La guida all’Automazione di Excel

L’automazione in Excel?

Excel è uno strumento potente e flessibile, ma per sua natura lavora in modo semiautomatico, cioè richiede che l’operatore svolga molte attività per costruire gli strumenti che gli servono (es: dashboard, tabelle, ecc) e per gestire questi strumenti.

D’altra parte Excel offre la possibilità di automatizzare quasi tutte le attività ripetitive che svolgiamo, permettendo così di ridurre il tempo che spendiamo sul foglio di calcolo.

L’automazione in Excel è di due tipi:

1. quella realizzata dal produttore, Microsoft, quando sviluppa gli strumenti del foglio di calcolo,
2. quella creata da noi, quando usiamo gli strumenti che il produttore ha messo a disposizione per automatizzare le attività o per creare nuovi strumenti.

L’automazione integrata

Anno dopo anno, Microsoft migliora gli strumenti, li rende sempre più intelligenti, comodi, reattivi, autonomi, ricchi di automatismi che ci assistono nelle attività. Ogni versione offre miglioramenti significativi anche sotto l’aspetto dell’automazione.

Qualche esempio? Gli strumenti di analisi rapida, i nuovi comandi dei grafici, i miglioramenti di Recupera e trasforma, le tabelle Excel, la gestione dei componenti aggiuntivi, i filtri, gli strumenti di ricerca, formattazione condizionale, le funzioni matriciali, eccetera, la lista è molto lunga.

Se usati al meglio, gli strumenti avanzati e dinamici di Excel permettono di ridurre notevolmente i tempi di gestione del foglio.

L’automazione sviluppata dagli operatori

Sì, anche noi utenti possiamo realizzare automatismi, possiamo automatizzare singole attività, come interi fogli Excel. Come?

Excel è stato progettato e realizzato per essere “programmabile”, cioè Excel è in grado di svolgere attività autonomamente, se gli diciamo cosa fare e come farlo nella lingua che comprende, il Vba.

L’automazione realizzata da noi utenti è possibile grazie agli strumenti integrati con cui possiamo creare o sviluppare automatismi, con cui possiamo usarli, gestirli, revisionarli, eccetera.

Se conosciamo il linguaggio vba possiamo realizzare automatismi in grado quasi ogni attività possibile nel foglio di calcolo, quindi in grado di soddisfare quasi ogni bisogno.

Cos’è l’automazione di Excel?

In poche parole l’automazione di Excel consiste nel dare comandi a Excel che questo svolge automaticamente al posto nostro.

Gli automatismi, chiamati macro, sono liste di comandi che dicono a Excel cosa deve fare e come.

Questi vengono preparati in anticipo per svolgere attività predefinite, di solito attività ripetitive, e vengono eseguiti su richiesta, tramite un clic su un pulsante o un’icona, o che Excel svolge in momenti predefiniti (es: all’apertura o alla selezione della pagina) determinati dalle nostre attività.

Cos’è una macro?

Il termine “macro” a livello informatico indica una procedura, cioè una lista di comandi o istruzioni che forniamo a Excel perché li svolga autonomamente. Le macro fanno svolgere a Excel serie di attività a seguito di un singolo comando, quello dell’esecuzione.

Tutti i programmi di Office hanno un motore interno che permette di eseguire macro scritte in linguaggio vba che possono agire su tutti i programmi della suite e limitatamente su programmi e oggetti esterni.

Le macro sono composte da istruzioni scritte con il linguaggio vba, visual basic for application, un linguaggio semplice e potente basato su termini inglesi che agisce sugli oggetti dell’ambiente della suite e del sistema operativo.

Come si realizza una macro?

Una macro può essere realizzata in due modi:

1. Usando il registratore di macro per tradurre le attività che svolgiamo sul foglio di calcolo in codice che è in grado di replicare con precisione quello che abbiamo registrato;
2. Scrivendo i comandi direttamente nel linguaggio Vba, usando un editor, o direttamente nell’ambiente di sviluppo integrato in Office.

Il primo modo non richiede lo studio del linguaggio ed è piuttosto semplice da imparare e usare, ma produce automatismi limitati, operativi, utili, ma con molte limitazioni.

Il secondo modo, la scrittura diretta del codice, richiede la conoscenza del Vba, ma ti offre tutte le possibilità dell’automazione. Ti permette di realizzare, o meglio di far realizzare a Excel qualunque sequenza di attività, ma permette anche di farlo agire in modo evoluto e intelligente.

Cosa possiamo realizzare con un automatismo?

Possiamo far agire Excel in modo diverso a seconda delle condizioni o dei risultati che ottiene, oppure possiamo farlo interagire in modo predittivo con l’operatore per gestire imprevisti. E molto altro.

Per esempio possiamo fargli controllare la presenza dei valori da elaborare e la qualità di questi valori e farlo reagire per ottenere i valori in modo autonomo, o semplicemente per comunicare all’operatore l’imprevisto, offrendogli la possibilità di decidere per poi eseguire le attività conseguenti alla decisione presa.

Le caratteristiche e i risultati di una macro sviluppata dipendono direttamente dalla nostra conoscenza del linguaggio.

Quali sono i vantaggi dell’automazione?

I vantaggi dell’automazione sono molti, ma i principali e più apprezzati sono due:

1. svolgere attività ripetitive e far risparmiare tempo all’operatore;
2. permettere la creazione di nuovi strumenti, personalizzati.

Chi lavora regolarmente con i fogli di calcolo sa quanto può essere noioso e impegnativo dover ripetere sempre le stesse attività. Le macro permettono di automatizzare queste attività. Cioè possiamo far lavorare Excel al nostro posto.

Chi è esperto di Excel sa che per realizzare fogli efficienti, che richiedono poco tempo per l’utilizzo, è opportuno affidarsi agli strumenti più avanzati del foglio di calcolo, come le pivot per esempio. Realizzare funzionalità personalizzate, complesse e nuove è possibile, ma comporta di solito tempi di gestione significativi se non inaccettabili. Le macro permettono di realizzare strumenti su misura e di farli funzionare, o semplicemente renderli comodi ed efficienti.

Risparmiare tempo e realizzare strumenti su misura non sono gli unici vantaggi, l’automazione se usata in modo adeguato comporta effetti e ricadute più ampie:

1. Migliora la qualità del nostro lavoro su Excel,
2. Rende comodi i nostri fogli, permettendone l’uso anche a chi non conosce Excel,
3. Li rende più professionali agli occhi di li guarda, con una ricaduta sulla nostra immagine,
4. Li rende in grado di svolgere funzioni e attività per cui Excel non è pensato, permettendo lo sviluppo anche di strumenti evoluti.

A chi deve interessare l’automazione?

A tutti coloro che sono interessati ai suoi vantaggi, soprattutto a chi lavora ore su Excel e cerca di rendere efficiente il suo lavoro e gli strumenti su cui lavora. Per risparmiare tempo innanzi tutto, ma anche per migliorare la qualità del suo lavoro.

Se lavori ore sul foglio di calcolo, avrai già cercato e applicato strategie e strumenti che rendono più efficienti le attività. Ebbene l’automazione è lo strumento che porta i migliori risultati e altri ancora.

In secondo luogo l’automazione dovrebbe interessare a chi ha bisogno di strumenti evoluti e complessi e non trova alternative, o non può permettersele. L’automazione ti dà la possibilità di realizzare strumenti su misura dei tuoi bisogni, di farli funzionare, di renderli comodi ed efficienti.

Quali strumenti?

Possono essere maschere multifunzione, con cui fare inserimenti, ricerca, modifiche a record di tabelle, Oppure strumenti di controllo per le tue dashboard, con cui puoi applicare filtri multipli o interazioni predefinite o altro. Oppure strumenti di elaborazione che svolgono sequenze complesse di elaborazioni e controlli.

Oppure possono essere strumenti completamente di codice con cui possiamo realizzare report, comparazioni o controlli dei dati, analisi e molto altro. O perfino possiamo realizzare piccoli gestionali che ci assistono nelle attività di programmazione, controllo e gestione del nostro lavoro.

Riassumendo

Perché dovresti interessarti all’automazione di Excel?

I motivi fondamentali sono i seguenti:

1. perché spendi ore di tempo e lavoro sul foglio di calcolo e hai l’esigenza di risparmiare tempo;
2. perché hai bisogno di realizzare strumenti nuovi su misura per i tuoi fogli Excel;
3. o perché vuoi migliorare la qualità del tuo lavoro.
4. perché hai bisogno di realizzare strumenti più comodi.

Se vuoi approfondire l’argomento ho preparato una guida gratuita, accompagnata da esempi e video tutorial, che ti aiuta a fare i primi passi nel mondo dell’automazione di Excel. 

Ti invito a scaricarla. Clicca sul pulsante in basso.

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