Dopo aver realizzato oltre cento gestionali di magazzino Excel su misura dei clienti, ho deciso di migliorare la versione base, soprattutto come comodità e semplicità d’uso. La versione 3 propone maggiore automazione delle maschere oltre a nuove funzionalità utili e comode.
Il nuovo magazzino Excel versione base
Lo strumento base è migliorato nell’automazione che assiste nella compilazione delle maschere principali in modi diversi: dalla ricerca durante la digitazione alla compilazione dei dati già presenti. Inoltre offre nuove funzionalità, come la visualizzazione dei riordini per semplicificarne la gestione, due pagine di analisi che mostrano i parametri del magazzino in modo più leggibile e comodo e funzionalità che permettono di fare ricerche con pochi clic nelle anagrafiche e caricare direttamente i record nelle maschere con un clic.
Come è strutturato lo strumento?
Lo strumento è ideato per gestire un piccolo “magazzino” per piccole attività. E’ predisposto, automatizzato e semplice da utilizzare. In sintesi è composto dalle seguenti funzionalità:
- la lista delle giacenze con l’elenco dei prodotti nelle diverse locazioni del magazzino;
- la pagina di Ricerca nel Magazzino con cui filtrare le giacenze con qualche clic, essenziale se devi gestire centinaia o migliaia di prodotti;
- una maschera di Carico prodotti con cui caricare i materiali a magazzino;
- una maschera di Scarico prodotti con cui prelevare i materiali dal magazzino;
- la maschera per l’inserimento e la gestione degli Articoli movimentati a magazzino e relativa basedati;
- la visualizzazione interattiva dell’anagrafica articoli con cui cercare velocemente i record da revisionare;
- la lista dei riordini con cui controllare gli ordini di acquisto ai fornitori;
- la maschera per l’inserimento e la gestione delle locazioni del magazzino e dei contenitori impiegati;
- la visualizzazione delle locazioni del magazzino e contenitori impiegati con cui cercare velocemente i record da revisionare;
- la maschera per l’inserimento e la gestione dei fornitori;
- la visualizzazione dell’anagrafica dei fornitori con cui cercare velocemente i record da revisionare;
- la maschera per l’inserimento e la gestione dei clienti;
- la visualizzazione dell’anagrafica dei clienti con cui cercare velocemente i record da revisionare;
- la pagina di Ricerca dei movimenti con cui eseguire ricerche tra i carichi e gli scarichi con qualche clic, essenziale in caso di errori controlli;
- l’inventario interattivo da stampare;
- una pagina di analisi delle giacenze con grafici e tabelle che mostrano le caratteristiche dei materiali a magazzino;
- una pagina di analisi delle vendite con grafici e tabelle che mostrano i parametri principali delle vendite;
- la dashboard sintetica con i parametri essenziali;
- la pagina PControllo contiene il pannello di comando che orienta l’utente attraverso le diverse pagine e attività.
Come sempre il foglio di lavoro è automatizzato con molte decine di macro lanciabili attraverso i pulsanti presenti nelle pagine. La maggior parte degli automatismi è dedicata alla gestione delle maschere. Ti invito a leggere le istruzioni posizioinate nelle pagine per comprendere i singoli utilizzi. Se le istruzioni non sono in vista cerca i pulsanti “Istruzioni” per richiamarle. Prova tutti gli automatismi prima di iniziare a lavorare con il foglio.
Gestisci il magazzino con Excel
Gestire un magazzino significa avere sempre sotto controllo i flussi dei materiali e le attività correlate. Quindi è essenziali registrare i flussi di materiali per sapere sempre quali e quanti prodotti sono stoccati a magazzino e dove sono stoccati. Questo strumento permette di farlo in modo veloce e comodo tramite maschere automatizzate e visualizzazioni interattive, come questa:
Le maschere automatizzate
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre una serie di maschere multifunzione su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza. Le maschere alimentano le basedati di articoli, clienti, fornitori, ecc, e del magazzino e dei suoi movimenti. Questi strumenti permettono di inserire, revisionare, eliminare i dati e di caricare i record dalla tabella.
Le maschere principali sono quelle di carico e scarico. A differenza delle altre maschere multifunzione, permettono l’inserimento di più record adattandosi via via che vengono compilate e assistono nella compilazione attraverso automazione dedicata. Inoltre possono diventare distinte di carico o scarico che possono essere stampate.
La maschera di scarico offre anche la possibilità di interrogare il magazzino Excel per individuare la distribuzione degli articoli nei singoli contenitori. In alternativa è possibile usare le funzionalità di ricerca per interrogare il magazzino.
Strumenti di ricerca del magazzino Excel
Per svolgere ricerche veloci nel magazzino e tra i movimenti registrati, sono state predisposte pagine con apposite funzionalità personalizzabili basate su pivot e slicers. Anche in questo caso è stato scelto il miglior compromesso, privilegiando l’efficienza e la flessibilità. L’utilizzo è intuitivo, qualche clic sui controlli per filtrare i dati, ma per ottenere il massimo da questi strumenti è necessaria una conoscenza almeno di base delle tabelle pivot di Excel.
Inoltra è stata aggiunta una pagina dei riordini che permette di visualizzare gli articoli che devono essere riordinati, se sono stati lanciati ordini di acquisto o produzione e quando saranno consegnati. Un piccolo strumento intuitivo che permette di gestire i riordini in modo intuitivo.
Le pagine di analisi e la dashboard
Oltre alle funzionalità di base, il gestionale offre due nuove pagine di analisi delle giacenze e delle vendite che tramite grafici professionali mostrano il valore delle giacenze, le vendite per cliente, i prodotti più venduti e molti altri parametri utili. Una dashboard essenziale riassume tutto questo in un’unica schermata. Queste funzionalità sono personalizzabili con facilità da chi ha una buona conoscenza delle pivot.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina del gestionale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere e le funzionalità di gestione dei dati, per permetterne il funzionamento nel modo più comodo.
Come si imposta il magazzino Excel per l’uso?
Prima di iniziare a usare il magazzino Excel è necessario impostarlo per l’impiego, in questo modo:
- imposta nella pagina Contenitori la struttura del magazzino (locazioni/posizioni) ed eventualmente i contenitori impiegati; dopo puoi rimuovere i record di esempio tramite maschera o manualmente nella tabella nascosta portandola in vista con il comando “Nascondi-svela pagine”;
- inserisci i Fornitori usando la maschera di gestione; dopo rimuovi i record di esempio preesistenti;
- inserisci gli Articoli che sono gestiti/movimentati a magazzino, usando la maschera “Inserimento Articoli”; dopo rimuovi i record di esempio con la maschera o manualmente;
- vai alla pagina Movimenti e rimuovi i record preesistenti;
- carica l’inventario dei prodotti a magazzino, usando la maschera della pagina “Carico prodotti”; dopo averlo fatto vai alle giacenze e rimuovi i record di esempio.
Puoi caricare e scaricare i prodotti manualmente, ma ti consiglio di usare gli strumenti predisposti. Se esegui inserimenti manuali, aggiungi nuovi record sotto l’ultima riga delle tabelle e non sovrascrivere le formule dei campi calcolati.
Come si usa il foglio?
Il foglio si apre sempre nella pagina PControllo da cui partire per svolgere le diverse attività del foglio. La pagina offre un pannello di comando che orienta l’utente verso gli strumenti con cui svolgere le diverse attività. Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni della pagina per comprendere il funzionamento di ogni comando. Se non sono visibili clicca sul pulsante “Istruzioni”.
Nella prima riga di ogni pagina è installata la barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di navigare velocemente da una pagina all’altra.
Quando devi aggiungere prodotti a magazzino usa gli strumenti della pagina “Carico prodotti” che registra anche i movimenti a magazzino. Se necessario, prima di caricare i prodotti, aggiungi i nuovi fornitori e i nuovi articoli usando gli strumenti delle pagine Inserimento fornitori e Inserimento articoli.
Quando devi scaricare i prodotti usa lo strumento della pagina Distinta prelievo, che permette anche di stampare la distinta per portarla con se durante l’attività.
Note importanti sul Magazzino Excel
Su quali computer funziona il magazzino Excel?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Se proverai a usarlo in ambiente Mac non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o danneggiato o censurato da Excel stesso.
Per chi è pensato questo magazzino Excel?
Lo strumento è pensato per piccole attività, per essere adattabile a molte decine di realtà diverse. E’ adatto ai tuoi bisogni? Provalo. Ti invito a scaricare la versione di prova e verificare. Lo puoi scaricare da qui.
Lo strumento è personalizzabile da te?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili. Le funzionalità secondarie (ricerca, dashboard) sono modificabili come preferisci, inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup. Ricorda che sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.
Puoi migliorare lo strumento al posto mio?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Questa è la versione base, il miglior compromesso tra risultati e costo. Se hai bisogno di modifiche specifiche e personalizzazioni, richiedi una consulenza.
Conclusioni
Lo strumento è comodo e pratico. Vuoi gestire un piccolo magazzino con uno strumento professionale ed efficiente? Provalo, in centinaia lo hanno già scelto per decine di ambiti diversi.
Se questo magazzino Exccel non soddisfa i tuoi bisogni, posso migliorarlo per te o posso realizzare su misura lo strumento che stai cercando. Scrivimi.
Per scoprire gli altri strumenti profesisonali pronti di Excel Professionale clicca qui.
Come ottenere i fogli dimostrativi
Per conoscere tutti i fogli dimostrativi gratuiti pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.
Per riceverli registrati tramite il form qui di seguito e scaricali gratuitamente insieme agli altri contenuti gratuiti.
Cerchi strumenti professionali?
Se cerchi strumenti più efficienti, comodi e sicuri vai alla pagina degli strumenti pronti di Excel Professionale:
Vuoi una mano a realizzare o migliorare i tuoi strumenti?
Se hai bisogno di aiuto per realizzare o migliorare i tuoi strumenti forse posso darti una mano:
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
PS: Se questo post ti è piaciuto o ti è stato utile, condividilo con gli amici sui social.
Puoi farlo attraverso i pulsanti qui di seguito. Grazie
