Come realizzare fogli di lavoro pronti all’uso

Questa sera parliamo di come si costruisce la propria scatola degli attrezzi per Excel, cioè di come si realizzano fogli di lavoro di Excel pronti all’uso.

Perché dovresti avere fogli di lavoro già pronti?

Esatto, per risparmiare tempo. Quando apriamo un nuovo foglio Excel ci appare una pagina vuota o al massimo una pagina con una tabella di dati estratta dal server o altra fonte. Che facciamo? Nella maggior parte dei casi le solite cose: se non ci sono importiamo i dati, poi li trasformiamo in un oggetto tabella, se i dati non sono affidabili li verifichiamo, o direttamente sul foglio dati con campi calcolati o altro, o usando una tabella pivot in una nuova pagina, e se sono a posto allora continuiamo con quello che è il nostro obiettivo.

Cerchiamo un dato preciso? Allora usiamo lo strumento corretto per ottenerlo, funzioni, pivot, strumenti di analisi e cosi via, l’abbiamo visto nel post precedente. Abbiamo bisogno di fare un’analisi dei dati? Allora partiamo con le pivot in via preliminare, poi usiamo le funzioni statistiche e gli strumenti di analisi per fare una valutazione della popolazione sotto esame e delle sue caratteristiche. Hai bisogno di realizzare un report? Allora iniziamo a creare prima le tabelle del report, poi i grafici relativi. Vuoi farlo interattivo, allora hai bisogno di utilizzare altri strumenti più evoluti. E così via.

Ha senso fare tutto da zero ogni volta?

No, vero?

Scommetto che usi normalmente modelli o meglio ancora copie di file di lavoro che adatti alle nuove richieste. E’ un’ottima idea, risparmi un mare di tempo e hai già la struttura del foglio impostata. Non devi fare altro che adattare il foglio alle nuove esigenze.

E’ quello che facevo anch’io: dopo un certo tempo ti fai una collezione di file excel, decine, in una cartella dentro una chiavetta usb, e a seconda del bisogno peschi quello che più si adatta.

Anche per te è così? Hai già una scatola degli attrezzi?

Ti sei mai chiesto se è possibile avere un solo foglio di lavoro adatto per tutto?

Anch’io me lo sono chiesto molto tempo fa e la risposta è no, uno solo non è sufficiente per soddisfare tutti gli usi, ma con una dozzina puoi coprire più del 90% dei casi. Mi riferisco a fogli di lavoro flessibili e automatizzati in modo da ridurre al minimo l’adeguamento e l’utilizzo. Quando dico automatizzati intendo dire equipaggiati di macro che fanno da sole le attività ripetitive, per esempio l’aggiornamento di dati, tabelle, eccetera.

Parlo di modelli?

Sì, ma non proprio, non solo. I modelli sono fogli di lavoro strutturati e predisposti per un utilizzo specifico, per esempio per gestire un budget, o calcolare un piano di ammortamento, o per gestire un magazzino, un progetto o aspetti del controllo di gestione. Qui ne trovi una bella collezione e sono gratuiti. Nella maggior parte dei casi i modelli offrono pagine precompilate, con strumenti più o meno evoluti, ma di solito senza automazioni o limitate al minimo. I fogli di lavoro che utilizzo e ti voglio proporre sono come modelli più o meno specifici e flessibili, a seconda dell’impiego per cui sono pensati, ma automatizzati in modo esteso.

Oggi iniziamo a vedere come si imposta un foglio di lavoro basilare, non specifico, da impiegare per analisi ed elaborazioni veloci.

E’ quello che utilizzo io?

Diciamo che è simile ai miei primi fogli di lavoro di molti anni fa. Adesso utilizzo strumenti più evoluti, impostabili e molto automatizzati.

Ecco quello che faremo insieme:

creare la pagina dati
creare la pagina di calcolo o di preanalisi
realizzare la pagina di analisi statistica
creare report
creare grafici
realizzare una pagina di controllo

Lo faremo adesso e nel prossimo post. Pronto? Devi seguire le mie indicazioni.

Pagina dati

Rinomina la prima pagina vuota con il nome “Dati”.
Nella cella A1 scrivi “Chiave primaria”, nella cella B1 “campo 1”, nella cella C1 “campo 2”.
Nelle 3 righe sottostanti alle celle compilate inserisci numeri a caso (es: 1, 2, 3, ecc).
Poi seleziona una cella qualunque della tabella così creata e premi Ctrl+T per trasformarla in una tabella di Excel; in alternativa puoi cliccare sul menù “Inserisci” della barra principale in alto e poi sull’icona “Tabella”. Comparirà la finestra “Crea Tabella” con già impostato l’intervallo della tabella da creare. Clicca su “Ok” o premi invio per confermare.
Nella barra principale compare il menù “Strumenti Tabella – Progettazione”. Se desideri personalizzare il layout della tabella è questo il momento.

Perché abbiamo fatto tutto questo?

Perché presupponiamo che i dati da elaborare vengano copiati dall’esterno o inseriti a mano nella tabella. Per esempio dal gestionale estraiamo i dati della produzione delle linee di prodotto in esame degli ultimi 6 mesi. Dal foglio di excel creato dal gestionale con i dati, copiamo i dati nel nostro foglio di lavoro nella pagina dati e confermiamo con Invio per espandere la tabella per comprendere le nuove righe e colonne.

Nel caso invece i dati vengano importati da fonti esterne, sarà necessario impostare caso per caso la connessione, creare la tabella dei dati importati e copiare i dati (e non la tabella) nella tabella che abbiamo preparato. In alternativa possiamo copiare la tabella scaricata dalla fonte esterna e rinominarla con il nome della tabella predisposta dal menù “Strumenti Tabella – Progettazione”.

Facile no? Passiamo al punto successivo.

Pagina di Calcolo

Seleziona una delle celle della tabella creata nella pagina “Dati” e crea una tabella pivot con il comando nella barra principiale, menù “inserisci” e icona “Tabella Pivot”.
Si aprirà la finestra di creazione già agganciata alla tabella dati che hai creato e con destinazione un nuovo foglio. Devi solo confermare.
Nel nuovo foglio si aprirà una tabella pivot in attesa di configurazione. Imposta il campo della “chiave primaria” o uno degli altri due campi come valore da calcolare: se numerico verrà sommato, mentre se alfabetico sarà conteggiato. Non è importante quale scegli, non puoi sapere ora quali saranno i campi della tabelle che dovrai elaborare o analizzare in futuro.
Rinomina la pagina con il nome “prenalisi”, o “pivot”, o come preferisci.
Metti un titolo sopra la tabella pivot, tipo “Preanalisi”, grassetto, almeno 14 punti. Ti servirà per rammentarti che dovrai mettere un titolo alla tabella con lo scopo di riassumere quello che la tabella rivela.
Seleziona e copia tabella e titolo nello stesso foglio ad almeno sei colonne a destra, e poi copiala ancora, sempre ad almeno sei colonne a destra. Ora avrai tre tabelle pivot pronte all’uso.
Seleziona una cella della prima tabella pivot e premi F11 per creare all’istante un grafico pivot legato alla tabella. Rinomina la pagina del grafico a “GraPre01” o come gradisci. Se preferisci puoi farlo per ognuna delle tre tabelle.

A cosa serve questa pagina?

Ad avere una e più pivot create e agganciate alla tabella dei dati e uno o più grafici pivot già creati e agganciati. In questo modo sarà necessario solo reimpostare le tabelle per avere le risposte che cerchiamo o per fare una valutazione dei parametri sotto analisi. Se ti servono più tabelle ti basta copiare integralmente la tabella.

Se sapessimo a priori quali dati dobbiamo elaborare allora potremmo preconfigurare le pivot, ma di solito non è così. Quindi dobbiamo spendere qualche minuto per lavorare sulle tabelle: individuare e impostare i campi da calcolare, i filtri e i parametri. Per esempio se stai facendo un’analisi di dati produttivi, la quantità la imposti come campo da elaborare, “linea di prodotto” e “articolo” come filtri, “buoni al primo colpo” e “varianti” come parametro di riga.

Se il foglio dati non è troppo grande, questa fase può essere divertente, scavare tra i dati alla ricerca delle pietre preziose, altrimenti può essere noiosa e ripetitiva. In quest casi si può automatizzare anche buona parte della fase di preanalisi, cioè Excel stesso può individuare i campi da analizzare seguendo regole che gli fornisci e creare tutte le tabelle pivot già impostate, lasciandoti il compito di valutare quali pivot sono utili e quali risultati debbano essere considerati. Il codice che c’è dietro a questo tipo di automazione è piuttosto complesso e non ne parleremo in questi post.

Per adesso ci fermiamo qui. Il resto della spiegazione sarà nel prossimo post. Ti invito nel frattempo a creare il tuo foglio di lavoro, seguendo le mie istruzioni. Ma ti invito anche a pensare ai tuoi fogli di lavoro Excel e a immaginare come li puoi trasformare in modelli da automatizzare. In strumenti da tenere nella tua scatola degli attrezzi.

Per conoscere i fogli dimostrativi pubblicati da Excel Professionale puoi cliccare qui.