Ho condiviso un nuovo foglio automatizzato con la comunità. È uno strumento pensato per assisterti nell’analisi dei dati. È pura automazione di Excel, un’ottima base per sviluppare i propri strumenti di analisi e uno strumento comodo per eseguire l’analisi di una base dati. In realtà vuole essere una dimostrazione di quello che è possibile fare applicando le competenze apprese nel corso di automazione di Excel.
Un foglio automatizzato per l’analisi dei dati
Il foglio è uno strumento dell’automazione realizzato per essere d’aiuto durante l’analisi dei dati. Come? Offrendo una serie di automatismi flessibili che svolgono alcune delle attività ripetitive frequenti durante l’analisi.
Come puoi vedere il foglio è in sostanza composto da una pagina con un pannello di comando e una pagina di istruzioni sintetiche. Questo perché è composto sostanzialmente da automatismi che importano pagine con dati, creano pivot, cercano errori e via dicendo.
Il foglio è uno dei materiali aggiuntivi bonus del corso sull’automazione di Excel che gli studenti ricevono a “fine corso” come supporto allo studio, esercizi su cui fare esperienza e materiale da aggiungere alla propria cassetta degli attrezzi.
Come vedi è allo stesso tempo:
- un foglio dimostrativo delle possibilità dell’automazione, che mostra quello che è possibile fare con le competenze apprese nel corso,
- una palestra per gli studenti su cui lavorare per fare esperienza e applicare metodi e strumenti del corso.
Come è strutturato il foglio?
Come dicevo il foglio non ha una struttura di partenza, in quanto non è pensato per svolgere attività specifiche su funzionalità strutturate e pronte, ma è pensato per eseguire analisi su basi dati da importare nel foglio usando soprattutto le pivot.
Le macro si fanno carica di alcune delle attività preparatorie e accessorie. Per esempio importano una o più pagine da un foglio esterno a una tabella Excel, creano un set di pagine per ospitare una base dati con una pivot pronta per l’analisi, creano una o più pivot agganciate alla base dati popolandola autonomamente, cercano errori nelle pagine e altro ancora.
L’automazione del foglio
Nel foglio sono presenti dieci macro flessibili con funzioni specifiche, interazione guidata e controllo degli errori.
In particolare:
- Importa pagina, importa una o più pagine da un foglio Excel esterno, con interazione guidata,
- Crea pagine di base, crea un set di pagine formato da una tabella Excel, una pivot e un grafico pivot,
- Crea pivot, crea una pivot preimpostata e un grafico a partire dalla tabella excel indicata dall’utente,
- Aggiorna tutto, aggiorna formule e pivot del foglio,
- Cerca errori, cerca e marca gli errori della pagina indicata dall’operatore,
- Analisi statistica, esegue l’analisi statistica monovariabile del campo indicato,
- Crea Grafici Pivot, crea un grafico per ogni pivot del foglio,
- Salva Grafici Pdf, salva le pagine con grafici in un file pdf,
- Salva una copia, salva una copia di backup del foglio con data e ora,
- Chiudi tutto , salva e chiude tutti i fogli Excel aperti.
Come si imposta per l’uso la prima volta?
Il foglio è pronto all’uso e il pannello di comando è il centro di controllo degli automatismi. Il foglio non ha bisogno di preparazione. Per importare i dati da analizzare è possibile importare la pagina con la tabella o la base dati da un foglio esterno con il comando apposito.
Come si usa il foglio automatizzato?
Il foglio si apre sempre nella pagina PComando, l’unica presente, a parte la pagina di istruzioni, equipaggiata con un pannello di comando che controlla l’esecuzione degli automatismi.
Come spiegato, l’automazione si prende carico di alcune delle attività ripetitive svolte durante l’analisi di una base dati, quindi tutto parte da una base dati e gira attorno all’analisi di questa base dati, svolta con tabelle pivot e strumenti di analisi correlati.
Quindi per l’uso si parte dall’importazione della base dati, trasferendo la pagina da un altro foglio, per esempio estratto dal gestionale, attraverso la macro dedicata. Poi si procede eventualmente con un controllo della presenza di errori, per poi creare una o più pivot agganciate alla base dati.
Inoltre è possibile eseguire l’analisi statistica di una singola variabile, creare grafici per le pivot e salvare i grafici come pdf. Sostanzialmente il foglio è un assistente che ci può supportare durante le nostre attività.
Conclusioni
Come hai visto questo foglio è pura automazione, solo macro e controlli con cui lanciarle. Il suo valore è proprio nelle macro che rendono efficienti diverse attività che possiamo svolgere quando eseguiamo analisi sui dati.
Lo strumento può facilmente essere potenziato e ampliato con funzionalità aggiuntive che per esempio possono farsi carico di controlli sui dati, di data cleaning, di analisi preliminari, della preparazione delle pivot o di tabelle di formule, della formattazione automatica dei grafici e di molto altro ancora.
Uno dei miei ex colleghi usava abitualmente un foglio simile, con molte decine di funzionalità, il suo “coltello svizzero”, che gli faceva risparmiare cento ore di lavoro l’anno, parole sue. Naturalmente per realizzare o sviluppare uno strumento simile, è necessario conoscere almeno le basi del vba e degli strumenti dell’automazione.
Ti propongo questo foglio per mostrarti un poco di ciò che è possibile fare l’automazione di Excel. Possiamo realizzare funzionalità e strumenti nuovi, come abbiamo visto nei fogli precedenti, ma soprattutto possiamo rendere i nostri fogli più efficienti e professionali.
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