Nuovo foglio excel utile

Oggi ho condiviso con la comunità un altro foglio excel utile. È un foglio di lavoro con cui si può gestire un piccolo magazzino. L’ho realizzato su richiesta specifica di un amico che ha una piccola attività online e aveva bisogno di spendere meno tempo per gestire il suo magazzino. Ho revisionato e automatizzato il suo foglio Excel e questo è il risultato. E l’abbiamo voluto condividere con tutti.

NB: a causa di innumerevoli violazioni della licenza Creative Commons il magazzino dimostrativo non è più scaricabile. Se desideri uno strumento professionale ti invito a leggere questo post e visitare questa pagina.

Come è strutturato il foglio Excel?

Il foglio di lavoro è limitato, ma piuttosto semplice da utilizzare. Oltre alle immancabili istruzioni, ha sette pagine, la principale è il Magazzino con le giacenze distribuite nelle diverse posizioni, attorno a cui ruotano le altre sei pagine. In particolare:

la pagina Magazzino mostra la giacenza del magazzino degli articoli; prima di iniziare a usarla è necessario impostare la pagina Contenitori e Articoli;
Articoli contiene la lista degli articoli a magazzino, prima di caricare un nuovo articolo a magazzino devi inserirlo in questa pagina;
Contenitori contiene la lista dei contenitori e delle posizioni del magazzino, prima di caricare materiali a magazzino devi impostare contenitori e posizioni;
Distinta prelievo permette di preparare e stampare una distinta di prelievo dei prodotti a magazzino e di scaricarla dal Magazzino;
Carico prodotti serve a caricare i nuovi prodotti a magazzino;
Movimenti riporta i movimenti di carico e scarico, gli automatismi salvano copia di tutti i movimenti in questa pagina
la pagina AnMovimenti serve per fare l’analisi dei movimenti per vedere come il magazzino si comporta nel tempo, fare valutazioni sulle giacenze, sui margini e la gestione dei riordini.

Come si usa il foglio Excel?

Per iniziare a usarlo è necessario:

inserire la mappa del magazzino nella pagina contenitori,
inserire l’elenco degli articoli nella pagina articoli,
inserire le giacenze a magazzino usando la maschera di Carico prodotti, ma imposta la causale dei movimenti come “Avvio” o qualcosa di simile.

Puoi caricare e scaricare i prodotti manualmente, ma per risparmiare tempo ti consiglio di usare la maschera di carico prodotti e la distinta prelievo. Nel caso facessi movimenti manuali, ti invito a compilare la pagina Movimenti per tenere traccia di tutti i movimenti e poter fare analisi corrette.

Come è subito evidente, anche dalle immagini, il foglio di lavoro è automatizzato con alcune macro agganciate nei pulsanti installati sulle pagine. Inoltre ho applicato una barra di navigazione nella prima riga di ogni pagina, equipaggiata con forme linkate che permettono di passare velocemente da una pagina all’altra. Personalmente preferisco usare i classici tasti Ctrl+PgSu e Ctrl+PgGiù per scorrere velocemente, ma saranno comodi a chi preferisce usare il mouse.

Se devi adattare la struttura delle tabelle e del foglio excel alle tue esigenze, prima ti invito a fare una copia di backup, con il comando predisposto, poi ti consiglio di aggiungere nuovi campi a destra delle tabelle. Ti proibisco di modificare le intestazioni dei campi esistenti e infine ti consiglio di verificare che gli automatismi funzionino ancora correttamente. Gli automatismi sono piuttosto elementari, anche se per la gestione dei trasferimenti di dati ho preferito usare comandi più flessibili agganciati ai nomi delle tabelle e dei campi.

Come vedi il foglio è solo un dimostrativo, manca la gestione dei documenti, la gestione dei clienti, una dashboard per monitorare i parametri del magazzino e molto altro ancora. Nonostante questo può essere utile a chi ha una piccola attività, online od offline, soprattutto se conosci excel e l’automazione del foglio di calcolo e puoi compensarne le lacune. Oppure puoi usare un’alternativa più efficiente e professionale.

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