Ho preparato un nuovo dimostrativo, una primanota Excel con cui puoi registrare i movimenti di cassa e conti in modo semplice e veloce.
La primanota Excel
È uno strumento comodo ed efficiente pensato per annotare cronologicamente e controllare le operazioni di credito e debito della tua attività. In pratica, è un registro contabile che funge da supporto preliminare per la successiva contabilizzazione nei libri obbligatori, come il libro giornale e il libro mastro.
A cosa serve la primanota Excel?
La prima nota è un documento contabile non obbligatorio per le aziende, ma consigliato, nel quale vengono registrate le entrate e le uscite di denaro in modo tale da monitorare e controllare l’utilizzo dei fondi liquidi. Inoltre può essere usato per tenere traccia anche dei movimenti bancari, siano essi incassi o esborsi.
Gli addetti ai lavori spesso fanno distinzione tra:
- primanota “cassa” che traccia i flussi di denaro contante;
- primanota “banca” che registra i movimenti sul o sui conti bancari.
A chi è utile il registro primanota?
La primanota è utile per:
- piccole e medie imprese;
- liberi professionisti;
- e per la contabilità familiare.
Quali operazioni registrare nella primanota excel?
Le operazioni più comuni registrate nella primanota includono:
- tutti i movimenti di denaro in entrata e in uscita, sia in contante che tramite strumenti bancari;
- emissione e ricezione di fatture da clienti e fornitori;
- registrazione delle spese aziendali quotidiane, come utenze, acquisti di materiali di consumo, eccetera;
- registrazione di movimenti sul conto corrente bancario, come prelievi, depositi, bonifici.
Come è strutturata la Primanota Excel?
In sintesi lo strumento è composto da:
- primanota, in cui registrare i movimenti,
- saldo dei conti, che mostra il saldo attuale di cassa o banca,
- funzionalità per le ricerche veloci,
- report degli andamenti, che mostra l’andamento del saldo e di entrate e uscite,
- pannello di controllo,
- e un foglio elenchi con le liste personalizzabili.
La primanota Excel
La primanota è una tabella predisposta per registrare gli importi dei movimenti di cassa o bancari, come spiegato sopra. È equipaggiata con una maschera automatizzata nell’intestazione fissa della pagina, con funzioni di salvataggio, copia, rimozione e altro ancora.
La maschera è equipaggiata con elenchi a comparsa e controlli all’inserimento, filtri su pagina per individuare più facilmente le registrazioni nella tabella, automazione accessoria e altro ancora.
Perché la maschera?
Perché rende più comodo ed efficiente l’inserimento dei dati. Per esempio, permette di richiamare record già inseriti per revisionarli e inserirli come nuovi.
Il saldo dei conti
È un piccolo report che mostra il saldo dei conti tramite una tabella e un grafico, come puoi vedere dall’immagine. È un colpo d’occhio utile soprattutto se i conti da tenere sotto controllo sono più di uno.
La ricerca veloce
Ho aggiunto una visualizzazione interattiva che permette di eseguire ricerche veloci tra i dati della primanota grazie a filtri su pagina con cui filtrare i movimenti per periodo, causale o altro.
In apparenza è simile alla primanota stessa, ma è sostanzialmente diversa per lo strumento con cui è fatta, una pivot invece di una tabella Excel, quindi facilmente personalizzabile se conosci le basi dello strumento o se hai la pazienza di guardare qualche tutorial.
Oltre a riconfigurare la tabella come preferisci, puoi anche togliere o aggiungere altri slicers nell’intestazione in alto, con cui ora puoi filtrare per anno e mese, per conto e per causale.
Il report degli andamenti
Come puoi vedere ho installato un piccolo report interattivo a struttura verticale collegato alla primanota che mostra l’andamento a cascata mensile del conto dell’anno in corso, oltre che l’andamento delle variazioni mensili dei conti e l’andamento mensile di entrate e uscite.
Ho posizionato in alto due filtri, per poter filtrare grafici e tabelle per anno e per conto.
Il pannello di controllo
Infine ho aggiunto un pannello di controllo generale, su cui si apre sempre il file, che permette di orientarsi al volo verso le altre funzionalità e offre istruzioni e automazione di carattere generale.
Come si imposta la primanota Excel?
In primo luogo ti invito a:
- leggere con attenzione le istruzioni che trovi nelle pagine, a partire dal foglio istruzioni; se non le vedi nelle pagine cerca e clicca il pulsante “istruzioni”;
- prendere familiarità con i controlli, provando a usarli come spiegato nelle istruzioni.
Non cancellare subito i dati di esempio, puoi farlo in un secondo tempo tramite il comando “rimuovi” della maschera.
In secondo luogo ti invito a:
- eventualmente aggiornare le liste del foglio elenchi,
- andare nella primanota e cercare le prime righe in fondo alla tabella, quelle del “saldo iniziale”, per impostare il o i tuoi saldi iniziali, di cassa e banca;
- impara a usare la maschera inserendo alcuni record e solo dopo aver capito come funziona, usa il tasto “rimuovi” per rimuovere i record di esempio e quelli di prova che hai aggiunto.
Come si usa la primanota Excel?
L’uso dello strumento è intuitivo. In sintesi non devi fare altro che:
- inserire i movimenti nella primanota, usando la maschera in alto,
- consultare i report,
- ed eventualmente eseguire ricerche nel foglio “ricerca”.
In caso di dubbi ti invito a leggere le istruzioni che trovi nella primanota e nel pannello di controllo. Se non vedi la scheda clicca sul pulsante “istruzioni” per rivelarla.
Controlli e automazione
La maschera è automatizzata con funzioni aggiunte che permettono di salvare e richiamare i dati in modo semplice e veloce. L’automazione in realtà non è così tanta come potresti immaginare.
Inoltre ho aggiunto automazione accessoria, qualche funzione di aggiornamento automatico, reset dei filtri e poco altro.
Attenzione, non modificare i nomi dei fogli e non modificare nomi e struttura della tabella della primanota. In caso di modifiche è possibile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente.
Note importanti sulla primanota Excel
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Con strumenti alternativi in grado di aprire i file Excel, probabilmente lo strumento non funzionerà e verrà danneggiato irreparabilmente.
Se proverai a usarlo in ambiente Mac probabilmente non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato. Se aprirai il file con Excel online o Excel mobile, l’automazione aggiunta non funzionerà perché il produttore non lo permette.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per aziende, professionista e privati, per tenere sotto controllo le entrate e le uscite dell’attività e facilitare la contabilità.
È adatto ai tuoi bisogni? Probabilmente. Provalo.
Lo strumento è personalizzabile da te?
A parte l’automazione della maschera, puoi personalizzare tutto quello che desideri e puoi aggiungere nuove funzionalità.
Naturalmente sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Prima di provare a modificare lo strumento fai una copia di backup.
Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e nomi e struttura delle tabelle.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
La primanota Excel è uno strumento realizzato con i tool più utilizzati di Excel, come tabelle excel, formule e funzioni, nomi personalizzati, formattazione condizionale e altro ancora, e con l’automazione necessaria per far funzionare la maschera di inserimento.
Per tenere sotto controllo i movimenti finanziari personali o della tua attività puoi usare anche uno strumento come questo, realizzato con un foglio excel e un poco di automazione aggiunta.
Naturalmente ti invito a scaricarlo e a studiarlo. È un altro esempio di quello che si può fare con Excel, cioè molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
Per conoscere gli altri fogli di lavoro pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
Per conoscere gli altri fogli di lavoro pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.
Come ottenere questo e gli altri fogli dimostrativi
Per avere il foglio di lavoro, registrati qui di seguito e scaricalo gratuitamente insieme agli altri contenuti gratuiti.
Cerchi strumenti professionali?
Se cerchi strumenti più efficienti, comodi e sicuri vai alla pagina degli strumenti pronti di Excel Professionale:
Vuoi una mano a realizzare o migliorare i tuoi strumenti?
Se hai bisogno di aiuto per realizzare o migliorare i tuoi strumenti forse posso darti una mano:
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
PS: Se questo post ti è piaciuto o ti è stato utile, condividilo con gli amici sui social. Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di. Grazie
