Ho pubblicato un altro foglio professionale, uno strumento di controllo pensato per piccole attività che permette di seguirne il fatturato. Uno strumento comodo già usato da decine di professionisti, manager e piccoli imprenditori in diverse versioni, che dimostra come con Excel si possano realizzare strumenti professionali, comodi ed efficienti. Controlla il fatturato con Excel.
I fogli professionali di Excel Professionale
Nell’ultimo anno mi sono giunte più di cinquecento richieste di strumenti evoluti realizzati con Excel. Una parte di queste le ho soddisfatte tramite consulenze su misura, la maggior parte si è accontentata degli strumenti dimostrativi, ma molti non ho potuto aiutarli.
Quindi ho iniziato a preparare per la pubblicazione alcuni tra gli strumenti che ho realizzato negli anni, se possibile. Questo perché alcuni sono troppo specialistici, altri devono essere personalizzati e altri ancora sono troppo complessi.
Il primo strumento è stato il gestionale di magazzino, con la pubblicazione di un gestionale, in una versione basilare ma facilmente implementabile e personalizzabile. Il secondo foglio professionale è uno strumento dedicato al controllo del fatturato per piccole attività.
Controlla il fatturato con Excel
Controllare il fatturato è semplice, è sufficiente sommare l’importo delle fatture emesse e vedere come il valore cambia nel tempo. Una cosa più complessa è caratterizzare il fatturato per estrarre dati significativi che ci aiutino nelle nostre decisioni.
Questo richiede che la basedati del fatturato contenga anche altri parametri, categorie e variabili, come gli ordini, i prodotti venduti e le relative quantità, eccetera. Questi dati aggiuntivi permetteranno di rispondere a domande interessanti come: quali sono i clienti più importanti? Quali sono i prodotti più venduti? E altro ancora.
Le maschere per l’inserimento e la gestione
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati del fatturato, dei clienti e del prodotto, lo strumento offre una serie di maschere multifunzione su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
Le maschere alimentano le tabelle dei dati e permettono anche di richiamare i dati, revisionarli ed eliminarli. Il modo più efficiente per usarle è tramite la tastiera per scorrere tra le celle e lungo le liste degli elenchi.
La maschera per l’inserimento delle fatture è multirecord, cioè permette di inserire più righe contemporaneamente, in quanto è concepita per poter inserire i dati della fattura riga per riga, indicando i prodotti venduti, le relative quantità e importo, eccetera.
L’andamento mensile del fatturato
Lo strumento di analisi centrale è il report dell’andamento mensile, in forma di tabella, che mostra anche il fatturato progressivo e annuale a confronto del fatturato pianificato mensile e annuale, inseribile nella tabella della pagina “FattPrevisto”, oltre che la differenza assoluta e percentuale e altro ancora.
A questo si affianca la visualizzazione più semplice della pagina “AndMensile” con il grafico interattivo.
Le altre visualizzazioni
Sono state predisposte una serie di pagine dedicate ad approfondire il fatturato per i parametri principali, come cliente e prodotto. Per ogni parametro c’è una pagina che mostra la distribuzione del fatturato, per esempio la distribuzione per cliente, e una pagina che ne mostra l’andamento, come l’andamento del fatturato per cliente.
Tabelle e grafici oltre a essere dinamici, quindi in grado di aggiornarsi in automatico o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, sono anche interattivi. Cioè sono preinstallati una serie di controlli di filtraggio (slicers) che con un semplice punta e clicca filtrano i valori visualizzati.
La Dashboard
Infine lo strumento offre una dashboard essenziale, dinamica e interattiva, che visualizza tramite grafici gli indicatori del fatturato visti in precedenza in una sola schermata. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono predisposti una serie di controlli che rendono interattiva la funzionalità.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare tutte le funzionalità di analisi, dashboard compresa, a eccezione del fatturato mensile.
Al contrario le maschere non sono modificabili, sono protette per conservarne la funzionalità. Mentre le basedati sono accessibili, ma ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto l’automazione li usa per individuare i dati che devono gestire.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con una barra di navigazione, che permette di muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o l’automazione accessoria. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione, per permetterne il funzionamento nel modo più comodo.
Lo strumento di controllo in breve
È possibile controllare il fatturato con Excel?
Certo, anzi Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare un buon strumento di controllo.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per piccole attività e professionisti, per essere adattabile a decine di realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare e verificare la versione di prova.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per l’inserimento e la gestione dei dati relativi al fatturato, delle funzionalità per l’analisi dei dati e la visualizzazione degli indicatori in modo semplice da aggiornare e gestire.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, le funzionalità di analisi, puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiede le competenze minime. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio è possibile installare automazione per l’importazione dei dati in automatico da fogli esterni, come si può ampliare la base dati e la relativa maschera, o installare allarmi e funzioni per la produzione di report specifici.
Conclusioni
Controllare il fatturato significa poterlo seguire in tempo reale e caratterizzarlo per comprendere se segue le attese, quali clienti e quali prodotti lo determinano, e via dicendo. Per farlo hai bisogno di uno strumento che in automatico calcoli il fatturato e gli altri indicatori e aggiorni gli strumenti che visualizzano i risultati.
Lo strumento di controllo che ho realizzato è semplice ed efficiente. Controlla il fatturato in modo comodo ed è limitatamente personalizzabile ed espandibile. Questo strumento essenziale offre la possibilità di poter controllare l’andamento dell’attività senza spendere ore di tempo prezioso.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
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