Possiamo migliorare i nostri fogli Excel con l’automazione? Certo, possiamo renderli più efficienti, comodi e professionali. In questo post vediamo 10 piccoli miglioramenti che tutti possiamo realizzare con l’automazione, anche se non siamo degli esperti.
L’automazione di Excel
Excel è uno strumento potente e flessibile che con il tempo è diventato sempre più intelligente e comodo. Anno dopo anno, Microsoft migliora gli strumenti, li rende più dinamici e autonomi, ricchi di automatismi che ci assistono nelle attività.
Ma Excel offre anche la possibilità di automatizzare quasi tutte le attività ripetitive che svolgiamo, permettendo così di ridurre il tempo che spendiamo sul foglio di calcolo.
Mi riferisco all’automazione creata da noi, usando il linguaggio che Excel comprende e gli strumenti integrati nel foglio di calcolo con cui possiamo creare, gestire e usare gli automatismi.
L’automazione Excel sviluppata dagli operatori
Sì, anche noi utenti possiamo realizzare automatismi, possiamo automatizzare singole attività, come interi fogli Excel. Come?
Excel è stato progettato e realizzato per essere “programmabile”, cioè Excel è in grado di svolgere attività autonomamente, se gli diciamo cosa fare e come farlo nella lingua che comprende, il Vba.
Se conosciamo il linguaggio possiamo realizzare automatismi in grado di svolgere ogni attività possibile nel foglio di calcolo, quindi in grado di soddisfare quasi ogni bisogno.
Cos’è un automatismo?
È una sequenza di istruzioni precise e particolareggiate che descrivono a Excel cosa deve fare. In sintesi l’automazione di Excel consiste nel dare comandi a Excel che questo svolge automaticamente.
Gli automatismi sono anche chiamati macro, sono liste di comandi che vengono preparati in anticipo per svolgere attività predefinite, di solito attività ripetitive, e vengono eseguiti su richiesta, tramite un clic su un pulsante o un’icona, o che Excel svolge in momenti predefiniti (es: alla selezione di una pagina).
Vantaggi dell’automazione Excel
Quali sono i vantaggi dell’automazione in Excel? I principali e più apprezzati sono due:
- far risparmiare tempo all’operatore, facendo svolgere le attività ripetitive a Excel stesso,
- permettere la creazione di nuovi strumenti, personalizzati e comodi.
Chi lavora regolarmente con i fogli di calcolo sa quanto può essere noioso e impegnativo dover ripetere sempre le stesse attività. Le macro permettono di automatizzare queste attività. Cioè possiamo far lavorare Excel al nostro posto.
Chi è esperto di Excel sa che per realizzare fogli efficienti è opportuno affidarsi agli strumenti avanzati del foglio di calcolo. Se questi non sono sufficienti, con l’automazione è possibile realizzare nuove funzionalità su misura dei tuoi bisogni.
Ma risparmiare tempo e realizzare strumenti nuovi non sono gli unici vantaggi, l’automazione se usata in modo adeguato:
- migliora la qualità del tuo lavoro,
- rende comodi i tuoi fogli, permettendone l’uso anche a chi non conosce Excel,
- li rende professionali, anche agli occhi di chi guarda,
- e li rende in grado di svolgere attività complesse o nuove.
Cosa significa automatizzare i fogli Excel?
Come abbiamo detto automatizzare significa scrivere preventivamente liste di istruzioni che forniamo a Excel perché le esegua a seguito di un singolo comando, quello dell’esecuzione.
Tutti i programmi di Office hanno un motore interno che esegue macro scritte in linguaggio vba che possono agire su tutti i programmi della suite e non solo. Il linguaggio vba, visual basic for application, è un linguaggio semplice e potente che agisce sugli oggetti di Excel e del sistema operativo.
Come si realizza una macro?
Una macro può essere realizzata in due modi:
- Usando il registratore di macro per tradurre le attività che svolgiamo sul foglio di calcolo in codice, che è in grado di replicare con precisione quello che abbiamo registrato;
- Scrivendo i comandi direttamente nel linguaggio Vba, usando un editor, o direttamente nell’ambiente di sviluppo integrato in Office.
Il primo modo non richiede lo studio del linguaggio ed è piuttosto semplice da imparare e usare, ma produce automatismi limitati, operativi, utili, ma con molte limitazioni.
Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a guardare i tutorial sul canale youtube, a leggere la guida che trovi sul sito, a frequentare il corso per imparare a usarlo al meglio.
Il secondo modo, la scrittura diretta del codice, richiede la conoscenza del Vba, ma ti offre tutte le possibilità dell’automazione. Ti permette di realizzare, o meglio di far realizzare a Excel qualunque sequenza di attività, ma permette anche di farlo agire in modo evoluto e intelligente.
Se vuoi approfondire l’argomento ti invito a leggere la guida che trovi sul sito, il percorso introduttivo che trovi sul canale youtube, e a frequentare uno dei corsi di formazione.
Cosa possiamo realizzare con un automatismo?
Possiamo far svolgere a Excel tutte le attività che possiamo compiere nel foglio di calcolo e non solo. Cioè possiamo andare oltre Excel, oltre Office e interagire con gli oggetti del sistema operativo.
Questo per l’operatività, ma gli automatismi possono essere sviluppati in modo da essere intelligenti, per esempio possiamo:
- far agire Excel in modo diverso a seconda delle condizioni o dei risultati che ottiene,
- farlo interagire in modo predittivo con l’operatore,
- fargli risolvere le situazioni inattese, gli imprevisti e gli errori.
Devi sempre ricordare che le caratteristiche e i risultati di una macro dipendono dalla tua conoscenza del linguaggio.
Volendo riassumere, con le macro possiamo:
- automatizzare gruppi di attività ripetitive, con lo scopo di risparmiare tempo,
- costruire nuove funzioni e strumenti di elaborazione,
- creare nuovi strumenti di gestione per Excel,
- lanciare automatismi in modo autonomo,
- automatizzare tutte le attività svolte nel foglio, eccetto quelle decisionali e creative,
- gestire e interagire con il foglio solo con userform e controlli,
- trasformare il foglio Excel in un applicativo,
- costruire addins per Excel con strumenti specifici.
E altro ancora.
10 esempi pratici di automazione utile di un foglio Excel
Quelli che seguono sono alcuni piccoli esempi di automazione dei tuoi fogli che possono rivelarsi utili facendoti risparmiare tempo nella gestione del foglio.
1 – Apri il foglio sempre nella stessa pagina
Puoi far aprire in automatico il tuo foglio Excel sempre alla stessa pagina?
Normalmente Excel apre il foglio alla pagina del salvataggio, ma se usi un pannello controllo o un indice che ti orienta alle diverse attività, o se semplicemente vuoi partire sempre da una pagina specifica, allora puoi farlo con un pizzico di automazione.
Perché dovresti aprire il foglio sempre alla stessa pagina?
Per diversi motivi, ma fondamentalmente per rendere più efficiente, o per semplificarne l’uso.
Come fai?
Lo puoi vedere nel tutorial qui sopra, ma in sostanza usi gli eventi di Excel per lanciare in automatico all’apertura del file una macro minuscola, un semplice istruzione che ordina a Excel di portare la pagina specifica in primo piano.
È semplice e veloce da realizzare, ma cambia notevolmente l’esperienza utente dello strumento. Prova.
2 – Nascondi e svela le pagine secondarie con un clic
Excel permette di nascondere le pagine dei tuoi fogli Excel e naturalmente di svelare quelle nascoste. Se i tuoi strumenti sono composti da molte pagine, allora può essere utile nascondere quelle secondarie, quelle in cui non svolgi o svolgi raramente attività, per svelarle solo quando serve.
Il modo più efficiente per farlo è nascondere o svelare tutte le pagine con un clic su un pulsante collegato a una macro. Possiamo anche nascondere pagine singole o gruppi di pagine, preparando diversi automatismi indirizzati a pagine diverse.
Così come possiamo realizzare automatismi in grado di nascondere le pagine se sono visibili, o viceversa rivelarle se sono nascoste.
In realtà per nascondere una pagina di Excel è sufficiente modificare una proprietà dell’oggetto pagina, Visible. Possiamo farlo con una “dichiarazione” della proprietà relativa alle pagine che vogliamo nascondere o svelare.
Per rendere la macro intelligente abbastanza da agire in modo alternativo a seconda dello stato della proprietà, o meglio a seconda se le pagine sono nascoste o svelate, abbiamo bisogno di un controllo.
Cos’è un controllo?
Nel vba è un’istruzione apposita che verifica un valore preciso, che sia una proprietà, una formula, una variabile, eccetera. Il modo più comune di farlo è usare i comandi IF/THEN per costruire “strutture decisionali” con cui controllare l’esecuzione del codice a seconda di precise condizioni.
Se il controllo indicato nell’istruzione iniziale risulta vero, allora sarà eseguito il codice all’interno della struttura, altrimenti ne verrà eseguito uno alternativo o nessuno.
Ti invito a guardare il tutorial qui sopra per comprendere meglio il funzionamento di una struttura decisionale.
3 – Proteggi e sproteggi le pagine con clic
Excel possiede appositi strumenti che permettono di proteggere pagine e cartella di lavoro, che troviamo tra i comandi della scheda “Revisione” della barra multifunzione. Tra questi troviamo il comando “proteggi pagina” che permette di proteggere la pagina e limitare le attività possibili.
È possibile fare lo stesso con l’automazione?
Naturalmente, sì. Il tutorial qui sopra mostra come è possibile realizzare una macro che protegga le pagine se non sono protette, o viceversa le sprotegga se sono protette.
È sufficiente una dichiarazione del metodo Protect delle pagine (charts, worksheets, sheets) per proteggerle, e del metodo Unprotect per sproteggerle.
Inoltre possiamo rendere la macro intelligente abbastanza da agire in modo alternativo a seconda delle condizioni della pagina. Cioè se questa è protetta la sprotegge, se invece se è sprotetta la protegge. Possiamo farlo usando strutture decisionali create con appositi comandi, che eseguono controlli di condizioni , valori, proprietà, variabili, eccetera.
4 – Resetta i filtri delle tabelle Excel e delle pivot
Gli strumenti più usati in Excel sono le tabelle Excel e le tabelle pivot. Le prime sono contenitori di dati, evoluti e dinamici, le seconde sono gli strumenti più usati per l’elaborazione dei dati contenuti nelle prime.
Se già non conosci questi strumenti in modo approfondito, ti invito a leggere le guide relative, che puoi trovare qui e qui, e a guardare i tutorial che puoi trovare sul canale.
Le tabelle sono equipaggiate con filtri automatici che permettono di filtrare i record delle tabelle, oppure campi e categorie. Se usi spesso questi strumenti, nelle tue ricerche o nei controlli, può essere utile poter resettare i filtri che hai impostato in modo veloce e comodo.
Come?
Lo puoi fare naturalmente con l’automazione, con poche istruzioni di Vba. È sufficiente la dichiarazione del metodo giusto per le pivot e un’analoga dichiarazione per le tabelle Excel.
Se invece desideri resettare i filtri di tutte le tabelle presenti nella pagina è necessario ripetere queste dichiarazioni per ogni tabella. Per farlo per ogni pivot e tabella Excel presente è opportuno usare un’interazione, cioè la ripetizione di precise istruzioni, realizzata con i comandi del Vba.
I cicli o iterazioni sono comandi di controllo del flusso che ripetono il codice contenuto tra la riga di inizio e quella di fine. Tra i diversi comandi disponibili per generare un’iterazione consiglio di usare For/Next in quanto definisce fin dall’inizio il numero di volte che ripeterà il codice. Questo evita di dover gestire controlli di uscita dall’iterazione e le relative complessità.
Naturalmente per sapere quante volte dovrà essere ripetuta la dichiarazione per filtrare le tabelle, ci affidiamo a Excel che conosce sempre e perfettamente quali e quanti oggetti sono presenti nelle pagine.
Il risultato è una macro di poche istruzioni che possiamo collegare a un pulsante nella pagina, o che possiamo installare nella cartella macro personale e usare su tutti i fogli Excel che apriamo nell’installazione.
5 – Crea un indice del foglio con un clic
Con l’automazione possiamo creare strumenti di gestione o di controllo, come pannelli di comando e barre di navigazione, strumenti complessi composti da molti oggetti da creare e posizionare. Un’alternativa più semplice è l’indice, o tabella dei contenuti.
Una tabella dei contenuti è una pagina con una lista di pagina che permette di spostarsi velocemente tra le pagine e gli oggetti con un semplice clic. È uno strumento classico basato sui collegamenti ipertestuali che si può realizzare anche manualmente, ma che richiede un certo tempo.
Se vuoi installarlo istantaneamente in ogni nuovo foglio Excel, una macro è il modo migliore per farlo. Questa volta i tutorial sono due, uno per creare lo strumento e uno per formattarlo e dargli un aspetto più professionale.
6 – Stampa tutti i grafici con un clic
Un tempo la stampa era uno dei mezzi principali di condivisione. Oggi invece grazie all’abbondanza di dispositivi portatili, della rete, delle mail eccetera, è caduta in disuso. Eppure scrivere rimane ancora un’attività importante e più incisiva dell’uso di tastiera e schermo, quindi è ancora utile poter stampare.
Per esempio tutti i grafici di una pagina o di un foglio Excel, per ottenere “al volo” un report visivo su cui lavorare con i colleghi.
È possibile farlo con un clic?
Naturalmente con l’automazione, una macro che ordina a Excel di stampare i grafici indicati, o tutti i grafici della pagina o anche dell’intero foglio. È sufficiente la dichiarazione del metodo giusto e la sua applicazione a ogni grafico.
Per stampare tutti i grafici inseriti in pagine “charts” è sufficiente una sola dichiarazione diretta all’insieme degli oggetti, mentre per stampare i grafici inseriti nelle pagine Excel è necessario usare un metodo diverso rivolto ai singoli grafici.
Quindi anche in questo caso è necessario ripetere la dichiarazione per ogni grafico nella pagina attraverso un’iterazione, cioè la ripetizione delle istruzioni, creata con i comandi del Vba.
Come sempre consiglio di usare For/Next, in quanto evita di dover gestire controlli di uscita e le relative complessità, e per sapere quante volte dovrà essere ripetuta la dichiarazione, ci affidiamo a Excel che conosce perfettamente quali e quanti oggetti sono presenti nella pagine.
7 – Copia ed esporta le immagini dei grafici
Se invece di stamparli, i grafici li vogliamo condividere o usare in altri documenti, ma senza dover condividere l’intero foglio o preparare un pdf, possiamo farlo creando le immagini ed esportandole.
È possibile copiare o esportare l’immagine dei nostri grafici con un clic?
Sì, naturalmente con un pizzico di Vba.
Come?
Usando un comando specifico per copiare l’immagine dei grafici o per salvarla direttamente in una cartella del tuo pc. Per copiare l’immagine del grafico selezionato è sufficiente usare il metodo Copypicture, che possiamo indirizzare al grafico attivo con la proprietà Activechart per rendere l’automatismo dinamico.
La copia non avviene direttamente nella pagina ma nelle clipboard, quindi non è sufficiente una sola dichiarazione, ma dovremo aggiungere altre istruzioni affinché Excel incolli l’immagine nella pagina.
Se invece vuoi salvare l’immagine direttamente in una cartella dell’hard disk devi usare il metodo Export, che appunto salva l’immagine del formato indicato nella cartella indicata.
In questo caso però la complessità si trova nella gestione del nome dell’immagine e della cartella. E il modo migliore per risolvere la cosa è usare una finestra di input che chieda il nome con cui vogliamo salvare l’immagine per poi usarlo nell’esportazione.
Ti invito naturalmente a guardare con attenzione il tutorial più sopra.
8 – Aggiorna tutte le pivot dei tuoi fogli
Le tabelle pivot elaborano i dati di tabelle o basedati e quando queste cambiano per avere il risultato aggiornato dell’elaborazione dobbiamo aggiornare le pivot, di solito attraverso i comandi dedicati.
Oppure possiamo usare una piccola macro e la conoscenza degli eventi per far eseguire l’automatismo a Excel stesso, non al clic di un pulsante, ma in un momento preciso. Per aggiornare le pivot usiamo naturalmente la dichiarazione di un metodo dedicato.
Gli eventi sono momenti determinati dalla nostra interazione con Excel, momenti che Excel può riconoscere e intercettare. Quando all’evento è associata una macro, allora Excel può eseguirla senza il nostro intervento diretto. Cioè non siamo più noi a lanciare l’automatismo, ma è Excel che lo lancia per noi in momenti precisi a certe condizioni e secondo regole precise.
9 – Aggiungi l’intestazione che vuoi tu alle pagine
Aggiungere intestazioni alle pagine dovrebbe essere una buona abitudine di chi lavora con il foglio di calcolo.
Cos’è un’intestazione di una pagina Excel?
Sono righe della pagina dedicate a contenere informazioni, titoli, istruzioni, note, fonti eccetera che permettono all’utente di comprendere in breve qual è la funzione della pagina e degli strumenti installati, come si usano per quale obiettivo.
Come si realizza un’intestazione?
Aggiungendo righe nella parte alta della pagina e popolandole con testi, controlli, oggetti ed eventualmente integrando le intestazioni delle tabelle della pagina.
È possibile aggiungere un’intestazione in automatico alle pagine dei nostri fogli Excel?
Naturalmente sì, realizzando un automatismo apposito. Il tutorial più in alto mostra come farlo nel modo più semplice.
10 – Applica la formattazione condizionale in automatico
La formattazione condizionale è un ottimo strumento di Excel con cui installiamo oggetti grafici nelle celle delle nostre tabelle per comunicare meglio le informazioni in esse contenute.
Con la formattazione condizionale possiamo evidenziare colonne di dati con barre colorate, con scale di colori o set di icone predefinite e preimpostate che mostrano a colpo d’occhio il rapporto dei valori, gli andamenti, stati e controlli, eccetera.
Migliorare le tabelle è lo scopo e l’uso principale di questo strumento. Ma non è l’unico. La formattazione condizionale installa nelle celle automatismi che gestiscono formattazioni aggiuntive che seguono regole precise, o compaiono in precise condizioni.
Ma possiamo fare anche di più. Per esempio possiamo evidenziare celle che contengono valori precisi, o possiamo evidenziarle basandoci sui valori di altre celle, o sul risultato di formule anche complesse. Possiamo per esempio individuare celle vuote, valori uguali a zero, o valori superiori a valori precisi, anche dinamici.
Qualunque sia l’uso che facciamo della formattazione condizionale, possiamo predisporre una o più macro che applicano in automatico la formattazione condizionale.
Nel tutorial qui sopra ti mostro come registrare le macro per renderle flessibili, quindi utilizzabili in ogni foglio Excel, installabili nella cartella macro personale e usabili in ogni foglio aperto nell’installazione.
Conclusioni
Come hai visto l’automazione permette di rendere i nostri fogli più comodi, efficienti e professionali. E ci sono molti piccoli miglioramenti, utili e pratici, che possiamo introdurre e che non richiedono ore di studio o grandi competenze.
Gli automatismi che abbiamo visto sono solo alcuni esempi di quello che puoi realizzare con macro e vba. In realtà l’automazione permette di realizzare molto di più, permette di far fare a Excel quello che vuoi.
Ti invito a realizzare e usare questi automatismi, sono macro semplici, realizzate in pochi semplici passaggi, in grado di cambiare l’uso che facciamo dei nostri fogli.
Se vuoi imparare di più sull’automazione, perché lavori ore su Excel e vuoi risparmiare tempo, oppure perché vuoi realizzare strumenti professionali su misura dei tuoi bisogni, allora ti invito a studiare il linguaggio e i modi più efficienti per automatizzare i tuoi strumenti
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Cioè approfondisce tutto quello che hai letto in questa guida e continua oltre. Ti offre un percorso guidato passo passo, con decine di esempi, un metodo di progettazione e di ottimizzazione delle macro registrate che ti mostrerà come è possibile realizzare macro registrate flessibili.
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