Oggi vediamo una delle funzioni secondarie più comode per creare liste e anagrafiche, la funzione Unici.
Le funzioni di Excel
Le formule sono strumenti di calcolo che oltre alle operazioni matematiche, usano funzioni per elaborare valori in celle e tabelle. Le funzioni sono scorciatoie, automazione, programmi che elaborano i parametri inseriti per restituire in modo veloce un risultato complesso.
Le funzioni matriciali elaborano intere matrici di dati per ottenere il risultato che stiamo cercando e possono restituire singoli valori come intere matrici di valori.
Negli ultimi anni in Excel 365 sono state introdotte nuove funzioni matriciali, diverse però dalle formule matriciali classiche.
Le funzioni matriciali dinamiche di Excel
Le funzioni matriciali dinamiche sono riconoscibili per le seguenti caratteristiche:
- espansione automatica: se il risultato della formula o funzione è una matrice, questa verrà estesa in automatico nelle celle necessarie, in basso e destra della cella in cui abbiamo inserito la formula; se nell’intervallo di celle previsto sono presenti celle con valori o formule, la formula restituirà un errore #Espansione e attenderà di essere spostata o che vengano rimosse o spostare le celle che ostacolano la visualizzazione della matrice.
- riferimenti a matrici di dati: i parametri delle funzioni di solito si riferiscono non a singole celle, ma a interi campi, intere tabelle o parti di esse.
- criteri multipli: in presenza di parametri che indicano condizioni, di solito permettono l’impostazione anche di criteri multipli, attraverso l’uso di operatori logici come * (AND) e + (OR), come le formule matriciali classiche.
La funzione Unici di Excel
La funzione UNICI di Excel è uno strumento potente introdotto da Microsoft nelle versioni più recenti del software e permette di estrarre valori unici da una matrice o un intervallo di dati.
Perché è utile la funzione unici?
Perché permette in modo efficiente di:
- preparare elenchi univoci e dinamici, cioè elenchi di valori che non si ripetono e si aggiornano in automatico, prendendoli da tabelle o elenchi esistenti;
- permette di rimuovere duplicati da un campo o una matrice di dati.
Sintassi della funzione Unici
La sintassi della funzione UNICI() è la seguente:
UNICI(matrice; [by_col]; [exactly_once])
I parametri della funzione sono:
- Matrice
richiede il riferimento a un intervallo ed è l’unico parametro obbligatorio;
- by_col (opzionale)
indica come avviene il processo di rimozione dei doppi, se per colonna o per righa;
- exactly_once (opzionale)
restituisce solo i valori che compaiono una sola volta.
Matrice
L’argomento “Matrice” rappresenta l’intervallo di celle dal quale si desidera estrarre i valori unici. Può essere un elenco di valori, o una riga o una matrice di 2 o più colonne e righe.
Di solito si usa il riferimento a una colonna di dati, per esempio: C6:C2000 o Tabella[Cliente] per estrarre l’elenco dei nomi deli clienti.
Se inseriamo invece una matrice di 2 o più colonna, verranno confrontati i valori di tutte le celle delle righe, non solo la prima, e verranno rimosse le righe con tutti i valori uguali ad altre e restituite le righe con anche solo un valore diverso.
by_col
L’argomento “by_col” indica se la funzione deve operare per colonne anziché per righe. È opzionale, se assente, viene assegnato il valore predefinito FALSO, che dice alla funzione di lavorare per righe.
Se impostato su VERO, invece non confronterà le righe tra loro per determinare quelle uguali da rimuovere, ma confronterà le colonne.
Exactly_Once
L’argomento opzionale “exactly_once” dice alla funzione di filtrare i risultati in modo diverso. Invece di restituire tutti i valori o righe una sola volta, restituisce solo i valori o righe che compaiono solo una volta, escludendo quello che compaiono più volte.
L’elenco univoco dai dati della tabella
L’uso principale di questa funzione è la creazione di elenchi univoci e dinamici prendendoli da colonne di dati, di solito uno dei campi di una tabella.
Per estrarre i valori univoci da una singola colonna di solito è sufficiente indicare il solo campo d’origine. Per esempio: UNICI(AnagraficaClienti[Ragione Sociale]) estrae l’elenco univoco dei nomi dei clienti dall’anagrafica clienti.
Perché è utile estrarre elenchi univoci in questo modo?
Per esempio per:
- alimentare elenchi della convalida;
- come base per una tabella di formule;
Riguardo al primo caso, in realtà la convalida dei dati può puntare direttamente al campo della tabella excel con i nomi dei clienti, ma se per esempio vogliamo un elenco ordinato in modo diverso da quello dell’anagrafica, possiamo ottenerlo con DATI.ORDINA(UNICI(AnagraficaClienti[Ragione Sociale])).
Nel secondo caso l’elenco ottenuto è affiancato dalle formule puntate all’elenco univoco, come per esempio il totale del venduto per cliente: =SOMMA.PIù.SE(Venduto[Importo];Venduto[Cliente];”=&$B$6#). Faccio notare che la funzione punta all’intero elenco con il cancelletto (#).
L’elenco univoco dei valori che compaiono una sola volta
Talvolta è opportuno estrarre elenchi univoci dei valori singoli e la funzione UNICI permette di ottenerla in modo semplice. Per esempio con “=UNICI(Venduto[Cliente];;VERO)” possiamo individuare i clienti che hanno comprato una sola volta per proporre loro offerte dedicate.
In questo caso di solito non si vuole un semplice elenco, ma una matrice dei dati, per esempio del venduto a cui aggiungere dati presi dall’anagrafica dei clienti. Si può partire dall’elenco ottenuto con UNICI() a cui aggiungere altri dati con la funzione FILTRO() o CERCA.X().
Per esempio con “FILTRO(Venduto; Venduto[Cliente]=$B$6#)” si ottengono i record delle vendite singole. $B$6# è il riferimento alla cella che contiene la formula che restituisce l’elenco:“UNICI(Venduto[Cliente];;VERO)”.
Se necessario possiamo filtrare i campi che ci interessano con SCEGLI.COL(), per esempio: SCEGLI.COL( FILTRO(Venduto; Venduto[Cliente]=$B$6#) ;2;3;6;7;11;13;16) aggiunge solo i campi utili.
E nello stesso modo o con CERCA.X() possiamo aggiungere dati dall’anagrafica. Per esempio, con CERCA.X($B$6#; AnagraficaClienti[Cliente]; AnagraficaClienti[Mail]) possiamo estrarre la sola mail di riferimento dall’anagrafica per inviare l’offerta.
Rimuovere i duplicati con la funzione Unici
Un altro utilizzo della funziona Unici() è quello di rimuovere i record duplicati da una basedati “sporca”. Se siamo sicuri che una tabella contenga record duplicati, per esempio per un errore estrazione o unione dei dati, allora con una semplice formula, “UNICI(Ordini)”, possiamo estrarre i dati senza duplicati. Naturalmente l’univocità è determinata da tutte i campi e non solo da uno o dal primo.
Talvolta invece è opportuno estrarre una matrice univoca da una tabella esistente. Per esempio estrarre un’anagrafica prodotti dal venduto per inserirlo nel modello di dati che alimenta le pivot. Puoi farlo con UNICI(Venduto[[CodArticolo]:[Fornitore]]) che estrae dalla tabella del venduto i campi dal CodArticolo al Fornitore mantenendo solo i record univoci.
Rimuovere i duplicati in orizzontale
Il secondo parametro ci dà la possibilità di realizzare elenchi o matrici univoche non in verticale ma in orizzontale. Questo in realtà è una bisogno talmente raro che il secondo parametro non si usa quasi mai e quando accade, di solito si preferisce usare altre funzioni o soluzioni. Come per esempio usare la funzione Mat.Trasposta() per ruotare i dati da orizzontale a verticale.
Dove troviamo la funzione UNICI
Questa funzione la troviamo in Excel 365, 2021 e 2024, oltre che Excel online. Quindi non possiamo usarla nelle versioni più vecchie di Excel e questo può comportare problemi di compatibilità. Cioè se devi condividere il file con persone che hanno versioni vecchie senza la funzione Unici(), tutte le formule che la contengono restituiranno un errore.
In tal caso come è possibile fare?
Puoi usare sistemi diversi o più classici per ottenere la lista univoca, o rimuovere duplicati, o altro. Per esempio per ottenere una lista univoca da un campo di una tabella è possibile usare formule e funzioni classiche come Indice()+Confronta()+Conta.Se() oppure Indice()+Piccolo()+Confronta(). O più semplicemente usare una pivot con impostato solo un campo come “campo riga”, naturalmente il campo da cui si vuole estrarre l’elenco univoco senza campi calcolati.
Parleremo dei modi che possiamo usare in Excel per ottenere elenchi univoci in un prossimo post già in preparazione.
Conclusioni
La funzione Unici() è una delle funzioni di Excel 365 che meritano di essere apprese e usate soprattutto se lavori abitualmente con le funzioni matriciali dinamiche. Ti permette in qualche secondo di estrarre liste univoche per gli elenchi della convalida, o rimuovere duplicati da una tabella, o liste univoche che puoi usare come base per una tabella riassuntiva per i tuoi report.
Per questo dovresti usare Unici, perché semplifica la vita a principianti ed esperti. I suoi limiti sono: i limiti delle funzioni dinamiche matriciali che abbiamo visto in post precedenti e il limite di compatibilità con le versioni precedenti di excel presente per scelta di microsoft.
Se non hai problemi di compatibilità, ti invito a usare Unici senza esitazioni.
