Ho pubblicato un altro dimostrativo, un rapporto giornaliero automatizzato che permette di registrare le attività svolte dal personale e controllare le ore spese per clienti e progetti.
Il rapporto giornaliero Excel
È uno strumento di controllo con 2 funzioni primarie: registrare le attività in modo comodo e veloce e poter consultare le attività registrate in modo semplice e veloce.
Per registrare lo strumento offre una maschera su pagina automatizzata comoda ed efficiente, mentre per consultare le attività dispone di 3 visualizzazioni interattive, una generale e 2 dedicate a progetti e clienti.
Come è strutturata il rapporto giornaliero Expro?
Il foglio è composto da poche pagine, una mezza dozzina:
- una basedati in cui vengono registrati i dati delle attività indicate nei rapporti, alimentata dalla maschera automatizzata;
- la maschera automatizzata su pagina multirecord, in apparenza una tabella con una serie di pulsante nell’intestazione soprastante della pagina, con cui è possibile salvare i dati, o caricare i dati di un rapporto, o eliminare un rapporto;
- una pagina “ricerca” che presenta una tabella che mostra i dati dei rapporti estratti dalla basedati e una serie di filtri predisposti su pagina con cui individuare in modo semplice e veloce il rapporto o le attività che ci interessano;
- la pagina “progetti” simile alla precedente, ma impostata per visualizzare le attività e le ore spese per progetto, se nel rapporto è stato indicato l’identificativo di un progetto;
- e una pagina “clienti” simile ai precedenti, ma impostata per visualizzare le attività e le ore spese per cliente, se nel rapporto è stato indicato il nome del cliente;
- e infine un pannello di controllo iniziale, la prima pagina che compare all’apertura del foglio, con pulsanti con cui passare alle funzioni descritte o lanciare alcuni automatismi generali.
La maschera automatizzata
La maschera su pagina è pensata per l’inserimento assistito dei dati nella basedati. Cosa assistito intendo con l’aiuto di elenchi dinamici, cioè elenchi che si ampliano con l’inserimento delle nuove voci, e con controlli all’inserimento che minimizzano l’inserimento di errori.
La maschera presenta un’intestazione in alto a sinistra in cui inserire il nome della persona e la data e una serie di pulsanti con cui lanciare le funzioni automatiche di salvataggio, richiamo, o eliminazione del rapporto e di cancellazione della maschera.
Visto il numero di controlli e di funzioni, la maschera presenta anche una scheda di istruzioni a comparsa che spiega nei particolari l’uso della maschera.
La visualizzazione per cercare rapporti e attività
La pagina di ricerca si presenta come una tabella con controlli su pagina sulla destra con cui è possibile filtrare i dati con pochi clic. Inoltre offre la possibilità di caricare i dati di un rapporto nella maschera precedente con 2 clic.
Anche in questa pagina è presente una scheda istruzioni che spiega il funzionamento della funzionalità e dell’automazione.
Le pagine Progetti e Clienti
Sono analoghe alla pagina di ricerca, con una tabella e controlli per filtrarla in modo comodo ed efficiente. La differenza è che tabella e controlli sono impostati per facilitare la visualizzazione di rapporti e attività per “progetti” e per “clienti. Questo se le attività sono state collegate a progetti e clienti.
Anche in queste pagine sono presenti schede istruzioni che spiega il funzionamento della funzionalità e dell’automazione.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina dello strumento è equipaggiata con pulsanti e automazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nell’unica maschera di inserimento come spiegato in precedenza.
Come si prepara il rapporto giornaliero Excel?
In realtà il foglio è pronto all’uso e non ha bisogno di preparazione. Come spiegato in precedenza, elenchi e controlli si aggiornano in automatico.
Come si usa il rapporto giornaliero Excel?
Come hai già intuito è semplice:
- inserisci l’elenco delle attività e i dati relativi tramite la maschera;
- consulti le visualizzazioni interattive per analizzare le attività, visualizzare report specifici, controllare le ore dedicate a progetti specifici o spese per un cliente.
Quello che può cambiare è l’inserimento dei dati. Puoi registrare i dati su modulo cartaceo o di altri tipo e inserire le attività a fine giornata o fine turno. Oppure puoi registrare le attività durante la giornata, lasciando il file aperto e salvando i dati passo passo.
Nel cosa il file sia utilizzato da più persone devi decidere con attenzione come e quando registrare i dati. Ricordo che salvando un rapporto già salvato questo sovrascrive i dati precedenti, quindi per aggiungere un’attività prima richiama il rapporto, aggiungi i dati, poi salva tutto quanto.
Domande sullo strumento
È possibile registrare e controllare le attività svolte con Excel?
Certo, grazie a un poco di automazione aggiunta, puoi inserire i dati in modo comodo ed efficiente, inoltre Excel offre strumenti di analisi e visualizzazione comodi e professionali, quindi Excel può tenere sotto controlli le attività svolte e i tempi spesi.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse.
Lo strumento è personalizzabile?
La maschera automatizzata non può essere modificata senza danneggiare le funzioni, mentre le funzionalità di ricerca possono essere personalizzate come preferisci. Inoltre puoi aggiungere nuove pagine e funzionalità con gli strumenti di Excel, per esempio foglio con report e analisi collegate alla basedati.
Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Conclusioni
Controllare le attività e i tempi spesi è semplice e comodo con questo strumento. L’ho realizzato con gli strumenti più usati di Excel e con un poco di automazione aggiunta per renderlo comodo e professionale.
Naturalmente ti invito a scaricarlo e a studiarlo. È un altro esempio di quello che si può fare con Excel. Molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
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