Un foglio Excel per seguire la produzione

Oggi ho condiviso un altro utile foglio di lavoro Excel. È uno strumento con cui si può seguire l’andamento della produzione della tua azienda e realizzare carte di controllo da condividere con i collaboratori o appendere in produzione.

Come è strutturato questo foglio Excel per la produzione?

Questo foglio è impostato per elaborare dati di produzione allo scopo di fornire grafici che visualizzano i valori e gli andamenti nel tempo della produzione, di scarti, rilavorati, produttività, eccetera, in generale e per le singole linee produttive. È uno strumento utile sia per una gestione lean che tradizionale della produzione.

Ho rigenerato e semplificato un vecchio foglio per il controllo della produzione realizzato per un’impresa artigianale e quello che vedi è il risultato. Oltre alle immancabili istruzioni, ha quattro pagine e dieci grafici. La pagina principale è la pagina Dati di produzione a cui sono agganciate tutte le altre pagine e tabelle del foglio. In particolare il foglio è composto da:

la pagina Dati di Produzione contiene la tabella dei dati da adattare e in cui inserire i tuoi dati di produzione; è pensata per essere alimentata con i dati estratti dal gestionale, per esempio importandoli dai file di estrazione in cui sono stati riversati con una query dal server;
quella Controllo Linee Produttive analizza la produzione giornaliera per linea confrontandola con la produzione attesa; la visualizzazione è impostata su un arco temporale mensile, ma può essere variata facilmente, inoltre sono stati installati nella pagina filtri dei parametri principali (es: turno, squadra, ecc) che agiscono su tutte le tabelle contemporaneamente;
i grafici gLinea0x contengono i grafici delle tabelle della pagina precedente, che possono essere stampati o salvati come pdf, per essere distribuiti o condivisi con capiturno o capimacchina a seconda della tua gestione;
la pagina Scarti e produttività analizza la produttività e gli scarti divisi per turno, linea produttiva, prodotto, squadra, eccetera; sono sempre presenti filtri dei parametri che agiscono su tutte le pivot;
i grafici gLinee, gSquadra, gProdotto visualizzano i dati di alcune delle tabelle della pagina precedente;
la pagina Andamenti invece mostra gli andamenti mensili di quantità prodotte, variazione % quantità prodotte su attese, scarti e rilavorati confrontando l’anno in corso con il precedente (es: 2017–2018);
i grafici gAndProduz, gVar%, gAndScarto% e gAndRil% visualizzano i dati delle tabelle della pagina precedente.

Per chi è questo foglio?

Questo foglio è pensato per le piccole imprese e ricalca un poco la reportistica di produzione dei gestionali più classici. Come vedi si concentra su produzione, produttività, scarti, rilavorati, eccetera, ma puoi facilmente adattarlo ai tuoi bisogni, lavorando sulla tabella dei dati di produzione. Inoltre puoi facilmente replicare e manipolare le pivot e i grafici relativi per visualizzare quello che più ti interessa.

Se non hai un gestionale moderno, o se non prevede moduli o strumenti per seguire e controllare la produzione, questo foglio excel puoi darti una mano, o quantomeno offrirti qualche suggerimento.

Se lavori in un’impresa con un gestionale evoluto, non dovresti aver bisogno di questo strumento. Un’impresa avviata con dipendenti e un fatturato rilevante deve avere un gestionale adeguato.

Gli automatismi

Il foglio è automatizzato con alcune macro utilizzabili dai pulsanti presenti nelle diverse pagine, tra cui:

Importa Dati, con cui puoi importare i dati da un foglio excel esterno nella pagina da cui lo lanci, aggiungendoli alla tabella esistente;
Aggiorna foglio, che aggiorna tutte le tabelle del foglio con un clic;
Backup foglio salva una copia del foglio nella stessa cartella dell’originale con data e ora di salvataggio;
Salva ed Esci fa letteralmente quello che dice, cioè salva il foglio e lo chiude,
Stampa tutti i grafici lancia la stampa sulla stampante predefinita dei grafici del foglio,
Salva i grafici come Pdf salva tutti i grafici del foglio di lavoro come pdf nella cartella del foglio stesso.

Naturalmente prova tutti gli automatismi prima di iniziare a lavorare con il foglio, per comprendere con precisione come funzionano.

Come puoi notare, nella prima riga di ogni foglio è anche installata una barra di navigazione equipaggiata con pulsanti che permettono di balzare velocemente da una pagina all’altra. Personalmente preferisco usare i tasti Ctrl+PgGiù e Ctrl+PgSu, ma visto gli apprezzamenti che ha ricevuto, l’ho replicata anche in questo foglio.

Come si usa il foglio Excel?

Per iniziare a usarlo è necessario:

predisporre una query per estrarre i dati dal gestionale o dal tuo database,
adattare la tabella Dati di produzione ai propri dati (e viceversa); ti invito a non cambiare i nomi dei campi impostati, o dovrai ripristinare le tabelle pivot;
importare i dati estratti dal database esterno, la prima volta manualmente verificando con cura l’impostazione della tabella ed eventuali effetti imprevisti su quelle collegate; le volte successive puoi caricare i dati nella tabella da un foglio excel esterno con la macro apposita;
infine intervenire dove necessario per ripristinare, personalizzare report e grafici, o aggiungere quello che manca.

Se devi adattare le tabelle e la struttura del foglio di lavoro alle tue esigenze, fai prima una copia di backup, evita modifiche superflue all’inizio e infine, dopo ogni modifica, verifica che tabelle e automatismi funzionino ancora correttamente e che i grafici siano ancora agganciati e coerenti.

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