Cosa sono le maschere Excel? A cosa servono? Come si realizzano? Perché e a chi possono essere utili? Questa vuole essere una guida alle maschere di Excel, strumenti classici e comodi che possono essere utili in molte situazioni.
Cosa sono le maschere Excel
Le maschere sono finestre ricche di strumenti di controllo e di automatismi. Sono strumenti di Excel, ma sono anche strumenti personalizzati realizzati con Excel. Sono le finestre del foglio di calcolo che gestiscono strumenti specifici, sono finestre create dall’utente con l’editor vba e automatizzate con le macro, sono pagine di Excel equipaggiate con controlli, strumenti e automazione.
Le maschere sono strumenti complessi realizzati con gli strumenti che Excel mette a disposizione, per svolgere una o più attività all’interno del foglio di calcolo attraverso controlli predisposti, automatismi o altri strumenti.
Le maschere Excel realizzate dagli utenti di distinguono in:
- maschere su pagina, integrate nelle pagine di Excel,
- maschere utente, o userform, installate in finestre che possiamo realizzare con il Vbe.
Le macro condividono diverse caratteristiche:
- controlli con cui controllare la maschera e svolgere le attività relative,
- automatismi che fanno funzionare le maschere Excel o ne facilitano l’uso,
- una piattaforma, uno spazio dedicato su finestre o su pagina,
- uno scopo preciso, da raggiungere attraverso una o più funzionalità.
Cosa sono le maschere su pagina
In sintesi le maschere su pagina non sono altro che strutture di controlli installate in una pagina con cui possiamo impostare ed eseguire le attività correlate. Excel permette di realizzare maschere evolute usando le userform e gli strumenti dell’automazione, ma possiamo realizzare maschere anche nelle pagine del foglio di calcolo.
Le maschere Excel su pagina sono strumenti più semplici e spesso più efficienti e più veloci da realizzare delle userform. Sono composte da celle con elenchi, pulsanti e caselle di vario genere, da piccole tabelle con formule anche complesse, controlli realizzati con la convalida dei dati e molto altro.
Una volta che impariamo a creare controlli dinamici e comodi è inevitabile arrivare alla realizzazione di maschere. Di solito partiamo realizzando maschere di controllo per le nostre dashboard. O maschere Excel di inserimento o revisione per fogli strutturati di lunga durata con cui gestiamo le nostre attività.
E se impariamo un poco di automazione, possiamo realizzare maschere sorprendenti e professionali con cui semplificare o velocizzare una o più funzionalità.
I tipi di maschera Excel
Le maschere possono essere classificate in diversi modi, ma di solito vengono distinte per le funzionalità o attività primarie che svogliamo con esse. Tra gli strumenti tradizionali possiamo per esempio distinguere maschere di:
- inserimento, con cui inseriamo dati nei nostri fogli e tabelle,
- ricerca, con cui cerchiamo dati o informazioni,
- revisione, con cui revisioniamo dati e record già presenti,
- elaborazione, con cui eseguiamo calcoli ed elaborazioni,
- visualizzazione e stampa, con cui richiamiamo dati e li mostriamo nel modo più efficace,
- controllo, con cui controlliamo strumenti diversi,
- gestione, con cui controlliamo l’automazione del foglio o di strumenti specifici.
Queste sono le tipologie principali delle maschere Excel su pagina, non le uniche, ma le più diffuse.
Come si costruiscono le maschere
Come abbiamo detto le maschere sono strumenti complessi, strutture di controlli con cui impostiamo, gestiamo ed eseguiamo le attività relative. Sono di solito composte da:
- una piattaforma, nel caso delle maschere su pagina una porzione di una pagina di Excel impostata in modo da essere stabile e comoda da usare,
- diversi controlli, specifici per l’uso a cui sono destinati, da elenchi a discesa a caselle combinate, da pulsanti a caselle di testo o celle impostate per l’inserimento di dati, meglio se assistito, eccetera,
- automatismi che gestiscono il funzionamento della maschera, in parte o in toto,
- eventuali altri strumenti che sostituiscono gli automatismi o una parte della maschera,
- istruzioni che spiegano l’uso dello strumento.
Gli strumenti per creare maschere su pagina
Quali sono gli strumenti di Excel che usiamo per creare maschere su pagina?
Gli strumenti possono essere davvero molti e di solito dipendono dalle nostre competenze e dalle funzionalità che vogliamo installare nelle maschere Excel. Aldilà delle conoscenze di base per impostare la pagina per contenere gli strumenti della maschera, gli strumenti più usati per realizzare i controlli sono la convalida dei dati e la conoscenza dei controlli activex o modulo, formule e funzioni, link, forme e la gestione dei nomi.
Per l’automazione è necessaria almeno una conoscenza di base del vba e degli strumenti correlati, il necessario per realizzare macro di primo livello con cui gestire la maschera, eventuali dati e strumenti.
Altri strumenti, complementari o sostitutivi, che possiamo usare nelle maschere su pagina dipendono dal tipo di maschera e dalle nostre competenze. I principali sono: tabelle excel, tabelle di formule, query, filtri avanzati, pivot, grafici, strumenti dei dati, slicers e altri ancora.
Per esempio possiamo usare il filtro avanzato o recupera e trasforma per una maschera di ricerca, oppure possiamo usare convalida e macro per una maschera di inserimento, o formule, funzioni, nomi e macro per una maschera di elaborazione. E così via.
Come si realizza una maschera su pagina
Il primo passo è progettare la maschera: definire lo scopo, le attività che devono essere svolte, le funzionalità necessarie, il flusso dei dati, gli strumenti che vogliamo usare per realizzarle, gli automatismi necessari, fino a definire un progetto particolareggiato. Tratteremo questo argomento in modo approfondito nelle prossime revisioni.
Il secondo passo è la revisione o realizzazione degli strumenti a cui deve essere collegata la maschera. Possono essere basi di dati, anche solo una semplice tabella Excel, piuttosto che query realizzate con recupera e trasforma che estraggono dati da database esterni. Ma possono essere strumenti più complessi come tabelle di formule, grafici, o intere dashboard. Dipende dal tipo di maschera e dalle funzionalità integrate.
Una maschera di inserimento trasferirà i dati inseriti in una tabella Excel, una maschera di controllo sarà associata agli strumenti che deve controllare, per esempio una dashboard realizzata con pivot, tabelle di formule e grafici di vario tipo, una maschera di ricerca lavorerà su una o più base dati interne al foglio, quindi tabelle Excel o intervalli di dati, o esterne al foglio.
Tutti gli strumenti correlati alle maschere Excel devono essere preparati e verificati prima della realizzazione della maschera, secondo il progetto che abbiamo definito. Spesso questa fase può diventare più rilevante e complessa della realizzazione pratica della maschera.
Il terzo passo è la creazione della maschera, che di solito procede in questo modo:
- preparazione della pagina
- installazione dei controlli
- preparazione degli eventuali strumenti complementari o sostitutivi,
- sviluppo e verifica degli automatismi
- completamento della maschera
- revisione del layout
- verifica del funzionamento
- verifica dell’esperienza dell’utente
- eventuale revisione e ottimizzazione
- preparazione delle istruzioni
Considerata l’ampiezza dell’argomento, tratteremo in modo approfondito della creazione di una maschera di inserimento nelle prossime revisioni.
Impostare la pagina
Il primo passo nella creazione pratica di una maschera su pagina è l’impostazione della maschera sulla pagina. Questo significa di solido:
- impostare un layout professionale, per esempio eliminando griglie, modificando le dimensioni di righe e colonne, impostando font e set di colori specifici, un’immagine di fondo, eccetera,
- bloccare una porzione della pagina, di solito un’intestazione in cui integrare la maschera, fino a bloccare l’intera schermata per far spazio agli strumenti necessari,
- impostare nomi e titoli.
Impostare i controlli
Un aspetto chiave della preparazione della maschera è la preparazione dei controlli. Abbiamo a nostra disposizione diversi tipi di controlli e diversi modi per realizzarli. I controlli possono essere statici o dinamici, possono essere elenchi, pulsanti, caselle di testo, pulsanti di opzioni, caselle di controllo e altro, possono essere filtranti, correlati, intelligenti, automatizzati, eccetera.
I controlli devono essere affidabili e facili da usare e non dovrebbero richiedere attività di gestione, nè revisioni. Inoltre dove si utilizzano strumenti alternativi agli automatismi, o a elementi o funzionalità della maschera è possibile usare i controlli di questi strumenti se presenti, come per esempio i controlli di filtraggio delle tabelle excel.
Approfondiremo l’argomento realizzazione di controlli in diversi approfondimenti e ne mostrerò alcuni in tutorial dedicati.
Preparare l’automazione
Un altro aspetto fondamentale nella preparazione della maschera è la preparazione dell’automazione. In rari casi può non essere necessaria, mentre in diversi casi può essere realizzata con il registratore di macro, ma di solito per realizzare una maschera è necessaria una conoscenza di base del vba e degli strumenti dell’automazione. Complessità e numero di routine necessarie alla gestione delle maschere dipendono dal tipo di strumento e da come lo realizziamo.
Per esempio è possibile realizzare maschere di ricerca senza automazione, maschere di inserimento di elaborazione con un paio di macro realizzabili con il registratore, maschere di controllo che richiedono due o tre macro di bassa complessità.
Ma una maschera può arrivare a richiedere anche una decina di routine con cui gestire ogni singola attività della maschera: dall’assistenza all’operatore durante l’impostazione dei parametri, alle verifiche preliminari, dalla gestione dei controlli della maschera all’esecuzione delle attività principali.
Una solida conoscenza del vba permette di realizzare maschere excel più efficienti ed efficaci, ma è necessaria per poter creare certe funzionalità o svolgere specifiche attività.
Ora vediamo le caratteristiche delle principali tipologie di maschera su pagina.
Maschere Excel di inserimento
Le maschere di inserimento sono strumenti classici, ormai caduti in disuso a seguito dell’evoluzione dei sistemi di raccolta e conservazione dei dati (mes, gestionali, erp, server sql, ecc) e a seguito dell’evoluzione delle tecnologie di condivisione e trasferimento dei dati (servizi di file hosting, intranet, eccetera).
Oggi raramente si devono inserire dati in fogli Excel perché i dati sono già presenti nel gestionale, sul server, in rete, perché vengono raccolti in modo capillare ed efficiente lungo il flusso delle attività aziendali. Oggi di solito i dati che lavoriamo su excel arrivano già in formato digitale da altre fonti.
Ma nel caso di piccole attività, o di attività personali o professionali, o di dati “nuovi”, correlati all’innovazione o alla ricerca, è ancora possibile dover inserire dati nelle pagine di Excel per poterli elaborare.
L’inserimento dei dati in Excel è un’attività rodata che l’evoluzione del foglio di calcolo facilita, grazie per esempio a strumenti come le tabelle Excel, la convalida dei dati, eccetera. Ma nel caso i dati siano molti allora è utile disporre di strumenti che rendono più comoda ed efficiente l’attività di inserimento.
Parlo di maschere che si occupano dei controlli dei dati, che facilitano l’inserimento con controlli predittivi e dinamici, che ci assistono nella revisione dei dati, nella ricerca degli errori, nella valutazione in tempo reale di parametri statistici e altro ancora.
Le maschere di inserimento sono di solito strumenti semplici che richiedono una conoscenza di base del vba e dell’automazione, una buona conoscenza della realizzazione dei controlli e degli strumenti con cui li realizziamo.
Le maschere più semplici possono essere realizzate in pochi minuti appoggiandosi agli automatismi delle tabelle Excel, alla convalida dei dati, a formule e funzioni e possono essere automatizzate solo con il registratore di macro. D’altra parte se abbiamo bisogno di controlli più evoluti, le maschere Excel di inserimento possono diventare strumenti più complessi e automatizzati.
Maschere di ricerca
Le maschere di ricerca sono strumenti classici, sempre meno utilizzati, a seguito dell’evoluzione degli strumenti di Excel, che permettono di individuare record, valori e stringhe in modo rapido e semplice. Mi riferisco ai filtri delle tabelle, come a strumenti come la finestra Trova, agli slicers, alle finestre dello strumento modulo (form), alle pivot e a recupera e trasforma.
Oggi il modo più semplice ed efficace per disporre di una finestra di ricerca è creare una query e collegarla a una tabella Excel che possiamo usare tramite slicers per filtrare record singoli o multipli. È necessaria una conoscenza minima di power query (ora recupera e trasforma), delle tabelle Excel e degli slicers, senza automazione aggiuntiva.
Modi più classici di realizzare maschere di ricerca sono quelli che per esempio prevedono l’impiego dei filtri avanzati insieme a elenchi dinamici e un pizzico di vba, oppure l’uso di formule, nomi e funzioni, insieme a elenchi dinamici e un poco di automazione.
Le soluzioni più potenti ed efficienti, che possiamo collegare anche a database esterni e a fonti multiple, prevedono l’uso esteso del vba, di controlli predisposti ed eventualmente query, modelli di dati e pivot, ma in realtà sono soluzioni poco usate, per il livello di competenze richieste, ma soprattutto per l’investimento di tempo necessario per la realizzazione.
Oggi le maschere di ricerca le troviamo come elementi in maschere Excel di multifunzione, o come funzionalità accessorie di strumenti diversi, per esempio tabelle strutturate in gestionali, maschere di elaborazione o maschere di revisione.
Maschere Excel di revisione
Le maschere di revisione sono strumenti pensati per revisionare record di dati, cioè inserire o modificare valori di campi specifici di record presenti in una base dati. Sono sempre accompagnate da una funzione di ricerca e per questo io le chiamo R2: maschere di ricerca e revisione.
Sono maschere Excel poco usate, di solito associate a fogli di gestione che prevedono flussi di dati che almeno in parte devono essere gestiti o confermati da operatori. Mi riferisco per esempio a gantt per la gestione di progetti, strumenti per la logistica o la produzione, eccetera, strumenti che prevedono attività di lunga durata e inserimenti progressivi di dati su singoli record.
Queste maschere possono essere doppie o singole: nel primo caso la maschera presenta funzionalità separate, una per ricercare e richiamare i record e una per inserire la modifica, nel secondo invece la maschera è unica e le funzionalità integrate. Le prime sono maschere Excel classiche, in disuso, mentre le seconde sono gli strumenti tipici, di solito accompagnate da piccoli pannelli di controllo
La versione più semplice di queste maschere prevede l’uso del filtro avanzato, formule, convalida, controlli dinamici e un poco di vba, ma è di solito difficilmente integrabile con strumenti più grandi e quindi viene posizionata in una pagina dedicata. Le versioni migliori e di solito più compatte sono basate principalmente su macro che si occupano delle attività e su controlli di varia natura di solito raccolti in barre o pannelli di controllo.
Maschere di elaborazione
Sono strumenti classici realizzati per gestire l’elaborazione non convenzionale dei dati, cioè elaborazioni complesse, multiparametro o con molteplici opzioni, che non possono essere gestite dagli strumenti convenzionali, come le pivot. Sono spesso associate o integrate con tabelle di formule e collegate a tabelle Excel o basi dati.
A cosa serve una maschera, quando una tabella di formule può elaborare i dati come vogliamo? Giusta domanda. Nella maggior parte dei casi il calcolo può essere eseguito da una formula o da una tabella di formule, che sono in grado di eseguire elaborazioni complesse e soddisfare la maggior parte dei bisogni.
Quando le formule contengono riferimenti esterni a variabili o controlli esterni alla tabella, allora è possibile la comparsa di una maschera, che di solito però sarà una maschera di controllo con cui appunto controlliamo lo strumento.
Ma ci sono casi in cui una formula o una tabella di formule, per quanto avanzate, non riesce a elaborare i dati come vogliamo, questo perché può richiedere più elaborazioni non integrabili, per esempio, oppure valutazioni intermedie, azioni sui dati elaborati, o categorizzazioni difficili da inserire nelle formule. O può richiedere o prevedere la presenza di funzioni realizzate dall’utente con gli strumenti per l’automazione, o altro ancora.
La maschera di elaborazione è uno strumento personalizzato e automatizzato, equipaggiato con controlli che permettono di impostare parametri e opzioni dell’elaborazione e di controllare le attività, di solito tramite macro o funzioni specifiche, talvolta con l’assistenza di strumenti accessori o di supporto come tabelle di formule o altro.
Servono per semplificare o rendere più efficienti elaborazioni complesse che richiederebbero tempi di gestione significativi. Se realizzarle richiede la conoscenza del vba, dei controlli, di formule, funzioni e nomi e altro ancora, proprie la loro semplici e l’automazione li rende gestibili anche da operatori non competenti.
Maschere di visualizzazione e stampa
Sono strumenti classici realizzati per la visualizzazione dei dati e l’eventuale stampa o produzion di pdf. Sono caduti in disuso con l’introduzione di strumenti come le tabelle pivot e le query e vengono usate per necessità specifiche, come la produzione di documenti particolari (es: ddt, ordini, schede di produzione, ecc).
L’aspetto di queste tipo di maschere dipende dal bisogno specifico e l’automazione di solito consiste nel richiamo dei dati da mostrare dalle basedati e nella produzione dell’output, come stampe, creazione del pdf, esportazione in formati diversi (xlsx), la possibilità di allegare i documenti a una mail del tuo programma di posta, ecc.
Realizzarle è molto semplice e la maggior parte dell’automazione è standard, il tempo maggiore si spende nella revisione della macro per il caricamento dei dati. Realizzarle richiede la conoscenza del vba e dei controlli e per questo sono cadute in disuso, in quanto è possibile realizzare versioni non automatizzate usando formule, nomi e funzioni, ma anche tabelle pivot e slicers che richiedono la conoscenza degli strumenti di base di excel o poco di più.
Maschere di controllo
Questo tipo di maschera è forse quella più usata oggi. Sono strumenti costruiti a servizio o attorno a funzionalità del foglio Excel, anche multiple e complesse, con l’obiettivo di controllarle in modo più efficiente e comodo.
Un esempio classico di maschera di controllo sono le maschere delle dashboard, quando queste presentano diversi tipi di strumenti e controlli molteplici. Allora usiamo caselle di vario genere per interagire con tutti i grafici e le tabelle, per filtrarli, ordinarli o raggrupparli in modo diverso, per esempio, e pulsanti per eseguire attività predefinite, come per esempio sequenze di visualizzazioni, visualizzazioni preimpostate e animazioni.
Quando non possiamo limitarci a usare controlli preimpostati come gli slicers delle pivot, raccogliamo i controlli in un’unica maschera, che possiamo anche automatizzare.
Ci sono molti tipi di maschere di controllo, distinte di solito a seconda degli strumenti gestiti e delle attività da svolgere. Per esempio, possiamo realizzare e installare maschere con cui controllare l’analisi dei dati, la verifica dei dati, la visualizzazione di dati e risultati, eccetera.
Questo tipo di maschera richiede una buona conoscenza della realizzazione o impostazione dei controlli e una discreta conoscenza del vba per potenziarli e coordinarli, o per eseguire attività aggiuntive. Talvolta possono essere integrate da strumenti preimpostati di Excel, o da funzionalità accessorie.
Maschere di gestione dell’automazione
Sono maschere di controllo come le precedenti, ma concepite per gestire l’automazione del foglio. Un esempio immediatamente comprensibile sono i pannelli di comando, pagine con controlli da cui possiamo eseguire sequenze di macro che svolgono attività di gestione del foglio al posto nostro.
Mentre le maschere di controllo sono predisposte per controllare funzionalità specifiche, le maschere di gestione sono strumenti che gestiscono l’automazione del foglio intero. Sono di solito posizionate in pagine indipendenti, composte prevalentemente da pulsanti, ma anche da caselle per impostare eventuali parametri o opzioni.
Richiedono una buona conoscenza del vba per la realizzazione delle macro e una discreta conoscenza dei controlli. Le maschere Excel in sé non sono complesse, ma l’automazione che controllano richiede notevoli competenze per essere sviluppata. D’altra parte, una volta realizzata, l’automazione permette l’utilizzo di fogli complessi anche a persone con una competenza limitata.
Cosa sono le maschere utente di Excel?
In sintesi una maschera di Excel è un strumento utilizzato per impostare e lanciare routine con cui eseguire attività automatiche sul foglio di lavoro. Le maschere possono essere adattate a molti usi, da finestra di dialogo, a finestra di inserimento, da pannello di controllo, a finestra di configurazione/settaggio e altro ancora.
Una maschera è in sostanza una finestra di grandezza variabile su cui posizioniamo/installiamo la serie di controlli che l’operatore utilizzerà per controllare le attività automatizzate.
Cosa sono i controlli?
I controlli sono strumenti con cui è possibile appunto controllare gli automatismi e le attività delle maschere. Sono oggetti concepiti per semplificare l’interazione con te che usi la maschera. Attraverso i controlli puoi scegliere o inserire valori, impostare e attivare gli automatismi e altro ancora. I controlli più usati sono i seguenti:
- il classico pulsante di comando per lanciare macro,
- la casella di testo in cui inserire valori, fondamentale per fornire informazioni agli automatismi,
- la lista da cui scegliere un valore, per dare la possibilità all’operatore di scegliere tra più valori predefiniti,
- la casella combinata, che somma le caratteristiche dei due controlli precedenti e che offre la possibilità di scegliere un valore da una lista predefinita o inserire un valore,
- i pulsanti opzione, fondamentali nella gestione delle scelte tra due o più alternative,
- le caselle di controllo da attivare o disattivare, con cui impostare o filtrare caratteristiche e parametri.
Quando i controlli vengono installati nelle maschere richiedono l’impostazione delle loro proprietà, per esempio del nome e dell’aspetto, e l’inserimento di codice vba necessario per lavorare correttamente.
Il codice vba è di solito associato a un evento preciso e serve, ad esempio, per inizializzare correttamente il controllo all’apertura della maschera caricando la lista di valori di una listbox, o per lanciare una macro al clic del pulsante, o per eseguire controlli sul foglio di lavoro o sull’utilizzo degli strumenti da parte dell’operatore. Approfondiremo l’argomento “controlli” in un approfondimenti dedicati.
Come si crea una maschera utente di Excel?
Le maschere vengono create attraverso il visual basic editor. Se non conosci o vuoi approfondire la conoscenza dell’editor ti invito a leggere la Guida all’editor Vba.
Come si crea una maschera?
Il modo più veloce è questo:
- premi Alt+F11 per aprire l’editor vba
- clicchi sul menù “Inserisci” per aprirlo,
- clicchi sul comando “Userform” che aggiungerà una nuova maschera vuota al tuo foglio di lavoro e farà comparire la casella degli strumenti per l’inserimento dei controlli.
Se non è disponibile, ti consiglio di aprire la finestra delle proprietà premendo F4 o cliccando sul comando “Finestra proprietà” del menù “Visualizza”.
Per realizzare una piccola finestra di comando con pulsanti che lanciano le tue macro non devi fare altro che:
- selezionare il comando “pulsante di comando” dalla casella degli strumenti,
- trascinarlo nella finestra maschera,
- dimensionarlo a piacere tramite i quadrati ai bordi della selezione, o tramite le proprietà “Height” e “Width”,
- dargli un nome tramite la proprietà “(Name)” e un testo tramite la proprietà “Caption”,
- cliccare 2 volte sul pulsante per passare alla finestra del codice direttamente nella routine impostata sull’evento “click” (es: Sub CommandButton1_Click), se necessario puoi cambiare oggetto ed evento usando i menù a tendina in alto nella finestra del codice, quello di sinistra per selezionare l’oggetto della maschera, quello di destra per scegliere l’evento,
- scrivere il nome della macro che vogliamo lanciare con il clic del pulsante che deve essere presente in un modulo del foglio di lavoro.
- ripetere quanto descritto per ogni pulsante che vogliamo inserire nella finestra della maschera.
Fatto, ora hai la tua prima maschera.
Come si struttura una maschera utente?
Per evitare sprechi di tempo e realizzare uno strumento efficace e comodo, una maschera deve essere progettata con attenzione e precisione. Prima della sua realizzazione devi pianificare lo strumento con attenzione: devi pensare al suo scopo, a come verrà usata e da chi, a quali attività realizzerà e come. L’obiettivo è sia estetico che pratico e funzionale. La maschera è uno strumento che deve essere pratico, chiaro e semplice da usare, deve essere corredato da istruzioni e funzionare bene.
Il mio consiglio è usare word, powerpoint o un semplice foglio di carta per progettare la tua maschera nei particolari, sia estetici che tecnici, per poi realizzarla con precisione. Approfondiremo la creazione delle maschere di Excel in corsi dedicati.
Come si scrive il codice per fare funzionare le maschere utente?
In teoria le routine vba che vengono inserite nelle maschere sono analoghe a quelle delle macro ordinarie, come descritto nella Guida alla macro di Excel. Quindi sono strutturate, prevedono la dichiarazione delle variabili, la gestione degli errori, controlli preliminari e non, l’eventuale interazione con l’operatore dove è necessario, la gestione di decisioni prevedibili e l’elaborazione vera e propria.
In teoria. Nella realtà ci sono notevoli differenze che vale la pena sottolineare. In primo luogo le maschere di Excel prevedono una routine di inizializzazione, eseguita all’avvio della maschera, che si occupa di preparare gli strumenti di controllo installati dove necessario, per esempio caricando le liste dei valori, si occupa di eseguire controlli sul foglio di lavoro e oltre per anticipare condizioni impreviste, come l’assenza di oggetti necessari allo svolgimento delle attività, ed eventualmente interagiscono con l’operatore, per esempio per comunicare imprevisti, o intervengono direttamente sul foglio di lavoro per creare gli oggetti mancanti o ripristinare le condizioni minime di lavoro.
In secondo luogo non tutti i controlli richiedono codice, per esempio i pulsanti di opzione di solito non hanno codice, ma servono per ricevere in modo semplice e sicuro informazioni dall’operatore, sarà il codice di un’altra macro che una volta lanciata si occuperà di verificare il valore dell’opzione scelta dall’operatore ed eseguire l’attività come richiesto. Oppure se i controlli richiedono codice, spesso è limitato e strettamente funzionale, per esempio dedicato a impostare variabili o proprietà. La maggior parte del codice è dietro ai pulsanti di comando, preposti al lancio degli automatismi.
Infine per motivi di praticità, comodità e flessibilità, le macro principali che si occupano di realizzare le attività principali, soprattutto se complesse, non vengono inserite nella maschera, ma vengono scritte in un modulo classico e solo richiamate dalla routine inserita dalla maschera.
C’è chi preferisce inserire tutto il codice nelle maschere e vederle come strumenti indipendenti, ma una maschera è in realtà solo una struttura di supporto alle macro e ai controlli, non un’applicazione indipendente. Questo è dimostrato facilmente dalla possibilità di replicare la maschera in un pannello di comando su pagina Excel.
Come si usano le maschere di Excel?
Per usare una maschera è necessario richiamarla tramite un semplice comando “NOMEMASCHERA.show”, che di solito viene inserito in una macro apposita (chiamala per esempio: maschera_NOMEMASCHERA) che possiamo richiamare tramite:
- un pulsante installato nel foglio di lavoro, per esempio in un pannello di comando su pagina,
- un pulsante sulla barra multifunzione, specialmente su usi la cartella macro personale come cassetta degli attrezzi,
- associando la macro a uno o più eventi, per esempio all’apertura del foglio di lavoro, o all’attivazione di una pagina.
Naturalmente non sono gli unici modi, per esempio puoi richiamare una maschera tramite il pulsante di un’altra maschera o la finestra “Macro” di Excel, ma sono i più comuni. Per maggiori informazioni sull’uso delle macro vedi la Guida alle macro o la Guida al registratore di Excel.
Le maschere possono essere impostate per bloccare o permettere l’interazione con il foglio di lavoro, possono essere impostate per apparire in posizioni precise e per eseguire attività automatiche alla loro apertura, oltre alla semplice inizializzazione. Le maschere possono essere chiuse tramite il pulsante classico in alto a destra della finestra, ma di solito vengono chiuse tramite apposito comando installato sulla maschera, o in automatico all’esecuzione dell’attività per cui sono state concepite, a seconda dello scopo della maschera.
A cosa serve una maschera utente?
Come spiegato all’inizio le maschere sono strumenti dedicati all’automazione di excel, piattaforme flessibili di strumenti di controllo con cui possiamo svolgere in automatico attività che realizziamo sulla pagina o con gli strumenti in dotazione a Excel. Possiamo usare una maschera come pannello di comando da cui lanciare gli automatismi del foglio di lavoro, un’alternativa al pannello di comando su pagina che ho usato nei fogli di lavoro automatizzati finora pubblicati.
Una possibile classificazione degli usi più comuni delle maschere di Excel è la seguente:
- Pannelli di controllo, con cui gestiamo una o più attività specifiche, come un pannello per il controllo dei dati da cui lanciare macro che eseguano direttamente controlli sulla presenza di errori o anomalie nei dati, o installino strumenti come tabelle pivot con cui eseguire verifiche della consistenza e della coerenza dei dati;
- Maschere di inserimento, per inserire i dati ed eseguire controlli,
- Maschere di ricerca, per lanciare query o cercare direttamente valori o record in una base dati;
- Finestre di dialogo personalizzate, da usare in altre macro per un’interazione più soddisfacente con l’operatore,
- Maschere di revisione, per modificare record preesistenti;
- Maschere di analisi ed elaborazione, che presa una base dati eseguono elaborazioni predefinite, in modo diretto o attraverso gli strumenti avanzati di Excel;
- Pannelli e maschere di supporto, per usi diversi e particolari, da un pannello generale che raccogliere molti fogli di lavoro, a pannelli di navigazione e altro ancora.
Quando usare le maschere nei nostri fogli?
In primo luogo le maschere vanno usate quando abbiamo le competenze necessarie per realizzarle. Come abbiamo visto di solito le maschere richiedono solide competenze e anche un discreto investimento di tempo per la loro realizzazione. Ci sono maschere Excel realizzabili in pochi minuti, usando strumenti di base di Excel e il registratore di macro, ma se abbiamo bisogno di strumenti efficienti ed evoluti è necessario spendere il tempo per realizzarlo.
Quindi, quando vale la pena usare una maschera?
Dipende. La risposta ovvia è quando i vantaggi della maschera ripagano il tempo speso per realizzarla. In pratica sappiamo se una maschera è utile se non vantaggiosa durante la progettazione, ma quando calcoli i vantaggi devi tener conto che una maschera è nella maggior parte dei casi una funzionalità riutilizzabile.
Cioè con qualche semplice accorgimento la puoi spostare e installare in altri fogli. Questo è possibile perché una maschera su pagina è in fondo una pagina con controlli e automatismi che possono essere realizzati in modo da essere flessibili.
Infine le maschere vanno usate quando ne abbiamo un effettivo bisogno. Come ripetuto più volte, la maggior parte delle maschere sono cadute in disuso per l’evoluzione degli strumenti di Excel nel tempo, quindi ci sono alternative più o meno valide alle maschere Excel, o che permettono di semplificarle. Quindi prima di pensare alla realizzazione di una maschera, anche se su pagina, ti invito a pensare ad alternative più semplici.
Se invece il tempo speso sul foglio è notevole, se lo strumento ti farà risparmiare tempo e se hai le competenze per realizzarlo, allora crea le tue maschere.
Quindi le maschere Excel su pagina vanno usate quando:
- abbiamo le competenze per realizzarle,
- quando ne abbiamo effettivamente bisogno,
- quando sono vantaggiose.
A chi servono le maschere
In pratica servono a chi ha fogli Excel grandi e di lunga durata. La presenza di molte funzionalità, connesse o integrate, spesso trae giovamento da strumenti efficienti che semplificano la gestione.
Ma servono anche a chi effettivamente ha bisogno di una o più delle funzionalità descritte in precedenza (inserimento, ricerca e revisione, controllo, eccetera) per rendere più efficienti le attività svolte sui propri fogli, di qualunque grandezza o complessità siano.
Inoltre possono essere utili a chi ha bisogno di realizzare fogli più professionali e automatizzati per renderli utilizzabili anche da persone con competenze limitate.
Quindi perché usare le maschere?
Per esempio, perché:
- permettono di realizzare pannelli strutturati e professionali, anche belli a vedersi;
- sono comodi e utilizzabili da chiunque con un minimo di istruzioni;
- fanno risparmiare tempo nella gestione e nell’esecuzione degli automatismi, per esempio non costringono a tornare alla pagina del pannello di controllo per utilizzarlo;
- permettono di gestire molti automatismi e attività da un’unica piattaforma;
- sono facilmente riutilizzabili in molti fogli di lavoro, senza o con una minima spesa di tempo per l’adeguamento, questo naturalmente se vengono realizzati nel modo migliore,
- infine se hai imparato il vba, vale la pena spendere qualche ora in più per imparare a realizzare strumenti professionali, in certi casi vere e proprie applicazioni.
Come realizzare maschere Excel automatizzate senza conoscere il vba? In molti mi chiedono questo, con quesiti più o meno specifici, e per questo ho realizzato la lunga serie di tutorial dedicati che trovi sul canale di ExcelProfessionale che mostrano come si possono realizzare maschere automatizzate con conoscenze minime dell’automazione.
Cosa sono le maschere Excel automatizzate?
Abbiamo già risposto a questo quesito all’inizio di questa guida. Riassumendo i punti essenziali, le maschere sono “finestre” ricche di strumenti di controllo e di automatismi che svolgono le funzioni per cui sono progettate.
Maschere sono molti degli strumenti di Excel (es: finestra proprietà, trova, VaiA, ecc), ma sono anche strumenti personalizzati dall’utente: userform realizzati con l’editor vba e automatizzate con le macro, come pagine di Excel equipaggiate con controlli, strumenti e automazione (maschere su pagina).
Le maschere Excel realizzate dagli utenti di distinguono in:
- maschere su pagina, integrate nelle pagine di Excel,
- maschere utente, o userform, installate in finestre che possiamo realizzare con il visual basic editor e il linguaggio vba.
Le maschere sono composte da:
- una piattaforma, uno spazio dedicato su finestre o su pagina,
- controlli con cui svolgere le attività relative,
- automatismi che fanno funzionare le maschere o ne facilitano l’uso.
Maschere su pagina e maschere utente
In sintesi le maschere su pagina non sono altro che gruppi di controlli installati nella schermata di una pagina con cui possiamo eseguire le attività previste.
Una maschera utente è in sostanza una finestra di grandezza variabile su cui posizioniamo serie di controlli che l’operatore utilizzerà per controllare le attività automatizzate.
Le maschere utente richiedono la conoscenza del vba per impostare e gestire correttamente tutti i controlli.
Le maschere su pagina sono strumenti più semplici e spesso più efficienti, in quanto possono usare gli strumenti di Excel per svolgere parte delle attività e l’automazione necessaria può in molti casi essere realizzata con il registratore di macro.
Per esempio, nelle maschere su pagina si possono usare le celle della pagina o le tabelle Excel o pivot al posto di caselle di testo, listbox e altri controlli; come si possono usare elenchi e controlli realizzati con la convalida dei dati, le formule e i nomi.
I tipi di maschere Excel automatizzate
Le maschere possono essere classificate in diversi modi, ma di solito vengono distinte per le attività che svogliamo con esse. Possiamo per esempio distinguere maschere di:
- inserimento, con cui inseriamo dati nei nostri fogli e tabelle,
- ricerca, con cui cerchiamo dati o informazioni,
- revisione, con cui revisioniamo dati e record già presenti,
- elaborazione, con cui eseguiamo calcoli ed elaborazioni,
- visualizzazione e stampa, con cui richiamiamo dati e li mostriamo nel modo più efficace,
- controllo, con cui controlliamo strumenti diversi,
- gestione, con cui controlliamo l’automazione del foglio o di strumenti specifici.
Come si costruiscono le maschere
Le maschere Excel automatizzate sono strumenti complessi, strutture di controlli con cui impostiamo, gestiamo ed eseguiamo le attività relative.
Sono di solito composte da:
- una piattaforma, nel caso delle maschere su pagina una porzione di una pagina di Excel impostata in modo da essere stabile e comoda da usare,
- diversi controlli, specifici per l’uso a cui sono destinati, da elenchi a discesa a caselle combinate, da pulsanti a caselle di testo o celle impostate per l’inserimento di dati, meglio se assistito, eccetera,
- automatismi che gestiscono il funzionamento della maschera, in parte o in toto,
- eventuali altri strumenti che sostituiscono gli automatismi o una parte della maschera,
- istruzioni che spiegano l’uso dello strumento.
Gli strumenti per creare maschere su pagina
Gli strumenti che usiamo per creare maschere su pagina possono essere davvero molti e di solito dipendono dalle nostre competenze e dalle funzionalità che vogliamo installare nelle maschere Excel automatizzate.
Gli strumenti più usati per realizzare i controlli sono la convalida dei dati e la conoscenza dei controlli, formule e funzioni, link, forme, la gestione dei nomi.
Per l’automazione sarebbe necessaria almeno una conoscenza di base del vba, oltre che una conoscenza consolidata degli strumenti correlati (registratore di macro, vbe). Ma come vedrai qui di seguito è consigliato, ma spesso non è necessario.
Altri strumenti, complementari o sostitutivi, che possiamo usare nelle maschere su pagina dipendono dal tipo di maschera e dalle nostre competenze. I principali sono: tabelle excel, tabelle di formule, query, filtri avanzati, pivot, grafici, strumenti dei dati, slicers e altri ancora.
Per esempio possiamo usare il filtro avanzato o “recupera e trasforma” per una maschera di ricerca, oppure possiamo usare convalida e macro per una maschera di inserimento, o formule, funzioni, nomi e macro per una maschera di elaborazione. E così via.
Come si realizza una maschera su pagina
Il primo passo è progettare la maschera:
- definire lo scopo,
- le attività che devono essere svolte,
- le funzionalità necessarie,
- il flusso dei dati,
- gli strumenti che vogliamo usare per realizzarle,
- gli automatismi necessari,
- fino a definire un progetto particolareggiato.
Il secondo passo è la revisione o realizzazione degli strumenti a cui deve essere collegata la maschera (basedati, tabella Excel, query, ecc). Dipende dal tipo di maschera e dalle funzionalità integrate.
Una maschera di inserimento trasferirà i dati inseriti in una tabella Excel, una maschera di controllo sarà associata agli strumenti che deve controllare, una maschera di ricerca lavorerà su una o più base dati interne o esterne al foglio.
Gli strumenti correlati alle maschere Excel automatizzate devono essere preparati e verificati prima della realizzazione della maschera, secondo il progetto che abbiamo definito.
Il terzo passo è la creazione della maschera:
- preparazione della pagina
- installazione dei controlli
- preparazione degli eventuali strumenti complementari o sostitutivi,
- sviluppo e verifica degli automatismi
- completamento della maschera
- revisione del layout
- verifica del funzionamento
- verifica dell’esperienza dell’utente
- eventuale revisione e ottimizzazione
- preparazione delle istruzioni
Le fasi della realizzazione della maschera Excel
Abbiamo già parlato alle singole fasi della realizzazione, riassumendo quelle principali sono:
- Impostare la pagina con un layout professionale (senza griglie, impostando tema, font e colori specifici, aggiungendo un’immagine di fondo, inserendo un’intestazione e spazi per i pannelli di controllo, eccetera),
- Impostare i controlli necessari al funzionamento della maschera (elenchi, pulsanti, caselle di testo, pulsanti di opzioni, caselle di controllo e altro) e gli strumenti di supporto se necessari (formule, elenchi convalida, liste, eccetera),
- Preparare l’automazione necessaria, usando il registratore di macro, o scrivendo il codice direttamente nell’editor o in altri strumenti. Complessità e numero di routine necessarie alla gestione delle maschere dipendono dal tipo di strumento e da come lo realizziamo.
Su quest’ultimo punto è importante sottolineare che come vedremo più sotto è possibile realizzare maschere senza automazione, in quanto si basano su strumenti evoluti, così come maschere con poche macro di bassa complessità realizzabili con il registratore.
Ma una maschera professionale può arrivare a richiedere anche decine di routine con cui gestire le attività della maschera. Una solida conoscenza del vba oltre che darti la possibilità di realizzare maschere Excel più efficienti ed efficaci, permette di realizzare maschere multifunzione e maschere complesse che richiedono automazione evoluta.
Ora vediamo una decina di esempi di maschere Excel semplice da realizzare che richiedono la conoscenza del registratore di macro o conoscenze minime del vba.
Crea maschere Excel di inserimento
Una maschera di inserimento è uno strumento che possiamo associare a una tabella excel o a un intervallo di dati e che possiamo installare nella stessa pagina o preferibilmente in una pagina diversa dedicata.
Sono strumenti con cui possiamo inserire e controllare i dati che dobbiamo aggiungere alla basedati, senza dover applicare controlli sui dati inseriti a tutti i record. Inoltre la maschera evita di lavorare direttamente sulla basedati, riducendo al minimo modifiche non volute, inoltre la maschera può essere equipaggiata con automazione che assiste nell’inserimento dei dati e nei controlli.
In sintesi la maschera di inserimento ci permette di inserire i record dei dati in modo assistito digitandoli nella maschera, invece che in fondo a una tabella di migliaia di record.
Come si crea la maschera di inserimento?
In pochi semplici passaggi:
- creando la pagina in cui installare la maschera,
- impostando maschera e layout,
- installando i controlli nella maschera,
- aggiungendo titoli, note ed istruzioni necessarie all’utente per sapere come usarla.
Come si installano i controlli?
Si utilizza la convalida dei dati per generare controlli automatici all’inserimento dei dati nelle celle.
Questo strumento ormai classico permette a chi conosce formule e funzioni di poter impostare controlli evoluti, anche multipli e dinamici. Puoi trovare una guida alla convalida dei dati su Excel Professionale.
L’automazione di una maschera di inserimento
Come si automatizza la maschera di inserimento?
Come puoi vedere nei tutorial qui di seguito, è possibile automatizzare la maschera in modo semplice utilizzando il registratore di macro. Per imparare a usare il registratore di macro puoi guardare i tutorial dedicati su questo canale, leggere la guida, o iscriverti al corso dedicato che trovi su ExcelProfessionale.it.
Usare le maschere pronte dello strumento Modulo per inserire dati nelle tabelle di Excel
In realtà Excel offre già uno strumento che crea sul momento maschere di inserimento e di ricerca. Lo strumento è Modulo dati (form in inglese), è presente in Excel e nel tutorial seguente ti spiego dove si trova, come usarlo, quando usarlo, i pro e i contro di questo strumento.
Modulo dati è uno strumento che produce maschere di inserimento e ricerca per le tabelle selezionate. Non si trova nella barra multifunzione di Excel, ma può essere aggiunto appositamente attraverso la finestra Opzioni di Excel, usando le apposite schede per personalizzazione della barra di accesso rapido o di quella multifunzione.
Lo strumento richiede che sia selezionata una tabella o un intervallo di dati con struttura standard verticale e produce una maschera specifica che presenta gli stessi campi della tabella e comandi aggiuntivi per la gestione.
Le maschere Excel così create sono strumenti che permettono di inserire, revisionare, eliminare e cercare tra i record della tabella collegata. Facile da usare, le maschere passano da tre stati diversi, inserimento nuovo record, revisione e visualizzazione e ricerca tramite criteri.
Come puoi vedere nel tutorial sono strumenti flessibili, utilizzabili anche tramite tastiera, ma nonostante la comodità, presentano numerosi limiti e lacune.
Crea maschere Excel di ricerca con i filtri avanzati e un pizzico di vba
Una maschera di ricerca è uno strumento che possiamo associare a una tabella Excel o a un intervallo di dati e che possiamo installare in una pagina del foglio di calcolo con cui possiamo ricercare ed estrarre record, singoli valori o parti di record usando strumenti di Excel, controlli dinamici e un poco di automazione.
Come si crea una maschera di ricerca?
Lo si può fare in molti modi diversi, per esempio affidando a strumenti di Excel predisposti l’intera funzionalità, come per esempio query, pivot e slicers.
O viceversa possiamo affidare all’automazione aggiunta tutte le funzioni richieste dallo strumento, ma questo richiede una conoscenza solida delle basi dell’automazioni. D’altra parte queste soluzioni permettono di ottenere strumenti su misura, personalizzati come vuoi, più efficienti e multifunzione.
Oppure possiamo usare soluzioni intermedie, dove agli strumenti di Excel affianchiamo un poco di automazione. Come nel tutorial in basso, dove creo una maschera di ricerca usando lo strumento filtro avanzato, alcuni controlli su pagina e un pizzico di vba.
Si procede in questo modo:
- prepara la pagina con la maschera,
- si installano uno o più controlli, nel modo che preferiamo (elenchi della convalida, caselle combinate, ecc),
- registra la macro che usa il filtro avanzato di Excel,
- revisiona la macro,
- si installano i pulsanti per lanciare l’automazione aggiunta nella maschera,
- si rifinisce la maschera.
Lo strumento ottenuto non è il migliore, ma è efficace e flessibile.
Prima di continuare con maschere Excel automatizzate più evolute, ti propongo alcune soluzioni di maschere senza automazione:
Una maschera di ricerca realizzata con le query
Come accennato prima è possibile usare strumenti di Excel avanzati per realizzare maschere di ricerca senza automazione aggiunta. In questo caso usiamo un modo efficiente e veloce, grazie alle caratteristiche dello strumento Power query, ora chiamato Recupera e Trasforma, delle tabelle Excel e degli slicers.
Come si procede?
- Imposti una query con Recupera e trasforma,
- integri la query in una tabella Excel,
- installi i controlli per filtrare (slicers) la tabella dei campi che vogliamo usare,
- aggiungi titoli, note ed istruzioni necessarie all’utente per sapere come usarla.
Lo strumento così ottenuto è limitato e relativamente comodo, ma funziona, è efficiente e come puoi vedere nel tutorial seguente è veloce da realizzare.
Due nota: lo strumento lo puoi realizzare dalla versione 2016 di Excel (non mac) e in Excel 365 puoi alimentare direttamente un pivot e non solo una tabella Excel, con vantaggi significativi.
Una maschera di ricerca con le tabelle pivot
Altra soluzione di maschera di ricerca ottenuta usando strumenti di Excel senza automazione aggiunta. Nel tutorial qui sotto ti mostro come si può creare una funzione di ricerca in una pagina dedicata usando le tabelle pivot di Excel.
Le pivot sono strumenti di elaborazione, ma possono essere usati in altri modi, per esempio anche per visualizzare record o porzioni di record.
Una maschera di ricerca con formule e funzioni di Excel
Si può creare una maschera per ricercare dati nelle tabelle di Excel in modo classico, usando formule e funzioni. Ci sono molte funzioni di ricerca e molti modi diversi per usarle per realizzare strumenti più o meno evoluti. Nel tutorial qui di seguito vedremo come si costruisce uno strumento per cercare stringhe in testi all’interno della base dati.
In particolare useremo un misto di funzioni, alcune classiche come Trova e altre evolute e recenti come Filtro, e insieme a nomi e controlli della convalida costruire una maschera flessibile e veloce da realizzare.
Una maschera di visualizzazione e stampa con le funzioni di Excel
Con le funzioni si possono realizzare altre funzionalità utili, come maschere di stampa e visualizzazioni con cui mostriamo set di dati estratti dalla basedati per poterli consultare, stampare o condividere.
Nel tutorial seguente vediamo il modo più semplice per creare una maschera di visualizzazione su pagina usando formule e funzioni.
Come?
- Creando la maschera nella pagina, costruendo il layout attorno alle indicazioni delle informazioni e dei valori che verranno visualizzati,
- installando controlli appositi per gli utenti,
- aggiungendo gli strumenti adatti per popolare la maschera con i dati da visualizzare.
Ci sono molte funzioni di ricerca e modi diversi per usarle per realizzare strumenti più o meno evoluti, nel tutorial useremo la funzione Cerca.Vert e ci limiteremo a importare una porzione di un record da una singola basedati.
Maschere di ricerca flessibili con le funzioni di Excel 365
Una soluzione più evoluta della precedente è quella del tutorial seguente, in cui ti mostro come si estraggono record, campi, o intere matrici estratte da una basedati usando formule e funzioni.
In particolare userò funzioni recenti come Filtro e altre più classiche come Indiretto, Trova e Val.Numero, insieme a nomi e agli elenchi della convalida e altri strumenti ancora.
Naturalmente ti invito a provare a realizzarlo e ad utilizzarlo nei tuoi fogli Excel.
Questi sono alcuni esempi di come si possono realizzare funzionalità su pagina con gli strumenti di Excel senza automazione aggiunta. Ora invece vedremo soluzioni evolute di maschere multifunzione con automazione aggiunta, realizzata con un pizzico di vba.
Aggiungi automazione a una tabella Excel per renderla più efficiente e comoda
Il tutorial che segue è una vera e propria lezione, un esempio della realizzazione di un progetto di automazione.
Il progetto consiste nell’aggiungere funzionalità a una tabella Excel per renderla più efficiente e comoda. Come?
Registrando macro con il registratore di macro che eseguono attività su una tabella Excel. L’intenzione è di trasformarla in uno strumento più adatto all’inserimento, ricerca e revisione dei dati.
Come una maschera multifunzione. E in effetti trasformeremo la tabella Excel in una vera maschera multifunzione, installando sopra la tabella un pannello di comando con cui controllare gli automatismi realizzati.
Nonostante la lunghezza ti invito a seguire fino in fondo il tutorial per cogliere tutti gli spunti offerti per poterli riutilizzare nei tuoi fogli Excel.
Creare maschere di inserimento personalizzate con un pizzico di vba
Nel tutorial seguente, ti mostro come è possibile realizzare maschere di inserimento personalizzate, cioè strutturate come preferisci, e farle funzionare con un pizzico di vba. È il completamento della prima maschera automatizzata più in alto, dove spiego come è possibile usare la stessa soluzione per maschere personalizzate, verticali e orizzontali, anche su più righe
Realizzare una maschera multifunzione in Excel con un pizzico di vba
Una maschera multifunzione è uno strumento con cui possiamo svolgere diverse attività in modo assistito e facilitato, come inserire dati in una basedati, ricercare e caricare i dati dalla basedati, eliminare record, aggiornare record, eccetera.
Nel tutorial seguente mostro come si crea l’automazione per una maschera multifunzione usando il registratore di macro e alcune delle conoscenze di base del vba.
Il registratore di macro permette di realizzare macro semplici senza conoscere il vba e se sai come usarlo al meglio puoi realizzare macro flessibili e riutilizzabili. Se conosci le basi del linguaggio allora puoi revisionare le macro registrate realizzando automazione efficiente, comoda e flessibile.
Nel tutorial vediamo come automatizzare una maschera multifunzione su pagina non limitandoci alla registrazione, ma lavorando in modo semplice sul codice.
Come creare una maschera multifunzione professionale con un pizzico di Vba
La coppia di tutorial seguenti mostrano come realizzare maschere Excel automatizzate multifunzione in pagina separata con un pizzico di vba, realizzato con il registratore e talvolta revisionato.
Nella prima parte ti mostro come aggiungere alla maschera la funzione di caricamento di un record dalla basedati alla maschera.
Nella seconda parte ti mostro come installare la funzione di aggiornamento dei record e non solo.
Se sei nuovo al vba ti consiglio di guardare il mini corso introduttivo all’automazione di Excel che trovi sul canale.
Questa carrellata di tutorial vuole offrirti un percorso alla scoperta delle maschere e dell’automazione aggiuntiva realizzata con un pizzico di Vba.
Come hai visto le maschere sono funzionalità aggiunte costruire con gli strumenti del foglio di calcolo e un poco di automazione per rendere le soluzioni più efficienti, comode e professionali.
Quello che ti ho mostrato funziona ed è piuttosto semplice realizzarlo, ma sono poca cosa rispetto alle maschere pienamente automatizzate su pagina o su userform. Questo però richiedono la conoscenza del vba, almeno delle base per l’automazione delle maschere su pagina, a livello intermedio per l’automazione delle userform.
Se sei interessato ti invito a leggere le guide e a iscriverti ai corsi che trovi su ExcelProfessionale.it.
Conclusioni
In questa guida introduttiva alle maschere di Excel abbiamo visto cosa sono, come si creano e usano le maschere di Excel.
Le maschere su pagina sono strumenti potenti e flessibili che rendono efficienti e professionali i nostri fogli, con cui possiamo inserire, elaborare e revisionare dati, o controllare funzionalità e automazione del foglio. Le userform sono uno strumento di supporto, potente, comodo e professionale con cui è possibile gestire gli automatismi fino a realizzare strumenti evoluti.
Alcuni tipi di maschera su pagina richiedono una minima conoscenza del vba, ma di solito le maschere richiedono la conoscenza avanzata del vba per poter funzionare o essere efficienti e comode. Ti invito a guardare i tutorial dedicati alle maschere che trovi sul canale youtube.
Se desideri imparare a realizzare le tue maschere ti invito a iscriverti ai corsi di automazione che trovi su ExcelProfessiole.
Per comodità tua e mia puoi scaricare il PDF della guida tramite Gumroad
Devi solo cliccare sul pulsante sottostante e seguire le istruzioni
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Puoi farlo imparando l’automazione di Excel. Anche per questo ho realizzato questo corso:
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