Ho pubblicato un altro strumento pronto, un gestionale della manutenzione presso clienti per piccole attività che permette di tenere sotto controllo gli interventi presso i clienti.
Gestionale di manutenzione presso clienti
Il gestionale di manutenzione presso clienti è uno strumento pensato per piccole attività che si occupano di realizzare interventi di manutenzione presso terzi, su impianti dei clienti.
In sintesi lo strumento permette di registrare i dati dei clienti e degli impianti, come di registrare gli interventi di manutenzione eseguiti e controllare gli interventi di manutenzione programmati tramite uno scadenziario dedicato.
Le maschere per l’inserimento dei dati
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre maschere automatizzate su pagina, con controlli all’inserimento e automazione che assiste nella compilazione. Un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere sono equipaggiate con funzioni automatizzate, controllate da pulsanti posizionati nell’intestazione fissa della pagina, che salvano e richiamano i dati dalle basedati e se necessario li rimuovono.
Le maschere servono per la gestione dell’anagrafica dei clienti e degli impianti e la maschera per la registrazione degli interventi eseguiti sugli impianti.
Le funzionalità di ricerca e lo scadenziario
Ho affiancato alle maschere diverse visualizzazioni interattive per facilitare la consultazione e la ricerca dei dati. Sono funzioni realizzate con gli strumenti di excel più utilizzati, come pivot, controlli per il filtraggio su pagina, nomi, elenchi della convalida e altro ancora.
Ho anche aggiunto uno scadenziario degli interventi programmati che mostra l’elenco delle manutenzioni da eseguire, filtrabile tramite comodi controlli su pagina.
Come vengono programmati gli interventi?
Semplicemente all’inserimento degli interventi eseguiti tramite la maschera degli interventi è possibile indicare il prossimo intervento di manutenzione e questo viene visualizzato nello scadenziario.
E la prima volta?
Se vuoi che l’intervento venga visualizzato nello scadenziario puoi semplicemente registrare l’intervento anticipatamente, anche se non ancora eseguito, indicando i dati essenziali e la data del prossimo intervento. Poi dopo aver eseguito il primo intervento, puoi richiamare e completare la registrazione e aggiornare la data del prossimo intervento.
La maschera per la gestione delle mail
Ho installato anche una maschera per la preparazione delle mail da inviare ai clienti. La maschera è una soluzione essenziale che permette di predefinire i testi delle mail in una tabella apposita, di solito nascosta. Per esempio le comunicazioni rivolte ai clienti per concordare o rammentare l’intervento, o per comunicarne l’esito, eccetera. Sei tu che decidi tipo di mail e testi.
La maschera permette di richiamare gli indirizzi email dall’anagrafica e di impostarne fino a 10, e se necessario impostare anche email alternative. E infine permette di preparare la mail con un clic sul pulsante “prepara mail” tramite outlook, portando la mail impostata in primo piano per poterla controllare ed eventualmente modificarla, aggiungere allegati, o altro.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è solo parzialmente personalizzabile da chi ha solide competenze di base o competenze di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare le funzionalità di ricerca o di aggiungere altri fogli con altre funzionalità, come report o dashboard.
Al contrario le maschere non sono modificabili e sono protette per conservarne la funzionalità. Infine le basedati sono accessibili nella versione definitiva, ma ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione come le tabelle pivot e l’automazione li usano per individuare i dati che devono gestire.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con controlli per la navigazione veloce, che permettono di muoversi da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri.
L’automazione del foglio in realtà si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione ed è richiamabile tramite i numerosi pulsanti posizionati sopra le maschere.
Domande sul gestionale di manutenzione presso clienti
È possibile gestire gli interventi di manutenzione presso clienti con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo, ma è anche in grado di registrare i dati in modo comodo ed efficiente e presentarli in modo adeguato ai bisogni dell’utente.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2016 o versioni successive solo per sistemi operativi windows. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto in ambiente Mac. Lo strumento funzionerà parzialmente o non funzionerà affatto se aperto in suite in grado di aprire file excel, come openoffice per esempio.
Per chi è pensato questo strumento per la gestione di manutenzione presso clienti?
Lo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, mentre lo sono le funzionalità di ricerca e puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio è possibile installare report o dashboard, maschera per la programmazione, si può ampliare le basedati e le relativa maschere, installare allarmi, aggiungere una gestione dei pagamenti e molto altro.
Conclusioni
Controllare la manutenzione presso clienti significa poter registrare i dati essenziali, registrare gli interventi, programmarli e gestire le mail ripetitive nel modo più efficiente. Lo strumento di controllo che ho realizzato è minimale, ma è anche comodo ed efficiente. Ti invito a provarlo per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni. O se si può adattare con le necessarie modifiche.
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