Cos’è una tabella Excel? Che differenze ci sono tra una tabella Excel e un intervallo di dati? Quali sono le caratteristiche e gli strumenti delle tabelle Excel? Questa guida introduttiva vuole mostrarti perché di solito è utile e opportuno convertire un intervallo di dati in una tabella Excel.
Cos’è una tabella Excel?
Sono tabelle che contengono dati e formule, ma sono anche oggetti di Excel con un nome, una struttura, un layout preimpostato, un set di strumenti associati, comandi dedicati e molto altro. Non è un intervallo di dati, cioè una matrice di dati inserita in un range di celle di una pagina del foglio di calcolo, una tabella Excel non è una tabella normale, ma piuttosto è una sua evoluzione.
Una tabella Excel e un intervallo di dati possono avere lo stesso identico aspetto, ma è solo apparenza. Una tabella Excel si differenzia in molti modi:
- ha una scheda dedicata sulla barra multifunzione con comandi appositi, che compare quando si seleziona della tabella Excel,
- possiede un layout proprio, impostato automaticamente alla creazione, spesso con righe evidenziate alternativamente per rendere più leggile la tabella,
- è equipaggiata con filtri automatici preimpostati al momento della creazione,
- può essere riconfigurata velocemente usando layout predefiniti e strumenti appositi (opzioni stili),
- offre la possibilità di aggiungere una riga dei totali pienamente configurabile: per i campi desiderati e non solo somme, ma anche altre elaborazioni (medie, conteggi, ecc),
- è dinamica e riconosce i nuovi record aggiunti in fondo alla tabella e i nuovi campi aggiunti a destra della tabella,
- in modo automatico propaga le formule che vengono inserite e le relative modifiche,
- adatta autonomamente il layout ai cambiamenti,
- ha un nome assegnato in automatico, ma configurabile,
- possiede una struttura definita (intestazioni, corpo–dati, totali, campi, ecc), i cui elementi sono identificati e nominati,
- ha un sistema di riferimenti (o nomi) diverso da quello tradizionale ColonnaRiga (es: J3), del tipo NomeTabella[Campo],
- dispone di controlli appositi configurabili che possono essere disposti sulla pagina per filtrarla in modo comodo ed elegante,
- con i suoi automatismi e “comportamenti” una tabella Excel rende dinamici gli strumenti collegati (es: formule, funzioni, pivot, ecc).
E altro ancora.
Come riconosci una tabella Excel?
Dalle caratteristiche finora descritte. Per esempio, se si seleziona una cella della tabella compare la scheda “Progettazione” sulla barra multifunzione. Se si compila una cella sotto l’ultima riga o nella colonna a destra della tabella, questa reagirà ampliandosi, se si cancella l’intestazione di un campo questo verrà sostituito in automatico da un nome standard (es: colonna1), se scriviamo una formula con riferimenti alla tabella non compariranno i riferimenti classici. Sono solo alcuni dei modi per riconoscere una tabella Excel.
Attenzione, Excel ha strumenti e automatismi che funzionano anche con gli intervalli di dati, per esempio se scrivi l’intestazione di un nuovo campo nella colonna adiacente a destra, Excel replicherà il layout, ma non i filtri impostati. Inoltre se usi il comando di autoriempimento dei valori (clicca 2 volte con il cursore sul quadratino in basso a destra del bordo della selezione), copierà il valore o imposterà una progressione numerica fino all’ultima riga della cella adiacente. Ma questi sono automatismi generali di Excel.
Gli strumenti della barra dedicata alle tabelle Excel
La scheda della barra multifunzione dedicata alla tabella Excel contiene un’ampia serie di comandi e strumenti che vale la pena conoscere. Ecco i più utilizzati:
- Nome tabella, mostra il nome della tabella e ne permette la modifica;
- Ridimensiona tabella, permette di reimpostare l’estensione della tabella, aggiungendo o rimuovendo righe e colonne;
- Riepilogo con tabella pivot, permette di avviare il processo di creazione di una tabella pivot agganciata alla tabella excel; in pratica apre la finestra “Crea tabella pivot”, ti rimando alla guida sulle tabelle pivot per maggiori particolari in proposito;
- Rimuovi duplicati, permette di rimuovere i duplicati di valori o record, in pratica richiama l’omonimo comando della scheda “Dati”;
- Converti in intervalli, fa regredire la tabella Excel a un intervallo di dati;
- Inserisci filtro dati, permette di aggiungere un controllo interattivo, comodo, elegante e configurabile, con cui puoi filtrare la tabella Excel; il filtro è un oggetto vero e proprio con una scheda di comandi dedicati che compare sulla barra multifunzione con cui puoi configurare il layout come desideri; usali, sono belli e comodi;
- Riga di intestazione, rimuove o aggiunge la riga di intestazione della tabella,
- Riga totale, aggiunge o rimuove la riga dei totali alla tabella selezionata,
- Righe alternate selezionate, colora le righe alternate della tabella del colore predefinito dallo stile scelto,
- Prima colonna, evidenzia la prima colonna a sinistra della tabella,
- Ultima colonna, evidenzia l’ultima colonna a destra della tabella,
- Colonne alternate selezionate, colora le colonne alternate della tabella del colore predefinito dallo stile scelto,
- Pulsante filtro, rimuove o aggiunge i filtri automatici assegnati alla tabella,
- Stili tabella, propone una serie di layout preimpostati tra cui scegliere, con l’anteprima automatica, assegnabili con un clic; lo strumento permette anche di inserire stili personalizzati.
Gli strumenti del gruppo “Dati tabella esterna” servono a: esportare i dati della tabella in sharepoint o visio per condividere i dati con altri utenti, aggiornare le tabelle collegate a fonti esterne, gestire la connessione, gestirne le proprietà, aprire la versione server della tabella nel browser, disconnettere la tabella dalla fonte esterna e altro ancora.
Altri strumenti comandabili sulle tabelle Excel
Oltre agli strumenti della scheda Progettazione, ci sono altri strumenti che sono installati nella tabella stessa, o sono richiamabili con il mouse.
Ecco i più utili:
- il filtro automatico installato al momento della creazione, permette di ordinare e filtrare i dati in modo semplice e veloce; cliccando sul pulsante nella cella di intestazione di ogni campo, si richiama la finestra dei filtri con cui è anche possibile ordinare i dati;
- il comando nell’angolo in basso a destra della tabella permette di ampliare righe e colonne usando il mouse; per usarlo clicca col sinistro per prenderlo e trascinalo nella direzione voluta;
- la riga dei totali permette di avere un totale per ogni campo; per farlo basta selezionare la cella relativa per far comparire il controllo del menu a tendina, cliccarlo e scegliere dal menu il calcolo che vuoi assegnare; oltre a somme, medie, eccetera, puoi accedere alla finestra “inserisci funzione” e inserire direttamente formule e funzioni.
Strumenti del menu di scelta rapida
Il menu di scelta rapida richiamabile con il tasto destro del mouse è un menu contestuale che serve a portare i comandi più utili al puntatore del mouse a seconda della situazione, o meglio dell’oggetto selezionato. Con una tabella Excel presenta numerosi comandi dedicati raccolti nei seguenti menu:
- “Inserisci” con i comandi per inserire righe e colonne;
- “Elimina” con i comandi per rimuovere righe e colonne;
- “Seleziona” con i comandi per selezionare la riga o la colonna, utile per tabelle grandi che vanno oltre la schermata e non si conoscano i comandi di selezione veloce della tastiera; se vuoi impararli ti invito a scaricare il corso “Usa Excel come un professionista” e a guardare il tutorial “Usa Excel con la tastiera”;
- “Tabella” con i comandi “Riga totali”, “Converti in intervallo” e “Testo alternativo” presenti anche sulla barra multifuzione;
Nel prossimo post
Fino a qui abbiamo visto le caratteristiche e gli strumenti delle tabelle Excel, nel prossimo post vedremo invece gli automatismi che rednono dinamiche le tabelle e i comportamenti preimpostati progettati che le rendono comode ed efficienti.
Ti aspetto la settimana prossima per la seconda parte di questa guida sulle tabelle Excel.
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