Un foglio Excel per seguire le vendite

Oggi ho condiviso con la comunità un altro utile foglio excel automatizzato. È un piccolo strumento con cui si può controllare l’andamento delle vendite della tua attività. Ho rigenerato un report vendite di una piccola impresa e questo è il risultato.

Come è strutturato il foglio Excel?

Lo strumento è preimpostato e piuttosto semplice da utilizzare. Oltre alle immancabili istruzioni, ha cinque pagine e quattro grafici. Le pagine principali sono due, la pagina Ordini con i dati degli ordini eseguiti e inviati ai clienti, attorno a cui orbitano le altre pagine e la pagina Report con una tabella di controllo del fatturato. In particolare:

la pagina Ordini contiene la tabella degli ordini ricevuti e spediti, è pensata per essere alimentata con i dati estratti dal gestionale, per esempio importandolo dai file di estrazione in cui sono stati riversati con una query al server, o nella situazione peggiore inserendoli manualmente; prevede l’inserimento di ordini multiprodotto e l’indicazione delle date di consegna, spedizione e fatturazione;
la pagina Report Vendite analizza i dati della pagina ordini per mostrare il fatturato mensile a confronto con l’anno precedente;
Report Prodotti mostra il fatturato per prodotto in ordine decrescente;
Report Clienti mostra il fatturato per cliente in ordine decrescente;
la pagina REPORT è infine il pannello di controllo delle vendite dell’anno, che riporta i dati del fatturato, calcola trend e stragionalità, e permette l’inserimento di una previsione e lo scostamento di questa dalla realtà.

Oltre alle pagine utili, ci sono quattro grafici preimpostati per mostrare i dati significativi e, nel caso possano essere d’aiuto ho lasciato alcune pagine del foglio originale, che voleva gestire anche clienti e prodotti per una piccola impresa.

Come si usa il foglio Excel?

Per iniziare a usarlo è necessario:

predisporre una query per estrarre i dati dal gestionale o dal tuo database,
adattare la tabella degli ordini ai propri dati, cercando di mantenere i titoli dei campi e la struttura generale;
importare i dati estratti dal server o database, la prima volta manualmente verificando impostazione della tabella ed eventuali effetti impresti su quelle collegate,
intervenire dove necessario per sistemare, o personalizzare report e grafici, e aggiungere quello che manca.

Puoi caricare i dati nella tabella ordini da un foglio excel esterno, ho predisposto una macro apposita che puoi lanciare dalla pagina stessa. Inoltre ho aggiunto altri automatismi per aggiornare le tabelle pivot, fare una copia di backup del foglio e stampare tutti i grafici con un clic.

Infine visto il numero di pagine ho applicato una barra di navigazione nella prima riga di ogni pagina equipaggiata con forme che permettono di passare velocemente da una pagina all’altra. Continuo a preferire i classici tasti Ctrl+PgSu e Ctrl+PgGiù per scorrere velocemente tra le pagine, ma chi usa i miei fogli invece preferisce questa barra di navigazione.

Prima di adattare la struttura delle tabelle e del foglio excel alle tue esigenze, come immagino vorrai o dovrai fare, ti invito prima a realizzare una copia di backup, inoltre ti consiglio di aggiungere nuovi campi a destra delle tabelle e di verificare che le altre tabelle e i grafici siano ancora coerenti e funzionanti.

In fondo questo foglio è un semplice report delle vendite con cui è possibile seguire l’andamento del fatturato e i suoi parametri principali.

Se tua azienda ha un gestionale evoluto con un modulo per la reportistica questo strumento non ti servirà, in caso contrario potrai usarlo come ritieni meglio o prendere spunto per migliorare lo strumento che già utilizzi.

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