Ho pubblicato un nuovo strumento pronto all’uso con cui puoi tenere sotto controllo il fatturato della tua attività in modo più semplice.
Strumento di controllo del fatturato semplice
È una variante dello strumento pubblicato un paio di anni fa, ma più snella e semplice. L’idea è stata suggerita da decine degli interessati al primo strumento che però desideravano qualcosa di ancora più semplice.
È uno strumento automatizzato, semplice e comodo, con cui puoi registrare ed elaborare i dati delle fatture della tua attività per tenerne sotto controllo l’andamento.
In sintesi il foglio permette la registrazione delle fatture tramite maschera automatizzata su pagina e propone diversi report e una dashboard.
La maschera per l’inserimento dei dati
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati delle fatture, lo strumento offre una maschera automatizzata su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
La maschera inserisce e richiama i dati dalla basedati, li revisiona e se necessario li rimuove. La maschera per l’inserimento delle fatture è multirecord, cioè permette di visualizzare ed inserire più righe contemporaneamente.
La funzione di ricerca delle fatture
Nonostante la maschera fatture sia multirecord e permetta di richiamare le fatture per fornitore, ho aggiunto un foglio per la ricerca delle fatture che, grazie alle pivot e ai controlli per il filtraggio su pagina, permette di cercare le fatture per periodo, stato e cliente.
I report
Lo strumento offre una serie di fogli che analizzano i parametri principali. Il primo è un report mensile che mostra l’andamento del fatturato, il progressivo, differenze e la differenza % rispetto al mese precedente e al mese dell’anno precedente, ma anche differenze e la differenza % rispetto al fatturato previsto. Il fatturato previsto può essere inserito in una tabella apposita di una pagina dedicata.
A questo report si affianca la pagina “AndMensile” che visualizza, tramite una serie di grafici e tabelle, l’andamento del fatturato anno su anno, l’andamento rispetto a quello previsto, e la differenza relativa e la differenza % del fatturato rispetto al mese precedente.
Infine ho predisposto una pagina con le distribuzione del fatturato per cliente, per individuare i clienti più importanti, e la distribuzione della differenza anno su anno per cliente e la relativa differenza %.
Tabelle e grafici sono dinamici, cioè in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, e sono interattivi, cioè accompagnati da controlli per il filtraggio (slicers) che con qualche clic del mouse filtrano i valori visualizzati.
La Dashboard
Infine lo strumento di controllo del fatturato semplice offre una dashboard essenziale, dinamica e interattiva, che visualizza tramite grafici i parametri visti in precedenza in una tripla schermata in senso verticale. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono predisposti una serie di controlli che rendono interattiva la funzionalità. Uno strumento per tenere sotto controllo quello che conta con un solo colpo d’occhio.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare tutte le funzionalità di analisi, dashboard compresa, a eccezione del report.
Al contrario la maschera non è modificabile, perchè protetta per conservarne la funzionalità. Mentre le basedati sono nascoste per minimizzare modifiche impreviste o cancellazioni, ma sono accessibili nella versione definitiva. Nonostante questo ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione come le tabelle pivot e l’automazione non sarebbero più in grado di trovarli e di conseguenza restituirebbero errori o valori parziali o rimuoverebbero i campi non trovati.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con una barra di navigazione, che permette di muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione in quanto ne permette il funzionamento.
Domande sullo strumento in breve
È possibile controllare il fatturato con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare la base di un buon strumento di controllo.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Inoltre Lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto in Excel per Mac, quindi con sistema operativo mac.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento di controllo del fatturato semplice è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per l’inserimento e la gestione dei dati del fatturato, delle funzionalità per l’analisi dei dati e la visualizzazione dei parametri da aggiornare e gestire.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, mentre lo sono le funzionalità di analisi, ma puoi aggiungere pagine e altre funzionalità.
Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento di controllo del fatturato semplice è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio, è possibile installare query o automazione per l’importazione dei dati in automatico da fogli esterni o altre fonti. Inoltre si può ampliare la base dati e la relativa maschera, o installare allarmi e funzioni per la produzione di report specifici.
Conclusioni
Riassumendo, lo strumento di controllo del fatturato semplice è uno strumento composto da sole 7 funzionalità e dall’automazione necessaria per renderlo comodo ed efficiente.
Lo strumento appare subito semplice e intuivo. Nonostante questo ti invito a leggere con attenzione le istruzioni che trovi nelle pagine (clicca sul pulsante “istruzioni” per richiamarle) e a dedicare tempo sufficiente a prendere familiarità con i controlli.
I dati da inserire sono a loro volta pochi e chiari e possono essere inseriti nella maschera anche copiandoli da un’estrazione dal gestionale aziendale (copia solo i valori).
Se cerchi uno strumento professionale e semplice pensato per piccole attività con cui tenere sotto controllo il tuo fatturato, ti invito a provarlo per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni. O se si può adattare con le necessarie modifiche.
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Dove puoi trovare lo strumento di controllo del fatturato semplice?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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