Ho pubblicato un altro foglio professionale pronto, uno strumento di controllo delle entrate e delle uscite pensato per piccole attività che permette di controllare fatture, pagamenti e spese.
Controllo delle entrate e delle uscite
Lo strumento di controllo delle entrate e delle uscite è per certi versi l’integrazione dello strumento di controllo del fatturato e dello strumento di controllo dei fornitori, con miglioramenti e funzionalità aggiuntive. A cui se ne aggiungeranno presto altre, nelle prossime versioni, per offrire uno strumento più completo e comodo.
Il foglio permette la registrazione delle fatture emesse, delle fatture dei fornitori e dei relativi pagamenti e delle spese diverse. Inoltre propone scadenziari e funzionalità per la ricerca nei dati, e decine di report e dashboard.
Le maschere per l’inserimento dei dati
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre maschere automatizzate su pagina, con controlli all’inserimento e automazione che assiste nella compilazione, con funzioni automatizzate controllate dai pulsanti posizionati nell’intestazione fissa, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere inseriscono e richiamano i dati dalle basedati, li revisionano e se necessario li rimuovono. La maschere possono essere mono o multirecord, cioè permette di visualizzare ed inserire una o più righe contemporaneamente, a seconda del tipo di dati da gestire.
Le maschere principali sono quelle delle fatture clienti e fatture fornitori, quelle per la gestione delle anagrafiche clienti e fornitori, e quella per la registrazione delle spese diverse.
Le funzionalità di ricerca e lo scadenziario
Ho aggiunto diverse visualizzazioni interattive per facilitare la consultazione e la ricerca dei dati. Sono funzioni realizzate con gli strumenti di excel più utilizzati, come pivot, controlli per il filtraggio su pagina, nomi, elenchi della convalida e altro ancora.
Ho anche aggiunto uno scadenziario delle fatture dei fornitori che mostra le fatture in scadenza o scadute e i pagamenti relativi. Una funzione comoda che offre una lista filtrabile tramite comodi controlli su pagina, facilmente stampabile o salvabile come pdf.
I report dello strumento di controllo delle entrate e delle uscite
Lo strumento offre soprattutto una serie di fogli che analizzano andamenti e distribuzioni di fatturato, pagamenti, spese, utile e altro ancora. Alcuni sono report mensili in forma di tabelle che mostrano gli importi, i progressivi, le differenze e le differenze % rispetto al mese precedente e al mese dell’anno precedente.
La maggior parte sono report a scorrimento verticale più grafici, che tramite coppie di grafici e tabelle, mostrano andamenti e distribuzioni di importi per periodo, clienti, fornitori o altre categorie.
Tabelle e grafici sono dinamici, cioè in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, e sono interattivi, cioè accompagnati da controlli per il filtraggio (slicers) che con qualche clic del mouse filtrano i valori visualizzati.
Le Dashboard
Infine lo strumento offre alcune dashboard essenziali, puramente grafiche, dinamiche e interattive, che visualizzano in una sola schermata tramite grafici i parametri visti in precedenza.
Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici, cioè mostrano nuovi record o modifiche in modo automatico o cliccando sui pulsanti “aggiorna”. Anche queste funzionalità offrono una limitata interattività grazie a una serie di controlli su pagina. Sono strumenti riassuntivi, con cui puoi tenere sotto controllo quello che conta con un solo colpo d’occhio.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o competenze di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare tutte le funzionalità di analisi, dashboard compresa, a eccezione del report.
Al contrario le maschere non sono modificabili e sono protette per conservarne la funzionalità. Infine le basedati sono accessibili nella versione definitiva, ma ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto gli strumenti di elaborazione come le tabelle pivot e l’automazione li usano per individuare i dati che devono gestire.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con una barra di navigazione, che permette di muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o il reset dei filtri. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione in quanto ne permette il funzionamento.
Domande sullo strumento in breve
È possibile controllare entrate e uscite con Excel?
Certo, Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare un buon strumento di controllo.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive solo per sistemi operativi windows. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto in ambiente Mac.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per l’inserimento e la gestione dei dati relativi a fatturato e pagamenti, delle funzionalità per l’analisi dei dati e la visualizzazione dei parametri da aggiornare e gestire.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, mentre lo sono le funzionalità di analisi e puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze necessarie. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio è possibile installare query o automazione per l’importazione dei dati in automatico da fogli esterni, come si può ampliare la base dati e la relativa maschera, o installare allarmi e funzioni per la produzione di report specifici.
Conclusioni
Controllare entrate e uscite significa poter seguire andamenti e distribuzioni di fatturato, pagamenti e spese in tempo reale. Lo strumento di controllo che ho realizzato è comodo ed efficiente, oltre che personalizzabile ed espandibile. Ti invito a provarlo per comprendere se si adatta ai tuoi bisogni. O se si può adattare con le necessarie modifiche.
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Dove puoi trovare lo strumento di controllo delle entrate e delle uscite?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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