I nomi di Excel

I nomi di Excel sono uno strumento ormai classico, con cui semplificare l’indicazione dei riferimenti, rendere più leggibili formule e funzioni, renderne più efficiente la scrittura e la revisione e facilitare la navigazione nelle pagine e nel foglio di lavoro. Con questo post vediamo come si usano i nomi di Excel, strumento poco conosciuto e che invece merita di essere usato abitualmente.

Cosa sono i nomi di Excel?

I nomi sono etichette che possiamo assegnare a intervalli di celle importanti, come tabelle o parti di esse, oppure a celle con valori rilevanti, a costanti o a formule, per poterli ricordare e richiamare più facilmente. Etichette. Semplicemente questo.

Nel tempo l’uso dei nomi si è notevolmente evoluto, tanto da ottenere numerosi strumenti con cui gestirli, ed è stato integrato negli altri strumenti di Excel, sia nuovi che classici, come per esempio, lo strumento di completamento automatico che ci assiste nella scrittura delle formule.

A cosa servono i nomi?

In sintesi i nomi servono a:

1. marcare intervalli di celle con etichette significative e univoche,
2. richiamare questi intervalli in modo efficiente e intuitivo,
3. selezionare questi intervalli, quindi muoversi istantaneamente su di essi,
4. richiamare costanti e valori significativi con etichette facilmente memorabili o riconoscibili,
5. richiamare formule che restituiscono intervalli di celle o valori.

Detto questo, ribadisco che in fondo i nomi sono solo “etichette”, da usare con altri strumenti per semplificarci la vita.

Quali altri strumenti?

Tutti quelli che usano riferimenti a intervalli di celle, quindi soprattutto formule e funzioni, ma anche grafici, tabelle pivot, convalida dei dati, formattazione condizionale, eccetera.

Infine possiamo usare i nomi anche per navigare velocemente nel foglio Excel, attraverso gli strumenti specifici, cioè la “Casella nome”, oppure strumenti dedicati, come la finestra “Vai a”.

Gli strumenti dedicati ai nomi di Excel

Come accennato i nomi si sono evoluti notevolmente negli anni e sono stati affiancati da un’ampia serie di strumenti in grado di coprire tutte le necessità. Questi strumenti sono:

1. Casella nome, con cui si possono inserire nomi e navigare velocemente verso di essi (Alt+F3 per attivarla),
2. la finestra “Nuovo nome”, con cui si imposta e crea un nuovo nome (comando “Definisci nome” dalla scheda “Formule” o con Ctrl+Alt+F3),
3. il menu “Usa nella formula” della scheda “Formule” della barra multifunzione, che offre un elenco dei nomi creati e permette con un clic di inserirlo nella cella selezionata o nella posizione attiva,
4. la finestra “Crea nomi da selezione”, dedicato all’assegnazione dei nomi a campi e record di tabelle (comando “Crea da selezione” dalla scheda “Formule” o con Ctrl+Maius+F3),
5. la finestra “Gestisci nomi”, con cui si possono gestire, revisionare e rimuovere i nomi assegnati (richiamabile premendo Ctrl+F3, o dalla scheda “Formule” comando “Gestione nomi”),
6. la finestra “Incolla nomi”, con cui è possibile avere una lista dei nomi disponibili, da cui inserire i nomi nella selezione o nella posizione attiva (premi F3 per richiamarla),
7. la finestra “Applica Nomi”, che permette di sostituire i riferimenti preesistenti con i nomi creati, nell’intervallo selezionato o in tutta la pagina (richiamabile dal comando omonimo nel menu “Definisci nomi” della scheda “Formule” della barra multifunzione),
8. la finestra “Modifica nomi”, corrispondente in tutto alla finestra “Nuovo nome”, descritta sopra, richiamabile dalla finestra “Gestione nomi”.

Come già accennato a questi strumenti si affiancano tutti gli altri che integrano i nomi e che non elencherò qui per motivi pratici.

Come si creano i nomi?

I nomi sono stringhe che possono essere assegnati a celle, o intervalli di celle, attraverso questi strumenti:

1. la Casella nome,
2. la finestra “Nuovo nome”,
3. la finestra “Crea nomi da selezione”,
4. vengono assegnati in automatico nella creazione delle tabelle Excel

Il primo passo è selezionare la cella o l’intervallo a cui vuoi assegnare il nome (anche intervalli non adiacenti) e poi applicare uno dei metodi di inserimento del nome che seguono.

1. Casella Nome

È la piccola finestra a sinistra della barra delle formule, che normalmente mostra il riferimento della cella selezionata (es: B2). In realtà è uno strumento con numerose funzioni, tra cui l’inserimento di un nuovo nome.

È sufficiente cliccare con il mouse sulla casella per attivarla, immettere direttamente il nome nella casella e premere Invio per confermare. Lo si può fare anche tramite la tastiera, premendo Alt+F3 per selezionare la casella, per poi digitare direttamente il nome.

Premendo Invio si inserisce il nome a cui verrà assegnato in automatico l’ambito “Cartella di lavoro”, cioè sarà utilizzabile nell’intero foglio Excel.

2. Finestra “Nuovo nome”

Questo è lo strumento ufficiale per assegnare i nomi, si può richiamare con il comando “Definisci nome” della scheda “Formule” della barra multifunzione, oppure più semplicemente si può premere Ctrl+Alt+F3.

Oltre al nome, permette di definire l’ambito, di revisionare l’intervallo di celle selezionato e di aggiungere un commento per prendere nota di informazioni importanti.

L’ambito definisce dove i nomi hanno validità, di solito una singola pagina o l’intero foglio di lavoro. I nomi con un ambito limitato potranno essere usati solo nella pagina relativa, oppure dovranno essere espressi indicando l’ambito (es: Pagina1!Vendite). I nomi devono essere univoci nel loro ambito, quindi possono esistere nomi uguali in ambiti diversi.

È importante notare come i nomi usano riferimenti di cella assoluti, in quanto assegniamo etichette univoche a intervalli univoci e precisi di celle.

Attraverso questa finestra possiamo assegnare i nomi non solo a intervalli di celle, ma a costanti e formule. Cioè possiamo per esempio assegnare a un nome il valore di una costante (es: pigreco, 3.14 eccetera), oppure possiamo assegnare un nome a una formula che restituisce un valore, o un intervallo di celle (per esempio usando la funzione Scarto()).

3. Finestra “Crea nomi da selezione”

Lo strumento permette di assegnare nomi multipli a campi e record di tabelle prendendo il nome dal titolo del campo o della riga. È sufficiente selezionare la tabella o le righe/colonne e premere Ctrl+Maius+F3 per richiamare la finestra. È richiamabile anche tramite il comando “Crea da selezione” della scheda “Formule” della barra multifunzione.

La finestra offre la possibilità di creare un nome per ogni riga e/o colonna selezionata a seconda delle voci selezionate (riga superiore, colonna sinistra, ecc). Per esempio se selezioni l’intera tabella, clicchi su riga superiore e poi su Ok, creerai un nome per ogni campo con nome uguale al titolo del campo. I nomi fanno riferimento solo alle celle contenenti valori, non etichette di riga o colonna.

Ottimo strumento con cui nominare intervalli di dati, ma anche le altre tabelle. Piuttosto utile prima dell’introduzione delle tabelle Excel con l’assegnazione automatica dei nomi dei suoi elementi.

4. I nomi automatici delle tabelle Excel

Le tabelle Excel che abbiamo visto in una guida precedente, hanno tra le loro caratteristiche quella di ricevere in automatico un nome (es: Tabella1, Tabella2, ecc) e quello di avere un sistema strutturato di nomi e riferimenti specifico predisposto in automatico che permette di indirizzare a campi, elementi della tabella (es: intestazioni), fino alla singola cella.

Invece dei soliti riferimenti ColonnaRiga (es: A1, $C$2, ecc), le tabelle Excel usano riferimenti più intuitivi e strutturati, del tipo “NomeTabella [NomeCampo]”. Questi nomi preimpostati possono essere usati come gli altri nomi nella scrittura delle formule.

D’altra parte solo il nome della tabella compare negli strumenti di supporto, come il completamento automatico o la finestra “Vai a”.

Le regole della sintassi dei nomi di Excel

I nomi seguono regole precise per evitare complicazioni o interferenze impreviste con altri strumenti di Excel. Per poter essere assegnati i nomi devono essere univoci, sempre, e devono rispettare le seguenti regole di sintassi:

1. il primo carattere di un nome deve essere una lettera, un carattere underscore/sottolineato (“_”), o una barra rovesciata (“\”);
2. gli altri caratteri del nome possono essere lettere, numeri, punti o sottolineature; non possono essere utilizzati caratteri speciali di alcun tipo;
3. non sono permessi spazi, di solito per rendere i nomi parlanti si usano come separatori le maiuscole (es: NomeIntervallo, oppure NOMEintervallo), oppure il carattere underscore (“_”, es: nome_intervallo), o il punto (“.”, nome.intervallo);
4. non è permesso definire un nome uguale al riferimento di una cella (es: A1, $C10, $B$7, R1C1, ecc);
5. i nomi possono contenere lettere maiuscole e minuscole, ma non viene applicata la distinzione tra caratteri maiuscoli e minuscoli. Per esempio NomeTabella e NOMEtabella sono considerati uguali.
6. I nomi possono contenere un massimo di 255 caratteri.

Comunque non devi preoccuparti troppo della sintassi, in quanto gli strumenti ne verificano la correttezza prima dell’inserimento. Se provi ad assegnare un nome che non rispetta le regole, Excel bloccherà il tentativo e ti avvertirà della violazione.

Come si gestiscono i nomi?

I nomi creati/assegnati come visto finora si possono gestire ed eliminare attraverso la finestra “Gestione nomi”, richiamabile dal comando omonimo della scheda Formule della barra multifunzione, o più semplicemente premendo CTRL+F3. La finestra presenta la lista dei nomi, sia quelli creati da te che in automatico, mostrando tipo, nome, valore, riferimento, ambito e anche un eventuale commento.

Come puoi vedere la finestra offre gli strumenti per:

1. creare un nuovo nome, un pulsante per richiamare la finestra “Nuovo Nome” descritta in precedenza,
2. modificare il nome selezionato dalla lista, tramite finestra “Modifica nome”, corrispondente alla finestra “Nuovo nome” e richiamabile tramite pulsante “Modifica” o più semplicemente cliccando 2 volte sul nome,
3. rimuovere il nome selezionato, tramite pulsante “Elimina” o premendo semplicemente il tasto Del/Canc; sono eliminabili solo i nomi creati, non quelli relativi a strumenti avanzati (tabelle pivot, Excel, ecc); naturalmente devi fare molta attenzione a rimuovere nomi usati da formule o altri strumenti, in quanto rischi di provocare errori (di tipo #Rif, vedi la guida agli errori) e quindi problemi al tuo foglio di lavoro,
4. filtrare la lista dei nomi, in modo anche avanzato,
5. la possibilità di modificare direttamente l’intervallo di riferimento selezionato.

La finestra “Gestione nomi” è lo strumento centrale per gestire i nomi dell’intero foglio, rinominarli, reindirizzarli, revisionarli, individuare problemi ed errori, eccetera. È uno strumento fondamentale in fogli strutturati che possono presentare decine di nomi diversi.

Attenzione, non è possibile usare la finestra di gestione mentre si modifica il contenuto di una cella.

Come si usano i nomi nelle formule?

In sintesi i nomi, che crei o che vengono creati in automatico dai diversi strumenti, possono essere inseriti nelle formule nei modi seguenti:

1. Digitandoli direttamente, come argomento della formula o parametro di una funzione.
2. Tramite il completamento automatico formule, cioè usando il menu a tendina che compare quando si scrive una formula e si inizia a digitare un nome, che sia quello di una finzione o un nome creato in precedenza. Il menu si scorre con i tasti direzione su e giù e premendo il tasto Tab si inserisce la voce selezionata.
3. Tramite il comando/menu “Usa nella formula” della scheda “Formule” della barra multifunzione, selezionando uno dei nomi della lista.
4. Usando la finestra “Incolla nomi”, richiamabile con F3, per poi selezionare il nome dalla lista e confermare l’inserimento nella cella selezionata o nella posizione attiva.
5. Usando la finestra “Applica Nomi” per sostituire, nelle formule già inserite nella pagina, ai riferimenti tradizionali precedentemente utilizzati il nome creato.

Il modo più efficiente ed utilizzato per inserire un nome è tramite lo strumento di completamente automatico ed è quello che ti invito a usare più spesso: inizi a scrivere il nome, lo selezioni nel menu e premi Tab per inserirlo. Questo è il modo migliore soprattutto in fase di inserimento di nuove formule, ma spesso anche di revisione. Se invece non ricordi con chiarezza il nome allora usa la finestra incolla nomi: F3, selezioni e invio.

Come inseriamo i nomi nelle formule preesistenti?

All’inizio può capitare di dover sostituire riferimenti tradizionali (ColonnaRiga, es: A1:C20) con nomi assegnati successivamente. Puoi farlo in modo classico:

1. selezioni la cella con la formula,
2. premi F2 per entrare in modalità inserimento,
3. ti muovi nella formula, per esempio con Ctrl+Sinistra o Destra, fino a individuare il punto da correggere; se preferisci selezioni il riferimento premendo Maius con i tasti movimento, ti eviterà di cancellarlo successivamente,
4. inserisci il nome digitandolo direttamente o usando lo strumento di completamente automatico, o la finestra Incolla Nomi; se necessario cancelli il riferimento precedente.

Questo metodo va bene se devi revisionare una o alcune formule, ma se sono numerose, per esempio una per ogni riga di una tabella, allora è opportuno usare la finestra “Applica nomi”. Non devi fare altro che selezionare le celle da modificare, richiamare la finestra dal comando della barra multifunzione, selezionare il nome che corrisponde all’intervallo presente nelle formule e dare conferma.

In realtà una volta che avrai preso l’abitudine all’uso dei nomi, revisionare formule per inserire nomi sarà sempre più raro, in quanto creerai i nomi in anticipo via via che ti servono.

Concludendo

In questo post abbiamo visto cosa sono i nomi di Excel, come assegnano, come i gestiscono, come si usano, ma questo è solo la prima parte del nostro approfondimento su questo strumento che può semplificarci la vita, soprattutto se lavoriamo con formule e funzioni.

Nel prossimo post approfondiremo l’argomento, vedremo le strategie migliori per utilizzare i nomi, come si possono rendere dinamici, come li si può utilizzare per muoversi velocemente nel foglio Excel e altro ancora.

Ti aspetto la settimana prossima per la seconda parte di questa guida suiu nomi di Excel.

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