Oggi ti propongo un altro tutorial che ho pubblicato sul canale youtube di Excel Professionale. È un tutorial sulla convalida dei dati, classico strumento di Excel cui possiamo creare e installare controlli automatici sugli inserimenti dei dati. E molto altro ancora.
Cos’è la convalida dei dati
La convalida dati è uno strumento con cui possiamo realizzare e installare controlli automatici sull’inserimento dei dati nei nostri fogli di lavoro. Questi controlli automatici si basano sull’impostazione di criteri che definiscono con precisione quando il valore che si vuole inserire è valido o meno.
Inoltre possono essere installati con facilità su singole celle o interi campi o intervalli di celle e possono essere equipaggiati con finestre di input personalizzate che spiegano l’uso e i criteri del controllo.
Una volta installato il controllo, qualunque violazione, o meglio qualunque valore invalido che proviamo a inserire nelle celle sotto controllo verrà bloccato e segnalato con un messaggio per l’utente. E anche questo comportamento dello strumento può essere personalizzato con precisione.
Cosa si può fare per davvero con la convalida dati?
Oltre a creare controlli che limitano l’inserimento, come descritto, con la convalida dei dati si può:
Creare elenchi
Uno degli utilizzi più comuni della convalida è la creazione di un elenco a discesa da cui scegliere il valore da inserire nella cella. Concepito come strumento per assistere e facilitare l’inserimento di dati specifici, viene di solito usato per creare controlli da posizionare nelle pagine con cui controllare altri strumenti, per esempio formule, funzioni, grafici, eccetera, o con cui creare maschere su pagina per funzionalità diverse, ricerca e revisione, inserimento, elaborazione, eccetera.
Quando selezioni la cella o le celle in cui hai installato l’elenco, mostreranno un piccolo pulsante con un triangolo che identifica l’elenco a discesa e ti permette di aprirlo con il mouse (o premendo Alt+Giù, per poi premere ancora Giù per scorrere le voci).
Riferirsi a valori esterni
La convalida dei dati permette di usare riferimenti non solo nel caso degli elenchi, ma sempre, quindi invece di inserire direttamente il valore è possibile inserire il riferimento a una cella contenente il valore.
Questo dà la possibilità di modificare le condizioni del controllo agendo sulla cella invece che modificare il controllo ritornando alla finestra “Convalida dati”. E nella cella di riferimento possiamo inserire non solo valori, ma formule, nomi e funzioni, ampliando in questo modo la potenzialità dei controlli.
Usare formule per creare controlli avanzati
Con lo strumento di convalida possiamo realizzare controlli avanzati che hanno criteri basati su formule logiche, cioè formule che danno come risultato “vero” o “falso”. Se il risultato della formula è vero, allora il controllo permette l’inserimento del valore nella cella, altrimenti visualizza il messaggio di errore. Per creare questo tipo di controlli si utilizza l’opzione “Personalizzato” del menu a discesa della scheda Impostazioni.
Nella realtà possiamo usare formule e funzioni in tutti i campi delle condizioni della convalida dei dati, ma invece di restituire vero o falso, queste dovranno restituire i valori necessari per definire i limiti dei criteri.
È importante sottolineare che le formule possono essere inserite direttamente nei controlli della finestra “Convalida dati” come condizione, ma anche in celle sulla pagina, per poi aggiungere come condizione nella finestra di convalida dati solo il riferimento di cella, o se preferisci il nome che hai assegnato alla cella.
Menu dinamici
Oltre a controlli sull’inserimento dei dati, gli elenchi possono essere usati per realizzare strumenti di controllo su pagina, come menu da cui selezionare valori di riferimento a cui agganciare formule, altri controlli, strumenti o automatismi.
Per realizzarli si seguono le stesse indicazioni, ma si posizionano in maschere apposite con titoli, note ed eventuali istruzioni sul funzionamento. Questi menu possono essere resi dinamici in vari modi, usando formule e funzioni, nomi o altri strumenti dinamici. Possono anche essere collegati tra loro e resi codipendenti, cioè mostrare valori diversi a seconda del valore selezionato di altro controllo.
Per approfondire l’uso della convalida dei dati ti invito a guardare il tutorial, ma anche a leggere la guida che trovi in questa pagina.
Il tutorial sulla Convalida dei dati
Il tutorial è composto da 3 video, il primo video vuole mostrarti come funziona lo strumento, il secondo spiega come si usa la convalida dei dati, come si possono realizzare controlli avanzati e non solo. Infine il terzo video mostra diversi esempi pratici di controlli avanzati.
I controlli più semplici della convalida limitano il tipo e il valore del dato inserito, ma come abbiamo detto lo strumento offre la possibilità di impostare elenchi, di riferirsi a celle o intervalli su pagina, di inserire formule, nomi e funzioni, direttamente nelle caselle di testo.
Questo permette di realizzare controlli avanzati, controlli multipli, di inclusione o esclusione, di univocità, controlli che si basano su valori precedenti o altri dati per valutare la validità dell’inserimento, e molto altro.
Come abbiamo visto questi controlli possono essere equipaggiati con finestre personalizzate di input e finestre di errore che possono essere configurate per bloccare il valore invalido, o per permetterne comunque l’inserimento, o semplicemente per avvertire l’operatore. Offrendo in questo modo la possibilità di usare i controlli anche in modi alternativi.
Il potenziale della convalida dei dati
Perché dobbiamo conoscere bene la convalida dei dati di Excel? Perché crea strumenti automatizzati per eseguire controlli sull’inserimento dei dati nei nostri fogli Excel. Quindi contribuisce direttamente all’automazione e all’efficienza dei nostri fogli.
Ma con la convalida dei dati possiamo anche creare elenchi a comparsa e controlli dinamici che possiamo usare nelle nostre pagine per controllare altri strumenti o per creare strumenti personalizzati per molte attività diverse.
A chi è rivolto il tutorial?
A chi fa molti inserimenti manuali nei fogli excel e quindi spende molto tempo nel controllo dei dati che inserisce. Ed è rivolto a chi conosce bene formule e funzioni, perché per trarre il meglio dalla convalida dei dati è necessario conoscere questi strumenti. Anzi meglio li si conosce e più avanzati, efficaci ed efficienti sono i controlli. E se si conosce bene formule e funzioni si possono usare anche per gli altri usi che abbiamo descritto.
Al tutorial seguiranno presto altri video bonus e tutorial rivolti a chi ha bisogno di controlli anche dinamici per i propri strumenti di controllo, a chi ha bisogno di realizzare maschere su pagina, a chi usa molto le tabelle di formule nelle proprie dashboard, a chi vuole rendere interattive le funzionalità del proprio foglio.
Buona visione e buono studio.
Ecco il tutorial:
Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a leggere la guida sulla convalida dei dati.
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