Ho pubblicato un nuovo strumento pronto all’uso, un gestionale pratiche con cui puoi gestire le pratiche della tua attività.
Il gestionale pratiche
Il gestionale delle pratiche di Excel professionale è stato realizzato come minimo comun denominatore di alcune decine di strumenti su misura che mi sono stati richiesti negli ultimi anni.
È uno strumento automatizzato, comodo ed efficiente, con cui puoi registrare i dati delle pratiche della tua attività allo scopo di tenerne sotto controllo l’avanzamento e i costi.
In sintesi lo strumento ti offre: una serie di maschere automatizzate cui puoi registrare facilmente i dati delle pratiche, oltre che una serie di funzionalità per la ricerca veloce nei dati e alcuni report per tenere sotto controllo gli indicatori principali.
Le maschere per l’inserimento dei dati
Come appena anticipato, lo strumento è equipaggiato con una serie di maschere automatizzate su pagina con cui registrare e gestire tutti i dati necessari: dalle pratiche alle anagrafiche, da preventivi e fatture alle attività svolte per realizzare le pratiche.
Tutte eccetto l’ultima sono maschere monorecord comode e semplici, con elenchi a comparsa dinamici, automazione reattiva che compila i campi dipendenti, intestazione fissa con pulsanti per lanciare le funzioni e controlli per la selezione dei parametri su cui richiamare i dati.
Sono ottime soluzioni efficienti e comode e nascondono molta più automazione di quella che ci si aspetta. Funzioni per salvare i dati nelle basedati nascoste, funzioni di pulizia della maschera, di caricamento dei dati e rimozione dei record, eccetera.
La maschera di registrazione delle attività giornaliere
La maschera con cui si inserisce il rapporto giornaliero delle attività è invece una maschera multirecord che permette di compilare velocemente un rapporto delle attività indicando cosa si è fatto, per quale cliente o pratica, con chi, dove, con quale risultato e altro.
La maschera permette di salvare i rapporti, ma anche di richiamarli e aggiornarli se necessario, come cancellare i rapporti registrati. Una soluzione semplice, una tabella in fondo, ma equipaggiata con elenchi a comparsa dinamici, alcuni dei quali personalizzabili, altri automatici, e l’automazione necessaria a renderla comoda e professionale.
Le funzioni di ricerca e i rapporti interattivi del gestionale pratiche
Tutte le maschere sono accompagnate da funzionalità per la ricerca veloce tra i dati che, grazie a pivot e ai controlli per il filtraggio su pagina, permettono di individuare con qualche clic i record che ti interessano. Sono strumenti semplici da usare, con istruzioni d’uso, che permettono di consultare i dati senza i limiti della maschera di inserimento.
Per esempio, puoi consultare i dati di una pratica specifica, piuttosto che le attività svolte da un dipendente preciso per una precisa prativa. Oppure puoi vedere i preventivi o le fatture emesse per un dato cliente, le ore spese per una pratica specifica, i dati anagrafici di un cliente o un fornitore particolare.
I report del gestionale pratiche
Infine lo strumento offre due report: uno dedicato al fatturato, uno alle pratiche. I report sono composti da tabelle e grafici che mostrano l’andamento e la distribuzione dei parametri principali.
Il report del fatturato mostra l’andamento del fatturato per anno e mese e la distribuzione per cliente. Il report dedicato alle pratiche mostra l’andamento delle pratiche gestite e delle ore spese per farlo, e le distribuzioni per cliente, categoria e stato delle pratiche.
Tabelle e grafici sono dinamici, cioè in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” e sono interattivi, cioè accompagnati da controlli per il filtraggio (slicers) che con qualche clic del mouse filtrano i valori visualizzati.
Come si prepara all’uso il gestionale pratiche
In primo luogo si leggono le istruzioni presenti in ogni pagina. Se non vedi le istruzioni puoi richiamare la scheda cliccando sul pulsante “Istruzioni”, di solito posizionato in alto a sinistra.
Poi è opportuno prendere familiarità con lo strumento, funzionalità per funzionalità, usando i dati presenti per comprendere come si usano i controlli, come pulsanti ed elenchi, e come funziona l’automazione aggiunta.
Poi si aggiornano gli elenchi personalizzabili posizionati nella pagina nascosta dedicata. Se è nascosta la puoi richiamare tramite il comando “nascondi-svela pagine”.
Infine ti invito a rimuovere i dati di esempi, svelando le basedati, selezionate le righe con i dati e usando il domando rimuovi del menu contestuale. In realtà ti consiglio di lasciare almeno un record come falsariga che potrai rimuovere anche tramite la maschera dopo aver preso familiarità e inserito i tuoi primi record.
Puoi caricare i tuoi dati storici direttamente nelle tabelle?
Certo, ma devi fare attenzione a caricare i dati nelle colonne corrette, quindi probabilmente dovrai copiare i dati a gruppi di colonne o colonna per colonna.
Come si usa il gestionale pratiche
In realtà lo abbiamo già visto:
- inserisci i dati tramite le maschere dedicate, a partire dalle anagrafiche,
- usa le visualizzazioni per consultare i dati e svolgere ricerche,
- consulta i report per controllare l’andamento dei parametri principali.
Le maschere che userai di più sono quella delle pratiche, per inserire nuove pratiche o aggiornare quelle presenti, e quella dei rapporti giornalieri per inserire i dati delle attività svolte collaboratore per collaboratore.
Controlli e automazione del gestionale pratiche
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Troverai anche le istruzioni iniziali che spiegano come usare il pannello e in generale lo strumento.
Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con pulsanti per lanciare attività come l’aggiornamento o il reset dei filtri e con uno o più pulsanti per tornare al pannello di controllo o muoversi velocemente da una pagina all’altra.
L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione per permetterne il funzionamento come descritto sopra. Nelle altre funzionalità troviamo altra automazione accessoria che serve a rendere più comodo lo strumento. Per esempio tutte le funzionalità vengono aggiornate in automatico.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è ampliabile e personalizzabile?
Sì, con limitazioni. Chi ha solide competenze di base o conoscenze di livello intermedio di Excel può modificare e riconfigurare report, visualizzazioni interattive e funzione di ricerca.
Le maschere invece non sono modificabili. In sostanza non è modificale l’automazione delle maschere, quindi se modificherai la maschera, l’automazione non ti seguirà e continuerà a lavorare come prima.
In generale se sei intenzionato a modificare lo strumento, ti sconsiglio di modificare le tabelle dei dati, a partire dai titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione e l’automazione non sarebbero più in grado di trovarli e di conseguenza restituirebbero errori o valori parziali o rimuoverebbero i campi non trovati (es: pivot).
Domande sullo strumento in breve
È possibile gestire le pratiche con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di elaborazione, analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può essere usato anche per gestire le pratiche per la tua attività.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Inoltre Lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto in Excel per Mac, quindi con sistema operativo mac.
Per chi è pensato questo strumento?
Questo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova per controllare direttamente se soddisfa i tuoi bisogni.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione aggiunta per la gestione dei dati non è modificabile, mentre lo sono tutte le altre funzionalità. Inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità.
Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Conclusioni
Riassumendo, questo gestionale pratiche mostra come sia possibile gestire le pratiche della tua attività con Excel in modo affidabile e professionale. Come hai visto lo strumento è composto dalle maschere necessarie per registrare i dati fondamentali, dalle visualizzazioni necessarie per poter consultare i dati in modo comodo ed efficienti e dai report minimi per poter seguire gli andamenti di fatturato, numero pratiche e ore spese.
Visto il numero di funzionalità, a prima vista, lo strumento potrebbe apparire complesso, ma dopo che avrai preso familiarità con controlli e funzionalità, lo strumento apparirà semplice se non ovvio. Ti ricordi di leggere con attenzione le istruzioni che trovi nelle pagine (clicca sul pulsante “istruzioni” per richiamarle).
Se cerchi uno strumento comodo ed efficiente per gestire le pratiche della tua attività o del tuo studio, ti invito a scaricare e provare la versione di praova per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni.
Per scoprire gli altri strumenti pronti di Excel Professionale clicca qui.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo del fatturato semplice?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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