Il gestionale di manutenzione revisionato

A seguito di numerose richieste ho migliorato il gestionale di manutenzione per casa e ufficio.

Nuova versione del gestionale di manutenzione per casa e ufficio

È un piccolo strumento con cui si può gestire la manutenzione ordinaria di casa e ufficio, un foglio di poche pagine in grado di registrare gli interventi da svolgere e i lavori eseguiti, e produrre la lista dei lavori programmati con l’indicazione dei ritardi e dei lavori da svolgere. Lo strumento è migliorato in diversi modi:

la vecchia maschera di inserimento degli interventi da programmare è stata sostituita con una più intuitiva e professionale, semplice da usare;
ho aggiunto istruzioni che spiegano l’uso dei controlli nelle diverse pagine;
installato un pannello di comando che semplifica uso e orientamento nello strumento;
migliorato l’automazione accessoria;
e aggiunto una pagina di analisi degli interventi eseguiti.

Come è strutturato il gestionale Excel?

Lo strumento è automatizzato e oltre alle immancabili istruzioni, lo strumento è composto da:

un pannello di comando su cui si apre lo strumento, con lo scopo di orientare le attività dell’utente e fornire le prime istruzioni;
la pagina “Programma” che mostra la lista degli interventi da eseguire, la data ultima esecuzione, la data prevista per l’intervento, gli eventuali ritardi e l’indicazione dei lavori da svolgere nel mese e in quello successivo; la pagina è interattiva e offre diversi filtri per le categorie, il periodo, gli interventi in ritardo, quelli del mese in corso o successivo;
una pagina “Manutenzione Eseguita” che contiene la lista dei lavori svolti, la data dell’ultimo lavoro e quella del prossimo e altro ancora; l’inserimento dei dati si esegue tramite la pagina “Inserimento lavori”;
la maschera “Inserimento Lavori” per l’inserimento dei lavori svolti nella pagina precedente; è sufficiente inserire le date dell’esecuzione dei lavori e premere il pulsante di inserimento; per cercare l’intervento è possibile usare i filtri a destra;
una pagina “Interventi Manutenzione” contiene la lista degli interventi di manutenzione da realizzare e le relative caratteristiche; per la gestione della tabella e l’inserimento degli interventi è previsto l’uso della pagina “Inserisci interventi”;
la maschera “Inserisci interventi” contiene una maschera automatizzata per l’inserimento dei nuovi interventi di manutenzione e la modifica di quelli esistenti;
infine la pagina “Analisi Interventi” mostra tramite grafici e tabelle il numero di interventi annuali, l’andamento mensile e la distribuzione per tipo di intervento.

Le pagine fondamentali sono la pagina “Manutenzione eseguita” e la pagina “Interventi di manutenzione”, su cui si appoggiano o orbitano le altre.

Come si imposta il gestionale di manutenzione per l’uso?

Per iniziare a usarlo è necessario:

predisporre la lista degli interventi nella pagina Interventi di manutenzione; consiglio di lavorare direttamente sulla tabella modificando riga per riga gli interventi, eliminando i lavori inutili e aggiungendo quelli mancanti;
andare alla pagina Manutenzione eseguita, aggiungere l’elenco completo degli interventi con la data dell’ultimo lavoro svolto, per poi rimuovere le righe dei lavori preesistenti, lasciando solo quelli inseriti;
andare alla pagina Programma e premere il pulsante “Aggiorna tabelle” per aggiornare tutte le tabelle del foglio e iniziare a usare il foglio.

Come si usa il gestionale di manutenzione per casa e ufficio?

Una volta impostato il foglio le attività principali che è possibile svolgere sono:

l’inserimento di nuovi interventi di manutenzione o aggiornamento dei precedenti, tramite pagina “Inserisci interventi”;
inserimento dei lavori svolti tramite pagine “Inserimento lavori”;
la consultazione del programma lavori di manutenzione, alla pagina “Programma”;
eventuale stampa della lista dei lavori da svolgere, dalla pagina “Programma” dopo opportuno filtraggio dei dati per periodo o altro;
controllo dell’andamento dei parametri della pagina di “Analisi”.

Puoi approfondire gli strumenti per l’uso delle maschere leggendo le istruzioni che trovi in ogni pagina. Se non visibili clicca sul pulsante “Istruzioni”.

Controlli e automazione

Il foglio è equipaggiato con automazione che rende efficienti le attività da svolgere. Buona parte serve per la gestione delle maschere e sono attivabili tramite pulsanti su pagina. Una parte serve per la gestione del foglio o per attività accessorie. Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina del gestionale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente tra le funzionalità. Attenzione, in caso di modifiche sostanziali alla struttura delle maschere e delle tabelle dei dati è probabile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente.

Note importanti sul gestionale di manutenzione

Su quali computer funziona il gestionale Excel?

Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office. Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Se proverai a usarlo in ambiente Mac non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato.

Per chi è pensato questo gestionale Excel?

Lo strumento è pensato per tenere sotto controllo la manutenzione di casa, o ufficio, o piccoli negozi. Non è pensato per gestire la manutenzione di condomini e di attività aziendali. Per le aziende ho preparato un gestionale base standard. È adatto ai tuoi bisogni? Provalo.

Lo strumento è personalizzabile da te?

Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili. Le funzionalità di Excel sono modificabili come preferisci, inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.

Posso migliorare lo strumento per te?

Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.

Conclusioni

Questo foglio è un piccolo strumento con cui seguire i lavori di manutenzione di casa e ufficio, o al massimo per piccoli negozi. Lo strumento è comodo e pratico, non così intuitivo a prima vista, ma se leggerai tutte le istruzioni presenti non avrai problemi nell’uso. Non è uno strumento per le imprese, per esempio non considera costi, gestione dei lavori, responsabilità e incarichi a terzi o terzisti, materiali e ricambi, stato degli impianti e altro ancora. Ma per l’uso per cui è stato pensato è efficace ed efficiente. Per conoscere gli altri fogli di lavoro pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.