Ho preparato un nuovo dimostrativo, un registro Excel automatizzato con cui puoi registrare in modo comodo ed efficiente ingressi e uscite dall’azienda, dall’ufficio, dalla mostra, o da altri luoghi che vuoi tenere sotto controllo.
Il registro Excel di ingressi e uscite
È un piccolo strumento comodo ed efficiente con cui è possibile registrare e tenere sotto controllo ingressi ed uscite da ambienti di lavoro o limitati. In sintesi lo strumento permette di:
- registrare ingressi e uscite;
- sapere chi entra e perché;
- sapere sempre chi è all’interno e non è uscito;
- conoscere quanto le persone rimangono all’interno.
Questo dimostrativo è centrato sulla registrazione assistita di ingressi e uscite.
Com’è strutturato il registro Excel di ingressi e uscite?
Come puoi vedere il registro Excel è composto da 5 pagine:
- una maschera di inserimento classica, posizionata nell’intestazione fissa della pagina, sopra una tabella destinata a mostrare gli ingressi ancora presenti;
- una pagina con tabella in cui vengono registrati i dati;
- un foglio con cui puoi svolgere ricerche sui dati registrati;
- pagina accessoria;
- un pannello di controllo generale.
Come funziona il registro Excel di ingressi e uscite?
Il foglio ti accoglie con il pannello di controllo con le istruzioni fondamentali e i comandi per muoversi velocemente tra le funzionalità.
Permette di registrare i dati nel foglio “inserisci” tramite una maschera automatizzata su pagina semplificata, posizionate sopra la tabella delle presenze, nell’intestazione fissa:
Un foglio “ricerca” con una tabella e filtri su pagina con cui puoi filtrare i record con pochi clic, per individuare quelli che vuoi consultare.
E due pagine: il foglio con la basedati e una pagina “Liste” in cui puoi impostare il tipo di accessi, i badge e i nomi dei dipendenti attesi.
Come si imposta il registro Excel?
Per iniziare a usarlo:
- in primo luogo leggi le istruzioni che trovi nelle pagine, a partire dalle istruzioni del pannello di controllo; se non le vedi nelle pagine cerca e clicca il pulsante “istruzioni”;
- prendi familiarità con i controlli, provando a usarli come spiegato nelle istruzioni;
- personalizza gli elenchi nella pagina “Liste”;
- chiudi gli ingressi aperti selezionando una cella di ogni record per poi cliccare sul pulsante “uscita”;
- e dopo aver iniziato a registrare i tuoi dati nella basedati, rimuovi i dati di esempio dal foglio “dati;
puoi farlo selezionando l’intera riga cliccando con il pulsante sinistro sull’intestazione della riga, puoi selezionarne a gruppi tenendo premuto il pulsante del mouse e trascinando verso il basso o l’alto; dopo aver selezionato le righe premi “CTRL” e “–“ per rimuoverli.
Come si usa il registro Excel?
Una volta impostato il foglio le attività da svolgere sono:
- l’inserimento dei dati nel foglio “inserisci”;
- l’uso quando necessario del foglio “ricerca”.
Controlli e automazione
La maschera di inserimento è automatizzata, equipaggiate con funzioni che permettono di salvare i dati in modo semplice e veloce.
Inoltre il file è equipaggiato con automazione accessoria che si occupa di aggiornare stampare con un clic e passare alla modalità a pieno schermo.
Come già detto il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento e ogni pagina del gestionale è equipaggiata con un pulsante di rientro al pannello di controllo.
Attenzione, in caso di modifiche sostanziali alla struttura delle maschere e delle tabelle dei dati è possibile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente.
Note importanti sul registro Excel
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Con strumenti alternativi in grado di aprire i file Excel, probabilmente lo strumento non funzionerà e verrà danneggiato irreparabilmente.
Se proverai a usarlo in ambiente Mac probabilmente non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato. Se aprirai il file con Excel online o Excel mobile, l’automazione aggiunta non funzionerà perché il produttore non lo permette.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per tenere sotto controllo presenze, ingressi e uscite, da studi, cantieri, ambienti lavorativi in generale, ma anche da ambienti circoscritti come mostre o simili. È adatto ai tuoi bisogni? Provalo.
Lo strumento è personalizzabile da te?
In parte. L’automazione e il pannello di comando non sono modificabili. Maschere e basedati sono modificabili ma te lo sconsiglio.
Se modifichi i campi delle basedati gli strumenti di elaborazione collegati (formule, pivot, ecc) non troveranno più i dati e rimuoveranno i campi relativi, o restituiranno degli errori. Se modifichi la maschera l’automazione non si adeguerà in automatico.
Invece le funzionalità di Excel sono modificabili come preferisci, inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup.
Naturalmente sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
Il registro Excel è uno strumento realizzato con i tool più utilizzati di Excel, come tabelle excel, pivot, grafici, slicers e altro ancora, e l’automazione necessaria per far funzionare la maschera di inserimento.
Tenere sotto controllo le presenze in un luogo circoscritto è abbastanza semplice, registrare i dati in modo veloce è semplice lo è meno. Ma come vedi Excel fornisce quanto serve per realizzare uno strumento efficace e semplice da usare.
È un altro esempio di quello che si può fare con Excel, cioè molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
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