Viste le numerose richieste ho pubblicato un gantt Excel semplice e comodo da usare.
Cos’è un Gantt?
Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che serve a pianificare e controllare un progetto nel tempo. Ti fa vedere in modo molto chiaro quali attività sono previste, quando iniziano, quanto durano, chi le segue e a che punto sono.
Il nome deriva da Henry Gantt, che sviluppò questo strumento per pianificare il lavoro nei grandi progetti e per misurare meglio la produttività.
In pratica, il Gantt è una timeline visiva del progetto: ogni riga è un’attività, e la barra colorata a destra mostra l’inizio previsto e la sua durata nel tempo. Di solito un gantt include anche scadenze, milestone e dipendenze tra attività, cioè cosa deve essere concluso prima che altro possa partire.
A chi serve un gantt Excel?
Serve a chi deve organizzare e gestire attività e lavori distribuiti in più fasi e tenere sotto controllo tempi e priorità. È molto usato da project manager, team leader, responsabili di produzione, consulenti, aziende e anche freelance che gestiscono più attività insieme.
Lo usano per esempio coloro che gestiscono progetti o le loro risorse in ambito edile, sviluppo software, eventi, marketing, produzione navale e industriale e in generale coloro che devono occuparsi di grandi progetti perché aiuta a vedere il progetto a colpo d’occhio, coordinare il team, evitare sovrapposizioni e ridurre ritardi.
Come si usa il gantt?
Di solito si parte da 3 elementi base: attività, data di inizio, durata. A cui si aggiungono, quando servono, responsabile, scadenza, stato di avanzamento e dipendenze tra le attività, in questo modo puoi vedere subito cosa è in corso, cosa è in ritardo e cosa blocca il resto.
Il Gantt di Excel Professionale
Come dicevo all’inizio ho condiviso un gantt excel per cercare di soddisfare le richieste di un modello pronto e ben fatto.
In sintesi il gantt è un classico: 2 tabelle affiancate, quella di sinistra per l’inserimento dei dati del progetto o della commessa, quella di destra impostata per la visualizzazione e calendarizzazione delle attività a partire dalla prima tabella.
Il gantt non è automatizzato ed è composto da strumenti di base usati in modo complesso e strutturato. È pensato per gestire un solo progetto e per essere duplicato a piacere. Il foglio è caricato con dati di esempio come guida alla compilazione e all’uso.
Com’è fatto il gantt Excel?
Il gantt è composto da strumenti di base come tabelle excel, nomi, formule, filtri, elenchi a comparsa, formattazione condizionale, controlli all’inserimento e una barra di scorrimento e altri strumenti di Excel.
In sintesi la tabella di sinistra serve a inserire i dati del progetto, quindi è una tabella excel con controlli ed elenchi a comparsa, formule e filtri su pagina.
Mentre la tabella a destra è dedicata alla visualizzazione dei dati in un calendario dinamico e scorrevole ed è realizzata con formule e formattazione condizionale usata in modo avanzato e una barra di scorrimento in alto, che permette di scorrere il calendario dall’inizio del progetto a un anno dopo.
La tabella di sinistra mostra solo 2 mesi alla volta, ma usando la barra di scorrimento, si può visualizzare il periodo desiderato. Inoltre il calendario evidenza l’oggi, il passato e il futuro, permettendo di vedere anche eventuali ritardi e anticipi delle attività.
Il limite dell’anno può essere modificato a piacere tramite le impostazioni del controllo. Clicca col pulsante destro del mouse e modifica il valore massimo impostato.
Come puoi vedere costruire da zero questo gantt è complesso e richiede una certa competenza oltre che idee chiare di quello che si sta facendo.
Se vuoi che approfondisca l’argomento con un apposito post o un videotutorial non esitare a scrivermi o lasciare un commento.
Come si imposta il gantt excel?
In realtà il gantt si imposta inserendo i dati del progetto, con l’eccezione dei pochi elenchi a comparsa realizzati con la convalida che trovi nei campi “categoria” e “assegnato a”. Gli elenchi da popolare manualmente si trovano nello stesso foglio a una o due schermate a destra rispetto al gantt.
Trovali e inserisci i nomi e le categorie che ti servono.
Come si usa il gantt Excel?
In sintesi:
- in primo luogo si inseriscono i dati di attività e macroattività del progetto nella tabella a sinistra, con le relative date di inizio e durata.
- Una volta inseriti i dati pianificati del progetto, puoi tenere sotto controllo le attività aggiornando l’avanzamento %.
Ti invito a usare i dati già presenti come traccia per l’inserimento dei tuoi dati. Se hai bisogno di inserire più record di quelli presenti, aggiungi righe vuote sopra la riga marcata, cliccando con il pulsante destro del mouse sull’intestazione della riga e cliccando sul comando “inserisci”.
Puoi usare la barra in alto per far scorrere il calendario dall’inizio del progetto a un anno dopo e viceversa. Puoi usare i filtri predisposti in alto a destra per filtrare il gantt e non dover scorrere l’elenco delle attività in verticale.
Come vedi, il Gantt non è semplice da realizzare, ma è semplice da usare.
Controlli e automazione
Il gantt non offre nessuna automazione aggiunta, ma può essere facilmente automatizzato. Per esempio può essere installata una piccola maschera di inserimento nella tabella di sinistra, oppure automazione che resetta i filtri o ordina la tabella con un clic, che stampa o salva un pdf, o che scorre in automatico il calendario di destra a seconda dell’attività selezionata.
Note importanti sul gantt Excel
Su quali computer funziona lo strumento?
Il gantt excel è realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni troppo vecchie è possibile che alcune funzionalità non si comportino come previsto.
Per chi è pensato questo gantt Excel?
È pensato per chi ha bisogno di uno strumento excel pronto e semplice da usare.
Lo strumento è personalizzabile da te?
Certo. Anzi ti invito a farne una copia e provare.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso migliorare e automatizzare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
Il gantt Excel che ho condiviso è uno strumento avanzato che possiamo usare per controllare l’avanzamento di commesse e progetti e per gestirne le risorse nel modo migliore. E’ una soluzione classica che puoi facilmente automatizzare e personalizzare in strumenti più evoluti e comodi.
E’ un altro esempio di quello che si può fare con Excel, cioè molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
Per conoscere gli altri fogli di lavoro pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.
Come ottenere questo e gli altri fogli dimostrativi
Per avere il foglio di lavoro, registrati qui di seguito e scaricalo gratuitamente insieme agli altri contenuti gratuiti.
Cerchi strumenti professionali?
Se cerchi strumenti più efficienti, comodi e sicuri vai alla pagina degli strumenti pronti di Excel Professionale:
Vuoi una mano a realizzare o migliorare i tuoi strumenti?
Se hai bisogno di aiuto per realizzare o migliorare i tuoi strumenti forse posso darti una mano:
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
PS: Se questo post ti è piaciuto o ti è stato utile, condividilo con gli amici sui social. Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di. Grazie
