Foglio Excel per i preventivi

Ho condiviso un altro foglio Excel automatizzato. È un foglio didattico che vuole dimostrare cosa è possibile fare con Excel e, in questo caso particolare, come si può automatizzare un foglio di lavoro. Questo strumento è un foglio Excel per i preventivi

Foglio excel per i preventivi

Ho ritrovato un vecchio gestionale multifunzione realizzato per un consulente ora in pensione, di grande professionalità ma poco disponibile a seguire i repentini sviluppi dell’informatica. Lo strumento è complesso, personalizzato e ormai obsoleto sotto molti punti di vista, ma molto automatizzato. Quindi ho recuperato alcune delle funzionalità per condividerle come fogli dimostrativi.

Il foglio condiviso è pensato per creare preventivi, attività in fondo semplice che possiamo svolgere anche con un modulo pdf o word, ma questo strumento permette la registrazione di clienti, di prodotti e servizi da inserire nel preventivo e quindi ne permette la gestione e il riutilizzo.

Come è strutturato il foglio?

Dopo averlo revisionato e standardizzato, il foglio presenta le pagine seguenti:

1. Preventivi che contiene la tabella con i dati dei preventivi che viene alimentata dagli strumenti presenti nella pagina “Crea Preventivi”; i dati ora presenti sono fittizi, ma prima di rimuoverli ti invito a inserire un tuo preventivo di prova;
2. la pagina Articoli con l’elenco degli articoli (servizi, prodotti e materiali) da inserire nei preventivi; prima di creare un preventivo è necessario inserire gli eventuali nuovi articoli o revisionare quelli esistenti tramite la pagina Gestisci Articoli;
3. Clienti contiene la lista e i dati dei clienti, necessari per la preparazione di un preventivo; prima di realizzare un preventivo devi caricare il nuovo cliente tramite la pagina Gestisci Clienti;
4. la pagina Gestisci Articoli contiene le maschere per l’inserimento e la gestione degli Articoli, cioè dei servizi, prodotti e materiali da proporre al cliente nel preventivo;
5. Gestisci Clienti contiene le maschere per l’inserimento e la gestione dei dai dei Clienti;
6. mentre la pagina Crea Preventivo contiene gli strumenti per la compilazione del preventivo, attraverso l’indicazione del cliente e degli articoli da inserire nel preventivo, la possibilità di aggiungere note e sconti, differenziare l’iva e modificare prezzi e altro;
7. la pagina Ricerca Preventivo offre la possibilità di filtrare i dati della pagina Preventivi per visualizzare i singoli preventivi, o i preventivi di un certo periodo, o quelli relativi a un certo cliente e così via;
8. Stampa Preventivo contiene una maschera personalizzabile con cui stampare i preventivi inseriti o salvarne il pdf, grazie agli automatismi di cui è equipaggiata;
9. la pagina PControllo contiene il pannello di comando che orienta l’utente attraverso le diverse pagine e attività.

Navigazione e automazione

Nella prima riga di ogni pagina è installata la barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di navigare velocemente da una pagina all’altra.

Il foglio di lavoro è automatizzato con numerose macro lanciabili attraverso i pulsanti presenti nelle diverse pagine. La maggior parte degli automatismi è dedicata alla gestione delle maschere con cui si svolgono le diverse attività. Ti invito a leggere le istruzioni nel foglio per comprenderne l’utilizzo. Prova tutti gli automatismi prima di iniziare a lavorare con il foglio.

Come si imposta per l’uso la prima volta?

Prima di iniziare a usare il foglio è necessario impostarlo per il proprio specifico impiego, in questo modo:

1. inserisci i Clienti usando lo strumento di gestione della pagina “Gestione Clienti”; dopo averlo fatto vai alla pagina “Clienti” e rimuovi i record dimostrativi preesistenti;
2. inserisci gli Articoli, cioè i prodotti, servizi e materiali che inserirai nei preventivi usando la pagina “Gestione Articoli”; dopo averlo fatto vai alla pagina articoli e rimuovi i record di esempio;
3. prova a creare alcuni preventivi di prova, usando le maschere della pagina Crea Preventivo, per prendere familiarità con gli strumenti; dopo averlo fatto rimuovi i record di esempio dalla pagina “Preventivi”;
4. adatta la maschera dei preventivi per la stampa, aggiungendo logo, intestazioni e dati; evita di cambiare la struttura in particolare delle colonne.

Puoi caricare e revisionare i prodotti manualmente in ogni tabella, ma ti consiglio di usare gli strumenti predisposti. Se esegui inserimenti manuali, aggiungi nuovi record sotto l’ultima riga delle tabelle e inserisci i dati solo nei campi senza sfondo colorato. I campi colorati contengono formule e collegamenti ad altre tabelle.

Se devi adattare le tabelle e la struttura del foglio di lavoro alle tue esigenze, fai prima una copia di backup, esegue una modifica alla volta e poi verifica che tabelle e automatismi funzionino ancora correttamente. Non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle tabelle preesistenti.

Come si usa il foglio excel per i preventivi?

Il foglio si apre sempre nella pagina PControllo da cui partire per svolgere le diverse attività del foglio. La pagina offre un pannello di comando che orienta l’utente verso gli strumenti con cui svolgere le diverse attività ed esegue alcune funzioni di base (es: backup del foglio). Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni della pagina per comprendere il funzionamento di ogni comando.

Quando devi realizzare un preventivo, prima inserisci i dati dei clienti se è nuovo, poi carica gli eventuali nuovi articoli che devi inserire nel preventivo, poi compila il preventivo dalla pagina “Crea Preventivo”. Se devi revisionare Clienti, Articoli o Preventivi, usa le relative maschere.

Quando hai preparato il preventivo puoi salvarne il pdf o stamparlo su carta, attraverso la pagina Stampa Preventivo.

Conclusioni

Come è evidente questo foglio Excel per i preventivi è parte di qualcosa di più grande, una specie di Crm, ma offre notevoli possibilità. Quali? In primo luogo, nonostante l’età è un esempio di automazione di fogli Excel, di quanto è possibile automatizzare le attività di un foglio.

È anche un discreto esempio di come si dovrebbe strutturare un foglio, anche se devo ammettere che l’ho revisionato profondamente. Di conseguenza è una buona base su cui sviluppare i propri fogli di lavoro, da aggiungere alla propria cassetta degli attrezzi. Infine è uno strumento funzionante e può anche essere usato concretamente.

Il foglio è limitato nelle funzioni, ma notevolmente automatizzato e piuttosto semplice da utilizzare. Inoltre ha molte possibilità di miglioramento, ma può essere utile anche subito a un professionista che non utilizza strumenti più moderni.

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