Ho preparato un nuovo dimostrativo, una ToDo List Excel con cui puoi registrare e gestire le tue attività, le cose da fare, ma anche registrare note e appunti in modo semplice e veloce.
La ToDo List Excel
È uno strumento comodo e semplice pensato per registrare le cose da fare e gestirne l’avanzamento e l’archiviazione. Inoltre permette di registrare appunti e note correlandoli alle attività tramite parole chiave e titoli personalizzabili.
In pratica la Todo list excel è un registro delle tue attività e delle note correlate, semplice da usare, usabile in locale o tramite servizi di condivisione come onedrive.
A chi è utile la ToDo List Excel?
La Todo list excel è utile a tutti coloro che hanno bisogno di uno strumento per organizzare e gestire le proprie attività e tenere appunti sulle stesse.
Come è strutturata la ToDo List Excel?
In sintesi la ToDo list excel è composta da 4 funzionalità:
- la todo list, una tabella in cui registrare le attività, inizio e fine previsti, priorità, stato e avanzamento;
- una visualizzazione interattiva delle attività archiviate, per poterle consultare in modo semplice e veloce;
- una maschera per l’inserimento assistito di note e appunti;
- infine una maschera di ricerca delle note.
La lista delle cose da fare
La todo list appare come una tabella Excel da compilare, equipaggiata con elenchi, controlli, slicers e altro per renderla comoda ed efficiente. In sostanza le attività vengono registrate nella tabella e aggiornate quando serve, ma offre automazione e funzioni aggiuntive per assisterti.
Puoi cliccare sul pulsante “nuove attività” per saltare alla prima riga libera e iniziare a inserire. Puoi selezionare una cella e cliccare su “elimina” per rimuovere il record, o puoi selezionare una cella e cliccare su “archivia” per archiviarlo in una basedati nascosta.
La visualizzazione delle attività archiviate
È una classica tabella pivot impostata per visualizzare le attività archiviate e per filtrarle tramite slicer o i controlli classici. La tabella è dinamica e si aggiorna in automatico grazie all’automazione aggiunta. I controlli su pagina a destra, servono per filtrare le attività per periodo.
Puoi riconfigurare la tabella come preferisci, puoi anche togliere o aggiungere altri slicers oltre a anno e mese.
La maschera di inserimento delle note
Appare come una tabella in cui inserire data, parole chiave, l’oggetto della nota e fino a 6 note diverse. I dati inseriti vengono registrati in una basedati nascosta cliccando sul pulsante “registra”.
Oggetto e parole chiave multiple servono a fare ricerche mirate e a correlare in modo semplice le note alle attività o a progetti, clienti, commesse o quello che preferisci.
La maschera di ricerca delle note
Le note registrate possono essere consultate tramite la maschera di inserimento precedente, una alla volta, oppure tramite la maschera di ricerca predisposta. Questa offre una visione più ampia e permette di filtrare le note per parola chiave, tramite la casella installata, e per oggetto tramite slicer.
La maschera offre anche controlli per caricare la nota selezionata nella maschera precedente, oppure per eliminarla in modo definitivo.
Come si imposta la ToDo list Excel?
In primo luogo ti invito a:
- leggere con attenzione le istruzioni che trovi nelle pagine, a partire dal foglio istruzioni; se non le vedi nelle pagine cerca e clicca il pulsante “istruzioni”;
- prendere familiarità con i controlli, provando a usarli come spiegato nelle istruzioni.
Poi ti invito a inserire le tue attività e le tue note tramite le maschere dedicate.
Prima di iniziare a inserire le note, ti invito a decidere come usare le parole chiave e quali parole chiave usare. Per esempio puoi usare parole chiave presenti nel testo delle attività inserite, oppure usare parole chiavi predefinite, predisporre una tabella, o decidere regole di codifica.
Come si usa la ToDo list Excel?
L’uso dello strumento è intuitivo. In sintesi non devi fare altro che:
- inserire le cose da fare nella todo list,
- inserire le note tramite la maschera di inserimento,
- consultare le note tramite la maschera di ricerca,
- consultare l’archivio delle attività tramite visualizzazione interattiva.
In caso di dubbi ti invito a leggere le istruzioni presenti nelle pagine. Se non vedi la scheda clicca sul pulsante “istruzioni” per rivelarla.
Controlli e automazione
Tutte i fogli e le maschere offrono funzioni aggiunte per aggiornare le tabelle, resettare i filtri, passare a modalità a pieno schermo, aiutarti a muoverti nella pagina e altro ancora.
Attenzione, non modificare i nomi dei fogli e non modificare nomi e struttura della tabella della primanota. In caso di modifiche è possibile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente.
Note importanti sulla ToDo list Excel
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2016 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Office.
Con versioni precedenti lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Con strumenti alternativi in grado di aprire i file Excel, probabilmente lo strumento non funzionerà e verrà danneggiato irreparabilmente.
Se proverai a usarlo in ambiente Mac probabilmente non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato. Se aprirai il file con Excel online o Excel mobile, l’automazione aggiunta non funzionerà perché il produttore non lo permette.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per tutti, per organizzare le proprie attività.
È adatto ai tuoi bisogni? Probabilmente. Provalo.
Lo strumento è personalizzabile da te?
A parte l’automazione delle maschere, puoi personalizzare tutto quello che desideri e puoi aggiungere nuove funzionalità.
Naturalmente sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Prima di provare a modificare lo strumento fai una copia di backup.
Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e nomi e struttura delle tabelle.
Posso migliorare lo strumento per te?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Se hai bisogno richiedi una consulenza.
Conclusioni
La ToDo list Excel è uno strumento realizzato con i tool più utilizzati di Excel, come tabelle excel, formule e funzioni, nomi personalizzati, formattazione condizionale e altro ancora, e con l’automazione necessaria per far funzionare le maschere di inserimento.
Come hai visto usarlo è semplice e puoi condividere il file tramite servizi come onedrive per poterlo consultare diversi pc e dispositivi.
Naturalmente ti invito a scaricarlo e a studiarlo. È un altro esempio di quello che si può fare con Excel, cioè molto di più di quello che immagini.
Ti ricordo che gli strumenti dimostrativi sono rilasciati sotto licenza Creative Commons Attribuzione Non Commerciale Internazionale (CC BY-NC 4.0)
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