Crea una Maschera per la preparazione delle Mail in Excel (senza usare il vba)

La gestione delle email può diventare un compito ripetitivo e noioso, soprattutto quando si inviano messaggi simili a più destinatari. In questo tutorial vedremo come creare una maschera per la preparazione delle mail in Excel. L’obiettivo è preparare le email in modo rapido e semplice, senza utilizzare il VBA. Vedremo insieme i passaggi per strutturare la maschera, preparare i testi e configurare gli strumenti necessari, in modo da ottenere una funzionlità comoda ed efficiente in grado di farci risparmiare tempo nella gestione delle mail ripetitive.

Funzionamento della Maschera per la preparazione delle Mail

Prima di entrare nei dettagli, soffermiamoci sul funzionamento della maschera di gestione delle mail già ppronta. Come puoi vedere nel tutorial, questa maschera consente di selezionare con pochi clic il destinatario e il tipo di email, richiamando in automatico le mail e i testi predefiniti.

I testi sono memorizzati in una tabella separata, rendendo il processo di invio delle email più efficiente. Nello stesso modo anche le mail sono registrate in una tabella apposita associate ai nomi elencati nei controlli. Questa soluzione semplice ma efficace ed efficiente, permette di preparare i testi e richiamarli in qualche attimo nella maschera.

Una volta che si sono impostati i testi e gli indirizzi email, si può usare un finto pulsante per trasferire tutto al programma di posta. Dietro al controllo non c’è automazione aggiunta, ma una funzione predisposta di excel collegata ai link, ai collegamenti ipertestuali.

Come creare la Maschera per la preparazione delle Mail

Creare una maschera di gestione delle mail richiede alcuni passaggi fondamentali. Vediamo insieme come procedere:

1. Preparare la Struttura della Maschera

Iniziamo creando la struttura della maschera in Excel. Quello che devi fare è impostare i controlli a elenco, le celle di inserimento e le celle con le formule che mostreranno i testi e le mail in modo logico e ordinato in modo da ottenere una maschera “pulita” e intuitiva, semplice da leggere e soprattutto semplice da usare e consultare.

Per esempio, la maschera deve contenere almeno una cella per l’indirizzo email del destinatario, una per la copia conoscenza (CC), e una per il corpo del testo. È utile avere anche celle per il saluto e la firma. La struttura deve essere chiara e facilmente navigabile.

La maschera proposta nel tutorial è solo un esempio e offre notevoli spunti di miglioramento che ti invito a cercare e introdurre secondo o tuoi bisogni.

2. Predisporre i Testi

Il lavoro più impegnativo per la creazione di questa mascheraè la preparazione dei testi delle mail. Come mostrato nel video ti invito a preparare in una pagina a parte due tabelle:

1. una con l’elenco delle email e i nomi dei destinatari

2. una con i testi per i diversi tipi di mail.

Nella prima tabella ti invito a copiare l’elenco dei clienti, o dei tuoi interlocutori, e l’elenco delle loro mail. Se per un nominativo gli indirizzi sono più di uno, ti invito a inserirli separati da un punto e virgola e uno spazio (“; “). Nella seconda tabella ti invito a copia i testi estratti dalle mail che hai già inviato in precedenza, divisa nei paragrafi proposti o che desideri. Questa tabella servirà come riferimento per richiamare i testi nella maschera.

Per velocizzare il processo di preparazoine ti invito a prendere uno o più esempi per tipo di mail che hai già scritto in precedenza, per poi editarlo, correggerlo e scomporlo nelle diverse parti per poi copiarlo nella tabella che hai predisposta. Ti ci vorrà un certo tempo, ma è un costo che si ripagherà mille volte.

3. Installare gli strumenti necessari

Il passo successivo è impostare gli strumenti nella maschera con cui far funzionare la maschera, cioè gli elenchi della convalida da cui scegliere nomi e tipi delle mail e le formule di ricerca con cui richiamare i testi.

Gli elenchi della convalida dei dati immagino tu già li conosca e sappia come realizzarli: seleziona le celle della maschera dove desideri applicarla. Nella scheda “Dati” clicca sul comando “Convalida dati” per aprire la finestra omonima, nella schera “impostazioni” seleziona “elenco” dall’elenco dei criteri e infine imposta l’origine dell’elenco riferendoti alle tabelle create in precedenza.

Nel tutorial sono descritti velocemente i diversi passaggi, ma se vuoi approfondire l’argomento, ti invito a leggere questa guida sulla convalida dei dati e a guardare questi tutorial sull’argomento.

Per quanto riguarda le formule, se la tabella dei testi è standard e puoi usare una formule di ricerca a seconda della versione di Excel che usi e della compatibilità dello strumento (Cerca.Vert(), Indice()+Confronta(), Cerca.X()). Se hai bisogno di rinfrescare o approfondire l’argomento funzioni di ricerca, ti invito a leggere questo post, oltre che questa guida su formule e funzioni e a guardare questi tutorial sull’argomento.

4. Preparare il Link per preparare le email

Infine, dovremo configurare un collegamento ipertestuale che apra il programma di posta elettronica con i campi già compilati. Questa è la parte più complessa del tutorial in quanto richiede la scrittura di una stringa di testo particolare e complessa, ma se segui con attenzione il tutorial riuscirai a farlo in pochi minuti.

Per creare il link che apre il programma di posta, devi utilizzare la funzione “Collegamento ipertestuale” e costruire una stringa che includa “termini” che il programma di posta comprende per potergli indicare correttamente quali elementi deve inserire nella mail, oltre che i riferimenti alle celle della maschera che contengono i testi della mail che vuoi inviare, per rendere il link dinamico.

Una volta che avrai impostato la stringa corretta, questa funzionerà sempre e non dovrai più toccarla a meno che non tu non voglia revisionare la maschera.

Conclusione

Come hai visto, una maschera per la preparazione delle mail in Excel è uno strumento efficace ed efficiente per inviare email ripetitive. Seguendo i passaggi descritti, potrai configurare una maschera che ti permetterà di preparare le email in pochi clic. Nei prossimi tutorial sull’argomento vedremo come realizzare maschere più evolute e automatizzate con il vba, nel frattempo ti invito a guardare i tutorial di questa playlist e consultare questa guida introduttiva sull’argomento.