GESTISCI IL MAGAZZINO CON EXCEL

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Il gestionale di Magazzino

Il magazzino è il luogo in cui vengono stoccati e conservati prodotti destinati alla vendita o all’uso (es: ricambi per la manutenzione). Gestire un magazzino richiede di  avere sempre sotto controllo i flussi dei materiali.

Per questo sono fondamentali le attività di registrazione dei flussi per sapere sempre quali e quanti prodotti sono stoccati a magazzino e dove sono stoccati.

Per rendere semplice e comodo l’inserimento e la gestione dei dati, lo strumento offre una serie di maschere multifunzione su pagina, un ottimo compromesso che privilegia comodità ed efficienza al minor costo.

Le maschere alimentano le tabelle dei dati di base (articoli, fornitori, ecc), del magazzino e dei suoi movimenti. Permettono di inserire, revisionare, eliminare i dati e di caricare i record dalla tabella.

Per svolgere ricerche veloci tra le giacenze e i movimenti, sono state predisposte pagine con apposite funzionalità di ricerca personalizzabili basate su pivot e slicers.

Anche in questo caso è stato scelto il miglior compromesso per ottenere strumenti flessibili ed efficienti. L’utilizzo è intuitivo, anche se non conosci Excel, ma per ottenere il massimo da questi strumenti è necessaria una conoscenza almeno di base delle tabelle pivot di Excel.

Gli strumenti più utilizzati sono le maschere di carico e scarico. A differenza delle altre maschere multifunzione, sono realizzate per inserire più record contemporaneamente.

Inoltre possono diventare vere e proprie distinte di carico o scarico che possono essere stampate o salvate. Permettono anche di muoversi velocemente alle maschere di gestione dei dati di base per l’inserimento di articoli, fornitori, eccetera.

E infine offrono la possibilità di interrogare il magazzino per individuare la distribuzione dei singoli articoli.

Oltre alle funzionalità di base, il gestionale offre pagine di analisi interattive e una dashboard essenziale, realizzati con pivot, grafici e controlli di filtraggio che visualizzano gli indicatori del magazzino e dei movimenti, come le giacenze, il fatturato, gli acquisti, eccetera.

Analisi e dashboard sono personalizzabili con facilità da chi ha una conoscenza intermedia del foglio di calcolo e dei suoi strumenti.

Il foglio è equipaggiato con un pannello di controllo che orienta le attività all’apertura dello strumento. Ogni pagina del gestionale offre una barra di navigazione per muoversi velocemente da una pagina all’altra. Infine le maschere e le funzionalità di gestione dei dati sono equipaggiate da controlli che controllano gli automatismi necessari al funzionamento.

La guida

Lo strumento è accompagnato da una guida che ne spiega il funzionamento e l’utilizzo. E vuole mostrarti com’è possibile trasformare un foglio Excel in un gestionale.

E’ un pdf di decine di pagine che ti conduce passo passo alla comprensione e all’uso dello strumento di gestione del magazzino allegato. Ti spiega come funzionano le singole funzionalità, come avviare il foglio, cosa fare e non fare con lo strumento.

La guida offre suggerimenti anche per l’operatività specifica su maschere, pannelli e altri strumenti predisposti, come per esempio quali tasti usare al posto del mouse.

Ti invito a leggere con attenzione la guida, almeno le prime otto pagine, prima di iniziare a lavorare con il foglio pronto.

Il Magazzino in breve

1. E’ possibile gestire il magazzino con Excel?

Sì. Lo strumento che ti propongo ne è la dimostrazione. Naturalmente per avere uno strumento efficiente è necessaria l’adeguata automazione delle funzionalità di gestione de dati.

2. Su quali computer funziona lo strumento?

Il foglio è stato realizzato per funzionare con Microsoft Office 2013 o versioni successive. Quindi per utilizzarlo hai bisogno di un computer con le caratteristiche necessarie al funzionamento di Microsoft Office. Con versioni precedenti di Office/Excel lo strumento non funzionerà correttamente o non funzionerà affatto.

3. Funziona in ambiente Mac?

No. Il foglio è stato realizzato per funzionare in ambiente windows. Se provi ad usare il foglio in un mac il foglio i controlli activex e alcuni aspetti dell’automazione non funzioneranno.  Anzi è probabile che all’apertura il foglio venga censurato dell’automazione. E’ possibile convertirlo per l’ambiete Mac? Sì, ma richiede una revisione profonda.

4. Per chi è pensato questo strumento?

Lo strumento è pensato per essere adattabile a decine di realtà diverse. Prima dell’acquisto ti invito a scaricare e verificare la versione di prova. Se hai bisogno di modificare le funzionalità presenti o di aggiungere nuove funzionalità posso farlo con una consulenza. Contattami.

5. Quali sono le funzionalità dello strumento?

Lo strumento è dotato delle funzionalità di base per la gestione dei dati relativi ai flussi del magazzino, come per la registrazione e gestione dei dati di base (articoli, locazioni/contenitori, fornitori e clienti). Inoltre è equipaggiato con alcune funzionalità secondarie per eseguire ricerche e di una dashboard con cui controllare gli indicatori fondamentali.

6. Puoi aggiungere altre funzionalità al gestionale?

Sì, il gestionale è modulare e facile da migliorare. Posso aggiungere funzionalità come un modulo ddt, un modulo ordini, un modulo distinte base, la gestione automatica dei riordini, la gestione di lotti e scadenze e altro ancora.

7. Puoi usare un lettore barcode per inserire valori?

Se usi un lettore usb recente, si occuperà lui di inserire il dato nella cella selezionata. Se hai bisogno di stampare codici a barre posso aggiugnere una funzionalità apposita, ma in internet trovi centinaia di siti che trasformano in barcode i testi inseriti. Se non devi generare codici sempre nuovi da applicare agli oggetti da immagazzinare, puoi usare i servizi web. Parti dal sito del produttore del tuo codice a barre o di uno dei concorrenti.

8. E’ lo strumento migliore per gestire un magazzino?

Ci sono gestionali e applicazioni che offrono una rosa completa di funzionalità. Naturalmente a prezzi molto diversi. Questo strumento offre l’essenziale per la gestione del magazzino al prezzo di una cena in pizzeria.

9. Puoi personalizzare tu lo strumento?

Solo in parte. L’automazione e le funzionalità per la gestione dei dati non sono modificabili, le funzionalità secondarie (ricerca, dashboard) sono modificabili come preferisci, e puoi aggiungere pagine e altre funzionalità. Prima di modificare il foglio ti invito a leggere con attenzione la guida allegata per comprendere cosa puoi o non puoi fare. Sei responsabile delle modifiche e delle relative conseguenze.

10. Lo strumento è migliorabile?

Sì, lo strumento può essere equipaggiato con moduli e funzionalità aggiuntive. Questa è la versione base, il miglior compromesso tra risultati e costo. Se hai bisogno di modifiche specifiche e personalizzazioni, richiedi una consulenza.

Puoi visionare tutte le domande frequenti relative ai fogli di Excel Professionale in questa pagina.

Chiarimenti

E’ importante chiarire che:

1. Il gestionale non è un semplice foglio Excel preimpostato e aperto, ma è uno strumento codificato, marcato, protetto e licenziato.

2. Il foglio funziona con Excel 2013 o versioni successive in sistema operativo windows. Non funziona correttamente con le versioni precedenti di office e non funziona in ambiente Mac.

3. Lo strumento deve essere attivato tramite codice apposito nel computer in cui lo utilizzerai. L’attivazione è la prima cosa da fare, dopo aver letto la guida e le istruzioni, ed è necessaria per attivare l’automazione.

4. Una volta attivato potrai copiare e modificare il foglio, ma prima di farlo ti invito a leggere con attenzione la guida.

5. Il prezzo è contenuto perché la licenza che acquisti ti permette di usarlo su un solo computer.

6. Il foglio è parzialmente personalizzabile, ma nella maggior parte dei casi è preimpostato e non modificabile per garantire il corretto funzionamento dello strumento. Sei responsabile delle conseguenze delle tue modifiche.

7. Il codice dell’automazione non è accessibile ed è protetto dalla legislazione relativa al copyright. Non puoi modificarlo o aggiungerne del tuo.

Note importanti

Alcuni punti importanti da sottolineare:

1. La licenza base è per un singolo computer.

2. Il foglio viene installato nel pc grazie a un codice di installazione che attiva l’automazione.

3. Per alcuni strumenti è necessario inserire un codice di conferma dopo 2-4 settimane dall’installazione.

4. Per la natura “mobile” dello strumento non sono previsti resi e rimborsi. 

5. Hai la possibilità di visionare lo strumento richiedendo la versione di prova e testandone le funzionalità.

6. Lo strumento e ogni sua copia sono identificati in modo univoco e riconoscibili.

La versione di prova del magazzino.

Verifica che lo strumento abbia le caratteristiche che cerchi prima dell’acquisto.

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