Ho preparato un nuovo dimostrativo, un Crm Excel con cui puoi gestire i dati delle relazioni con i clienti in modo comodo e veloce.
Il Crm Excel
È uno strumento comodo ed efficiente pensato per assisterti nella gestione dei contatti con i clienti. Con cui puoi registrare i dati di clienti e contatti, di opportunità, interazioni e task, con lo scopo naturalmente di tenere sotto controllo le attività correlate per arrivare a chiudere vendite o fornire servizi e assistenza.
Questo dimostrativo è centrato sulla registrazione dei numerosi dati che la gestione dei clienti comporta e raccoglie.
Come è strutturato il Crm Excel?
Come puoi vedere il Crm Excel è in sostanza composto da 5 pagine dedicate all’inserimento dei dati, 1 dashboard, 1 pagina accessoria, un pannello di comando e una pagina di istruzioni.
Il foglio ti accoglie con un pannello di controllo con le istruzioni fondamentali e i comandi per muoversi velocemente tra le funzionalità:
Permette di registrare i dati di clienti e contatti, di opportunità, interazioni e task, nei fogli omonimi, tramite maschere automatizzate su pagina semplici e comode, posizionate sopra la tabella nell’intestazione fissa:
Propone una dashboard sintetica che mostra:
- i kpi principali dell’attività di gestione dei clienti, come il numero di nuovi clienti del mese, il valore delle trattative in corso, il tasso di chiusura, il numero di trattative aperte, i task in scadenza e in ritardo.
- l’elenco dei task filtrabile tramite slicers, controlli di filtraggio su pagina, con cui è possibile selezionare i task aperti o chiusi, la priorità, lo stato del contatto e altro ancora.
E una pagina “Liste” dedicate alla gestione degli elenchi proposti nelle altre maschere. Tramite le tabelle di queste pagine è possibile personalizzare e adattare le voci ai propri bisogni.
Come si imposta il Crm Excel?
Per iniziare a usarlo:
- in primo luogo leggi le istruzioni che trovi nelle pagine, a partire dal foglio istruzioni o del pannello di controllo; se non le vedi nelle pagine cerca e clicca il pulsante “istruzioni”;
- prendi familiarità con i controlli, provando a usarli come spiegato nelle istruzioni;
- se necessario personalizza gli elenchi nella pagina “Liste”;
- dopo aver iniziato a registrare i dati nelle diverse tabelle, rimuovi i dati di esempio;
puoi farlo selezionando l’intera riga cliccando con il pulsante sinistro sull’intestazione della riga, puoi selezionarne a gruppi tenendo premuto il pulsante del mouse e trascinando verso il basso o l’alto; dopo aver selezionato le righe premi “CTRL” e “–“ per rimuoverli.
Come si usa il Crm Excel?
Una volta impostato il foglio le attività da svolgere sono:
- l’inserimento di nuovi dati, nelle 5 pagine dedicate;
- la consultazione della dashboard.
Per l’inserimento ti invito a usare le maschere dedicate, sono comode e semplici da usare. La consultazione richiede la conoscenza dei filtri su pagina.
Controlli e automazione
Le maschere di inserimento sono automatizzate, equipaggiate con funzioni aggiunte che permettono di salvare, rimuovere e richiamare i dati in modo semplice e veloce. Le maschere non sono necessarie, ma come puoi vedere in fretta usandolo, sono comode ed efficienti.
Inoltre il file è equipaggiato con automazione accessoria che si occupa dell’aggiornamento delle tabelle e de grafici, di resettare i filtri con un clic.
Come già detto il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento e ogni pagina del gestionale è equipaggiata con un pulsante di rientro al pannello di controllo.
Attenzione, in caso di modifiche sostanziali alla struttura delle maschere e delle tabelle dei dati è possibile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente.
Note importanti sul Crm Excel
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Con strumenti alternativi in grado di aprire i file Excel, probabilmente lo strumento non funzionerà e verrà danneggiato irreparabilmente.
Se proverai a usarlo in ambiente Mac probabilmente non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato. Se aprirai il file con Excel online o Excel mobile, l’automazione aggiunta non funzionerà perché il produttore non lo permette.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per tenere sotto controllo le attività di gestione dei clienti per piccole attività. È adatto ai tuoi bisogni? Provalo.
Lo strumento è personalizzabile da te?
In buona parte. L’automazione e il pannello di comando non sono modificabili. Maschere e basedati sono modificabili ma te lo sconsiglio.
Se modifichi i campi delle basedati gli strumenti di elaborazione collegati (formule, pivot, ecc) non troveranno più i dati e rimuoveranno i campi relativi, o restituiranno degli errori. Se modifichi la maschera l’automazione non si adeguerà in automatico.
Invece le funzionalità di Excel sono modificabili come preferisci, inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup.
Naturalmente sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
Il Crm Excel è uno strumento realizzato con i tool più utilizzati di Excel, come tabelle excel, pivot, grafici, slicers e altro ancora, e l’automazione necessaria per far funzionare le maschere di inserimento.
Gestire le attività di contatto con i clienti non è semplice, richiede precisione, organizzazione, pianificazione. In teoria basta carta e penna, ma questo strumento è più comodo e più efficiente. Naturalmente ti invito a scaricarlo e a studiarlo.
È un altro esempio di quello che si può fare con Excel, cioè molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
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