Un foglio Excel per la gestione dei lavori di manutenzione di casa e ufficio

Excel Professionale ha condiviso un altro utile foglio excel automatizzato. È un piccolo strumento con cui si può gestire la manutenzione ordinaria di casa e ufficio.

Quali sono le funzioni del foglio Excel?

Un parente mi ha chiesto uno strumento personalizzato per ricordare e gestire gli innumerevoli lavori di manutenzione di casa e giardino. Il risultato è un piccolo foglio con sole 5 pagine in grado di registrare gli interventi da svolgere e lo storico dei lavori eseguiti, e offrire una lista dei lavori programmati con l’indicazione dei ritardi e dei lavori da svolgere.

Come è strutturato il foglio Excel?

Lo strumento è automatizzato e piuttosto semplice da utilizzare. Oltre alle immancabili istruzioni, ha cinque pagine. Le pagine principali sono due, la pagina Manutenzione eseguita e la pagina Interventi di manutenzione, su cui si appoggiano o orbitano le altre.

In particolare:

1. la pagina Programma mostra la lista degli interventi da eseguire, attraverso una tabella pivot connessa alla tabella dei lavori eseguiti (pagina Manutenzione eseguita) che mostra la lista dei lavori, la data ultima esecuzione, la data prevista per l’intervento, gli eventuali ritardi e l’indicazione dei lavori da svolgere nel mese e in quello successivo; questa pagina dispone di filtri con cui controllare la visualizzazione dei lavori per le diverse categorie, il periodo, quelli in ritardo o quelli del mese in corso o successivo;
2. la pagina Manutenzione eseguita contiene la lista dei lavori svolti, riportando i dati dell’intervento, la data dell’ultimo lavoro e quella del prossimo e altro ancora; l’inserimento dei dati si esegue tramite la pagina “Inserimento lavori”;
3. quella Inserimento lavori contiene una maschera predisposta per l’inserimento dei lavori svolti nella pagina precedente; è sufficiente inserire le date dell’esecuzione dei lavori e premere il pulsante di inserimento;
4. la pagina Interventi manutenzione contiene una tabella con la lista degli interventi di manutenzione da realizzare e le relative caratteristiche; per la gestione della tabella e l’inserimento degli interventi è previsto l’uso della pagina “Inserisci interventi”;
5. la pagina Inserisci interventi contiene una coppia di maschere strutturate per l’inserimento dei nuovi interventi di manutenzione e la modifica di quelli esistenti.

Come si usa il foglio Excel?

Per iniziare a usarlo è necessario:

1. predisporre la lista degli interventi nella pagina Interventi di manutenzione; consiglio di lavorare direttamente sulla tabella modificando riga per riga gli interventi, eliminando i lavori inutili e aggiungendo quelli mancanti;
2. andare alla pagina Manutenzione eseguita, aggiungere l’elenco completo degli interventi con la data dell’ultimo lavoro svolto, per poi rimuovere le righe dei lavori preesistenti, lasciando solo quelli inseriti;
3. andare alla pagina Programma e premere il pulsante “Aggiorna tabelle” per aggiornare tutte le tabelle del foglio e iniziare a usare il foglio.

Il foglio excel è pensato per l’inserimento manuale dei dati, ma con una piccola modifica è possibile importare ed esportare i dati in modo automatico o semiautomatico.

Una volta impostato il foglio le attività che si svolgono sono:

1. Inserimento di nuovi interventi di manutenzione o aggiornamento dei precedenti, tramite pagina “Inserisci interventi”;
2. Inserimento dei lavori svolti tramite pagine “Inserimento lavori”;
3. Consultazione del programma lavori di manutenzione, alla pagina “Programma”;
4. Eventuale stampa della lista dei lavori da svolgere, dalla pagina “Programma” dopo opportuno filtraggio.

Automatismi del foglio Excel

Il foglio è equipaggiato con macro che rendono efficienti le attività sopra descritte. La maggior parte servono per la gestione delle pagine per l’inserimento, attivabili tramite pulsanti sulla pagina e legate alla struttura delle pagine e delle tabelle Excel presenti nel foglio. In caso di modifiche sostanziali alla struttura delle maschere e delle tabelle è probabile che gli automatismi cessino di funzionare correttamente. Inoltre ci sono alcune macro di gestione generale del foglio (es: il backup del foglio) molto più flessibili e sempre funzionanti.

Inoltre le pagine del foglio excel sono equipaggiate con la classica barra di navigazione che sfrutta i link interni per farci muovere velocemente tra le pagine con il mouse.

Conclusioni

Questo foglio è un piccolo strumento con cui seguire i lavori di manutenzione di casa e ufficio, o al massimo per piccoli negozi. Non è uno strumento per le imprese, non considera costi, gestione dei lavori, responsabilità e incarichi a terzi o terzisti, materiali e ricambi, stato degli impianti e altro ancora.

Ci sono molti margini di miglioramento e in diversi mi hanno offerto consigli a proposito. Mi hanno consigliato di implementare una minima gestione dei costi, dei materiali e degli incarichi a terzi, così come di inviare memo via mail alla chiusura del foglio. Nel frattempo rimane un interessante strumento con cui tenere traccia dei lavori di manutenzione di casa e giardino.

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