Conosci le funzioni di Excel? Quali conosci? Quali sono le funzioni Excel che un professionista deve conoscere e utilizzare?
Come hai già capito stasera parliamo di funzioni. Sono uno degli strumenti che rendono i fogli di calcolo tanto utili e potenti, per questo è necessario conoscerle. Ti permettono di elaborare i dati, analizzarli, controllarli e molto altro. Vuoi sapere l’andamento mensile delle vendite? Quali sono gli articoli più venduti? Quali sono le cause della riduzione della resa o del fatturato? Le funzioni di excel sono il primo strumento per rispondere a queste e a tutte le domande relative ai dati inseriti nel tuo foglio elettronico.
Non avevo programmato di inserire un post sulle funzioni di excel, in quanto sono parte delle conoscenze di medio livello. Se usi Excel più di un quarto d’ora al giorno da più di un anno, allora già usi tutte le funzioni che ti servono, ma uno dei miei più cari amici mi ha chiesto una mano. Colgo l’occasione per riportare qui il sunto di quanto gli ho spiegato, nel caso possa essere d’aiuto anche a te.
Quali sono le funzioni di Excel più utili ed importanti?
Queste:
1. SOMMA(num1, num2, … numN)
La prima funzione che si impara, con perfino un pulsante dedicato nella barra principale (“Formule” poi “Somma automatica”) e una sequenza di tasti veloci dedicati (Alt+=, o Alt+Maiusc+0). Un tempo era necessario selezionare l’intervallo di celle, ma nelle ultime versioni è Excel che analizza i dintorni della cella in cui stai inserendo la funzione e riconosce l’intervallo di dati da sommare (di solito la colonna di celle sopra a quella che stai compilando). E’ utile, all’inizio, ma imparando a usare gli strumenti più avanzati, per esempio le pivot, la utilizzi sempre meno.
2. SOMMA.SE(intervallo; criterio; int_somma)
La prima delle funzioni avanzate che si imparano: la somma condizionata, cioè l’ordine di sommare solo i dati dei record che soddisfano una precisa condizione. Presa una tabella di dati, la funzione richiede l’indicazione del campo (colonna) su cui applicare il criterio, un valore o una stringa, e del campo dei valori da sommare.
Per esempio, dai dati delle vendite vogliamo estrarre il fatturato di una singola nazione, quindi impostiamo SOMMA.SE(D:D; “Italia”; F:F), dove la colonna D è il campo della nazione, “Italia” è il criterio di ricerca, la colonna F è il campo del fatturato. Naturalmente il criterio può essere contenuto in una cella, il cui riferimento inseriamo nella funzione. Anche questa funzione viene rapidamente abbandonata quando si imparano a usare strumenti più evoluti.
3. SOMMA.PIU.SE(int_somma; intervallo_criteri1; criteri1; [intervallo_criteri2; criteri2]; …)
Dove non riusciamo ad arrivare con somma.se, possiamo riuscire con questa funzione che permette di sommare valori secondo più criteri. Per esempio se vogliamo conoscere il fatturato determinato da un certo tipo di prodotto per il mercato europeo, allora usiamo SOMMA.PIÙ.SE(F:F; B:B; “Canadese”; C:C; “Europa”), dove la colonna F contiene il fatturato, quella B il prodotto in cui cercare “Canadese” e quella C il mercato in cui cercare “Europa”.
Questa funzione avanzata è veramente potente e risulta utile nella costruzione di report finanziari o similari. Nonostante questo anch’essa può essere sostituita da una tabella pivot, almeno nella fase di analisi dei dati o di controllo.
4. CONTA.SE(intervallo;criterio)
Altra funzione che si impara in fretta agli inizi e si abbandona una volta imparate le pivot è il “conta condizionale”, utilizzato per contare le celle che rispettano un certo criterio, cioè un determinato valore o intervallo di valori. Per esempio CONTA.SE(C:C; >=1000) conta le celle della colonna C con valori maggiori di 1000. Il rapporto di SOMMA.SE e CONTA.SE, con gli stessi criteri, può essere impiegato per calcolare una media condizionata.
5. MEDIA(num1, num2, … numN)
La prima funzione statistica che si impara, anche questa destinata a essere soppiantata da strumenti più avanzati. Le condizioni sono o i valori da mediare o le celle che li contengono, es: MEDIA(A2:A30). Altre funzioni statistiche che è opportuno conoscere sono la MEDIANA(), valore centrale della distribuzione, MODA(), il valore più ripetuto, MIN(), il valore minimo, MAX(), il massimo, DEV.ST(), la deviazione standard. In realtà ce ne sono molte altre e, se ti occupi di analisi statistiche, le conosci già tutte.
6. CERCA(valore; vettore; risultati)
E’ di solito la prima funzione di ricerca che si impara ad usare e serve quando si deve cercare un valore su un singola riga o colonna di dati. Per esempio, se hai bisogno di conoscere il prezzo di un articolo, puoi usare CERCA(103456; A:A; G:G) che cerca nella colonna A il codice articolo indicato per poi restituire il prezzo del campo G.
Non viene utilizzata per ricerche veloci o controlli dei dati, dove ce la caviamo egregiamente con i filtri delle tabelle o con la finestra di dialogo “Trova” (Ctrl+Maius+T). Invece è piuttosto utile in report o plance di controllo.
7. CERCA.VERT(valore; matrice_tabella; indice; intervallo)
Quando dobbiamo lavorare su matrici è meglio utilizzare l’inestimabile cerca.vert, gioia e sudore per ogni esperto di Excel. Sostanzialmente la funzione cerca un valore in una matrice e restituisce il valore di un altro campo, così: CERCA.VERT(“Car836d”;B2:E700;5;FALSO), dove cerca il valore indicato nella prima colonna della matrice B2:E700 e restituisce il dato contenuto nella quinta colonna della matrice, con corrispondenza esatta.
Primo, il dato viene ricercato sempre nel primo campo della matrice, secondo, la ricerca può essere esatta (4°parametro = Falso o 0) oppure approssimata (Vero o 1) e la funzione cerca il valore più prossimo, utile in diverse situazioni. Nella realtà il cerca.vert e il suo parente cerca.orizz vengono usati in molti ambiti diversi, come per esempio per confrontare due tabelle di dati o per unire due tabelle di dati separate.
Approfondiamo, se hai due tabelle di dati che contengono una stessa chiave primaria, esempio il codice articolo, puoi aggiungere alla prima uno o più campi della seconda, o perfino tutti. Quando sullo stesso database non hai tutti i dati che ti servono, torna molto utile per realizzare una sola base dati su cui lavorare. Oppure nel caso tu debba verificare la tua base dati e hai a disposizione un’altra tabella più affidabile, allora puoi usare cerca.vert per eseguire una serie di controlli anche incrociati e in questi casi viene di solito utilizzata con funzioni tipo SE e VAL.ERRORE.
8. RICERCA(testo; stringa; inizio) o TROVA(testo; stringa; inizio)
Due funzioni di ricerca specifiche per i testi che cercano una stringa di testo all’interno di un’altra stringa, la prima senza considerare le maiuscole, la seconda invece sì. Utili quando sei costretto a lavorare su testi, come la descrizione degli articoli, o campi note degli ordini, o peggio ancora. Per esempio con RICERCA(“Marco”; B5; 3) la funzione cercherà “Marco” nella cella B5 a partire dal terzo carattere e se la troverà restituirà la sua posizione. Di solito sono utilizzate insieme ad altre funzioni di testo, come Stringa.estrai o Sostituisci.
9. DESTRA(testo; num_caratt) e SINISTRA(testo; num_caratt)
Forse le funzioni di testo più utili dopo quelle di ricerca di testi, servono per estrarre porzioni precise di testo da una stringa. Per esempio, SINISTRA(A3, 3) estrae i primi tre caratteri del testo della cella. Sono funzioni utilizzate per estrarre parti di codici alfanumerici noti e spesso sono utilizzati insieme alla funzione LUNGHEZZA(testo), che conta il numero dei caratteri della stringa, e CONCATENA(testo1, testo, … testoN), con cui possiamo concatenare testi diversi.
10. DATA(anno; mese; giorno)
Una funzione che lavora sulle data, in particolare per ricostruirle. Prende tre numeri e li trasforma in una data, utile quando hai date scomposte in anno, mese e giorno o date in formato strano che Excel ha difficoltà a riconoscere. In quest’ultimo caso o utilizzi le funzioni ANNO(data), MESE(data) e GIORNO(data), o DESTRA() e SINISTRA() per estrarre le componenti della data. In realtà non dovresti mai aver bisogno di certi artifici, ma mi sono trovato molto spesso a lavorare su dati vecchi o estratti da vecchi sistemi operativi (es: AS400) o estratti male.
11. SE(test; azione se vero; azione se falso)
Una delle funzioni più usate, amate e abusate di Excel. E’ necessaria nei controlli o per gestire certe lacune o errori, utile nei report o nelle plance di controllo, ma il consiglio è di non farti prendere la mano. Per esempio, SE(B2>F2; “Attenzione controllare il dato”;”ok”) confronta due valori e quando il primo supera il secondo lancia l’allerta; oppure SE(D2>97%;”Alta resa”;SE(D2>92%;”Resa mediocre”;”Bassa resa”)) categorizza la resa produttiva in alta, media e bassa; o SE(G2=””;””;F2*G2) permette di evitare errori nel calcolo della divisione, controllando la presenza di valori nulli.
E’ importante citare due funzioni che accompagnano spesso SE, cioè E(test1; test2; testN) e O(test1; test2; testN), in quanto permettono di gestire più condizioni contemporaneamente. Se riprendiamo l’ultimo esempio, possiamo riproporlo così: SE(O(G2=””; G2=0);””;F2/G2) con cui controlliamo la presenza non solo di valori nulli, ma anche di 0.
12. VAL.ERRORE(val)
Funzione utilissima per riconoscere e gestire errori presenti nei dati o nei calcoli. Di per se non fa altro che restituire un valore 1 o 0, Vero o Falso, a seconda della presenza di un errore di qualsiasi tipo nella cella su cui è puntata o nella funzione al suo interno. Nella pratica permette di intervenire sugli errori, di fatto eliminandoli, trasformandoli in altro. Un esempio classico è l’eliminazione degli errori del cerca.vert quando non trova corrispondenze esatte, in questo modo: SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(Parametri));”Non presente”;CERCA.VERT(Parametri)), dove se la funzione è vera, quindi c’è un errore, si sostituisce con la stringa, mentre se non è vero si applica il cerca.vert.
Lo stesso metodo è applicabile a qualunque funzione, ma val.errore ha altri usi: può essere utilizzato come controllo per verificare la presenza di errori in un campo della tabella in esame, anche nella sua forma base VAL.ERRORE(C3), se il valore è 1 è presente un errore. Oppure puoi usarlo per replicare un campo ripulito dagli errori, così SE(VAL.ERRORE(C3);0;C3), dove gli errori vengono trasformati in numeri 0, permettendo di essere manipolati da altre funzioni o da una pivot.
13. INDICE(matrice; riga; col) e CONFRONTA(val; matrice; corr)
Un’alternativa a Cerca.vert() e Cerca.orizz(), in quelle situazioni dove queste funzioni non funzionano efficacemente (es: ricerca su parametri non univoci), è dato dall’uso delle funzioni Indice() e Confronta().
Confronta() cerca un valore in una matrice, il primo se ce ne sono più di uno, o il valore minimo o massimo superiore o inferiore, e restituisce il numero di riga. Per esempio Confronta(F1; C3:C70; 0) cerca il valore esatto della cella F1 nell’intervallo C3:C70 e individuato ne indica la riga, o altrimenti da un errore.
Indice() invece restituisce il valore della cella di una tabella/matrice individuandola con tramite riga e colonna. Per esempio Indice(A3:E70; 23; 4) mostrerà il valore della cella localizzata alla riga 23 della colonna 4 della matrice A3:E70. Facile, no?
Insieme le due funzioni permettono di trovare e restituire il valore di una cella di una matrice/tabella partendo dal valore assegnato. In questo modo: Indice(A3:E70; Confronta(F1; C3:C70; 0);4) dove la funzione Confronta() cerca e identifica la prima riga che contiene il valore della cella F1 nella colonna C3:C70 e Indice() restituisce il valore della cella alla stessa riga, ma della colonna D (la quarta della matrice). Questa metodo di ricerca alternativo è usato di solito in report interattivi o dashboard indirizzato su tabelle di piccole dimensioni, ma ti consiglio di tenerlo in considerazione perché in certe situazione è molto potente e comodo, anche più di Cerca.vert().
Qual è il modo migliore per inserire le funzioni di Excel nelle celle?
Scrivendola. Sì, intendo proprio digitandola direttamente nella cella, ma questo richiede di conoscere le funzioni a disposizione. Se non conosci la funzione che vuoi usare, puoi sfruttare la finestra di dialogo delle funzioni (premi Maiusc+F3) e inserire una breve descrizione o una parte del nome. In alternativa puoi aprire la Guida (F1) o il browser alla pagina del tuo motore di ricerca preferito e cercare “Funzioni di Excel”.
Altrimenti, tutto inizia da un uguale (=) con cui si attiva la compilazione della barra delle formule, poi è la volta della prima lettera che provoca la comparsa di una finestra con l’elenco delle funzioni più probabili. L’elenco lo puoi scorrere con i tasti Su e Giù, a fianco vedrai una breve spiegazione della funzione, e puoi scegliere la funzione con Tab per passare all’inserimento del primo dei parametri.
A questo punto, o comunque dopo aver scritto la funzione, un ulteriore aiuto nella compilazione lo possiamo ottenere premendo: Maius+F3 per richiamare la finestra “Argomenti funzione”, Ctrl+A, per visualizzare la finestra di guida della funzione in questione, o Ctrl+Maius+A, per scrivere le parentesi e gli argomenti direttamente nella cella.
Un ultimo suggerimento è quello di imparare ad usare la sequenza Ctrl+( (o meglio CTRL+Maius+8) con cui puoi passare dalla visualizzazione dei valori a quella delle formule e viceversa; le formule compariranno nelle celle e non solo nella barra delle formule. E’ più utile in fase di revisione dei fogli di lavoro e in altre situazioni.
Conclusioni
Direi di fermarci qui. Sono sicuro di essermene persa qualcuna per strada e so che hai in testa almeno un’altra decina di funzioni utili che meriterebbero di essere citate, ed è certamente così, ma mi sono dilungato troppo, non credi?
Se vuoi approfondire l’argomento funzioni di excel, ci sono innumerevoli risorse a cui attingere. Quali? Per iniziare consulterei la pagina del sito della Microsoft e secondo me basterebbe leggersi questa, ma se preferisci esempi pratici e approfondimenti esistono numerosi libri sulle funzioni.
Ti invito anche a dare un’occhiata anche ai post “Le funzioni di Excel che è utile conoscere“, “Le funzioni Excel condizionate“, “Le funzioni di ricerca“, ma soprattutto a questa piccola guida sulle funzioni.
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