Abbiamo già visto in altro post che è possibile realizzare un set di strumenti interconnessi con Excel. Ma quanto possono essere complessi questi set di strumenti? In questo post ti mostro un esempio che vuole darti un’idea più precisa delle possibilità di excel e di quello che posso realizza con le consulenze excel che fornisco.
I set di strumenti realizzati con excel
Quando si parla di Excel, molti pensano ancora a tabelle, calcoli con formule, grafici e poco altro. In realtà Excel può diventare una piattaforma efficace ed efficiente per costruire strumenti professionali pensati per obiettivi aziendali precisi, anche interi set di strumenti collegati tra loro.
Cosa intendo con fogli collegati tra loro?
Intendo fogli in grado di trovarsi e trasferire dati tra loro. Questo naturalmente può avvenire tramite strumenti dedicati.
Come si collegano i fogli excel tra loro?
Ci sono vari modi e strumenti per farlo. Per esempio possiamo farlo usando query, o automazione aggiunta in vba, o tramite strumenti come power automate, soluzioni miste o altro ancora.
Cos’è una query?
È automazione, un programma che puoi scrivere e modellare secondo i tuoi obiettivi grazie a editor dedicati, come il power query editor in excel, tramite l’interazione con i comandi e le finestre predisposti.
Quando le query vengono eseguite, gli strumenti dedicati si connettono alle basedati indicate, siano esse server sql, siti we, servizi o altri file, estraggono i dati, li trasformano e li caricano dove ti servono.
Le query, in Excel, sono uno strumento molto potente per importare e trasformare dati provenienti da fonti esterne. Se non le conosci ti invito a leggere questa introduzione a Power Query in Excel e a guardare questo tutorial.
Il set di strumenti creato con le consulenze Excel
Un esempio interessante di set di strumenti è quello che ho realizzato per un’azienda del nord-est, che chiedeva una soluzione affidabile e su misura. Una serie di strumenti diversi utilizzati da operatori diversi in posizione diverse, collegate tra loro e in grado di scambiarsi dati in modo dinamico e automatizzato.
Lo scopo era sostituire alcuni degli strumenti informatici in uso con strumenti migliori e meno costosi: dal gestionale degli ordini, alla maschera di raccolta dei dati dell’officina, dal gestionale di magazzino, alla primanota e altro ancora. In sostanza gli strumenti necessari per far funzionare l’azienda.
Gli strumenti del set
In sintesi il set è composto da numerosi file con un ruolo preciso:
- un gestionale degli ordini, in cui vengono registrate le richieste dei clienti;
- il gestionale di magazzino composto da tre strumenti sincronizzati: uno dedicato ai prelievi del personale, uno al carico dei materiali e ai controlli operativi, uno al controllo della direzione;
- una primanota, o meglio uno strumento per la registrazione dei dati delle fatture emesse e ricevute, per la registrazione di pagamenti e dei movimenti di cassa e altro ancora;
- una maschera per la raccolta dei dati delle attività di produzione tramite lettori barcode;
- uno strumento di controllo delle vendite dei veicoli;
- un file di scambio per il caricamento automatico dei dati dagli strumenti al gestionale aziendale.
Ogni strumento è usato da più operatori o utenti posizionati in diversi reparti o uffici.
Perché file diversi?
Questo è il punto chiave. Con Excel non sei obbligato a concentrare tutte le funzionalità necessarie in un solo grande file, più pesante e più complicato da gestire.
Puoi costruire strumenti separati, per funzioni o per utenza, più semplici da usare per chi inserisce i dati, e poi puoi collegarli in un “sistema” più ampio attraverso query e automazione.
È una logica utile soprattutto quando persone diverse si occupano di attività diverse. Per esempio, chi registra i materiali prelevati da magazzino per le attività di produzione, non si occupa del carico dei materiali, degli acquisti o dei controlli. Oppure chi registra gli ordini, ha bisogno dei dati dei tempi delle attività registrate in produzione, come dei prelievi da magazzino, attività svolte da altri lontano dall’ufficio.
Inoltre un solo file costringerebbe all’uso di servizi di condivisione con i loro limiti e le relative complicazioni, oppure limiterebbe l’uso a un solo utente alla volta.
Creare diversi strumenti interconnessi è una soluzione efficace, snella e semplice da gestire. In pratica, alcune persone registrano i dati operativi, altri usano i dati nelle loro attività, altri controllano i dati e via dicendo.
Il primo file: gestionale degli ordini
Il primo strumento serve a registrare i dati degli ordini dei clienti e a raccogliere i dati necessari per calcolare gli importi da fatturare e i margini degli ordini calcolati a partire dai prelievi di magazzino e dai tempi di produzione importati da altri strumenti.
Il cuore dello strumento è una maschera di inserimento degli ordini. A prima vista può sembrare una bizzarra serie di tabelle impilate, con pulsanti e controlli in alto, ma in realtà è uno strumento multifunzione installato su pagina realizzato con i tool di excel e una serie di automazioni che lo rendono comodo ed efficiente nel controllo e inserimento dei dati.
Le maschere su pagina di questo tipo, realizzate con gli strumenti di excel e le macro vba, sono soluzioni efficienti, potenti e comode pensate per gli utenti e adattabili a tutte le situazioni. Se ti interessa capire come funzionano e quando conviene usarle, c’è una guida molto utile sulle maschere in Excel.
Gestionale ordini e consultazione dei dati
Oltre alla maschera e a una serie di tabelle di supporto per l’inserimento di dati accessori, il gestionale offre una serie di visualizzazioni interattive che mostrano:
- gli ordini in corso,
- un riepilogo mensile delle ore spese,
- un riepilogo delle ore per tecnico,
- la visualizzazione dei tempi di produzione,
- un riepilogo delle ore per ordine,
- un altro riepilogo dei tempi accessori (formazione, pulizia, preparazione, ecc)
- i ricambi usati per ordine,
- e un report del tempo speso con grafici e tabelle.
I dati e quindi grafici e tabelle possono essere filtrati tramite slicer tradizionali installati nella pagina in alto o a destra.
Questa distinzione tra inserimento e ricerca è una soluzione che semplifica gli strumenti e rende le attività più efficienti e comode, adatta anche a strumenti aziendali usati quotidianamente.
Gestionale ordini e l’importazione automatica dei dati
Dietro a quanto descritto finora, sotto il cofano c’è una serie di programmi di importazione o esportazione dei dati che eseguono in automatico una serie di attività normalmente oneroso in termini di tempo.
Per esempio,
- una funzione si occupa di caricare i dati dai pdf degli ordini di lavoro interni, che vengono creati e stampati per la produzione,
- una si occupa di caricare i dati dai pdf delle fatture emesse ai clienti,
- un programma che prepara in automatico il “file di scambio”, un file con un form predisposto grazie al quale vengono caricati i dati nel gestionale di terze parti che l’azienda usa,
- una funzione che prepara in automatico un secondo file per il caricamento dei dati in una applicazione web, un crm creato su misura,
- una macro per il caricamento automatico dei dati dei veicoli in un registro dedicato su excel,
- una funzione che carica i dati da file csv estratti dal gestionale di terze parti,
- una serie di programmi che controllano i dati di tempi di produzione e ricambi e se necessario li aggiungono ai dati degli ordini.
E altro ancora. In sostanza sono funzioni necessarie per bypassare o compensare i limiti del gestionale di terze parti, o più semplicemente utili per risparmiare centinaia di ore di lavoro in controlli ed inserimenti.
Come vedi lo strumento è molto di più complesso di un semplice gestionale ordini.
Il secondo file: la maschera di raccolta dei dati di produzione
Il secondo strumento in sostanza è una maschera di inserimento dei dati, voluta per sostituire una soluzione web di terze parti, con diversi limiti e costi significativi.
Lo scopo dello strumento è registrare le attività della produzione, data e ora di inizio e di fine di ogni operatore per ordine di lavoro.
L’inserimento dei dati avviene tramite lettore barcode con cui gli utenti leggono i barcode dalle stampe e da un pannello predisposto adiacente allo schermo della postazione. L’uso è il più semplice ed efficiente possibile e l’automazione installata previene gli errori, mostra le attività aperte e gestisce gli imprevisti.
Il risultato è una tabella con i dati della produzione, consultabili anche tramite una visualizzazione interattiva degli interventi della giornata e una visualizzazione interattiva per ordine di lavoro. I dati naturalmente vengono anche estratti da altri strumenti, come il gestionale ordini, tramite query e automazione.
Il terzo file: il gestionale di magazzino
Il terzo strumento è un gestionale di magazzino con maschere di inserimento su pagina di articoli, fornitori, locazioni, carico e scarico prodotto e visualizzazioni di giacenze e movimenti con relativi strumenti di ricerca.
Questo strumento viene usato negli uffici soprattutto per il carico dei prodotti acquistati e ricevuti, per il controllo di giacenze e operatività ed eventuali correzioni. Il controllo avviene grazie ad allarmi e controlli automatici che segnalano rotture, giacenze negative, movimenti ripetuti e fuori norma e altro ancora.
L’attività principale è l’aggiornamento delle anagrafiche dei prodotti e dei fornitori, oltre che l’inserimento degli arrivi da caricare a magazzino. Grazie a una maschera su pagina dinamica e all’automazione di supporto, l’inserimento è assistito e facilitato, con una riduzione significativa dei tempi di lavoro.
Questo gestionale è sincronizzato con una maschera di prelievo posizionata all’ingresso del magazzino e fornisce i dati a uno strumento di controllo con report sulle giacenze e non solo.
Il quarto file: la maschera di prelievo del gestionale di magazzino
I prelievi vengono realizzati fisicamente dai tecnici e dalla produzione secondo gli ordini di lavoro tramite una postazione all’ingresso del magazzino. Quando sono richiesti materiali o ricambi, gli operatori prelevano e registrano i materiali tramite una versione dedicata del gestionale di magazzino, focalizzata appunto sulla registrazione dei movimenti di prelievo.
Per questo la maschera di scarico del gestionale è stata sostituita con una maschera su pagina per l’inserimento assistito e facilitato, tramite lettore barcode, di un articolo alla volta.
E le maschere di ricerca sono state sostituite con versioni più evolute ed efficienti, con cui è possibile trovare gli articoli tramite inserimento del codice di riferimento o della descrizione per caricarli con un clic nella maschera di prelievo.
L’operatore quindi una volta selezionato l’articolo e il lotto deve inserire la propria identità, l’ordine di lavoro a cui è destinato e confermare la quantità prelevata.
In realtà questa versione del gestionale è dotata anche delle funzioni di carico della ricerca assistita nei prelievi, ugualmente semplice ed efficiente da usare, ma non propone le altre funzionalità (es: anagrafiche) delegate alla gestione dell’ufficio.
I prelievi inseriti vengono trasferiti al gestionale del punto precedente tramite automazione e query, durante le sincronizzazioni periodiche. In realtà i due strumenti sono gerarchicamente diversi e questa versione è dipendente dalla precedente per dati, procedure e controlli.
Il quinto file: lo strumento di controllo del magazzino
Se il controllo dell’operatività è svolto tramite il gestionale del punto 3, il controllo dell’inventario, delle giacenze e dei parametri principale del magazzino sono svolti tramite un altro strumento, collegato ai dati del gestionale e composto sostanzialmente da report.
In sintesi questo quinto strumento importa i dati di movimenti e giacenze del magazzino tramite query e automazione ed è composto da:
- un inventario interattivo,
- un report con grafici che mostrano i parametri principali relativi alle giacenze e ai movimenti (es: distruzione del valore del magazzino e degli acquisti per fornitore e per categoria di prodotto)
- un report dell’indice di rotazione degli articoli a magazzino.
I report sono interattivi tramite controlli di filtraggio su pagina, semplici da usare ed essenziali nella visualizzazione.
Se vuoi approfondire il tema dei report realizzati in Excel, qui trovi una guida su come si realizza una dashboard in Excel, qui un tutorial sulla preparazione in pratica.
Il sesto file: la primanota
Sebbene l’azienda usi un gestionale di terze parti per la contabilità, ha chiesto uno strumento per la registrazione di tutti i dati relativi alla contabilità, entrate e uscite, spese, movimenti di cassa e bancari, e via dicendo.
I dati vengono registrati tramite maschere su pagine automatizzate o tramite automazione che li estrae dai pdf delle fatture in entrata o in uscita.
Quindi nel file vengono registrati i dati di:
- fatture e note di credito dei clienti,
- fatture fornitori,
- movimenti bancomat e di cassa,
- spese bancarie,
- importi non tracciabili e altro.
Questo strumento quindi non è una vera e propria primanota, ma un registro molto ampio in cui vengono raccolti i dati della contabilità che vengono tenuti sotto controllo tramite strumenti diversi ed elaborati per ragioni fiscali o di controllo.
Il settimo file: il controllo delle vendite
Questo strumento serve a registrare i dati delle vendite dei veicoli e tenerli sotto controllo. Sostanzialmente è composta da diverse maschere di inserimento su pagina automatizzate efficienti e comode, da visualizzazioni interattive per consultare i dati e svolgere ricerche e da una serie di report che mostrano l’andamento delle vendite per categoria.
In sostanza è stato richiesto a completamento dello strumento precedente, ma anche come strumento di controllo delle vendite.
L’ottavo file: il file di scambio con il gestionale
Già citato in precedenza, questo file contiene un form da compilare con i dati che è necessario caricare nel gestionale di terze parti. Serve sostanzialmente ad evitare l’inserimento manuale, che richiederebbe centinaia di ore l’anno, e a caricare in automatico i dati dal gestionale degli ordini.
Il gestionale ordini che contiene o attinge ai dati necessari contiene automazione dedicata che compila o aggiorna il file di scambio con i dati degli ordini aperti o chiusi recentemente.
Dall’altra parte il gestionale di terze parti offre un comando per il caricamento dei dati che gli utenti lanciano una volta al giorno.
Perché usare maschere invece che registrare direttamente nelle tabelle?
Volendo i dati potrebbero essere digitati direttamente nelle tabelle dei diversi strumenti, però una maschera automatizzata offre diverse utili funzioni:
- esegue controlli all’inserimento dei dati tramite elenchi, automazione aggiunta, o convalida dei dati, riducendo in questo gli errori degli utenti,
- replica i dati della tabella con pochi clic per poterli revisionare e salvare come nuovo record,
- compila in automatico campi dipendenti o accessori (es: id, codici, categorie, stati, date, ecc),
- ti permette di lavorare nella schermata, senza spendere tempo a cercare la prima riga libera, o a inserire una nuova riga vuota.
Tutto questo significa meno errori e più efficienza e comodità.
L’importazione e l’esportazione dei dati
L’importazione dei dati si basa:
- su query collegate agli altri strumenti e automazione aggiunta per controllare se i percorsi delle query esistono e sono presenti i file e, in caso contrario presenta una finestra di sistema con cui l’utente possa indicare in modo semplice la nuova posizione del file,
- automazione aggiunta per l’estrazione dei dati dai pdf, cosa che diventa complicata se i pdf non sono standard o sono malfatti,
- automazione aggiunta per la sincronizzazione dei dati tra strumenti “accoppiati”, nel nostro caso il magazzino e la maschera di prelievo,
- ma anche automazione aggiunta per la compilazione di “file di scambio” per il caricamento dei dati in strumenti non excel (crm e gestionale),
- automazione aggiunta per la compilazione diretta di registri e file accessori,
- automazione aggiunta per l’importazione di dati da file csv estratti dal gestionale.
Come puoi intuire, nonostante la presenza di decine di maschere automatizzate per l’inserimento dei dati, la maggior parte dell’automazione aggiunta è stata sviluppata proprio per l’importazione e l’esportazione dei dati.
Ed è quella che rende il set di strumenti dinamico, oltre a far risparmiare centinaia di ore di lavoro l’anno da parte degli utenti.
L’automazione aggiunta
Nei file è stata installata automazione per molte migliaia di righe di codice in ogni strumento che:
- permette il funzionamento delle maschere di inserimento e le rende comode e semplici da usare,
- si occupa del trasferimento dei dati tra i file con e senza query, come descritto sopra,
- rende più comoda la gestione dei file, per esempio automatizzando l’aggiornamento di visualizzazioni e report,
- esegue controlli sui dati e sulle attività in svolgimento, per minimizzare gli errori,
- svolge attività all’interno dei file al posto degli utenti per ridurre tempo e lavoro nell’uso degli strumenti.
E altro ancora.
L’automazione è autonoma, cioè si esegue in momenti predefiniti o in risposta a un’attività dell’utente, o si richiama tramite controlli su pagina.
Perché tanta automazione?
Perché l’automazione:
- rende gli strumenti comodi e più semplici da usare,
- collega gli strumenti in un set dinamico ed efficiente, utilizzato da una decina di persone,
- rende gli strumenti affidabili, riduce errori e problemi, o li segnala tempestivamente,
- facilita o automatizza l’importazione e l’esportazione dei dati con strumenti di terze parti, adattandosi alle caratteristiche o ai limiti,
- fa risparmiare tempo, nel nostro caso diverse centinaia di ore l’anno.
Quali sono i vantaggi concreti di un set di strumenti come questo?
Un set di strumenti Excel interconnessi come questo ha numerosi vantaggi, per esempio è:
- più semplice da usare, perché ogni file è dedicato a uno o più compiti specifici svolti da una o poche persone,
- comodo e affidabile, grazie all’automazione aggiunta, come descritto sopra,
- realizzato su misura dei bisogni reali dell’azienda,
- vantaggioso economicamente, perché senza abbonamenti si ripaga in un anno,
- efficiente, perché realizzato per ridurre al minimo le attività degli utenti.
Il punto fondamentale è che con Excel si possono realizzare non solo strumenti singoli, ma interi sistemi di lavoro interconnessi.
Quali sono gli svantaggi e i limiti?
In sintesi sono quelli degli strumenti realizzati con Excel: l’uso su pc o portatile, la sicurezza dei dati, la quantità dei dati gestibili e il numero di utenti.
Gli strumenti Excel con automazione aggiunta devono essere usati su pc e portatili per i limiti imposti da microsoft.
Se i dati vengono registrati nei file, ci sono limiti nella quantità di dati, limiti piuttosto ampi e di solito più che soddisfacenti per realtà medio-piccole, ma non adatti per realtà aziendali medie o grandi. Naturalmente ci sono soluzioni per sfruttare al meglio le disponibilità, o per mantenere l’efficienza degli strumenti, o alternative che possono ampliare questi limiti.
Gli strumenti usano il foglio di calcolo come piattaforma, quindi la sicurezza relativa ai dati è quella di un file excel. Per migliorarla con buoni risultati è opportuno lavorare a monte, su profili, privilegi e accessi a cartelle e rete aziendale.
Infine i file excel sono pensati per essere aperti da un solo utente, altri utenti possono aprirli ma in sola lettura, quindi per poterli usare da più pc anche in contemporanea è necessario usare strumenti e servizi di condivisione e sincronizzazione come sharepoint e onedrive, o soluzioni realizzate su misura, come quella del magazzino di questo esempio.
Questo set puoi farlo tu con le tue mani?
Certo, se sai come fare puoi farlo con le tue mani, ma visto il livello e la quantità di automazione necessaria, dovresti conoscere bene il vba e l’automazione di Excel. O rivolgerti a un esperto come il sottoscritto e chiedergli aiuto con una consulenze excel.
Consulenze Excel
Come hai visto Excel può diventare un ecosistema di strumenti collegati, ognuno costruito per un compito specifico. In questo esempio di consulenze excel professionali, il set di strumenti deve soddisfare non un singolo obiettivo, ma una serie di obiettivi: raccolta dei dati, gestione magazzino multiutente, gestione ordini, massima efficienza, importazione ed esportazione dei dati tra strumenti terzi e via dicendo.
Il risultato è un set di strumenti in uso da 6 anni che nel tempo si è rivelato efficace ed affidabile nonostante una lunga serie di miglioramenti e automazioni che il cliente ha chiesto di introdurre nel tempo.
Un set di strumenti che al cliente ha fatto risparmiare migliaia di euro l’anno di abbonamenti e diverse centinaia di ore l’anno di lavoro.
Se cerchi altri esempi di quello che si può fare con excel e ottenere da consulenze Excel, puoi dare un’occhiata a questo portfolio.
Se cerchi una consulenza excel professionale, scrivimi.
