per fissare il movimento. Ti serviranno solo cinque minuti. Una volta che ti saranno diventati familiare, prova a utilizzarli quando lavori sui tuoi documenti. Due comandi alla volta, dieci minuti al giorno e nel giro di due settimane conoscerai tutte le sequenze della tabella.

E quando hai finito di farlo?

Ricomincia. Non scherzo. Ripeti i comandi, usali finché non ti vengono naturali, senza pensare. Ti accorgerai ben presto che i tempi di lavoro si riducono e apparirai molto più sicuro sulla tastiera, come un professionista.

E se vuoi approfondire l’argomento per imparare a usare la tastiera in modo più soddisfacente ed efficace scarica il corso “Usa Excel come un professionista”. Puoi farlo registrandoti qui di seguito.

 

 

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