Ho revisionato e migliorato lo strumento di controllo degli incassi, soprattutto come comodità e semplicità d’uso.
Nuova versione dello strumento di controllo incassi
In sintesi lo strumento di controllo degli incassi è una dashboard preimpostata che partendo dai dati degli incassi e dalle fatture dei fornitori propone una serie di report dedicati.
Controllare gli incassi è semplice, è sufficiente sommare l’importo degli incassi giornalieri e osservare come il valore cambia nel tempo. Una cosa più complessa è caratterizzare gli incassi per estrarre dati significativi che ci aiutino nelle nostre decisioni.
Nella nuova versione lo strumento ha subito una revisione estesa delle maschere di inserimento dati e dell’automazione, oltre che della leggibilità dei report. Inoltre l’ho integrato con una versione più snella dello strumento di controllo delle fatture dei fornitori.
Come è strutturato lo strumento di controllo degli incassi?
Lo strumento è ideato per controllare il risultato di piccole attività. È predisposto, automatizzato e semplice da utilizzare. In sintesi è composto dalle seguenti funzionalità:
- una maschera su pagina multirecord e automatizzata per l’inserimento e la gestione dei dati degli incassi; la maschera permette di richiamare e inserire più incassi alla volta;
- la pagina di Ricerca degli incassi con cui puoi esplorare e filtrare gli incassi inseriti per individuare quello che si sta cercando;
- un report che mostra l’andamento mensile degli incassi e che mostra le differenze rispetto ai periodi precedenti;
- una pagina di che mostra l’andamento mensile e le differenze tramite grafici;
- la visualizzazione degli incassi per giorno della settimana;
- l’incasso medio per giorno e turno, mese e settimana e la visualizzazione tramite grafici dei valori annui;
- la visualizzazione degli incassi per tipo di incasso;
- una dashboard puramente grafica che mostra in una schermata la sintesi dei parametri precedenti;
- una maschera su pagina multirecord e automatizzata per l’inserimento delle fatture di fornitori e dei relativi pagamenti;
- uno scadenziario che ti mostra le fatture in scadenza o scadute e con cui puoi filtrare lo storico delle fatture pagate ;
- un report che mostra l’andamento mensile dell’importo delle fatture dei fornitori e dei relativi pagamenti;
- la visualizzazione degli importi delle fatture per fornitore;
- un report che mostra i pagamenti in ritardo per mese e per fornitore;
- una dashboard puramente grafica che mostra in una schermata la sintesi dei parametri relativi alle fatture dei fornitori;
- un report che mostra l’andamento dei profitti;
- e infine il pannello di comando che orienta l’utente attraverso le diverse pagine e attività.
Le maschere per l’inserimento dei dati
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre diverse maschere su pagina multirecord, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere alimentano le basedati, richiamano i dati, li revisionano o li eliminano. Sia la maschera degli incassi che quella delle fatture è concepita per poter inserire più record alla volta, anche se all’inizio consiglio di lavorare su un record alla volta. Finché non si è presa familiarità con le funzioni e l’automazione dello strumento.
L’andamento degli incassi, delle uscite e dei profitti
I report fondamentali dello strumento sono:
- la visualizzazione dell’andamento degli incassi tramite la pagina “report” e la relativa visualizzazione grafica della pagina “andincassi”;
- l’andamento dell’importo delle fatture dei fornitori e dei relativi pagamenti che trovi nella pagina “andmensile”;
- l’andamento dei profitti che trovi nella pagina omonima.
Gli altri report
Lo strumento offre anche una serie di pagine dedicate ad approfondire gli incassi e le uscite per le categorie principali, come gli incassi per giorno della settimana, gli incassi medi per periodo e per tipo di incasso. Per ogni parametro c’è una pagina che mostra le distribuzioni per categoria o gli andamenti.
Tabelle e grafici oltre a essere dinamici, quindi in grado di aggiornarsi in automatico, o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, sono anche interattivi. Cioè sono preinstallati una serie di controlli su pagina per il filtraggio che con un semplice punta e clicca filtrano i valori visualizzati.
Lo strumento di ricerca e lo scadenziario
Lo strumento propone una scheda l’elenco degli incassi, con la possibilità di filtrare i dati per periodo e categoria per trovare in modo semplice gli incassi che cerchi. In modo simile ho preparato uno scadenziario che mostra la scadenza e lo stato (in scadenza e scaduto) delle fatture registrare.
Le dashboard dello strumento di controllo degli incassi
Infine lo strumento offre due dashboard riassuntive, dinamiche e interattive, che tramite grafici visualizzano gli indicatori citati finora in una sola schermata. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono stati predisposti serie di controlli che rendono interattiva le funzionalità.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina del gestionale è equipaggiata con una barra di navigazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra e una scheda essenziali con le istruzioni per l’uso delle funzioni aggiunte.
L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere per permetterne il funzionamento nel modo più comodo e semplice.
Come si imposta lo strumento per l’uso?
Prima di iniziare a usare lo strumento è opportuno impostarlo per l’impiego, in questo modo:
- inserisci le condizioni di pagamento nella pagina “condizioni” che puoi svelare tramite il comando apposito del pannello di comando;
- se necessario inserisci o personalizza i turni e il tipo di incasso nella pagina “servizio”.
Il passo successivo è iniziare l’inserimento degli incassi e delle fatture dei fornitori.
Puoi inserire i tuoi dati storici?
Se hai una basedati pronta, puoi inserire i dati direttamente nelle relative basedati. Per svelare le maschere usa il pulsante “Nascondi-svela”, poi copia i dati nella basedati sovrascrivendo quelli presenti. Se necessario copia una colonna alla volta inserendola nella posizione corretta. Non modificare i titoli del campo/colonna, non sovrascrivere le formule dei campi calcolati.
Puoi rimuovere i dati di esempio?
Certo, puoi rimuovere i record di esempio preesistenti in qualunque momento, prima o dopo. Se non hai ancora preso familiarità con lo strumento ti invito a inserire alcuni record usando quelli di esempio come falsariga, per poi eliminarli.
Come? Andando nelle basedati, selezionando le righe da rimuovere, per poi rimuoverle con il comando apposito (elimina). Attenzione non limitarti a cancellare i dati, devi rimuovere le righe con tutti i dati.
Come si usa il foglio?
Il foglio si apre sempre nella pagina PControllo da cui partire per svolgere le diverse attività del foglio. La pagina offre un pannello di comando che orienta l’utente verso gli strumenti con cui svolgere le diverse attività.
Ti invito a leggere con attenzione le istruzioni della pagina per comprendere il funzionamento di ogni comando. Se non sono visibili clicca sul pulsante “Istruzioni”.
Nella prima riga di ogni pagina è installata la barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di navigare velocemente da una pagina all’altra. In alternativa puoi usare i tab delle pagine in basso.
Quando devi aggiungere nuovi incassi usa la maschera “insincassi”, se invece devi inserire nuove fatture dei fornitori usa la maschera “insfatture”. Tabelle ed elenchi vengono aggiornate in automatico. Se necessario, prima aggiungi i nuovi clienti e i nuovi prodotti usando le maschere relative.
È possibile controllare gli incassi della tua attività con Excel?
Certo, anzi Excel offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi ed efficienti, quindi con Excel puoi realizzare ottimi strumenti di controllo, comodi e professionali.
Note importanti
Su quali computer funziona il magazzino Excel?
Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con sistema operativo windows con le caratteristiche necessarie al funzionamento di microsoft Office.
Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto. Se proverai a usarlo in ambiente Mac non funzionerà correttamente o all’apertura il file verrà bloccato o censurato da Excel stesso.
Per chi è pensato questo strumento di controllo incassi?
Lo strumento è pensato per piccole attività, per essere adattabile a molte decine di realtà diverse. È adatto ai tuoi bisogni? Provalo. Ti invito a richiedere la versione di prova. Lo puoi fare da qui.
Lo strumento è personalizzabile da te?
L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili. I report e funzionalità secondarie sono modificabili come preferisci. Inoltre puoi aggiungere pagine e altre funzionalità.
Prima di modificare il foglio ti invito a fare una copia di backup. Ricorda che sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze. Ricorda: non cambiare i nomi delle pagine e dei campi delle basedati.
Posso migliorare lo strumento al posto tuo?
Sì, posso personalizzare e migliorare lo strumento come preferisci. Questa è la versione base, il miglior compromesso tra risultati e costo. Se hai bisogno di modifiche specifiche e personalizzazioni, richiedi una consulenza.
Conclusioni
Lo strumento è comodo e pratico. Vuoi tenere sotto controllo gli incassi e le uscite della tua attività con uno strumento efficiente e professionale? Puoi farlo. Verifica tu stesso, provalo.
E ricorda che se questo strumento non soddisfa i tuoi bisogni, posso migliorarlo per te, o posso realizzare su misura lo strumento che stai cercando. Scrivimi.
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Dove puoi trovare lo strumento di controllo degli incassi?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
Se vuoi imparare a realizzare i tuoi fogli automatizzati posso insegnartelo
Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
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Se hai bisogno di aiuto per realizzare o migliorare i tuoi strumenti forse posso darti una mano:
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