Il modo più efficace per risparmiare tempo con Excel è usare l’automazione, quella che puoi realizzare usando il registratore di macro o, se conosci il vba, scrivendo i tuoi automatismi. Vediamo come e vediamone qualche esempio.
Risparmiare tempo con Excel
Ne abbiamo già parlato, in altri post come questo, nel corso dedicato all’argomento che ho realizzato, e discorrendo dei vantaggi dell’automazione, per esempio qui, perché dopotutto risparmiare tempo è lo scopo principale dell’uso e dell’apprendimento dell’automazione.
Ora torniamo a parlarne una volta di più per un semplice motivo: il tempo è il bene più prezioso che possediamo, che spendiamo vivendo, che scambiamo con denaro o altri beni necessari o desiderati, che desideriamo di più al mondo quando ci rendiamo conto del suo valore.
Questo post è dedicato soprattutto a coloro che spendono molte ore la settimana o molte ore al giorno sul foglio di calcolo.
Come risparmiare tempo con Excel?
Se vuoi risparmiare tempo con Excel, la prima cosa che dovresti fare è analizzare le attività in cui spendi tempo. Intendo proprio fare un elenco delle attività che svolgi sui tuoi fogli Excel e delle attività pratiche correlate.
Usi il foglio per registrare i movimenti di magazzino? Anche per poter individuare dove si trovano le giacenze? Per poter confermare ai clienti di avere disponibile il prodotto che cercano? Elenca per una settimana o un mese tutte le attività che svolgi, perché, in risposta a quale bisogno, per quale macroattività e quanto tempo ci spendi.
L’obiettivo è avere un’idea precisa del tempo che spendi, come, quando, quanto e perché. E di conseguenza individuare quali attività ti fanno spendere più tempo e sono da minimizzare, sostituire o automatizzare.
Prima dell’automazione Excel valuta le alternative
Prima di pensare all’automazione, per risparmiare tempo con Excel, dovresti considerare tutte le alternative a tua disposizione, come per esempio modificare il foglio Excel usando gli strumenti più avanzati di excel, o cambiare processi e procedure, o non fare proprio quella attività.
Come si risparmia tempo nelle attività umane?
Ci sono 3 modi fondamentali per risparmiare tempo per noi esseri umani:
- non fare le attività,
- fare le attività meglio o più velocemente,
- far fare le attività a qualcun altro o qualcos’altro.
Risparmiare tempo con Excel
Risparmiare tempo con Excel invece significa:
- usare i tool di Excel più avanzati e dinamici,
- disporre di fogli già pronti all’uso,
- usare il foglio di calcolo in modo più veloce e furbo,
- far svolgere le attività a Excel.
Se lo strumento è ben realizzato con gli strumenti più avanzati e automatizzati, e viene usato nel modo migliore, allora è tempo di valutare se è opportuno far svolgere le attività ripetitive a Excel. Questo significa automatizzare queste attività, realizzare programmi, liste di comandi che Excel esegue autonomamente.
È possibile? Certo. Excel è predisposto per poterlo fare. La complessità risiede nella realizzazione delle liste di comandi, in quanto devono essere scritte nel linguaggio che Excel comprende, cioè un linguaggio di programmazione.
Quindi devi imparare il linguaggio?
Questo dipende dal tipo di attività che vuoi automatizzare e dall’obiettivo che vuoi raggiungere.
Il registratore di macro
Se le attività che svolgi sono semplici, allora puoi usare il registratore di macro, uno strumento integrato in Excel che permette di registrare il codice che ti serve per realizzare le tue liste di comandi.
Usarlo è semplice e intuitivo, qui trovi un post sull’argomento, qui trovi la guida da leggere. Leggi tutto e guarda i tutorial relativi per apprendere le basi. In sostanza devi:
- lanciare il registratore, tramite il comando relativo,
- svolgere le attività che vuoi affidare a Excel,
- spegnere il registratore,
- aprire l’editor (con CTRL+F11) e cambiare il nome della macro,
- installare un pulsante su pagina,
- collegare la macro al pulsante.
Il registratore può fare di più
All’inizio il registratore ti sembrerà utile, poi ne vedrai i limiti, ma sappi che se impari ad usarlo nel modo migliore, puoi anche realizzare programmi più evoluti e flessibili.
Ho preparato un corso che ti mostra come e che puoi trovare qui. Il corso è di 2-3 ore e richiede un paio d’ore di pratica per poter applicare nella pratica quello che ti mostra, ma se lavori ore con Excel penso valga la pena seguirlo e studiarlo.
Se ti iscrivi alla newsletter di Excel Professionale il corso è gratis. Nelle mail troverai le istruzioni e il coupon da usare per iscriverti gratuitamente.
Ruba il codice fatto dagli altri
Il registratore di macro offre notevoli possibilità di automatizzare attività ripetitive semplici, non importa quante siano, ma ha notevoli limiti. Se vuoi andare oltre le possibilità sono: imparare il linguaggio e scriverti le liste dei comandi da solo, o usare il codice già scritto da altri.
Quest’ultima soluzione è di solito preferita, sia perché imparare le basi del vba richiede 40-60 ore tra studio e pratica, sia perché il web è pieno di codice pronto e di macro che puoi copia-incollare nei tuoi moduli e collegare a pulsanti o icone della barra multifunzione. Dopotutto l’automazione di Excel viene usata da più di 20 anni da milioni di persone nel mondo.
Quindi di solito per migliorare l’automazione ottenuta con il registratore di macro, si frugano siti e forum dedicati a Excel e Vba, meglio se in inglese, per copiare codice pronto all’uso. E magari trovi qualche appassionato che ti personalizza il codice che ti serve.
Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a leggere questo post dedicato.
Modifica il codice
Ti accorgerai ben presto che anche la soluzione di usare il codice altrui ha dei limiti notevoli. La maggior parte dei programmi che troviamo sui siti non è flessibile come presumiamo, deve rispettare condizioni iniziali o delle condizioni d’uso e di solito richiede un adeguamento ai tuoi bisogni.
Se vuoi andare oltre, il passo successivo è imparare le basi del linguaggio, almeno il minimo per cercare di personalizzare autonomamente i programmi. Se le macro non sono complesse, intervenire è più semplice di quello che immagini, soprattutto se conosci le basi dell’inglese.
In sostanza devi imparare a:
- leggere il codice, un linguaggio elementare, ma che, come tutti i linguaggi, richiede tempo per fare pratica,
- sospendere il codice,
- copiare il codice, un semplice copia-incolla del testo,
- imparare a modificare le dichiarazioni.
Puoi iniziare da questo post, da questa guida e dai tutorial dedicati all’apprendimento del vba che trovi sul canale.
Sviluppare il codice
Se invece le attività che vuoi automatizzare sono complesse, presentano alternative e devono gestire delle condizioni, allora devi imparare il linguaggio e scriverti le liste di comandi da solo.
Non devi imparare il linguaggio dall’A alla Z, ma devi conoscere bene le basi tanto da poter scrivere in quel linguaggio. Le basi sono sufficienti per scrivere le macro che ti servono nella stragrande maggioranza dei casi.
Per imparare le basi devi spendere tempo per studiare e per fare la pratica necessaria, almeno 40-60 ore di tempo e di impegno.
Da dove devi partire?
Nel web trovi tutto, ma se devi cercare i materiali giusti da studiare spenderai decine di ore in più. Se vuoi apprendere quello che ti serve nel modo più efficiente, leggi una buona guida, qui puoi trovarne alcune, questa per esempio è discreta (prendi la versione in inglese).
Ma poi devi fare tutta la pratica necessaria, devi leggere e scrivere il codice per realizzare i tuoi progetti.
Se vuoi minimizzare il tempo di studio non basta l’impegno, il mio consiglio è trovare un corso fatto bene, che non si limiti a spiegarti il linguaggio, ma che ti mostri come usarlo nel modo più efficiente.
Per questo ho realizzato un corso che ti guida da zero alla realizzazione delle tue macro e ti fornisce quello che ti serve per imparare ad automatizzare i tuoi fogli. Lo trovi qui.
Cosa puoi realizzare con un automatismo in Excel?
Possiamo far svolgere a Excel tutte le attività che possiamo compiere nel foglio di calcolo e non solo. Per esempio possiamo:
- automatizzare gruppi di attività ripetitive, con lo scopo di risparmiare tempo,
- costruire nuove funzioni e strumenti di elaborazione,
- creare nuovi strumenti di gestione per Excel,
- lanciare automatismi in modo autonomo,
- automatizzare tutte le attività svolte nel foglio, eccetto quelle decisionali e creative,
- gestire e interagire con il foglio solo con userform e controlli,
- trasformare il foglio Excel in un applicativo,
- costruire addins per Excel con strumenti specifici.
E altro ancora.
Alcuni esempi pratici di automazione
Ecco alcuni esempi di automazione dei tuoi fogli.
1 – Aggiorna tutte le pivot dei tuoi fogli
Le tabelle pivot elaborano le basedati e quando queste cambiano per avere il risultato aggiornato dell’elaborazione dobbiamo aggiornare le pivot, di solito attraverso i comandi dedicati: il pulsante “Aggiorna” della scheda “Dati” della barra multifunzione, o il comando omonimo del menu contestuale che richiami con il pulsante destro del mouse, cliccando sulla tabella pivot.
In alternativa puoi usare una piccola macro per far eseguire l’automatismo a Excel stesso, non al clic di un pulsante, ma in un momento preciso, come alla selezione della pagina.
Gli eventi sono momenti determinati dalla nostra interazione con il foglio di calcolo, momenti che Excel può riconoscere e intercettare. Quando all’evento è associata una macro è Excel che l’esegue senza il nostro intervento diretto.
2 – Resetta i filtri delle tabelle pivot
Gli strumenti più usati in Excel sono le tabelle Excel e le tabelle pivot. Le prime sono contenitori di dati, evoluti e dinamici, le seconde sono gli strumenti più usati per l’elaborazione dei dati contenuti nelle prime.
Le tabelle sono equipaggiate con filtri automatici che permettono di filtrare record, campi e categorie. Se usi spesso questi filtri, nelle tue ricerche e attività, può essere utile poter resettarli con un clic.
Una macro di poche istruzioni può farlo al posto nostro. Possiamo collegarla a un pulsante su pagina e possiamo usarla in tutte le pagine e in tutti i fogli.
3 – Nascondi e svela le pagine con un clic
Excel permette di nascondere le pagine dei tuoi fogli e naturalmente di svelare quelle nascoste. Se i tuoi strumenti sono composti da molte pagine, allora può essere utile nascondere quelle secondarie, quelle in cui svolgi raramente delle attività, per svelarle solo quando serve.
Il modo più efficiente per farlo è usare una macro in grado di nascondere le pagine se sono visibili, o viceversa rivelarle se sono nascoste. Per nascondere una pagina di Excel in fondo è sufficiente modificare una proprietà dell’oggetto pagina.
Per rendere la macro abbastanza intelligente da agire in modo alternativo a seconda dello stato della proprietà, devi usare un controllo. Il modo più comune di realizzarlo è usare i comandi IF/THEN per costruire “strutture decisionali” con cui controllare l’esecuzione del codice a seconda di precise condizioni.
4 – Crea un indice del foglio con un clic
Con l’automazione possiamo creare strumenti di gestione o di controllo, come pannelli di comando e barre di navigazione, strumenti complessi composti da molti oggetti da creare e posizionare. Un’alternativa più semplice è l’indice, o tabella dei contenuti.
Una tabella dei contenuti è una lista che permette di spostarsi velocemente tra le pagine e gli oggetti con un semplice clic. È uno strumento classico basato sui collegamenti ipertestuali che si può realizzare anche manualmente, ma che richiede un certo tempo.
Se vuoi installarlo istantaneamente in ogni nuovo foglio Excel, una macro è il modo migliore per farlo.
Conclusioni
Come hai visto dagli esempi, con poche righe di codice possiamo automatizzare serie di attività, rendere più efficiente i nostri strumenti e risparmiare tempo mentre lavori. Ore o perfino decine di ore l’anno.
Sono piccoli miglioramenti, utili e pratici, che non richiedono ore di studio o grandi competenze. Immagina quello che puoi ottenere usando l’automazione in modo esteso e sistematico. Puoi ottenere strumenti professionali e comodi, semplici da usare e in grado di farti risparmiare centinaia di ore l’anno.
Se vuoi imparare di più sull’automazione, perché lavori ore su Excel e vuoi risparmiare tempo, oppure perché vuoi realizzare strumenti professionali su misura dei tuoi bisogni, allora ti invito ad apprendere come automatizzare i tuoi strumenti.
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Ho preparato un corso che ti insegna il Vba e come usarlo nel modo più efficiente:
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Cioè approfondisce tutto quello che hai letto in questa guida e continua oltre. Ti offre un percorso guidato passo passo, con decine di esempi, un metodo di progettazione e di ottimizzazione delle macro registrate che ti mostrerà come è possibile realizzare macro registrate flessibili.
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