Gestione magazzino foglio excel migliorato

Ecco un altro foglio automatizzato che ho condiviso con la comunità. In realtà non è un foglio nuovo, ma la versione migliorata del foglio per la gestione magazzino per piccole attività.

NB: a causa di innumerevoli violazioni della licenza Creative Commons il magazzino dimostrativo non è più scaricabile. Se desideri uno strumento professionale ti invito a leggere questo post e visitare questa pagina.

Nuovo foglio excel per la gestione magazzino

A seguito delle decine di richieste da parte della comunità, ho migliorato il foglio automatizzato per la gestione magazzino di piccole attività presentato nel post “Nuovo foglio excel utile”. Lo strumento è stato migliorato con diverse funzionalità e soprattutto è stato reso personalizzabile, cioè ora è possibile modificare le tabelle senza dover riprendere le formule, se si rispetta la regola fondamentale: “non ci toccano i nomi di pagine e campi delle tabelle”.

Vediamo come è cambiato questo strumento che sembra essere d’aiuto a molti, non solo come esempio automazione di Excel ed esempio di creazione di fogli strutturati efficaci e puliti, cioè senza complicazioni, alla portata di tutti coloro che hanno almeno una solida competenza di base di Excel.

Come è strutturato il foglio?

Il foglio di lavoro è ideato per gestire un piccolo “magazzino” per una piccola attività, come un negozio sul web o su strada. Il foglio è predisposto, automatizzato e piuttosto semplice da utilizzare. È composto dalle pagina seguenti:

il Magazzino con la tabella che contiene le giacenze degli articoli per le diverse posizioni;
la pagina Articoli con la lista degli articoli da gestire a magazzino;
Contenitori contiene la lista dei contenitori e delle posizioni del magazzino;
la pagina Fornitori contiene naturalmente la lista dei fornitori e dei codici relativi;
Inserimento Articoli contiene le maschere per l’inserimento e la gestione degli articoli a magazzino;
mentre Inserimento Fornitori contiene le maschere per l’inserimento e la gestione dei fornitori;
la pagina Carico prodotti serve a caricare i materiali a magazzino;
Distinta Prelievo permette di scaricare i materiali dal magazzino, tramite la compilazione di una distinta di prelievo;
la pagina Ricerca Magazzino usa una pivot e slicers per filtrare le giacenze del magazzino;
Movimenti conserva tutti i movimenti di carico e scarico realizzati attraverso gli strumenti di carico e scarico;
la pagina PControllo contiene il pannello di comando che orienta l’utente attraverso le diverse pagine e attività.

Nella prima riga di ogni pagina è installata la barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di navigare velocemente da una pagina all’altra.

Il foglio di lavoro è automatizzato con diverse macro utilizzabili dai pulsanti presenti nelle diverse pagine. A parte le macro per il backup e l’aggiornamento del foglio, la maggior parte degli automatismi è dedicata alla gestione delle maschere con cui si svolgono le diverse attività. Ti invito a leggere le istruzioni nel foglio per comprendere i singoli utilizzi. Prova tutti gli automatismi prima di iniziare a lavorare con il foglio.

Come si imposta per l’uso la prima volta?

Prima di iniziare a usare il foglio è necessario impostarlo per il proprio specifico impiego, in questo modo:

imposta nella pagina Contenitori la struttura del magazzino ed eventualmente codifica e tipo dei contenitori; sovrascrivi i record di esempio, o meglio aggiungi manualmente i tuoi record nella tabella e poi cancella i preesistenti;
inserisci i Fornitori usando lo strumento di gestione della pagina “Inserimento Fornitori”; dopo vai alla pagina fornitori e rimuovi i record preesistenti;
inserisci gli Articoli che sono presenti a magazzino, usando la pagina “Inserimento Articoli”; dopo averlo fatto vai alla pagina articoli e rimuovi i record di esempio;
carica i prodotti a magazzino, usando la maschera della pagina Carico prodotti; dopo averlo fatto vai al magazzino e rimuovi i record di esempio;
vai alla pagina Movimenti e rimuovi i record preesistenti, di esempio dalla tabella.

Puoi caricare e scaricare i prodotti manualmente, ma ti consiglio di usare gli strumenti predisposti, soprattutto per il carico dei prodotti a magazzino, in quanto compila anche la tabella dei movimenti. Se esegui inserimenti manuali, aggiungi nuovi record sotto l’ultima riga delle tabelle e inserisci i dati solo nei campi senza sfondo colorato. I campi colorati contengono formule e collegamenti ad altre tabelle.

Se devi adattare le tabelle e la struttura del foglio di lavoro alle tue esigenze, fai prima una copia di backup e poi verifica che tabelle e automatismi funzionino ancora correttamente. Non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle tabelle preesistenti.

Come si usa il foglio?

Il foglio si apre sempre nella pagina PControllo da cui partire per svolgere le diverse attività del foglio. La pagina offre un pannello di comando che orienta l’utente verso gli strumenti con cui svolgere le diverse attività ed esegue alcune funzioni di base (es: backup del foglio). Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni della pagina per comprendere il funzionamento di ogni comando.

Quando devi aggiungere prodotti a magazzino usa gli strumenti della pagina “Carico prodotti” che registra anche i movimenti a magazzino. Se necessario, prima di caricare i prodotti, aggiungi i nuovi fornitori e i nuovi articoli usando gli strumenti delle pagine Inserimento fornitori e Inserimento articoli.

Quando devi scaricare i prodotti usa lo strumento della pagina Distinta prelievo, che permette anche di stampare la distinta per portarla con se durante l’attività.

Conclusioni

Lo strumento è semplice e pratico. Può essere utile a chi vuole tenere un inventario o vuole gestire un piccolo magazzino, per attività non complesse.

Il foglio, anche con i miglioramenti e l’automazione, non può confrontarsi con i programmi specifici per la gestione di magazzino. Mancano molte funzionalità e moduli, come per esempio la gestione dei documenti, il calcolo dei parametri del magazzino, la gestione di logistica e resi e una dashboard di monitoraggio. E molto altro.

Se hai una piccola attività, come un negozio online o su strada, puoi utilizzare questo foglio di lavoro, ma forse dovresti dotarti di qualcosa di più comodo, efficiente e sicuro. Un’alternativa la puoi trovare subito tra gli strumenti pronti di Excel Professionale.

Per conoscere gli altri fogli dimostrativi pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.