Guida alle Tabelle Excel

Cos’è una tabella Excel? Che differenze ci sono tra una tabella Excel e un intervallo di dati? Quali sono le caratteristiche e i vantaggi delle tabelle Excel? Questa guida alle tabelle Excel vuole mostrarti perché è utile e consigliabile convertire un intervallo di dati in una tabella Excel.

Cosa sono le tabelle Excel?

Sono tabelle che contengono dati e formule, ma sono anche oggetti di Excel con un nome, una struttura, un layout preimpostato, un set di strumenti associati, comandi dedicati e molto altro. Non è un intervallo di dati, cioè una matrice di dati inserita in un range di celle di una pagina del foglio di calcolo, una tabella Excel non è una tabella normale, ma piuttosto è una sua evoluzione.

Una tabella Excel e un intervallo di dati possono avere lo stesso identico aspetto, ma è solo apparenza. Una tabella Excel si differenzia in molti modi:

1. ha una scheda dedicata sulla barra multifunzione con comandi appositi, che compare quando si seleziona della tabella Excel,
2. possiede un layout proprio, impostato automaticamente alla creazione, spesso con righe evidenziate alternativamente per rendere più leggile la tabella,
3. è equipaggiata con filtri automatici preimpostati al momento della creazione,
4. può essere riconfigurata velocemente usando layout predefiniti e strumenti appositi (opzioni stili),
5. offre la possibilità di aggiungere una riga dei totali pienamente configurabile: per i campi desiderati e non solo somme, ma anche altre elaborazioni (medie, conteggi, ecc),
6. è dinamica e riconosce i nuovi record aggiunti in fondo alla tabella e i nuovi campi aggiunti a destra della tabella,
7. in modo automatico propaga le formule che vengono inserite e le relative modifiche,
8. adatta autonomamente il layout ai cambiamenti,
9. ha un nome assegnato in automatico, ma configurabile,
10. possiede una struttura definita (intestazioni, corpo–dati, totali, campi, ecc), i cui elementi sono identificati e nominati,
11. ha un sistema di riferimenti (o nomi) diverso da quello tradizionale ColonnaRiga (es: J3), del tipo NomeTabella[Campo],
12. dispone di controlli appositi configurabili che possono essere disposti sulla pagina per filtrarla in modo comodo ed elegante,
13. con i suoi automatismi e “comportamenti” una tabella Excel rende dinamici gli strumenti collegati (es: formule, funzioni, pivot, ecc).

E altro ancora.

Come riconosci una tabella Excel?

Dalle caratteristiche finora descritte. Per esempio, se si seleziona una cella della tabella compare la scheda “Progettazione” sulla barra multifunzione. Se si compila una cella sotto l’ultima riga o nella colonna a destra della tabella, questa reagirà ampliandosi, se si cancella l’intestazione di un campo questo verrà sostituito in automatico da un nome standard (es: colonna1), se scriviamo una formula con riferimenti alla tabella non compariranno i riferimenti classici. Sono solo alcuni dei modi per riconoscere una tabella Excel.

Attenzione, Excel ha strumenti e automatismi che funzionano anche con gli intervalli di dati, per esempio se scrivi l’intestazione di un nuovo campo nella colonna adiacente a destra, Excel replicherà il layout, ma non i filtri impostati. Inoltre se usi il comando di autoriempimento dei valori (clicca 2 volte con il cursore sul quadratino in basso a destra del bordo della selezione), copierà il valore o imposterà una progressione numerica fino all’ultima riga della cella adiacente. Ma questi sono automatismi generali di Excel.

Gli strumenti della barra dedicata alle tabelle Excel

La scheda della barra multifunzione dedicata alla tabella Excel contiene un’ampia serie di comandi e strumenti che vale la pena conoscere. Ecco i più utilizzati:

1. Nome tabella, mostra il nome della tabella e ne permette la modifica;
2. Ridimensiona tabella, permette di reimpostare l’estensione della tabella, aggiungendo o rimuovendo righe e colonne;
3. Riepilogo con tabella pivot, permette di avviare il processo di creazione di una tabella pivot agganciata alla tabella excel; in pratica apre la finestra “Crea tabella pivot”, ti rimando alla guida sulle tabelle pivot per maggiori particolari in proposito;
4. Rimuovi duplicati, permette di rimuovere i duplicati di valori o record, in pratica richiama l’omonimo comando della scheda “Dati”;
5. Converti in intervalli, fa regredire la tabella Excel a un intervallo di dati;
6. Inserisci filtro dati, permette di aggiungere un controllo interattivo, comodo, elegante e configurabile, con cui puoi filtrare la tabella Excel; il filtro è un oggetto vero e proprio con una scheda di comandi dedicati che compare sulla barra multifunzione con cui puoi configurare il layout come desideri; usali, sono belli e comodi;
7. Riga di intestazione, rimuove o aggiunge la riga di intestazione della tabella,
8. Riga totale, aggiunge o rimuove la riga dei totali alla tabella selezionata,
9. Righe alternate selezionate, colora le righe alternate della tabella del colore predefinito dallo stile scelto,
10. Prima colonna, evidenzia la prima colonna a sinistra della tabella,
11. Ultima colonna, evidenzia l’ultima colonna a destra della tabella,
12. Colonne alternate selezionate, colora le colonne alternate della tabella del colore predefinito dallo stile scelto,
13. Pulsante filtro, rimuove o aggiunge i filtri automatici assegnati alla tabella,
14. Stili tabella, propone una serie di layout preimpostati tra cui scegliere, con l’anteprima automatica, assegnabili con un clic; lo strumento permette anche di inserire stili personalizzati.

Gli strumenti del gruppo “Dati tabella esterna” servono a: esportare i dati della tabella in sharepoint o visio per condividere i dati con altri utenti, aggiornare le tabelle collegate a fonti esterne, gestire la connessione, gestirne le proprietà, aprire la versione server della tabella nel browser, disconnettere la tabella dalla fonte esterna e altro ancora.

Altri strumenti comandabili sulle tabelle Excel

Oltre agli strumenti della scheda Progettazione, ci sono altri strumenti che sono installati nella tabella stessa, o sono richiamabili con il mouse.

Ecco i più utili:

1. il filtro automatico installato al momento della creazione, permette di ordinare e filtrare i dati in modo semplice e veloce; cliccando sul pulsante nella cella di intestazione di ogni campo, si richiama la finestra dei filtri con cui è anche possibile ordinare i dati;
2. il comando nell’angolo in basso a destra della tabella permette di ampliare righe e colonne usando il mouse; per usarlo clicca col sinistro per prenderlo e trascinalo nella direzione voluta;
3. la riga dei totali permette di avere un totale per ogni campo; per farlo basta selezionare la cella relativa per far comparire il controllo del menu a tendina, cliccarlo e scegliere dal menu il calcolo che vuoi assegnare; oltre a somme, medie, eccetera, puoi accedere alla finestra “inserisci funzione” e inserire direttamente formule e funzioni.

Strumenti del menu di scelta rapida

Il menu di scelta rapida richiamabile con il tasto destro del mouse è un menu contestuale che serve a portare i comandi più utili al puntatore del mouse a seconda della situazione, o meglio dell’oggetto selezionato. Con una tabella Excel presenta numerosi comandi dedicati raccolti nei seguenti menu:

1. “Inserisci” con i comandi per inserire righe e colonne;
2. “Elimina” con i comandi per rimuovere righe e colonne;
3. “Seleziona” con i comandi per selezionare la riga o la colonna, utile per tabelle grandi che vanno oltre la schermata e non si conoscano i comandi di selezione veloce della tastiera; se vuoi impararli ti invito a scaricare il corso “Usa Excel come un professionista” e a guardare il tutorial “Usa Excel con la tastiera”;
4. “Tabella” con i comandi “Riga totali”, “Converti in intervallo” e “Testo alternativo” presenti anche sulla barra multifuzione;
5. “XML” che propone i comandi per l’importazione, esportazione e la gestione delle fonti e dei dati xml, gli stessi comandi del gruppo “XML” della scheda “Sviluppo” della barra multifunzione.

La dinamicità delle tabelle Excel

Le tabelle excel sono dinamiche perché si adattano spontaneamente ai cambiamenti, che siano l’aggiunta o l’eliminazione di record o campi, modifiche dei titoli, dei valori, delle formule o del layout.

Questi sono alcuni dei loro comportamenti dinamici più interessanti:

1. nuovi record, le tabelle riconoscono l’inserimento di un nuovo record dalla compilazione di uno o più celle nella prima riga adiacente sotto la tabella,
2. è possibile aggiungere ed eliminare record e campi, cioè righe e colonne, attraverso i comandi predisposti (menu “Inserisci”), o usando i tasti per la rimozione delle celle (Ctrl+–),
3. nuovi record, la tabella si adatta all’inserimento di una nuova riga, in attesa della sua compilazione,
4. campi calcolati, la tabella riconosce le formule inserite e le propaga autonomamente per tutto il campo, ma permette di inserire formule diverse e non coerenti tra loro,
5. campi calcolati, la tabella riconosce la modifica delle formule inserite e propaga la modifica per tutto il campo, ma permette di tornare sui propri passi e inserire formule diverse,
6. nuovi campi, le tabelle riconoscono l’inserimento di un nuovo campo dall’inserimento di un nuovo nome univoco, o di un valore nella colonna adiacente a destra della tabella (in questo caso verrà inserito un nome standard, es: colonna1),
7. nuovi campi, l’inserimento di una colonna interna alla tabella, verrà considerata come inserimento di un nuovo campo e verrà assegnato subito un nome standard (es: colonna1),
8. una tabella Excel può essere copiata integralmente, le verrà assegnato in nuovo nome in automatico, e utilizzata per contenere altri dati o per altri usi,
9. si possono sovrascrivere interamente i dati di una tabella, per esempio copiando un intervallo di dati uguale o più grande della tabella preesistente, e questa si adatterà ai nuovi dati inseriti, ampliandosi; utile per predisporre contenitori di dati o per replicare tabelle copiandole; attenzione, se si copiano matrici più piccole rimarranno anche i dati non sovrascritti, che andranno eliminati manualmente.

Struttura di una tabella Excel

Le tabelle Excel sono oggetti con un nome e una struttura. Cosa intendo per struttura? Intendo dire che hanno caratteristiche, regole e procedure per la gestione dei dati e delle proprietà della tabella e di ogni sua parte, che vengono considerate e rispettate dagli strumenti, automatismi e comportamenti e sono mostrate o rivelate dal suo aspetto.

Qual è la struttura delle tabelle Excel?

Come puoi vedere:

1. hanno una riga di intestazioni in alto, che contiene i nomi dei campi della tabella, questo elemento deve essere presente, come puoi vedere se elimini il nome di un campo verrà sostituito da uno di default;
2. i dati contenuti nella tabella vengono mostrati con orientamento “verticale”, cioè i valori di ogni singolo campo (variabile, parametro, nota, chiave, ecc) sono elencati in colonna, mentre i dati di ogni singola registrazione (record, misura, ecc) sono mostrati in orizzontale; in sostanza una tabella Excel è una tabella standard;
3. nella riga di intestazione è di solito installato in automatico alla creazione un filtro automatico per ogni colonna/campo che permette di filtrare la tabella per valori, formule, colori, ecc;
4. può ricevere una riga dei totali in basso, che mostra per uno o più campi un totale configurabile, che è l’elaborazione dei valori del campo secondo le funzioni più comuni (somma, conteggio, media, min, max, ecc), ma che è possibile editare e perfino sostituire con una formula personalizzata;
5. lo strumento identifica e distingue le sue diverse parti, descritte finora, cioè riga di intestazioni, campi, totali, corpo dati, record.

Questa struttura viene garantita da Excel, in quanto da essa dipende il suo corretto funzionamento. Per quanto sia piuttosto flessibile e possa essere adattata in vari modi a tabelle concepite in modo diverso, più non si rispettano le regole delle tabelle Excel e meno gli strumenti e il comportamento dello strumento funzioneranno e ci potranno essere utili e comodi.

Da sottolineare che le tabelle Excel sono la base dati ideale per le tabelle pivot e più in generale per gli strumenti principali di Excel, se non si sono imposte forzature, soprattutto per la dinamicità che le caratterizza.

Come si crea una tabella Excel?

Un intervallo di dati può essere trasformato in una tabella Excel in 3 semplici passaggi:

1. seleziona una cella o tutta la tabella,
2. usa uno dei comandi per richiamare la finestra “crea tabella”, se si è selezionata una cella sarà Excel a estendere in un automatico la selezione a tutto l’intervallo dei dati e a inserire i riferimenti dell’area nella finestra,
3. controlla le impostazioni, se necessario modificale, poi conferma cliccando su ok.

Per richiamare la finestra “crea tabella” puoi:

1. usare il comando “Tabella” della scheda “Inserisci”,
2. premere Ctrl+T,
3. apre il menu “Formatta come tabella”, scegliere uno degli stili pronti e cliccare; si aprirà la finestra omonima, analoga anzi identica alla finestra “Crea tabella”.

Un’alternativa recente è l’uso del comando “Tabella”, della scheda “Tabelle” dello strumento “Analisi rapida”, in questo modo:

1. richiama lo strumento di analisi rapida,
   1. premendo Ctrl+Q,
   2. oppure solo Ctrl se hai già selezionato l’intera tabella,
   3. cliccando col pulsante destro del mouse e poi sul comando “Analisi rapida del menu contestuale che abbiamo richiamato;
2. vai alla scheda “Tabelle” con il mouse (o i pulsanti Destra o Sinistra),
3. clicca sul comando “Tabella” con il mouse (o con Tab e i tasti direzione).

Infine possiamo creare una tabella Excel “vuota” come segue:

1. seleziona l’intervallo di celle che vuoi inserire nella tabella; puoi decidere di farlo direttamente dalla finestra “Crea tabella”,
2. richiama la finestra con Ctrl+T o uno dei comandi visti,
3. se necessario imposta o modifica l’intervallo di celle indicato e conferma con ok.

Naturalmente dovrai inserire manualmente o copiare i dati nella tabella.

Premesse e precauzioni alla creazione di una tabella Excel

Quando si trasformano intervalli di dati è opportuno tenere in considerazione certi aspetti:

1. se selezioni due o più celle, diciamo una porzione dell’intervallo di celle, verrà trasformato solo quello, con o senza intestazioni a seconda del contenuto delle celle; il sistema di riconoscimento automatico funziona se si è selezionata una singola cella;
2. se nelle celle adiacenti alla tabella ci sono titoli, note o altre celle con valori e formule, è possibile che vengano considerate parte della tabella da parte dello strumento di conversione, in tal caso è opportuno selezionare la tabella effettiva prima lanciare il comando, o inserire l’intervallo nella finestra “crea tabelle” e selezionare o meno la voce “Tabella con intestazioni”; il mio consiglio generale è lasciare sempre vuote le celle adiacenti a tabelle di qualsiasi tipo;
3. come abbiamo visto la struttura delle tabelle Excel è standard, quindi “verticale” con i titoli dei campi in alto, i campi orientati in verticale e i record in orizzontale; di conseguenza possiamo convertire intervalli di dati orientati in orizzontale, o in entrambe le direzioni, ma la tabella verrà creata con struttura verticale e agirà secondo la sua natura;
   quindi al momento della creazione cercherà di imporre una riga di intestazioni in alto e nomi di campo in automatico, se non riconoscerà nomi di campi nella prima riga, posizionerà un filtro automatico nella prima riga, posizionerà la riga dei totali in basso, propagherà le formule verso il basso, eccetera;
4. le tabelle Excel sono pensate come contenitori di dati, ma gestiscono bene formule e campi calcolati, quindi possiamo usarle come base per tabelle di formule o tabelle ibride, ma è consigliabile farlo solo se la tabella rispetta la struttura delle tabelle Excel; in caso contrario sorgeranno complicazioni e gli strumenti associati e i comportamenti dinamici potrebbero non funzionare correttamente;
   da un altro punto di vista, possiamo trasformare in tabelle Excel anche tabelle di formule e tabelle ibride, ma se non rispettano struttura e caratteristiche delle tabelle Excel, potremmo non riuscire a godere dei loro vantaggi o perfino essere costretti a tornare indietro.

Il layout delle tabelle Excel

Uno dei vantaggi delle tabelle Excel sono i layout preimpostati e gli strumenti di gestione che permettono di revisionare l’intero aspetto di una tabella con qualche clic.

La tabella Excel riceve un layout in automatico al momento della creazione, che dipende dal tema scelto o dal set di colori selezionato. Successivamente è possibile modificarlo attraverso la scheda “Progettazione”, sezioni “stili” e “opzioni stile”.

La formattazione che nel passato richiedeva tempo e pazienza per impostare colori, font, bordi e filtro, oggi è semplice e rapida. Scegli uno degli stili predefiniti dal menu, puoi vederli applicati sulla pagina semplicemente sostando per un secondo sullo stile (anteprima automatica) e puoi applicarlo con un clic. Puoi usare gli altri comandi della barra per aggiungere e togliere gli elementi della tabella secondo i tuoi gusti od obiettivi (es: totali, intestazioni, righe evidenziate alternate, ecc). Puoi anche impostare i tuoi stili predefiniti e applicarli nello stesso modo.

Come si impostano gli stili personali?

Per creare uno stile personalizzato è sufficiente:

1. selezionare una cella della tabella per attivare la scheda Progettazione,
2. aprire il menu “Stili tabella”,
3. cliccare su “Nuovo stile tabella” per aprire la finestra di dialogo omonima.

Da qui puoi creare il tuo stile:

1. inizi inserendo il nome,
2. poi selezioni uno alla volta ogni elemento della tabella elencato sotto il nome e lo configuri usando il pulsante “formato” per aprire la vecchia finestra di dialogo “Formato celle”.
3. controlli il risultato di quello che stai realizzando attraverso l’anteprima della finestra;
4. se vuoi usare il nuovo stile come predefinito per il foglio, selezioni la casella di controllo “Imposta come stile tabella predefinito per il documento corrente”;
5. dai conferma per creare e installare lo stile.

Una volta creato, lo stile personalizzato sarà disponibile nell’apposita sezione “Personalizzati”. Naturalmente gli stili personalizzati sono presenti solo nel foglio in cui vengono inseriti.

Per eliminare lo stile personalizzato:

1. apri il menu “Stili tabella” della scheda “Progettazione”,
2. clicca col pulsante destro del mouse sullo stile che vuoi eliminare,
3. clicca sul comando “Elimina” del menu di scelta rapida. Se lo stile era in uso su qualche tabella verrà sostituito da quello predefinito.

Infine per completare il layout puoi aggiungere alle tabelle Excel un “filtro dati”, un controllo esterno alternativo ai classici pulsanti di apertura dei comandi dei filtri posizionati nelle celle dei nomi dei campi. Questi nuovi filtri sono gradevoli d’aspetto e comodi, facilmente posizionabili, dimensionabili e configurabili, disponibili anche per le tabelle pivot e ottimi come controlli nei report interattivi o nelle dashboard.

A cosa serve una tabella Excel?

È opportuno sottolineare che una tabella Excel non è una tabella pivot e non è tabella di formule, cioè non è uno strumento di elaborazione dei dati, anche se accetta e gestisce formule e campi calcolati.

Lo scopo delle tabelle Excel è quello di offrire un contenitore per i dati che permetta di gestire i dati in modo comodo ed efficiente. Un oggetto che possa ospitare dati grezzi, come formule e funzioni, che permetta di ordinarli, filtrarli, riepilogarli.

Uno strumento che sia dinamico e sappia adattarsi all’inserimento di nuovi record, alla modifica di dati, campi e formule, ma soprattutto sappia trasmettere i cambiamenti agli strumenti a esso collegato (es: formule, pivot, ecc).

Uno strumento comodo, che si occupi autonomamente della gestione degli aspetti più ripetitivi e meno importanti (es: estetici) e che offra di default un sistema di nomi e riferimenti intuitivi.

Nomi e riferimenti delle tabelle Excel

Oltre a ricevere in automatico un nome (tipo “TabellaNUMERO”), una tabella Excel ha un sistema strutturato di nomi e riferimenti specifico predisposto in automatico che permette di indirizzare campi, parti della tabella (es: intestazioni), fino alla singola cella. Invece dei soliti riferimenti ColonnaRiga (es: A1, C23, ecc), usa riferimenti più intuitivi, per esempio:

1. NomeTabella[NomeCampo] per riferirsi ai dati del campo indicato;
2. o NomeTabella[[#Intestazioni];[NomeCampo]] per riferirsi alla cella con l’intestazione del campo indicato;
3. NomeTabella[[#Totali];[NomeCampo]] per riferirsi alla cella del totale del campo indicato;
4. o NomeTabella[[#Tutti];[NomeCampo]] per riferirsi all’intero campo indicato;
5. NomeTabella[[#Intestazioni];[#Dati];[NomeCampo]] per riferirsi solo alle celle di dati e intestazione del campo indicato (in presenza di totali);
6. o NomeTabella[@NomeCampo] per riferirsi alla cella del campo indicato sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento;
7. NomeTabella[@] per riferirsi all’intero record della tabella sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento;
8. NomeTabella[@[NomeCampo1]:[NomeCampo2]] per riferirsi alle celle del record sulla stessa riga della cella che contiene il riferimento, dal campo1 al campo2.

Questi riferimenti sono più diretti di quelli standard, vengono inseriti in automatico dentro una formula per selezione dell’intervallo di celle e sono sempre assoluti. Nel caso tu cerchi di selezionare intervalli non previsti da questo sistema di riferimenti passerai in automatico ai riferimenti standard.

L’evoluzione della specie

Come abbiamo visto, una tabella Excel non è un intervallo di dati, ma la sua evoluzione. Un intervallo di dati è una matrice di celle con dati e formule che trae beneficio dai molti strumenti e automatismi che Excel dedica alle celle, alle formule, alla pagina. Per esempio, un intervallo di celle può usare lo strumento di auto riempimento per propagare una formula nell’intero campo, così come gode della propagazione automatica del formato delle celle.

D’altra parte una tabella Excel è un oggetto nominato e strutturato con tutte le caratteristiche che abbiamo visto finora e altre ancora. Come per esempio la possibilità di esportare una tabella Excel in un elenco SharePoint per condividerla con altri, che potranno visualizzare, modificare e aggiornare i dati relativi.

Quindi possiamo confermare che la vecchia e semplice tabella dei dati, oggi chiamata intervallo di dati, lo strumento su cui i veterani come me spendevano fin troppo tempo, oggi si è evoluta diventando una tabella Excel,

Conclusioni

Abbiamo visto le caratteristiche delle tabelle Excel, gli strumenti che le accompagnano, gli automatismi e i comportamenti preimpostati progettati per rendere questo strumento comodo ed efficiente.

Le tabelle Excel semplicemente offrono la possibilità di risparmiare tempo soprattutto nelle attività di gestione delle tabelle dati. Solo per questo dovrebbero essere usate sistematicamente nei fogli di lavoro, ma che ancora vedo ignorate da molti, anche da veterani, nonostante i molti vantaggi che comportano.

Spero con questa piccola guida alle tabelle Excel di averti dimostrato l’utilità di queste tabelle e ti invito a usarle in modo sistematico nei tuoi fogli Excel.

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