Ho pubblicato un nuovo strumento pronto all’uso con cui puoi tenere sotto controllo le ore spese nelle commesse o progetti della tua attività quindi i costi relativi.
Lo strumento di controllo dei costi di progetti e commesse
È uno strumento automatizzato, comodo ed efficiente, con cui puoi registrare i dati delle ore di lavoro investite per la realizzazione delle commesse dei clienti o per i progetti della tua attività allo scopo di tenerne sotto controllo i costi.
E’ una soluzione semplice che presuppone che i dati vengano raccolti tramite sistemi classici, come moduli cartacei o digitali o sistemi automatizzati senza funzioni di analisi o reportistica.
In sintesi lo strumento ti offre una maschera automatizzata settimanale con cui puoi registrare facilmente i dati delle ore e con questi alimentare le altre funzioni, cioè calendari, report, strumenti di ricerca, ecc.
La maschera per l’inserimento dei dati
Lo strumento è equipaggiato con una maschera multifunzione automatizzata per la registrazione e la gestione dei dati settimanali delle persone. Permette di scorrere tra le settimane con un clic o di impostare una settimana precisa a partire da una data.
Inoltre offre un elenco da cui scegliere il nominativo del collaboratore e di poter inserire fino a una dozzina di progetti tramite elenco a comparsa collegato a una tabella di un foglio “progetti” dedicato alla registrazione dei progetti. Inoltre permette di registrare le ore di ferie, permessi o malattia.
I dati settimanali di ogni collaboratore, raccolti tramite moduli cartacei o il modulo digitale che accompagna lo strumento, possono venir inseriti in modo comodo ed efficienti tramite la maschera. Se i progetti gestita da una persona sono molti, si può usare il report della settimana precedente, modificarlo, impostare la data alla settimana desiderata e salvare.
Infine la maschera può essere usata per stampare i moduli da compilare, anche con i progetti preimpostati.
L’automazione della maschera per l’inserimento dei dati
La maschera nasconde molta più automazione di quella che ci si aspetta. In primo luogo richiama automaticamente i dati della dipendente impostato e della settimana richiamata. Questo permette di vedere lo storico recente con qualche clic e come appena spiegato permette di usare i dati già registrati per compilare la maschera in modo veloce.
La maschera è equipaggiata con automazione che registra i dati nella basedati nascosta. Se sono già stati registrati i dati per quella settimana e quel dipendente, il programma sovrascriverà quelli precedenti.
Inoltre la maschera è equipaggiata con funzioni di pulizia della maschera, di caricamento dei dati e reimpostazione della settimana da una data e altro ancora.
La funzioni di ricerca tra i dati
Lo strumento è equipaggiato da una funzionalità per la ricerca veloce tra i dati delle basedati che, grazie a pivot e ai controlli per il filtraggio su pagina, permette di cercare con qualche clic i record che ti interessano. E’ uno strumento semplici da usare, con istruzioni d’uso, che permette di consultare i dati senza i limiti della maschera settimanale.
Per esempio, puoi consultare i dati di un progetto specifico, piuttosto che di un dipendente preciso. Oppure puoi vedere i dati del periodo che ti interessa, o i dati relativi a una specifica attività.
Inoltre calcola e visualizza non solo le ore inserite, ma il costo relativo. Questo naturalmente se è stato inserito correttamente il costo orario nella tabella dedicata del foglio di solito nascosto.
Le visualizzazioni simil gantt che mostrano ore e costi dei progetti
Il gestionale ti offre due fogli con tabelle che mostrano l’elenco delle attività svolte dai dipendenti per i singoli progetti, ma impostate come un calendario orizzontale settimanale o mensile.
La prima visualizzazione simil-gantt mostra le ore spese per settimana e per mese. Come puoi vedere ho installato nell’intestazione in alto una serie di controlli per agevolare la consultazione: alcuni filtri su pagina per filtrare l’elenco con qualche clic per periodo, dipendente e progetto o commessa.
Ho anche aggiunta automazione che rimuove i filtri con un clic, aggiorna la tabella se necessario, nasconde mostra i periodi precedenti a oggi, oltre a passare a pieno schermo e mostrare la scheda con le istruzioni per l’uso.
Vista la quantità dei dati ho anche aggiunto una serie di pulsanti che ti permettono di saltare in fondo e in cima alla tabella, o all’estremità destra o sinistra, o di scorrerla velocemente con qualche clic.
La seconda visualizzazione invece mostra le ore e costi mensili e ti propone nell’intestazione in alto una serie simili di controlli per poter filtrare e consultare i dati in modo comodo e veloce.
I dati accessori
Per un uso ottimale, lo strumento richiede l’inserimento dell’elenco dei dipendenti interno o forniti da aziende esterne e dei costi relativi, come già citato nel foglio dedicati agli elenchi personalizzabili.
Inoltre ho impostato una semplice tabella nel foglio “progetti” in cui inserire i dati fondamentali dei progetti, cioè codice, descrizione, data inizio e fine, effettiva e provista. L’inserimento regolare e preciso dei dati farà si che gli elenchi a comparsa e i calcoli dei costi sia sempre aggiornati e corretti.
Il report
Infine lo strumento offre un foglio con l’analisi essenziale delle ore e dei costi. Propone tabelle e grafici che mostrano l’andamento annuale e mensile delle ore e dei costi e la distribuzione per progetto/commessa.
Tabelle e grafici sono dinamici, cioè in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” e sono interattivi, cioè accompagnati da controlli per il filtraggio (slicers) che con qualche clic del mouse filtrano i valori visualizzati.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è ampliabile e personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o conoscenze di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare report, visualizzazioni interattive e funzione di ricerca.
La maschera invece non è modificabile, o meglio non è modificale l’automazione delle maschere, quindi se modificherai la maschera, l’automazione non ti seguirà e continuerà a lavorare come prima.
Inoltre ti sconsiglio di modificare le tabelle dei dati, a partire dai titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione e l’automazione non sarebbero più in grado di trovarli e di conseguenza restituirebbero errori o valori parziali o rimuoverebbero i campi non trovati.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri e con uno o più pulsanti per tornare al pannello di controllo o muoversi velocemente da una pagina all’altra. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione per permetterne il funzionamento come descritto sopra.
Domande sullo strumento in breve
È possibile controllare ore e costi dei progetti con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di elaborazione, analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può essere usato anche per controllare i costi dei progetti o delle commesse per la tura attività.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Inoltre Lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto in Excel per Mac, quindi con sistema operativo mac.
Per chi è pensato questo strumento?
Questo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova per controllare direttamente se soddisfa i tuoi bisogni.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione aggiunta per la gestione dei dati non è modificabile, mentre lo sono tutte le altre funzionalità. Inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità.
Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento è ampliabile e implementabile in modo relativamente semplice. Per esempio, è possibile installare una scheda dei progetti che ne mostra l’avanzamento e i costi a confronto di budget definiti, così come è possibile installare query e/o automazione che importa i dati in automatico, ma anche installare funzioni per registrare le spese diverse dalla manodora e un bilancio vero e proprio. Infine si possono aggiungere nuovi report e personalizzare le visualizzazioni, come per esempio installare allarmi personalizzati.
Conclusioni
Riassumendo, questo strumento per il controllo dei costi dei progetti e delle commesse è composto dalle funzionalità essenziali per la registrazione dei dati e dall’automazione necessaria per renderlo comodo ed efficiente.
Lo strumento non appare subito semplice, ma dopo un poco di tempo per familiarizzarsi con funzionalità è controlli non potrai non trovarlo comodo ed efficiente. In breve una volta caricati i dati delle ore, non dovrai fare altro che consultare report e visualizzazioni per tenere sotto controllo i tuoi progetti.
Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni che trovi nelle pagine (clicca sul pulsante “istruzioni” per richiamarle) e a dedicare tempo sufficiente a prendere familiarità con i controlli.
Se cerchi uno strumento professionale e semplice pensato per piccole attività con cui tenere sotto controllo ore e costi spesi nei progetti, ti invito a provarlo per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni.
Per scoprire gli altri strumenti pronti di Excel Professionale clicca qui.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo di ore e costi dei progetti?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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