È possibile realizzare un set di strumenti interconnessi con Excel? Certo ed è meno complesso di quello che sembra. In questo post ti mostro un caso studio, un set di strumenti che ho realizzato recentemente per un cliente con una consulenza excel professionale. È un esempio semplice che vuole darti un’idea più precisa delle possibilità di excel.
I set di strumenti realizzati con la consulenza excel professionale
Quando si parla di Excel, molti pensano ancora a tabelle, calcoli con formule, grafici e poco altro. In realtà Excel può diventare una piattaforma efficace ed efficiente per costruire strumenti professionali pensati per obiettivi aziendali precisi, anche interi set collegati tra loro.
Cosa intendo con fogli collegati tra loro?
Intendo fogli in grado di trovarsi e trasferire dati tra loro. Questo naturalmente può avvenire tramite strumenti dedicati.
Come si collegano i fogli excel tra loro?
Ci sono vari modi e strumenti per farlo. Per esempio possiamo farlo usando query, o automazione aggiunta in vba, o tramite strumenti come power automate, soluzioni miste o altro ancora.
Cos’è una query?
È automazione, un programma che puoi scrivere e modellare secondo i tuoi obiettivi grazie all’editor dedicato, il power query editor, tramite l’interazione con i comandi e le finestre predisposti.
Quando le query vengono eseguite, gli strumenti dedicati si connettono alle basedati impostate, siano esse server sql o altri file excel, estraggono i dati, li trasformano e li caricano dove ti servono.
Le query, in Excel, sono uno strumento molto potente per importare e trasformare dati provenienti da fonti esterne. Se non le conosci ti invito a leggere questa introduzione a Power Query in Excel o a guardare questo tutorial.
Cos’è Power Query (Recupera e Trasforma)?
Power Query è lo strumento integrato in Excel (chiamato Recupera e trasforma in italiano) che ti permette di connetterti a molti tipi di fonti per importarne i dati, unirli, modellarli ed elaborarli.
Per essere più chiari, Power Query è un set di strumenti evoluti con cui è possibile creare connessioni con fonti esterne di tutti i tipi e con cui è possibile creare query con cui ottenere dati dalle fonti, per elaborarli, riorganizzarli e riversarli in tabelle Excel o tabelle pivot.
Power Query è presente nativamente in Excel a partire dalla versione 2016, ma nelle ultime versioni di Excel è più ricco di opzioni.
Il set di strumenti creato con la consulenza Excel professionale
Un esempio semplice e interessante di set di strumenti è quello che ho realizzato per un’azienda del nord italia, che chiedeva una soluzione semplice e comoda fatta su misura per la loro realtà. Più strumenti diversi utilizzati da operatori diversi in siti diversi, collegati tra loro e in grado di scambiarsi dati in modo dinamico e automatizzato.
Lo scopo finale: tenere sotto controllo una parte specifica dei costi, cioè quelli legati ai mezzi e veicoli aziendali. In aziende dove questi elementi sono centrali per il business, è fondamentale sapere quanto si spende, dove si spende e su quali mezzi si spende.
Gli strumenti del set
La soluzione della consulenza Excel professionale è un set di strumenti composto da tre file, ognuno con un ruolo preciso:
- un file per la registrazione delle manutenzioni di mezzi e attrezzature,
- uno per registrare carburanti e chilometri,
- e un file centrale di controllo e analisi che raccoglie i dati dagli altri strumenti
Ogni strumento è affidato a uno o più responsabili che li utilizzano quotidianamente per inserire o consultare dati.
Perché file diversi?
Questo è il punto chiave. Con Excel non sei obbligato a concentrare tutte le funzionalità necessarie in un solo grande file, più pesante e più complicato da gestire. Puoi costruire strumenti separati, per funzioni o per utenza, più semplici da usare per chi inserisce i dati, e poi collegarli in un sistema più ampio attraverso query e automazioni.
È una logica utile quando persone diverse si occupano di attività diverse. Per esempio chi registra i dati della manutenzione non si occupa della registrazione dei consumi o di controllare i costi. Invece chi controlla i costi a livello direzionale, non inserisce i dati, ma ha bisogno di dashboard che mostrano i risultati delle analisi dei costi.
Un solo file costringerebbe all’uso di servizi di condivisione/sincronizzazione con i loro limiti e le relative complicazioni, oppure limiterebbe l’uso a un solo utente alla volta. Creare strumenti diversi interconnessi è una soluzione più snella e semplice da gestire.
In pratica, alcune persone registrano i dati operativi, mentre la direzione o il responsabile del parco mezzi lavora su uno strumento di controllo che raccoglie tutto e restituisce report, ricerche e analisi.
Il primo file: gestione della manutenzione
Il primo strumento serve a registrare i costi di manutenzione relativi a mezzi e attrezzature. Il cuore dello strumento è una maschera di inserimento. A prima vista può sembrare una bizzarra serie di tabelle impilate, con pulsanti e controlli in alto, ma in realtà è uno strumento multifunzione installato su pagina realizzato con i tool di excel e una serie di automazioni che lo rendono comodo ed efficiente nel controllo e inserimento dei dati.
Le maschere su pagina di questo tipo, realizzate con gli strumenti di excel e le macro vba, sono soluzioni efficienti, potenti e comode pensate per gli utenti e adattabili a tutte le situazioni. Se ti interessa capire come funzionano e quando conviene usarle, c’è una guida molto utile sulle maschere in Excel.
Ricerca e consultazione dei dati
Oltre all’inserimento, il file include anche una maschera di ricerca per consultare le registrazioni già effettuate. I dati possono essere filtrati tramite slicer tradizionali e controlli ad elenco installati sopra la tabella. In pratica, per individuare i dati, invece di usare i filtri automatici delle tabelle, basta cliccare sugli elenchi di pulsanti degli slicer o iniziare a digitare i nomi ricercati nelle celle preimpostate per individuare i termini corretti presenti.
In questo modo le migliaia di record della tabella si filtrano in modo rapido nell’elenco dei record ricercati. Questa distinzione tra inserimento e ricerca è una soluzione che semplifica gli strumenti e rende le attività più efficienti e comode, adatta anche a strumenti aziendali usati quotidianamente.
Il secondo file: costo dei carburanti e chilometri
Il secondo strumento è più piccolo pensato per la registrazione dei consumi dei carburanti e per il controllo del km percorsi dei mezzi. Il cuore dello strumento sono due maschere di inserimento, semplici e intuitive, posizionate sopra le tabelle dei dati. Queste maschere ibride velocizzano gli inserimenti richiamando copia dei record precedenti con un clic.
Alle due maschere è stato aggiunto un piccolo report con grafico che mostra l’andamento dei consumi per mezzo, utile al responsabile per avere un colpo d’occhio dei consumi nel tempo per veicolo.
Perché usare maschere invece che registrare direttamente nella tabella?
Volendo i dati potrebbero essere digitati direttamente nella tabella, soprattutto nelle maschere di supporto posizionate sopra le tabelle dei dati. Però la maschera offre diverse utili funzioni:
- esegue controlli all’inserimento dei dati tramite elenchi o convalida dei dati, riducendo in questo gli errori degli utenti,
- replica i dati della tabella con uno o due clic per poterli revisionare e salvare,
- compila in automatico campi dipendenti o accessori (es: id, codici, categorie, stati, date, ecc),
- ti permette di lavorare nella schermata, senza spendere tempo a cercare la prima riga libera, o a inserire una nuova riga vuota.
Tutto questo significa meno errori e più efficienza e comodità.
Il terzo file: il controllo centralizzato
Il vero centro del set è il terzo file, quello destinato al controllo dei costi. Qui non si registrano i dati operativi giorno per giorno, ma si analizzano le informazioni provenienti dagli altri strumenti e si mostrano i risultati in report adatti.
Lo strumento è composto da:
- anagrafiche, con i dati essenziali
- report, che mostrano i dati elaborati,
- query e automazione aggiunta che garantiscono l’importazione dei dati.
Il file usa una combinazione di query e automazione aggiunta (macro vba) per l’importazione e l’esportazione dei dati.
L’importazione dei dati dagli altri strumenti
L’importazione si basa principalmente su query collegate alle tabelle dei primi 2 strumenti. A queste ho affiancato un poco di automazione aggiunta per: controllare se i percorsi delle query esistono e sono presenti i file e, in caso contrario presenti una finestra di sistema con cui l’utente possa indicare in modo semplice la nuova posizione del file.
Perché serve? Perché le query hanno bisogno di percorsi precisi. Se un file viene spostato, rinominato o sostituito, il collegamento rischia di interrompersi, bloccando le query.
L’esportazione è invece affidata all’automazione aggiunta che aggiorna anagrafiche e liste nei fogli di inserimento in modo veloce con un clic.
Le anagrafiche
Dentro al terzo file ci sono le anagrafiche con i dati fondamentali (manutentori, luoghi, clienti, attrezzature, reparti, mezzi, targhe, ecc), l’ossatura di tutto il set di strumenti.
Questi dati vengono usati dove necessario o utile nel file di controllo, ma anche nei file operativi, usati per inserire manutenzioni, carburanti e chilometri.
Quando le anagrafiche vengono aggiornate, lo strumento può sincronizzare le liste e trasferire i valori corretti agli altri file. Questo evita doppioni, incongruenze e aggiornamenti manuali sparsi in più punti.
I report e la dashboard
Il cliente aveva bisogno di visualizzazioni interattive specifiche, realizzate su misura dei suoi bisogni e soprattutto delle attività quotidiane. Per richiesta precisa non sono stati utilizzati grafici, nonostante comunichino meglio le informazioni, ma dopotutto l’efficacia di un report dipende anche dalle caratteristiche dell’utente e i canali comunicativi privilegiati.
Se vuoi approfondire questo tema in modo più ampio, qui trovi una guida su come si realizza una dashboard in Excel, qui un tutorial sulla preparazione in pratica.
Il report principale mostra i costi dei singoli interventi di manutenzione. Si tratta di una tabella interattiva, che può essere filtrata con controlli dedicati, equipaggiata con pulsanti e automazione aggiunta. Un altro report è l’analisi dei manutentori e del costo della manodopera.
Infine nello strumento ho impostato una dashboard che riassume le manutenzioni per anno, mese e targa. Anche qui niente grafici, ma una tabella su misura che rispecchia quelle in uso presso il cliente, e consente una lettura veloce dei costi riferiti a un singolo mezzo in un preciso periodo.
Fogli di ricerca dedicati
Inoltre il file mette a disposizione vari fogli di ricerca, ognuno focalizzato su un tipo di dato:
- ricerca manutenzioni
- ricerca chilometri
- ricerca ricambi
- ricerca carburanti
La logica è sempre la stessa: consultazione rapida, filtri interattivi e accesso immediato ai dati importati dagli altri strumenti.
L’automazione
Nei 3 file è stata installata automazione aggiunta che:
- permette il funzionamento delle maschere di inserimento e le rende comode e semplici da usare,
- controlla le connessioni tra i file e assiste nel ripristino,
- rende più comoda la gestione dei file, per esempio automatizzando l’aggiornamento di visualizzazioni e report.
L’automazione è autonoma o si richiama tramite controlli su pagina.
I vantaggi concreti di una soluzione del genere
Un set di strumenti Excel interconnessi come questo ha diversi vantaggi pratici:
- è semplice da usare, perché ogni file è dedicato a un compito specifico,
- è veloce da realizzare, soprattutto se si parte da librerie di funzioni e automazione pronta,
- è efficace, perché realizzato su misura dei bisogni reali dell’azienda,
- è economico, perché prevede solo le funzioni necessarie,
- è comodo ed efficiente, grazie all’automazione aggiunta.
Il punto fondamentale è questo: con Excel si possono realizzare non solo strumenti singoli, ma interi sistemi di lavoro collegati. Sistemi che raccolgono dati, coordinano attività e mettono a disposizione analisi utili per prendere decisioni.
Quando Excel è la scelta giusta?
Una soluzione del genere, realizzata con excel è consigliabile quando:
- i processi da gestire sono chiaro e circoscritti,
- si preferisce una soluzione essenziale,
- si vuole evitare software complessi e costosi,
- si cerca soluzioni personalizzate o su misura,
- l’azienda lavora già con Excel,
- è importante partire in tempi brevi.
Spesso si sottovaluta quanto Excel possa spingersi oltre il foglio di calcolo tradizionale. Dalla versione 2016 in poi, grazie a query, automazione aggiuinta, strumenti avanzati, strumenti accessori, controlli su pagina e via dicendo si possono realizzare strumenti davvero solidi in tempi ragionevoli e con investimenti contenuti.
Naturalmente tutto dipende da come il file viene progettato. Non basta aggiungere formule, macro e strumenti a istinto, serve un esperto e una consulenza excel professionale.
Puoi farlo tu con le tue mani?
Certo, se sai come fare puoi farlo con le tue mani. Se invece preferisci non spendere il tempo necessario, puoi chiedere una consulenza excel professionale, chiedendomi di farlo per te.
Conclusioni
Come hai visto Excel può diventare un ecosistema di strumenti collegati, ognuno costruito per un compito specifico, ma tutti coordinati verso lo stesso obiettivo. In questo caso, l’obiettivo era il controllo dei costi di manutenzione e di esercizio di mezzi e attrezzature.
I vantaggi di un’impostazione del genere sono evidenti e concreti:
- efficacia ed efficienza,
- comodità e semplicità d’uso,
- affidabilità,
- e costi contenuti.
Forse l’idea più interessante che emerge da questo progetto è che non devi per forza scegliere tra uno strumento poco professionale e un software complesso, in quanto esistono soluzioni intermedie professionali e adatte ai processi aziendali.
Se cerchi altri esempi di quello che si può fare con excel, puoi dare un’occhiata a questa raccolta di strumenti pronti, per quanto basilari sono un utile esempio, oppure puoi dare un’occhiata ai videotutorial dedicati sul canale, o a questo portfolio.
Se cerchi una consulenza excel professionale, scrivimi.
