Ho pubblicato un altro foglio professionale, uno strumento di controllo degli incassi pensato per piccole attività che permette di seguire l’andamento degli incassi e gli indicatori correlati. Uno strumento pronto che conferma come con Excel si possano realizzare strumenti comodi ed efficienti.
Controlla gli incassi con Excel
Controllare gli incassi è semplice, consiste nel registrare gli importi e vedere come cambiano nel tempo. Una cosa più complessa è caratterizzare gli incassi per estrarre dati significativi che ci aiutino nelle decisioni sulla nostra attività.
Questo richiede che la basedati, quindi i dati registrati, contengano anche altri parametri e variabili, come il numero di prodotti venduti, il tipo, il numero dei clienti, eccetera. Questi dati aggiuntivi permetteranno di rispondere a domande interessanti come: quanti sono i clienti? Quando acquistano? Cosa comprano? Quali sono i prodotti più venduti? E altro ancora.
La maschera per l’inserimento e la gestione
Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati degli incassi lo strumento offre una semplice maschera multifunzione su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza.
La maschera alimenta la basedati e permette di richiamare i dati, revisionarli ed eliminarli. Il modo più efficiente per usarla è tramite la tastiera per scorrere tra le celle e lungo le liste degli elenchi.
Naturalmente è possibile inserire i dati direttamente nella tabella della basedati, possibilità utile all’inizio se si vuole caricare i dati storici in modo veloce, senza bisogno di verificarli.
L’andamento mensile degli incassi
Lo strumento di analisi centrale è il report dell’andamento mensile degli incassi, in forma di tabella, che mostra anche gli introiti progressivi e annuali, oltre che la differenza assoluta e percentuale e la media mobile a 3 e 6 mesi, la % del mese sull’anno, e altro ancora.
A questo si affianca la visualizzazione più semplice della pagina “AndIncassi” con i grafici interattivi dell’andamento mensile e settimanale.
Le altre visualizzazioni
Sono state predisposte una serie di pagine dedicate ad approfondire l’analisi e il controllo degli incassi. Nella pagina IncMedio è sono state predisposte una serie di grafici che mostrano gli importi medie per periodo (mese, settimana, giorno, turno), mentre nella pagina IncassiGiorno è possibile vedere la distribuzione degli incassi per giorno della settimana, anche attraverso i mesi e gli anni.
Nella pagina GioniLav è possibile vedere i giorni di lavoro effettivo, nella pagina Clienti sono predisposti tabelle grafici che mostrano l’andamento settimanale dei clienti e la distribuzione per giorno della settimana. La pagina ValCliente analizza il valore del cliente, cioè quanto ha acquistato in media, e lo mostra come andamento mensile e per turno. Mentre la pagina Prodotti caratterizza gli incassi per prodotti acquistati, mostrandone la distribuzione degli importi e del numero per tipo di prodotto.
Tabelle e grafici oltre a essere dinamici, quindi in grado di aggiornarsi in automatico, o cliccando sul pulsante “Aggiorna” presente in ogni pagina, sono anche interattivi. Cioè sono preinstallati una serie di controlli di filtraggio (slicers) che con un semplice punta e clicca filtrano i valori visualizzati.
La Dashboard
Infine per il controllo degli incassi lo strumento offre un cruscotto, una dashboard essenziale, dinamica e interattiva, che visualizza tramite grafici gli indicatori descritti in precedenza in una sola schermata. Anche in questo caso gli strumenti usati sono dinamici e sono predisposti una serie di controlli che rendono interattiva la funzionalità.
Personalizzazione delle funzionalità
Lo strumento è personalizzabile con facilità da chi ha solide competenze di base o di livello intermedio di Excel. Parlo della possibilità di modificare e riconfigurare tutte le funzionalità di analisi, dashboard compresa, a eccezione del fatturato mensile.
Al contrario le maschere e l’automazione non sono modificabili, sono protette per conservarne la funzionalità. Le basedati invece sono accessibili, ma ne sconsiglio la modifica, soprattutto dei titoli dei campi, in quanto l’automazione li usa per individuare i dati che devono gestire.
Controlli e automazione
Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Inoltre ogni pagina dello strumento è equipaggiata con una barra di navigazione, che permette di muoversi velocemente da una pagina all’altra, e pulsanti per l’aggiornamento o l’automazione accessoria. L’automazione del foglio si concentra soprattutto nelle maschere multifunzione, per permetterne il funzionamento nel modo più comodo.
Lo strumento di controllo in breve
È possibile il controllo degli incassi con Excel?
Certo, anzi Excel è un foglio di calcolo in grado di elaborare dati in modo veloce e affidabile, offre strumenti di analisi e visualizzazione dei risultati comodi, efficienti ed eleganti, quindi Excel può diventare un buon strumento di controllo.
Su quali computer funziona lo strumento?
Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.
Per chi è pensato questo strumento?
Lo strumento è pensato per piccole attività e per essere adattabile a molte realtà diverse. Se sei interessato ti invito a scaricare la versione di prova e verificarne l’impiego per la tua attività.
Quali sono le funzionalità dello strumento?
Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per l’inserimento e la gestione dei dati relativi agli incassi, delle funzionalità per l’analisi dei dati e la visualizzazione degli indicatori in modo semplice da aggiornare e gestire.
Lo strumento è personalizzabile?
Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, le funzionalità di analisi, puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Ti sconsiglio di modificare il foglio se non possiedi le competenze minime. Prima di modificare il foglio ti invito a realizzare una copia di backup. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.
Lo strumento è migliorabile?
Sì, lo strumento è ampliabile e implementabile in modo abbastanza semplice. Per esempio è possibile installare automazione per l’importazione dei dati in automatico da fogli esterni, come si può ampliare la base dati e la relativa maschera, o installare allarmi e funzioni per la produzione di report specifici.
Conclusioni
Il controllo degli incassi consiste nel poter seguire l’andamento degli stessi in tempo reale e caratterizzarlo per comprendere se segue le attese, quali clienti e quali prodotti lo determinano, e via dicendo. Per farlo hai bisogno di uno strumento che in automatico calcoli gli indicatori e aggiorni gli strumenti che visualizzano i risultati.
Lo strumento di controllo che ho realizzato è semplice ed efficiente. Permette di controllare gli incassi in modo comodo ed è limitatamente personalizzabile ed espandibile. Questo strumento essenziale offre la possibilità di poter controllare l’andamento dell’attività senza spendere ore di tempo prezioso.
Dove puoi trovare lo strumento di controllo?
Lo trovi in questa pagina, mentre in questa pagina trovi gli strumenti di Excel Professionale pubblicati finora e quelli in preparazione.
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