Oggi parliamo delle formule di Excel, e più precisamente parliamo di come si scrivono e revisionano le formule di Excel e di quali strumenti ci assistono, di come usarli e del metodo migliore per fare tutto questo.
Le formule di Excel
Le formule sono strumenti fondamentali del foglio di calcolo, strumenti potenti e flessibili con cui elaboriamo e analizziamo dati.
Ma in poche parole cosa sono le formule di Excel?
Sono sequenze di istruzioni codificate che inseriamo nelle celle per farle eseguire dal foglio di calcolo.
Le formule iniziano con un uguale (“=”) e sono composte da valori, riferimenti, operatori e soprattutto funzioni.
Perché soprattutto? Perché le funzioni permettono di semplificare le formule, offrendo “scorciatoie” per ottenere il risultato desiderato.
Cosa sono le funzioni di Excel?
Sono strumenti, sono automatismi che elaborano in modo veloce, preciso e specifico i dati che forniamo loro.
Inserire il nome della funzione in una formula comunica a Excel che deve eseguire l’automatismo corrispondente, utilizzando i parametri inseriti tra parentesi per ottenere il risultato che verrà visualizzato, oppure utilizzato nella formula, o perfino come parametro di altre funzioni.
A cosa servono le formule di Excel
Le formule sono strumenti per eseguire calcoli ed elaborare i dati di una o più basedati. Con una formula puoi fare una semplice somma di una serie di valori, ma puoi elaborare interi campi, milioni di dati, per ottenere un valore specifico o una serie di valori (formule matriciali).
Puoi anche estrarre una porzione di una basedati, o conteggiare i valori univoci di un campo, come puoi cercare un valore preciso all’interno della matrice dei dati. Puoi calcolare parametri statistici, come puoi usare le formule di Excel per eseguire controlli anche multipli su una o molte celle, anche molti campi di una basedati.
Come sono fatte le formule di Excel
Le formule iniziano con un uguale, la cui presenza attiva la modalità di inserimento formule nella cella. All’uguale seguono valori e operatori, ma i valori possono essere restituiti da un riferimento a una cella o a un intervallo di celle, oppure possono essere restituiti da una funzione, uno strumento di elaborazione specifico.
Quindi una formula è composta da:
- valori, inseriti direttamente o tramite riferimenti,
- riferimenti, con la notazione colonna-riga, o con quella delle tabelle Excel,
- operatori, per eseguire operazioni matematiche,
- funzioni, per svolgere calcoli o elaborazioni complesse in modo semplice.
I riferimenti in Excel
Cos’è un riferimento?
È come un indirizzo stradale.
Un riferimento è un indirizzo interno alle pagine del foglio di calcolo che indica alle formule una o più celle della pagina (o di un’altra pagina, o anche di un altro foglio), da cui prendere i valori da elaborare. È Excel che si occupa di recuperare i valori presenti nelle celle indicate per usarli nell’elaborazione e sarà sempre il foglio di calcolo che quando i valori cambiano aggiornerà le formule collegate ricalcolando il risultato.
Nella realtà è piuttosto raro che in una formula venga inserito un valore, che di solito vengono appunto restituiti da riferimenti.
I riferimenti classici standard, sono i riferimenti colonna-riga, come A1, G5:L25, A:A, eccetera, con cui possiamo indicare una singola cella, come intere matrici di dati, colonne o righe. Naturalmente le lettere sono i nomi delle colonne, mentre i numeri sono quelli delle righe.
I riferimenti delle tabelle Excel
Con l’introduzione delle tabelle Excel è stato introdotto un nuovo sistema di riferimenti dedicati, riconoscibili dalla presenza delle parentesi quadre ([ e ]). Il sistema indica una cella o una porzione di una tabella (campo, record, dati, intestazioni, totali) in modo parlante tramite i nomi della tabella e dei campi, come per esempio:
- NomeTabella per riferirsi ai dati dell’intera tabella;
- NomeTabella[NomeCampo] per riferirsi ai dati del campo indicato;
- NomeTabella[[#Intestazioni];[NomeCampo]] per riferirsi alla cella con l’intestazione del campo indicato;
- NomeTabella[[#Tutti];[NomeCampo]] per riferirsi all’intero campo indicato.
Se vuoi approfondire i riferimenti delle tabelle Excel, ti invito a leggere la guida relativa che trovi su ExcelProfessionale.it.
I riferimenti delle tabelle Excel sono assoluti e vengono aggiornati in automatico. Cosa intendo? Intendo dire per esempio che se aggiungiamo record alla tabella Excel, il riferimento “NomeTabella[NomeCampo]” non dovrà essere aggiornato per comprendere i nuovi record, ma si riferirà sempre a tutte le celle del campo indicato, anche quelle aggiunte.
Le funzioni in Excel
Le funzioni sono centinaia, un fiume di strumenti che funzionano apparentemente in modo simile: inserisci il nome, imposti i parametri e chiudi correttamente l’ultima parentesi. Le funzioni possono restituire numeri, vero o falso, riferimenti, errori, stringhe e altro.
Per poter usare le funzioni in modo efficace ed efficiente, devi studiare e fare pratica con ognuna di esse. Per fortuna oggi Excel offre strumenti davvero efficaci e comodi che ci assistono nell’apprendimento delle funzioni.
Gli strumenti che ci aiutano e guidano i nostri primi passi con le funzioni sono i seguenti:
la guida online di Excel
se premiamo F1, o clicchiamo sul comando “Guida” presente nella scheda omonima della barra multifunzione, compare a destra la fineda della guida in cui possiamo fare ricerche per parole chiave; inserendo il nome della funzione richiamiamo la scheda della funzione con descrizione, suggerimenti ed esempi; la prima volta che usiamo una funzione dovremmo leggere la scheda con attenzione e provare prima gli esempi indicati; possiamo richiamare la guida anche mentre scriviamo le formule o attraverso gli strumenti di scrittura;
i video formativi di base di Excel
microsoft ha realizzato una serie di video formativi di base dedicati ai principianti, che possiamo trovare sul sito Office, o che possiamo raggiungere e vedere tramite la guida o cliccando sul comando “mostra formazione” che trovi nella scheda “Guida” della barra multifunzione; comparirà la scheda della guida alla pagina “video di formazione”, cliccando sull’icona “Formule e funzioni” potremo accedere a un video introduttivo e a una serie di video specifici; la voce italiana è sintetica e poco gradevole, ma sono comunque utili e ne consiglio la visione;
il sito di office è una miniera di informazioni e guide ed è il primo luogo che dovresti consultare se cerchi qualsiasi informazione su Excel che non riesci a trovare tramite la guida; l’url della pagina di supporto a office è: https://support.microsoft.com/it-it/office, ma ti invito a saltare direttamente alla pagina di Excel, qui, dove puoi trovare anche le pagine dedicate a formule e funzioni che naturalmente ti invito a leggere dopo aver finito di leggere questa guida;
la libreria delle funzioni
mi riferisco al gruppo di comandi e menu che trovi nella scheda “Formule” della barra multifunzione; se puoi, apri excel ora e studiala; come puoi vedere il gruppo libreria di funzioni è composto da un comando per richiamare la finestra “inserisci funzioni”, dal comando somma automatica per inserire la somma con un clic o la pressione di ALT+=, e da una serie di menu che propongono le funzioni a disposizione e che puoi inserire semplicemente cliccando sul nome; queste verranno inserite nella cella selezionata e verrà aperta la finestra argomenti funzione che ti assisterà nell’inserimento dei parametri della funzione;
la finestra “Inserisci funzioni”
è uno strumento classico pensato per i principianti che assiste nell’inserimento delle funzioni; una volta selezionata la cella, o mentre si sta scrivendo la formula, cliccando sul comando o premendo MAIUS+F3 si richiama la finestra che offre una barra per la ricerca, un elenco filtrato, una descrizione della funzione e la possibilità di richiamare la guida alla funzione con un clic;
il tuo motore di ricerca preferito
nel caso tu non sia soddisfatto delle informazioni e degli strumenti precedenti, puoi trovare molto altro sui siti e i forum dedicati a Excel che puoi individuare con una ricerca tramite il tuo motore di ricerca preferita; non devi fare altro che inserire il nome della funzione e aggiungere “excel ed eventuali termini per precisare quello che cerchiamo; questa soluzione non serve ai principianti, ma a chi vuole approfondire l’uso pratico delle funzioni e per esempio cerca esempi che si avvicinano ai suoi bisogno;
gli strumenti che ci assistono nella scrittura delle formule di Excel
sono il set di strumenti avanzati che appaiono durante la scrittura delle formule e ci assistono nella scrittura di cui parleremo qui di seguito. Questi strumenti ci offrono l’elenco interattivo delle formule, una descrizione sintetica, lo schema dei parametri e altro.
Come imparare le funzioni se sei un principiante
In sostanza devi:
- studiare le funzioni,
- fare pratica con le funzioni.
Studiare le funzioni significa:
- leggere la guida a formule e funzioni che trovi su ExcelProfessionale
- guardare i video formativi di Excel
- imparare a usare la guida di Excel
- studiare le schede delle funzioni attraverso la guida di Excel
- esplorare la libreria delle funzioni
- eventualmente fare approfondimenti tramite ricerche sul web.
Come fare pratica?
Scrivendo formule e funzioni per elaborare dati preferibilmente reali per ottenere risultati precisi e concreti. Se non è possibile puoi usare dati diversi.
Se sei un principiante, ti invito a partire dai modelli che trovi già dentro Excel. Come? Apri Excel, clicca su “file” (prima voce della barra multifunzione) per accedere alla finestra con la barra verde a sinistra, clicca sul comando “Nuovo”.
Nelle ultime versioni di Excel puoi accedere ai modelli pronti che il produttore offre. Tra questi trovi quelli formativi, riconoscibili dalla barra verde in basso, tra cui puoi trovare la guida introduttiva alle formule di Excel, che permette di fare qualche esercizio.
Il passo seguente è scaricare gli altri modelli che puoi trovare per:
- usare le basedati dove presenti per fare pratica con le formule
- studiare le formule presenti nei modelli, replicarle e dove utile adattarle ai propri bisogni.
Ricorda che in realtà le funzioni più usate di solito sono una trentina al massimo e ti invito a leggere questo post e anche questo per scoprire quali sono.
Ma prima di lavorare sulle funzioni ti invito ad imparare come si scrivono le formule e quali strumenti devi conoscere per farlo nel modo migliore.
Come si scrivono le formule di Excel
Le formule si scrivono:
- digitandole direttamente nella cella o nella barra multifunzione, assistiti dagli strumenti dedicati,
- inserendole tramite finestre e strumenti di supporto.
Il primo modo è quello naturale di chi ha una conoscenza di base delle formule e delle funzioni, mentre il secondo è quello dei principianti che devono ancora imparare il funzionamento delle funzioni e fare abbastanza pratica per comprendere l’uso efficiente ed efficace degli strumenti di supporto.
Quindi se sei un principiante ti invito a partire dal secondo, ma ti invito ad abbandonarlo il più presto possibile per il primo, molto più efficiente e comodo.
Prima di approfondire l’argomento però vediamo quali sono gli strumenti che ci assistono durante la scrittura delle formule di Excel.
Gli strumenti che ci aiutano nella scrittura delle formule
Quali sono gli strumenti che ci assistono nella scrittura delle formule?
Gli strumenti principali che devi imparare a conoscere sono questi:
l’elenco delle funzioni e dei nomi
è una piccola finestra che compare sotto la cella quando iniziamo a digitare nomi e funzioni all’interno di una formula; mostra un elenco che viene filtrato in automatico via via che digitiamo e che possiamo scorrere con i tasti Su e Giù per selezionare una delle voci; per inserire la voce selezionata devi premere Tab;
l’help delle funzioni
è una piccola finestra che compare insieme all’elenco delle funzioni per descrivere brevemente cosa può fare la funzione selezionata, è analogo all’help che compare se sosti sui comandi della barra multifunzione, sui nomi delle funzioni dai menu della libreria delle funzioni;
la compilazione assistita dei riferimenti
quando entriamo in modalità di inserimento formule o in modalità di revisione, possiamo inserire i riferimenti:
- a) scrivendoli direttamente,
- b) o selezionandoli tramite il mouse (cliccando sulla cella, o selezionando più celle tenendo premuto il pulsante del mouse),
- c) o tramite la tastiera (usando i tasti direzione per selezionare la cella e il tasto maiuscolo insieme ai tasti direzione per selezionare più celle);
i riferimenti verranno mostrati di colore diverso, uguali tra loro se si riferiscono allo stesso intervallo o cella; inoltre se si selezionano i riferimenti verranno evidenziate le celle con lo stesso colore.
la compilazione assistita delle funzioni
è una piccola finestra che compare quando inseriamo la funzione (es: premendo tab dall’elenco delle funzioni, o inserendo la parentesi dopo aver scritto il nome della fuzione), o quando revisioniamo la formula;
è uno strumento molto utile che mostra i parametri/argomenti della funzione che dobbiamo inserire ed è interattivo:
- a) cliccando sul nome della funzione apriamo la guida alla scheda della funzione,
- b) cliccando sui diversi parametri, se sono presenti, vengono selezionati nella formula;
- la barra delle formule
è la barra di inserimento orizzontale sopra le intestazioni delle colonne della pagina e mostra il contenuto della cella selezionata; possiamo inserire valori o formule direttamente nella cella o nella barra delle formule e il foglio di calcolo ci assisterà nello stesso modo, con poche differenze che riguardano la visualizzazione delle formule e i limiti degli strumenti;
la guida online
è una finestra apposita collegata online al servizio dedicato del produttore, che possiamo richiamare premendo F1, o cliccando sul comando “Guida” della scheda omonima della barra multifunzione, o cliccando sui link porposti dai diversi strumenti (finestra interattiva delle funzioni, finestra inserisci funzioni, ecc);
la finestra compare agganciata al bordo destro del programma e ci offre comandi per realizzare ricerche per parole chiave; per esempio inserendo il nome della funzione richiamiamo la scheda della funzione con descrizione, suggerimenti ed esempi; è lo strumento fondamentale per i principianti;
finestra “Inserisci funzione”
è uno vecchio strumento di Excel che assiste nell’inserimento delle funzioni pensato per chi non conosce le funzioni; per richiamarlo si deve cliccare sul comando omonimo che troviamo nella scheda “Formule” della barra multifunzione, cliccare sul simbolo “fx” a sinistra della barra delle formule, o semplicemente premendo MAIUS+F3;
la finestra offre una barra per la ricerca, un elenco delle categorie, un elenco filtrabile, una descrizione della funzione e la possibilità di richiamare la guida alla funzione con un clic sul link preimpostato; una volta che hai individuato la funzione che vuoi inserire basta cliccare su “Ok” per inserirla nella cella o nella formula che si sta scrivendo e aprire la finestra “Argomenti funzione”;
finestra “Argomenti funzione”
questa finestra è l’altra faccia della finestra “Inserisci funzione” e non a caso la possiamo richiamare con gli stessi comandi della precedente (simbolo “fx”, MAIUS+F3, comando “Inserisci funzione”); questo strumento serve per inserire gli argomenti/parametri delle funzioni tramite caselle di inserimento in cui possiamo inserire valori, riferimenti, anche tramite selezione sulla pagina (usando il comando apposito);
alla selezione dell’argomento compare la spiegazione del parametro da inserire anche con esempi e spiegazioni; la finestra offre anche la possibilità di vedere il risultato con i parametri impostati e il link per aprire la guida alla scheda della funzione impostata;
la libreria delle funzioni
è il gruppo di comandi e menu che trovi nella scheda “Formule” della barra multifunzione, composto dal comando per richiamare la finestra “inserisci funzioni”, dal comando per inserire la somma con un clic e da una serie di menu che propongono le funzioni a nostra disposizione;
sono lunghi elenchi che puoi inserire nella cella attiva o selezionata cliccando sul nome a cui seguirà l’apertura della finestra “Argomenti funzione” che ti assisterà nell’inserimento dei parametri come spiegato qui sopra; per sapere quale funzione usare, è fondamentale l’help che compare sopra al nome della funzione che offre anche il link per richiamare la guida alla pagina relativa;
la gestione dei nomi
come abbiamo visto in altri post e guide Excel permette di impostare e usare nomi personalizzati al posto dei riferimenti ufficiali (colonna-riga e tabelle Excel), ebbene questo è uno strumento utile per la scrittura delle formule e non solo perché possiamo usare nomi parlanti che compariranno nell’elenco delle funzioni e che quindi potremo inserire comodamente;
i nomi permettono di ottenere molto di più, come per esempio permettono di impostare riferimenti dinamici, cioè riferimenti che si aggiornano secondo il contenuto delle celle, o secondo impostazioni controllate tramite maschere apposite o altro ancora; non spiegherò qui tutte le possibilità dei nomi, ma ti rimando alla guida relativa che trovi sul sito; i nomi sono strumenti che devi usare se vuoi ottenere il massimo dalle formule;
gli strumenti di controllo degli errori
infine non posso non citare gli strumenti per la gestione degli errori che trovi nella scheda “Formule” della barra multifunzione, con cui possiamo ricercare le cause degli errori che le formule restituiscono; non spiegherò qui questo argomento non semplice, ma ti rimando alla guida introduttiva che trovi sul sito.
Scrivere formule in pratica
Ora che abbiamo un’idea degli strumenti riprendiamo l’argomento su come si scrivono le formule. Abbiamo detto che le formule si scrivono in 2 modi fondamentali (non consideriamo le varianti):
- digitandole direttamente nella cella o nella barra multifunzione, assistiti dagli strumenti dedicati,
- inserendole tramite finestre e strumenti di supporto.
Scrivere la formula nella cella
È il modo più efficiente se hai una solida conoscenza delle funzioni che vuoi usare e si procede come segue:
- si parte digitando un uguale per passare alla modalità inserimento per poi proseguire con la formula;
- quando devi inserire una funzione inizi a digitarla, di solito sono sufficienti 2-4 caratteri per richiamare l’elenco delle funzioni filtrato secondo quello che hai digitato;
- puoi scorrere l’elenco premendo Giù e Su fino a selezionare la funzione che desideri inserire
- premi Tab per inserire la funzione ed excel aggiungerà la parentesi per passare in modalità inserimento dei parametri della funzione, che ti verranno rammentati dalla finestra interattiva che ti assiste nella compilazione
- se devi inserire riferimenti puoi digitarli, per esempio se hai impostato dei nomi personalizzati o se ti riferisci a una porzione di una tabella Excel; oppure puoi farti aiutare da Excel selezionando con mouse o tastiera l’intervallo da inserire;
- se invece devi inserire operatori o valori, puoi inserirli direttamente tramite tastiera.
Naturalmente puoi usare funzioni dentro a funzioni, per restituire parametri della funzione più esterna, così come puoi usare le funzioni più volte per restituire valori diversi nella formula.
Per revisionare o modificare la formula puoi entrare nella modalità inserimento premendo F2, per poi usare la tastiera e lo strumento per la compilazione assistita per navigare tra le parti della funzione, selezionare e riscriverle.
Inserire la formula tramite finestre e strumenti
Se invece sei un principiante o comunque hai una conoscenza minima di formule e funzioni, allora l’invito è iniziare usando gli strumenti pensati per assisterti, mentre studi le basi dell’argomento, come suggerito in precedenza.
Se la formula inizia con una funzione
Si procede come segue:
- si sceglie la funzione dalla libreria delle funzioni della scheda “Formule” e si clicca sul nome della funzione per inserirlo nella cella; di seguito si aprirà la finestra “Argomenti funzioni”;
- si impostano i parametri/argomenti delle funzioni tramite la finestra, inserendo valori, riferimenti, eventuali formule e funzioni;
- se necessario si richiama la finestra della guida dedicata alla funzione per rileggere gli esempi e i suggerimenti;
- si clicca sul pulsante “Ok” per confermare l’inserimento dei parametri;
- si prosegue nell’inserimento della formula fino al completamento;
- per poi premere invio per l’inserimento.
Se la formula non inizia con funzioni o è complessa
Si procede come segue:
- si parte digitando un uguale per passare alla modalità inserimento per poi proseguire con la formula inserendo riferimenti, operatori, eventuali valori;
2.1. quando si deve inserire una funzione, o si sceglie la funzione dalla libreria delle funzioni della scheda “Formule” e si clicca sul nome,
2.2. oppure si clicca sul comando “Inserisci funzione” per richiamare la finestra omonima;
3.1. nel primo caso si impostano i parametri/argomenti delle funzioni tramite la finestra, inserendo valori, riferimenti, eventuali formule e funzioni;
3.2. nel secondo caso si ricerca la funzione tramite la finestra “Inserisci funzione”, si seleziona e si clicca su “Ok” passando alla finestra “argomenti funzione” con cui impostare i parametri come indicato in 3.1. qui sopra;
- se necessario si richiama la finestra della guida dedicata alla funzione per rileggere gli esempi e i suggerimenti;
- si prosegue nell’inserimento della formula fino al completamento;
- per poi premere invio per l’inserimento.
In sostanza di usano strumenti che guidano passo passo e offrono la possibilità di accedere alla guida per assisterti nella compilazione degli elementi delle funzioni e delle formule. Questo finché la pratica non ti rende in grado di procedere da solo e non comprendi che questi strumenti per principianti sono in realtà poco efficienti.
Prima di scriverle le formule si progettano
Fino ad ora abbiamo parlato dell’aspetto tecnico dello scrivere le formule, degli strumenti con cui lo facciamo e di come si usano. In realtà scrivere una formula è qualcosa di più.
E non mi riferisco alla conoscenza della matematica o della statistica necessarie per la scrittura di una formula matematica o statistica, necessarie per sapere, per esempio, cosa sono e quali sono gli operatori e come si usano.
Mi riferisco invece alla comprensione di quello che vogliamo ottenere dalla formula che vogliamo scrivere. Qual obiettivo vuoi raggiungere? Quale bisogno vuoi soddisfare? Scrivere una formula parte da questo.
Il primo passo non è quindi la scrittura della formula, ma è definire con precisione cosa vuoi ottenere dalla formula. Se sei un principiante ti invito a scrivere l’obiettivo, nel tuo linguaggio naturale, per esempio: “voglio sapere qual è il fatturato dell’anno in corso”.
Il passo successivo è definire l’obiettivo con la massima precisione, per esempio: “voglio calcolare la somma del fatturato dell’azienda dell’anno in corso”.
Il terzo passo è trasformare l’obiettivo in una o più formule, estraendo gli elementi fondamentali: operazioni da svolgere, valori da elaborare, condizioni e filtri da applicare. Nel nostro esempio l’operazione è una somma, i valori da sommare sono gli importi del fatturato, i filtri riguardano la data della fattura, vano sommati solo gli importi delle fatture con data compresa nell’anno in corso. Quindi è una somma condizionata.
Il passo successivo è verificare la disponibilità dei dati e se necessario l’estrazione degli stessi dal database dell’azienda.
Il quinto passo è definire gli elementi della formula, quindi funzioni, operatori e riferimenti che useremo. Nel nostro esempio, essendo una somma condizionata useremo la funzione apposita SOMMA.Più.SE() e riferimenti ai campi della tabella Excel che contiene i dati del fatturato.
Infine puoi procedere alla scrittura della formula, con gli strumenti e i metodi che abbiamo visto.
Approfondiremo la progettazione delle formule in un post successivo dove vedremo esempi pratici, strumenti e suggerimenti concreti per usare le funzioni nel modo più efficiente.
Conclusioni
Abbiamo visto cosa sono formule e funzioni, da cosa sono composte, come si scrivono e quali sono gli strumenti che ci assistono. Le formule sono strumenti potenti e flessibili del foglio di calcolo con cui elaboriamo e analizziamo dati. Sono sequenze di istruzioni codificate che inseriamo nelle celle per farle eseguire dal foglio di calcolo.
Le formule sono composte da valori, operatori, riferimenti e funzioni. Le funzioni di Excel sono automatismi che elaborano i dati che forniamo loro. Sono strumenti potenti che facilitano l’elaborazione dei dati.
Abbiamo visto che Excel offre un’ampia gamma di strumenti per l’inserimento e la revisione di formule e funzioni, strumenti evoluti ed efficienti per chi conosce il foglio di calcolo, e strumenti pensati per i principianti, per assisterli nell’apprendimento come nell’utilizzo di formule e funzioni.
Infine abbiamo visto i modi con cui si scrivono e progettano le formule. In realtà formule e funzioni sono strumenti straordinari che possiamo utilizzare non solo nell’analisi ed elaborazione dei dati.
Torneremo ancora sull’argomento con altri post dedicati all’uso avanzato di questi strumenti.
Buono studio e a presto
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