Nei post precedenti abbiamo visto che un foglio di lavoro di Excel è composto di diverse pagine tra cui la pagina dati, cioè la pagina che contiene i dati da elaborare.
Come è fatta la pagina dati in un foglio di lavoro Excel?
La pagina dati è sempre presente?
Sempre nel caso che i dati vengano inseriti direttamente nel file excel, altrimenti no, non è necessario importare i dati dal database esterno in cui vengono registrati. Le tabelle possono attingere i dati direttamente da fonti esterne, come per esempio da un database su server Sql, database Access, pagine web, file Excel, vari servizi di gestione dati e perfino da file di testo.
Quali sono i motivi? Diversi, per esempio per avere i dati sempre aggiornati, o evitare di spendere tempo per l’aggiornamento o le verifiche correlate. Ma questo vale sia nel caso di tabelle che attingono direttamente all’esterno che nel caso di un foglio dati che attinge direttamente all’esterno.
Quindi meglio con o meglio senza pagina dati?
In presenza di un server Sql e di un gestionale evoluto, un foglio excel ha un ruolo straordinario, cioè serve per gestire gli imprevisti, le novità, ciò che è fuori dall’ordinario, e ha un’utilità temporanea, destinata a estinguersi per il raggiungimento del suo scopo o per integrazione della sua funzione nel gestionale stesso. Quindi un foglio excel è impiegato per lavorare sui dati, anche solo in fase preliminare, per fare controlli, per elaborarli e consultarli, per strutturare un report o altro. Per questo di solito è preferibile che la pagina dei dati sia presente.
Com’è fatta la pagina dati?
La pagina contiene di solito una e una sola tabella standard: ogni riga un record, ogni colonna un campo, con eventuali campi aggiuntivi, come campi calcolati o controlli. La prima riga è di solito la riga delle intestazioni dei campi (es: n° ordine, codice cliente, cliente, eccetera) e la tabella contiene solo i campi indispensabili per il lavoro da svolgere.
La prima cosa che ti consiglio di fare dopo aver importato i dati, è trasformarli in una tabella di Excel utilizzando il comando “Tabella” del menù “Inserisci” presente nella barra principale, o più semplicemente premere Ctrl+T per richiamare il comando, dopo aver selezionato una cella della tabella. Il risultato è la trasformazione della matrice di celle con i dati in un oggetto “tabella” che offre numerosi vantaggi e funzioni utili. Nel caso tu non voglia trasformare i dati in una tabella di excel, ti invito a evidenziare la riga delle intestazione, bloccarla e impostare un filtro automatico.
Cosa sono i campi aggiuntivi?
I campi calcolati contengono formule che calcolano altri valori da quelli presenti nella tabella dati, per esempio in altre unità di misura, o estraggono parte del contenuto di altri campi, per esempio l’anno da una data o una stringa in un testo. Mentre i controlli contengono formule che utilizzano il contenuto di uno o più campi per realizzare controlli, per esempio per verificare la presenza di valori anomali, di record ripetuti o lacune.
Questi campi aggiuntivi non dovrebbero esistere, non se i dati venissero estratti nel modo corretto e se fossero controllati correttamente a monte. In realtà in ogni pagina dati ci sono sempre almeno un paio di campi di controllo, utili ad esempio a verificare la completezza dei dati, o la presenza di errori.
Se ci sono più tabelle o più pagine dati?
Male. Questo significa che i dati non sono raccolti in un’unica fonte, esterna o interna che sia, o che per qualche motivo non puoi estrarli correttamente con un’unica interrogazione (query). Questo comporta difficoltà, spreco di tempo, limiti nella gestione o nell’utilizzo del foglio e altro ancora. Qual è la soluzione più efficace? Risolvere il problema a monte, cioè raccogliere i dati in un’unica fonte o estrarli in un’unica query. Se non è possibile farlo, ti consiglio di predisporre più pagine dati, una per ogni tabella, e di linkarle o integrarle sul foglio excel, complicazioni che non tratteremo in questo post.
Come impostiamo la pagina dati?
Di solito si lavora su dati estratti quindi la prima cosa da fare è impostare l’estrazione dei dati con le nostre mani o con l’assistenza dell’ufficio IT dell’azienda. Questo significa di solito lavorare con linguaggio Sql su un server dati o agganciarti a fonti diverse (web, access, ecc).
Se invece non abbiamo una fonte esterna a cui attingere, ma dobbiamo inserire noi i dati nel foglio excel, per esempio con un semplice copia-incolla, tramite maschera di inserimento o perfino direttamente nel foglio dati, ebbene in questi casi siamo noi che dobbiamo strutturare la tabella della pagina dati, cioè decidere quali saranno i campi della tabella, le loro intestazioni e i formati dei dati.
Ti consiglio di inserire solo i campi indispensabili, per limitare il tempo di inserimento e di controllo dei dati, di dare un nome parlante a ogni campo e il formato corretto, per facilitare la consultazione.
I dati vanno controllati?
Dipende dalla fonte e dalla sua affidabilità. Se i dati vengono dal server aziendale e sono oggetto di controlli automatici di inserimento, allora non dovrebbe essere necessario alcun controllo, mentre se i dati vengono da fonti poco affidabili e senza controlli, allora è opportuno controllarli. Inoltre devi ricordarti che anche se la fonte è affidabile, l’estrazione dei dati non è detto che sia corretta o completa. Quindi in generale ti invito a verificare sempre i dati, almeno la prima volta che li utilizzi.
Quali controlli devono essere fatti?
Il discorso è lungo e complesso e non possiamo trattarlo in poche righe, ma semplificando e presupponendo l’affidabilità dai dati, prima di iniziare a lavorare su una base di dati dobbiamo verificarne la qualità, cioè almeno la completezza, coerenza e correttezza. Cioè dobbiamo controllare che:
- ci siano tutti i dati di cui abbiamo bisogno, non di meno, non di più;
- i dati siano coerenti tra di loro e con riferimenti affidabili;
- i dati siano corretti, senza errori di nessun tipo.
I controlli effettivi dipendono dal tipo di dato, per esempio la completezza di solito viene verificata tramite conteggio dei record o somma di uno dei campi, per esempio il fatturato mensile, e confrontato con un riferimento esterno. Mentre la coerenza si verifica attraverso l’analisi della distribuzione di uno o più parametri e la ricerca di valori fuori distribuzione. Infine il controllo della correttezza consiste di solito nella ricerca di errori nei campi principali attraverso una serie di verifiche dei valori, per esempio quelle di formato, di segno, di grandezza, eccetera. Approfondiremo l’argomento in altro post, quando parleremo dell’analisi dei dati.
Conclusioni
Chiudiamo l’argomento pagina dati con un consiglio: se il foglio di lavoro avrà una vita media o lunga, ti invito a liberare la prima nella pagina (Maiusc+Spazio e Ctrl++) e riportare in questa la fonte dei dati, l’eventuale estrazione e se necessario le istruzioni per l’aggiornamento dei dati.
La costruzione di una pagina dati corretta è il primo passo per avere un foglio di lavoro efficace ed efficiente.
Se vuoi approfondire l’argomento della realizzazione di un foglio Excel, ti invito a leggere anche i post “Come realizzare fogli di lavoro pronti all’uso” e “Come realizzare fogli Excel pronti all’uso – 2a parte“.
Grazie per avermi seguito fin qui e a presto
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