Nel post “Le funzioni di Excel che devi conoscere” abbiamo visto le funzioni che tutti dovrebbero conoscere se usano Excel per lavoro. Ho tenuto un’altra lezione allo stesso amico che ha il merito di avermi spinto ad abbozzare dagli appunti scritti il primo post.
Qui di seguito trovi una sintesi della seconda lezione sulle funzioni, quelle che non è necessario, ma è utile conoscere. Aggiungo soprattutto se si deve “lavorare” sul foglio dei dati.
Quali sono le funzioni utili?
GIORNI(data_fine, data_inizio) e GIORNI.LAVORATIVI.TOT (data_iniziale; data_finale; [vacanze])
Entrambe le funzioni calcolano il numero di giorni tra due date, Giorni() come differenza diretta tanto da essere equivalente alla semplice sottrazione tra i due valori (es: data2–data1), mentre Giorni.lavorativi.tot() è più utile in quanto esclude weekend, festività e anche eventuali vacanze. Queste devono essere comunicate alla funzione, di solito creando una lista a parte di giorni per poi indirizzare la funzione alla lista. Per esempio Giorni.lavorativi.tot(A3;B3;G1:G25) calcola i giorni lavorativi tra due date escludendo anche le vacanze elencate in G1:G25.
Queste funzioni non sono usate spesso, ma sono utili quando dobbiamo considerare periodi diversi da anni e mesi e abbiamo bisogno conoscere il numero di giorni effettivi. Un classico esempio è quello degli approfondimenti degli aspetti produttivi: quanti giorni ha lavorato effettivamente la tal linea produttiva? qual è il costo giornaliero della manodopera diretta? Ma sono funzioni utili ogni volta che abbiamo bisogno di sapere il numero di giorni effettivi o lavorativi.
GIORNO.SETTIMANA(num_seriale; [tipo_restituito]) e NUM.SETTIMANA(numero_seriale; [tipo_restituito])
Altre due funzioni di data che servono a lavorare su un periodo di tempo inconsueto, ma non troppo, la settimana. Num.settimana(data) determina il numero di settimana nell’anno, mentre giorno.settimana(data) ti permette di conoscere il giorno della settimana. In entrambi i casi le funzioni ti permettono di calcolare la settimana a partire da qualunque giorno, per usi veramente specifici.
Anche queste funzioni non sono usate spesso, ma sono utili quando si deve lavorare su periodi di tempo diversi dai soliti mesi e anni. Per esempio se devi seguire o visualizzare l’andamento settimanale di un parametro (es: rese produttive, ecc), oppure quando devi fare analisi che tengano in considerazione l’effetto “settimana”, come la valutazione dei volumi spediti nell’arco di una settimana, o le assenze per malattia, o l’andamento della qualità per produzioni con fasi non comprimibili.
Entrambe le funzioni sono spesso usate nei campi calcolati e controlli dei fogli dati.
GRANDE(matrice; k) e PICCOLO(matrice; k)
Sono una coppia di funzioni statistiche molto utili, data una matrice o una lista di valori le funzioni permettono di individuare velocemente l’ennesimo numero più grande o piccolo. Per esempio GRANDE(C2:C3000;3) permette di individuare il terzo numero per grandezza della lista C2:C3000. Facile, no?
Ti evitano di prendere il tuo insieme di numeri, ordinarlo e poi individuare l’ennesimo valore. Non sono utilizzati molto nei fogli dati, ma in report e analisi per individuare/visualizzare certi valori.
VAL.NUMERO(rif), VAL.FORMULA(rif), VAL.VUOTO(rif) e VAL.ERRORE(rif)
Per quanto poco note e poco usate, le funzioni informative VAL permettono di fare controlli specifici, esaminano il valore specificato tra parentesi o presente nella cella a cui sono indirizzati e restituiscono VERO o FALSO a seconda dell’esito. Per esempio Val.Errore() segnalerà con Vero se il valore nella cella a cui sono indirizzati è un errore, mentre Val.Formula() farà lo stesso in presenza di una formula.
Naturalmente queste funzioni di solito non si usano da sole. Anche quando usate solo per segnalare lo stato/informazione di una cella, sono di solito usate insieme a funzioni logiche, quasi sempre con SE(), per esempio: =SE(VAL.VUOTO(B3);”ATTENZIONE CELLA VUOTA”;”””). Ma di solito queste funzioni sono integrate in formule più o meno complesse per ottenere informazioni su un valore prima di eseguire un calcolo o un’altra azione con esso. Per esempio allo scopo di prevenire errori: =SE( VAL.ERRORE(C5); “Si è verificato un errore.”; A5*2). Questa formula verifica se in C5 è presente una condizione di errore, in caso affermativo, la funzione SE restituirà il messaggio “Si è verificato un errore”, in caso negativo, la funzione SE eseguirà il calcolo A5*2.
Le funzioni proposte sono quelle che uso di più, di solito proprio per controllare dati poco affidabili o ottenuti da sorgenti poco affidabili. Le uso in campo calcolati aggiunti nella pagina “dati” o a fianco di tabelle di elaborazione molto grandi per verificare la presenza di errori. In teoria non dovresti mai usarle, ma la vita riserva spesso soprese e in quei momenti si possono rivelare molto utili.
SE.ERRORE(valore; se_errore)
Questa funzione logica intercetta e gestisce direttamente la presenza di errori in una formula. Nel caso la formula generi un errore, la funzione lo segnale con una stringa di avvertimento, in caso contrario esegue il calcolo.
Per esempio =SE.ERRORE(A2*A3; “Errore nel calcolo”) verifica se il calcolo A2*A3 genera un errore e in caso affermativo non lo esegue, ma avverte della sua presenza. Di solito la uso in campi calcolati per intercettare divisioni per 0 o altri errori simili, di solito in tabelle o report più che nei fogli dati.
ANNULLA.SPAZI(testo)
Sempre nell’ottica del controllo dei fogli dati, questa funzione di testo rimuove tutti gli spazi dal testo eccetto i singoli spazi tra le parole. Utile in caso controllo o ricerca di stringhe inserite manualmente e malamente, oppure nel caso di estrazioni da gestionali o database vecchi, con campi di testo compilati male o integralmente, o in caso di esportazioni sbagliate di campi di testo. In questi casi spesso ci si trova ad avere a che fare con spazi aggiunti prima e dopo e con questa funzione si evitano inutili sprechi di tempo.
IDENTICO(testo1; testo2)
Identico() confronta due stringhe di testo e se le stringhe sono identiche restituisce Vero, altrimenti Falso. La funzione rileva le maiuscole, ma ignora le differenze di formattazione. La usa raramente per eseguire controlli sui campi di testo nei fogli dati per verificare la correttezza delle stringhe, quando ho il sospetto di errori, come in presenza di valori apparentemente uguali nelle liste dei filtri automatici. Di solito viene usata insieme ad altre funzioni di testo, come Destra(), Sinistra() e Lunghezza(), e funzioni logiche per gestire le azioni o gli allarmi.
Per esempio =SE(IDENTICO(SINISTRA(D3; 5); SINISTRA(D4; 5)); “OK”; “Errore di digitazione”), controlla che i primi 5 caratteri di due stringhe corrispondano, o in caso alternativo lancia un allarme.
CONTA.VUOTE(intervallo), CONTA.VALORI(val1; [val2]; …) e CONTA.NUMERI(valore1; [valore2]; …)
Queste funzioni statistiche contano le celle dell’intervallo a cui puntano che hanno precise caratteristiche: Conta.Vuote() conta le celle vuote, Conta.Valori() conta le celle non vuote e Conta.Numeri() conta le celle che contengono numeri. A cosa servono? Di solito per eseguire controlli su pagine dati o tabelle di dati elaborati per verificarne l’affidabilità, errori, problemi di formato o la completezza.
Per esempio =CONTA.VUOTE(B2:D130) verifica la presenza di celle vuote nell’intervallo e le conteggia, rilevando in questo modo la presenza di “anomalie” nei dati e indicando quanti.
CERCA.ORIZZ(valore; matrice_tabella; indice; [intervallo])
Nel post precedente avevamo visto quanto potente e utile è la funzione CERCA.VERT, funzione che cerca un valore nel primo campo di una matrice e restituisce il valore di un altro campo. Cerca.vert() ha un sosia che lavora in orizzontale e non in verticale, cioè invece di lavorare su tabelle standard dove i campi sono colonne e i record le righe, lavora al contrario.
Si chiama Cerca.orizz() ed è usato raramente in quanto le tabelle dei dati sono di solito standard come appena detto. Quando viene impiegato è di solito su tabelle di elaborazione o report che per leggibilità o altri motivi mostrano i dati in orizzontale.
La funzione lavora in modo speculare a Cerca.vert(). Per esempio, CERCA.ORIZZ(“Bk836004”;B2:S14;3;FALSO), dove cerca il valore indicato nella prima riga della matrice e restituisce il dato contenuto nella terza riga della matrice, con corrispondenza esatta.
Come in Cerca.vert() la chiave primaria viene ricercata sempre nel primo campo, quindi nella prima riga della matrice, e la ricerca può essere esatta (4° parametro = Falso o 0) oppure approssimata (Vero o 1) e la funzione cerca il valore più prossimo, utile in diverse situazioni.
Analogamente a Cerca.vert(), Cerca.orizz() può essere usato in molti ambiti diversi, come per esempio per confrontare due tabelle di dati o per unire due tabelle di dati separate.
Direi che con questo possiamo chiudere l’argomento funzioni
Su questo blog, intendo, perché ci sarebbe molto altro da dire, si potrebbero fare post su post, così come puoi trovare libri interi che spiegano l’uso delle funzioni, come questo e questo.
Ma non ti sto invitando a comprare libri sulle funzioni di Excel, in rete si trova tutto quello che ti serve a partire da queste pagine del sito Microsoft dedicate specificatamente alle funzioni di Excel: qui e qui.
Se ti interessa l’argomento funzioni ti invito a dare un’occhiata anche ai post “Le funzioni di Excel che devi conoscere” e “Le funzioni Excel condizionate“.
A presto ;D
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