Cos’è un grafico interattivo? A cosa serve? Come lo facciamo? Con quali strumenti? Prima di affrontare l’argomento report e dashboard, approfondiamo l’argomento grafici introdotto nel post “Come realizzare i grafici Excel”, soffermandoci appunto sui grafici interattivi.
Cos’è un grafico?
Nel precedente post abbiamo visto che i grafici sono uno degli strumenti fondamentali per la realizzazione di report e dashboard. Un grafico è la rappresentazione per immagini di una o più serie di dati numerici e ha un solo obiettivo: comunicare informazioni a chi lo guarda.
I grafici possono essere statici, dinamici e interattivi. Un grafico statico è un grafico standard di Excel creato su una tabella di dati. Come? Selezioni una cella della tabella, parte di essa o l’intera tabella e poi premi F11 (oppure Alt+F1). Il grafico statico cambia solo al cambiare dei valori della tabella, per esempio modificandoli o applicando filtri sulla tabella, e di solito non si adatta al variare delle “dimensioni” della tabella.
Un grafico dinamico è un grafico che si adatta alle variazioni della tabella a cui è collegato, per esempio per l’aggiunta di record. Il grafico dinamico per eccellenza è il grafico pivot, collegato a una tabella pivot e concepito per adattarsi a ogni suo cambiamento. Per rendere dinamico un grafico statico, possiamo semplicemente collegarlo a una tabella di Excel (premi Ctrl+T per trasformare una tabella di dati in una tabella Excel), o usare formule e funzioni particolari (es: scarto() e conta.numeri() ) direttamente nelle impostazioni del grafico, o indirettamente (per esempio imposti la formula in una cella, gli dai un nome con la “gestione nomi”, Ctrl+F3, e lo usi nelle impostazioni del grafico).
Ora torniamo a parlare di grafici interattivi.
Cos’è un grafico interattivo?
Un grafico interattivo è un grafico, statico o dinamico, concepito e costruito per dare la possibilità all’utente di interagire con esso, agendo su uno o più comandi dedicati, semplici e intuitivi da usare (es: selezionando una voce da una lista, o cliccando un pulsante, agendo su una barra di scorrimento o una casella di opzione), posizionati sul grafico o adiacenti a esso.
A cosa serve un grafico interattivo?
Lo scopo di un grafico interattivo è quello di usare un solo grafico per visualizzare serie di valori diversi e:
- permettere all’utente di filtrare i valori visualizzati, per categoria, periodo o valori, per esempio per visualizzare le componenti del fatturato per nazione, anno, o prodotto;
- visualizzare valori alternativi tra loro o di categorie/serie diverse che se mostrati contemporaneamente renderebbero il grafico poco leggile;
- aggiungere e togliere serie di dati dal grafico per permettere una migliore lettura.
Il grafico interattivo è usato abitualmente nei pannelli di controllo (dashboard). Concepiti per mostrare in una sola pagina tutti gli strumenti per controllare gli indicatori di riferimento, i pannelli di controllo offrono spesso la possibilità di interagire con i singoli elementi e strumenti.
Più raramente questo accade nei report. Una volta realizzata l’analisi o l’elaborazione, i grafici ottenuti di solito vengono incorporati in documenti word o in presentazioni powerpoint. Nel caso il report sia gestito completamente su excel, affidandosi alla capacità dei grafici di comunicare le informazioni ottenuto, per agevolare la consultazione si preferisce mostrare grafici diversi e si propongono grafici interattivi solo in specifiche situazioni o condizioni.
Come si realizza un grafico interattivo?
Un grafico è di solito collegato a una tabella con cui abbiamo elaborato la base dati. Un grafico interattivo è ottenuto:
- con strumenti appositi concepiti per offrire interattività, per esempio usando un grafico pivot, o strumenti più evoluti come power view, o strumenti esterni come power BI (ma anche Plotly, o Infogram);
- oppure è realizzato da un grafico statico a cui viene aggiunto uno o più strumenti di controllo che con un’attività semplice (es: un click) variano la serie visualizzata (cambiano i valori nelle celle con i dati delle serie del grafico, o cambiano l’indirizzo delle celle di riferimento), o filtrano i valori, o aggiungono/tolgono serie.
Con quali strumenti?
Per rendere interattivo un grafico, statico o dinamico, ci sono diversi modi e strumenti: pivot, funzioni, controlli, macro e altro ancora.
I modi si distinguono essenzialmente in:
- strumenti specifici, tipicamente grafici e tabelle pivot;
- usare strumenti di controllo che lavorano con macro, per esempio pulsanti collegati a macro che agiscono direttamente sul grafico o sulla tabella collegata;
- usare strumenti di controllo che agiscono su elementi della pagina predisposti in modo specifico; per esempio pulsanti opzione o barre di scorrimento, o menu a tenda creati con la formattazione condizionale, collegati direttamente o meno a celle della pagina contenenti formule con funzioni specifiche che rendono dinamici i riferimenti alle celle della tabella dei dati a cui è collegato il grafico.
Quali tra questi modi è il più efficace?
Sono efficaci tutti e tre, ma richiedono competenze e tempi di realizzazione molto diversi tra loro:
- il primo modo richiede la conoscenza degli strumenti specifici, per esempio delle tabelle e dei grafici pivot, tempo di apprendimento breve (qualche ora) ed esperienza consigliata media (qualche decina di ore);
- il secondo modo richiede la conoscenza del linguaggio vba e della gestione delle macro, tempo di apprendimento lungo (centinaia di ore) ed esperienza consigliata medio-lunga (centinaia di ore);
- il terzo modo richiede la conoscenza degli strumenti di excel impiegati (funzioni, controlli, grafici, formattazioni condizionali, gestione dei nomi, ecc) che richiede un tempo di apprendimento medio (da poche a una decina di ore o più) ed esperienza consigliata media (qualche decina di ore).
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle diverse scelte?
- Gli strumenti specifici sono di solito concepiti per essere semplici da usare, sono flessibili e dinamici, ma richiedono una certa esperienza per essere usati in modo soddisfacente e nel caso di strumenti esterni richiedono costi aggiuntivi;
- macro e controlli permettono controllo assoluto, elevata flessibilità, ma hanno una soglia per l’apprendimento molto elevata, quindi sono sconsigliati per utenti occasionali o per un uso limitato;
- l’applicazione degli strumenti avanzati di excel per rendere interattivi un grafico, offre un notevole controllo, ma relativa flessibilità alle soluzioni e richiede ampia conoscenza ed esperienza degli strumenti impiegati e del funzionamento di excel.
Quindi?
Il modo più veloce e semplice per realizzare un grafico interattivo è di solito quello di utilizzare tabelle e grafici pivot, o strumenti più evoluti, concepiti appunto per offrire dinamicità e interattività. Questo non vale in tutte le situazioni, anche loro hanno diversi limiti, ma nella maggior parte dei casi, sì.
Per esempio, se dobbiamo rendere interattivo un grafico che mostra l’andamento del fatturato dando la possibilità di mostrare l’andamento di anni diversi e filtrare per categorie (es: mercati, venditori, prodotti), i grafici pivot offrono la possibilità di avere sul grafico i comandi analoghi a quella della tabella pivot e di poter agire sui filtri. Come? Seleziona il grafico, vai nel menù “Analizza” e clicca sul comando “Pulsanti campo” (di solito l’ultima icona a destra).
Questi comandi non sono il massimo a livello estetico e non risolvono tutte le situazioni, in quanto non sempre è possibile usare una tabella pivot per visualizzare i dati come è più opportuno, ma sono la scelta più efficiente in ambito professionale nel caso sia necessario realizzare grafici interattivi.
Quindi dove è possibile usare una tabella pivot hai già a disposizione un grafico pivot con strumenti di controllo per poter interagire e modificarne la visualizzazione. Approfondiremo anche questa funzionalità delle tabelle e dei grafici pivot nella prossima guida sull’uso professionale in uscita a breve.
Dove non è possibile usare una tabella pivot?
In questo caso ti invito a prendere familiarità con strumenti più evoluti, per esempio power view, se è in dotazione o installabile nella tua versione di Excel, o power Bi, molto più performante ma limitato nella versione gratuita.
In alternativa, ti invito a imparare a usare gli strumenti di excel per realizzare i tuoi grafici interattivi. Vedremo in post dedicati alcune tecniche classiche e meno classiche per rendere interattivi i grafici. Non lo faremo ora in quanto sono piuttosto complessi e richiedono la conoscenza degli strumenti avanzati di Excel.
Per stasera ci fermiamo qui. Ti ringrazio di avermi seguito, ti aspetto al prossimo post.
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