Il foglio per l'inventario di casa e ufficio

Ho preparato un nuovo foglio automatizzato per la comunità che mi segue. È uno strumento comodo e semplice pensato per mappare e gestire le giacenze e gli arredi di casa e ufficio. Uno strumento per l’inventario di casa e ufficio. Naturalmente lo scopo finale di questo strumento è tenere sotto controllo e individuare facilmente gli oggetti dei locali inventariati. E non solo. Come sempre il foglio è un dimostrativo che vuole anche mostrare a chi vuole imparare di più su Excel, com’è possibile realizzare uno strumento utile e comodo, da usare tutti i giorni, con gli strumenti più utili di Excel e un pizzico di automazione.

Come è strutturato il foglio Excel per realizzare l’inventario?

Il foglio è composto da poche pagine, quattro oltre alla pagina di istruzioni. La prima è una pagina di registrazione dei riferimenti e dei dati fondamentali dell’inventario: quale immobile è oggetto dell’inventario, chi è il proprietario/responsabile, chi ha fatto l’inventario, quando, i dati di un’eventuale assicurazione, eccetera. Questa pagina è da compilare una sola volta per ogni inventario e i dati che potrebbero essere utili nelle successive consultazioni di controllo vengono inseriti a mano.

Lo strumento ruota attorno alla pagina “Inventario” che ti permette di registrare gli oggetti da inventariare in modo semplice e comodo, grazie alla maschera automatizzata in alto. Gli oggetti verranno registrati nella tabella sottostante, che può essere filtrata per stanza/locale tramite lo slicer, il controllo di filtraggio intermedio tra maschera e inventario, o attraverso i menu di filtraggio classici della tabella dell’inventario.

Inoltre il foglio una pagina che visualizza attraverso una tabella e due grafici, le quantità degli oggetti dell’inventario e il relativo valore per locale, distribuiti per locale in modo decrescente. Un modo semplice per vedere a colpo d’occhio la distribuzione degli oggetti e il valore relativo.

L’automazione del foglio per realizzare l’inventario

La maschera della pagina “Inventario” serve a inserire i dati, controllarli e trasferirli alla basedati sottostante. Per fare questo, la maschera dispone di una serie di automatismi eseguibili tramite pulsante che cliccati ordinano a Excel di svolgere precise sequenze di attività. Quali? Pulire la maschera dai dati presenti, trasferire i dati inseriti nella maschera all’inventario sottostante, o viceversa trasferire il record dell’inventario di cui abbiamo selezionato una cella alla maschera, oppure rimuovere il record selezionato.

Inoltre per poter consultare eventuali foto degli oggetti o dei locali, è possibile registrare la cartella della foto semplicemente cliccando 2 volte nella cella della maschera dedicata, oppure su una delle celle del campo “Foto” dell’inventario. Si aprirà una finestra di sistema con cui puoi navigare tra le cartelle fino a quella delle foto. Vedrai la casella colorarsi di blu a conferma della registrazione dell’indirizzo della cartella. Se cliccherai 2 volte sulla casella colorata si aprirà la cartella che hai inserito.

Per usare l’automazione in Excel devi modificare le impostazioni della tua installazione, se già non l’hai fatto, e il modo più veloce per farlo lo spiego in questo tutorial.

Come si usa il foglio per realizzare inventari?

Il foglio contiene alcuni dati fittizi per guidarti alla compilazione e all’uso. Una volta che avrai preso familiarità con lo strumento, puoi cancellarli e sostituirli con i tuoi dati reali. Quando devi realizzare un inventario, il primo passo è registrare i riferimenti e i dati fondamentali dell’inventario nella pagina “Riferimenti”. Il passo successivo è quello di impostare l’elenco dei locali nella pagina “Liste” in modo da non dover inserirlo ripetutamente e infine procedere con l’inventario.

Tramite la maschera in alto nella pagina “Inventario” si inseriscono le caratteristiche degli oggetti, assistiti dai controlli e dagli elenchi della convalida. Eventualmente è possibile registrare la cartella dove si trova la foto dell’oggetto. Si clicca sul pulsante “Inserisci” per trasferire i dati nella tabella sottostante. In caso di errori è possibile selezionare il record da modificare, cliccando sul pulsante “Copia in alto” dopo aver selezionato una cella, per poi rimuovere il record selezionato con il pulsante “Rimuovi”. Infine il pulsante “Pulisci” svuota la maschera.

Creare l’inventario è solo la prima parte del processo. L’utilità dell’inventario diventa chiara quando per qualche motivo dobbiamo individuare velocemente un oggetto,cosa che possiamo fare con qualche clic, oppure dobbiamo verificare la presenza o lo stato di uno o più oggetti inventariati. Situazioni che possono capitare se per esempio l’inventario riguarda una casa da noi affittata con arredamento, o una cantina/soffitta che usiamo come deiposito.

Conclusioni

Registrare un inventario è semplice, basta penna e carta, ma un foglio di calcolo è più comodo e questo strumento pronto è ancora più comodo, con gli strumenti preimpostati e l’automazione che serve per facilitare le attività più noiose. Questo foglio è anche la dimostrazione di come si possono realizzare con Excel strumenti utili ed efficienti, semplici ed eleganti, da usare tutti i giorni, conoscendo gli strumenti del foglio di calcolo e un pizzico di automazione.

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