Introduzione agli office scripts di Excel

Oggi introduciamo gli Office Scripts di Excel, un nuovo strumento simile alle macro vba con cui possiamo scrivere automazione personalizzata che può essere utilizzata anche nei fogli Excel aperti online.

Cosa sono gli Office Scripts di Excel?

Gli office Scripts sono una funzionalità di Excel 365 ed Excel online che ti permette di automatizzare attività ripetitive scrivendo codice TypeScript tramite l’editor, se conosci il linguaggio, o registrando le azioni che esegui sul foglio tramite lo strumento dedicato, il registratore.

Sono pensati per aggiungere automazione personalizzata ai fogli Excel quando li apriamo e usiamo nel browser tramite Excel online.

Il codice vba non può essere utilizzato in Excel online. Gli script office compensano questo limite, imposto per ragioni di sicurezza.

Gli script vengono salvati in onedrive ed eseguiti nel cloud tramite api e strumento “esecutore” in grado di interagire con la cartella di lavoro Excel.

Come già detto funzionano solo in excel 365 o excel online, non nelle versioni classiche di excel e si interfacciano facilmente con i servizi di Power Automate, lo strumento microsoft pensato per automatizzare attività e processi sul web.

Come si usano gli Office scripts di Excel?

In sintesi:

1. prepari lo script, scrivendo il codice o registrandolo,
2. usi lo script, tramite i controlli che la tua versione permette.

In particolare:

1. apri il file in Excel 365 o Excel online,
2. vai alla scheda Automatizza,
3. e crei lo script:

3.1. o tramite il registratore, cliccando sull’icona “registra azioni” o sul menu “nuovo script ” e sul comando “crea da registrazione”, ed eseguendo le attività nel foglio che vuoi vengano automatizzate; Excel genera il codice TypeScript per te e puoi vedere lo script e se vuoi il codice nella scheda a destra;

3.2. o scrivendo un nuovo script da zero, o revisionandone uno già esistente: apri l’editor del codice (clicca su “nuovo script” e “crea in editor” o su “modifica”) e scrivi direttamente o incolli il codice TypeScript.

4. poi salvi lo script, cliccando su “interrompi registrazione” o uscendo dall’editor; il codice questo viene archiviato in file appositi (osts) nella cartella “Office Scripts” nel tuo spazio cloud in OneDrive, o temporaneamente in locale (in %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\),
5. esegui lo script,

5.1. puoi farlo dalla scheda a destra che compare tramite i comandi citati in precedenza,

5.2. o tramite un pulsante nel foglio (script button) che lancia lo script con un clic,

5.3. o installando un’icona nella barra multifunzione.

Per adesso queste 2 ultime possibilità sono disponibili solo per licenze 365 business o superiori.

In più, puoi eseguire uno script collegandolo a un flusso di Power Automate che può condividere il file, restituire i risultati tramite mail, o altro ancora.

Esempio di scripts office Excel

Per esempio, ogni giorno incolli dati grezzi in un foglio “Dati” e devi trasformarli in tabella con filtro e formattazione adeguata. Come puoi automatizzare queste attività?

In questo modo:

1. in Excel per il web, vai alla scheda “Automatizza” e clicca sul comando “Registratore azioni”.
2. esegui direttamente su pagina le operazioni che esegui normalmente: seleziona il range con i dati, crea una tabella con il comando della scheda inserisci, applichi il layout che preferisci, adegui la larghezza delle colonne, ecc.
3. fermi la registrazione e di conseguenza Excel crea lo script che riproduce tutto e te lo mostra nella scheda a destra.
4. rinomini lo script come preferisci.
5. e lo testi, questo naturalmente richiede che tu predisponga una pagina con i dati da “intabellare”,
6. poi premi il comando Esegui sullo script e valuti i risultati.

Se non ci sono imprevisti, puoi installare uno o più controlli per lanciare lo script nel modo più comodo e opportuno senza aprire la finestra degli script.

Installa i controlli per il lancio dello script

Se vuoi un bottone nella pagina per lanciare lo script, procedi come segue:

1. nella scheda “Automatizza” clicca su “visualizza script” per aprire l’elenco nella scheda a destra,
2. seleziona lo script in questione e scorri verso il basso,
3. se necessario clicca su “associa a cartella di lavoro”
4. e poi clicca su “aggiungi il pulsante al foglio” per creare il pulsante nel foglio in evidenza.

Esempio di codice TypeScript

Sto citando ripetutamente il codice, ma com’è fatto questo codice?

Questo è un esempio semplice:

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {

const sheet = workbook.getActiveWorksheet();

const range = sheet.getRange(“A1:D1”);

range.setValues([[“Codice”, “Descrizione”, “Qta”, “Prezzo”]]);

range.getFormat().getFill().setColor(“#FFC000”);

}

La prima riga “function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {“ è la dichiarazione della funzione/script con il foglio aperto come parametro.

La seconda registra in una costante il nome del foglio attivo, la terza registra in una costante l’intervallo di celle (“A1:D1”). La quarta riga inserisce nelle celle i valori “Codice”, “Descrizione”, “Qta”, “Prezzo” e la quinta colora lo sfondo delle celle di arancione.

Dove trovi gli script

Come già visto sopra, i comandi i trovi nella scheda “Automatizza” della barra multifunzione in Excel e nella scheda “office scripts” che compare a destra con cui puoi registrare, editare il codice, o lanciare gli script.

Invece il codice viene archiviato in file osts nella cartella “Office Scripts” nel tuo spazio cloud in OneDrive, o in locale (%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Office\16.0\Wef\) finché non viene sincronizzato con la cartella in onedrive.

Gli script possono essere lanciati in Excel online o in Excel 365 anche installato nel pc, tramite i pulsanti che puoi installare nelle pagine, o tramite le icone che puoi aggiungere nella barra multifunzione, o come già detto tramite i comandi della scheda “office scripts” che compare a destra.

Il file Excel contiene solo il riferimento allo script, ma il codice vero e proprio rimane esterno, centralizzato nel tuo ambiente 365, isolato e con le sue regole di sicurezza.

Cosa puoi automatizzare con gli office scripts di Excel?

Gli office scripts vengono di solito usati per l’automazione di attività ripetitive all’interno dei fogli del file Excel aperto online.

Come per esempio:

1. pulizia e trasformazione dati: formattazione, rimozione di valori o errori, creazione tabelle, ordinamento, applicazione di filtri, ecc;
2. compilazione di tabelle e fogli: riempire colonne, inserire formule, formattare intervalli in modo uniforme, trovare valori, spostare dati, ecc;
3. creazione o aggiornamento di report: creare tabelle e grafici, aggiornare intervalli, ricalcolare dati, formattare dashboard, copiare dati da un foglio a un template, ecc.

In sintesi con gli script puoi automatizzare buona parte delle attività che puoi svolgere personalmente nei fogli dei tuoi file.

Per andare oltre al file in sè, microsoft ha previsto l’uso di Power Automate con cui puoi per esempio: scaricare file da SharePoint/OneDrive, aprirli, lanciare script, salvarli e inviare mail, registrare note, condividere report o programmare incontri, eccetera.

Devo sottolineare che in quest’ultimo esempio è Power Automate a fare la maggior parte del lavoro, gli scripts sono pensati per lavorare all’interno dei file excel.

Vantaggi e svantaggi degli office scripts di Excel

Come hai visto il vantaggio degli script è la possibilità di aggiungere automazione ai file excel usati online per renderli più efficienti e comodi; ma i limiti di utilizzo imposti da Microsoft sono notevoli:

1. in primo luogo hai bisogno di excel 365, preferibilmente una licenza business per sfruttare a pieno le possibilità dello strumento;
2. per poter installare pulsanti o icone nella barra multifunzione in modo da poter lanciare gli script con un clic, hai bisogno di licenze business, costose, invece con licenze personali o familiari puoi lanciare gli script solo tramite scheda a destra ed è scomodo;
3. gli script sono online, non all’interno del file, e associati alla licenza e questo limita o complica movimento, trasferimento, condivisione del file o degli script e l’uso offline in locale dell’automazione;
4. gli script lavorano all’interno del file Excel e non offrono tutte le possibilità che offre il vba;
5. per poter creare automazione flessibile e avanzata hai bisogno di conoscere bene il linguaggio (typescript), non meno difficile del vba; o in alternativa devi usare power Automate, pensato per le aziende e quindi costoso.

Differenze tra Vba e office scripts di Excel

In molti dicono che gli script sono il sostituto del vba e penso che Microsoft stessa vorrebbe fosse così, ma la realtà è che gli script hanno troppi limiti:

1. Ambiente: il vba gira in Excel desktop, mentre gli Scripts in Excel 365 o online;
2. Linguaggio: il vba è il vecchio e comodo Visual Basic, gli Office Scripts usano TypeScript, comodo solo per chi conosce almeno un poco JavaScript;
3. Integrazione: il vba è integrato in excel e nei file excel e funziona in tutte le versioni di excel, mentre gli Scripts sono pensati per lavorare nativamente con OneDrive/SharePoint e Power Automate, quindi per flussi aziendali cloud e automatizzati;
4. Possibilità: oggi gli Scripts lavorano solo dentro alla cartella excel e con limitazioni: per esempio non gestiscono gli “eventi” di Excel come invece fa il vba, quindi devono essere lanciati dall’utente o tramite power automate.
5. Condivisione del codice: gli script possono essere condivisi solo tra gli account della stessa azienda. Se il file viene condiviso con un profilo esterno l’automazione non funziona. Quindi per trasferire il codice devi copiarlo come testo e installarlo nei file del tuo account microsoft uno alla volta, installando i pulsanti dove necessario.

A chi possono interessare gli Script?

A chi lavora in ambito aziendale per automatizzare o creare strumenti professionali da usare e condividere con i colleghi per soddisfare bisogni che il gestionale e i servizi aziendali non permettono.

Per utenti non aziendali, l’uso per ora è limitato e scomodo.

Riassumendo

Quindi gli scripts office sono un’alternativa al vba per automatizzare i file excel quando li usiamo online. Ma come abbiamo visto i limiti che tuttora presentano non li rendono apprezzabili e utilizzabili per gli utenti non aziendali.

Viceversa gli script offrono a quest’ultimi possibilità aggiuntive per rendere i propri strumenti più efficiente e comodi. Se sei fra costoro, cosa aspetti ad usare gli office script anche tu?

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