Questa sera parliamo dei modelli di Excel. Cosa sono? A cosa servono? Come si creano? Dove trovarli? Pronto?
Cosa sono i modelli di Excel?
Sono fogli di lavoro pronti all’uso per lo scopo per cui sono stati realizzati.
Excel è un potente strumento per la gestione di numeri, statistiche e altri dati, straordinario per la ricchezza e la potenza delle sue funzioni, ma soprattutto per la flessibilità. Questa gli permette di essere impiegato per la contabilità casalinga, come per l’analisi della contabilità aziendale, per l’inventario, per la gestione di progetti, il controllo di processo o come strumento di business intelligence. E molto altro naturalmente.
Però quando apriamo Excel ci troviamo di fronte a una pagina di celle vuote in attesa di essere riempite, strutturate, preparate per l’uso. Cioè prima di poter utilizzare il foglio elettronico è necessario prepararlo per l’utilizzo che ci aspettiamo da lui.
È proprio necessario impostare il foglio ogni volta?
No, una volta strutturato il foglio di Excel diventa un vero e proprio foglio di lavoro destinato ad attività specifiche (contabilità, gestione, analisi, organizzazione risorse, ecc) che è possibile salvare come modello pronto all’uso. Per i nostri impieghi futuri e per l’uso che altri potranno farne.
È inutile ricreare da zero fogli di lavoro se essi sono già disponibili per essere usati e adattati al nostro bisogno.
Certo, noi che lavoriamo con Excel dobbiamo essere in grado di preparare un foglio di lavoro con abilità e agilità, è anche divertente, ma spesso non abbiamo il tempo per farlo. Quindi non dobbiamo esitare a utilizzare i modelli di Excel disponibili se adeguati al nostro fabbisogno.
Dove cerchiamo i modelli di Excel che ci servono?
Partiamo da Excel, naturalmente. Nelle ultime versioni puoi cercare i modelli in rete direttamente dalla pagina “Nuovo”, da una lunga lista di modelli divisi per categorie (business, istruzione, budget, registri, eccetera). Come già accennato altri modelli di Excel sono disponibili sul sito office.com, ma tramite una veloce ricerca sul tuo motore di ricerca di fiducia, partendo da “modelli Excel” o da “template Excel”, troverai modelli per gli usi più disparati.
Sono molti i siti che offrono modelli gratuiti, in alcuni casi un poco datati ma utilizzabili, in altri anche a pagamento. Per esempio, puoi cercare su chandoo, uno dei blog su Excel più frequentati al mondo, oppure su vertex42, smartsheet, o ChartChooser. Potrei elencartene altri, ma puoi trovarli facilmente anche tu: apri il browser, vai su un motore di ricerca, inserisci “template” più le parole chiave per quello che cerchi, per esempio “budget”, “fatture”, “report”, premi invio e spulci la lista dei risultati per almeno 2 o 3 pagine ogni volta.
Attenzione quando scarichi modelli da fonti sconosciute, il mio consiglio è di testare il file prima di aprirlo con il tuo antivirus, soprattutto i modelli equipaggiati con macro.
E se ancora non troviamo modelli adeguati?
Possiamo modificare i modelli disponibili. Prima di buttarsi a lavorare su un foglio vuoto, conviene cercare qualcosa di simile per risparmiare tempo, ma se ancora non riusciamo a trovare fogli di lavoro soddisfacenti, non dobbiamo esitare a realizzare noi stessi i nostri fogli di lavoro. E se utile a trarne un modello per il nostro uso e per quello di altri.
Come?
Lavoriamo sul nostro foglio di lavoro, lo impostiamo, strutturiamo, formattiamo e infine lo testiamo. E se siamo soddisfatti salviamo il foglio di lavoro come modello di Excel, nel formato xltx, o nel formato xltm in caso di automazione tramite macro. Il consiglio è dargli un nome chiaro sulle sue funzioni o caratteristiche, per esempio “pianificazione dei turni di lavoro”, e aggiungere un numero di revisione in caso di miglioramenti successivi.
I modelli così creati saranno raggiungibili dalla pagina “Nuovo” di Excel all’avvio, cliccando su “personali”, o selezionando “file” dal menu principale e poi “nuovo” e “personali”. Naturalmente i modelli come tali rimarranno sempre inalterati durante il normale uso, quando si salverà il lavoro eseguito, questa avverrà su un foglio di lavoro in formato standard, xlsx o xlsm.
Detto questo se lavori con Excel regolarmente, hai sicuramente una tua cassetta degli attrezzi con i fogli di lavoro più utili e con i modelli che utilizzi più spesso, tuoi o altrui.
Perché portarsi dietro i modelli se sono sempre disponibili online?
Perché non sempre puoi lavorare su un computer connesso, aggiornato e con una versione di excel abbastanza recente. Te lo dico perché mi sono trovato in tutti i tipi di situazioni, anche le peggiori. Il mio consiglio è avere una cassetta fornita e pronta per tutte le condizioni.
Quali sono i migliori modelli da usare?
Adesso dovrei consigliarti qualche modello tra i più utili, magari una classifica, ma sappiamo entrambi che non è possibile, perché l’utilità dipende dai tuoi bisogni. Non ha senso consigliarti un bel modello per l’inventario del magazzino, quando ti occupi di altro o quando cerchi modelli per fatturare, fogli presenza, calcoli per le rate o altro?
Comunque ecco alcuni modelli di Excel utili per tutti:
Elenco attività, la classica lista delle cose da fare per chi vuole gestirla con Excel;
Gestione attività progetti, una lista delle cose da fare più evoluta, per gestire progetti semiprofessionali;
Piano di emergenza familiare, un interessante modello per prepararsi alle situazioni di emergenza;
Modello Fattura, per chi ha un’attività professionale e deve fare una fattura al volo, senza utilizzare software o servizi dedicati;
Gestione di brainstorming, un modello per gestire e registrazione una sessione di brainstorming;
Gestione della contabilità personale, utile per registrare entrate e uscite giornaliere;
Pianificazione della giornata lavorativa, utile per organizzare le proprie giornate;
Pianificazione dei turni dei dipendenti, utile per la gestione del personale;
Modello per l’ammortamento di un prestito, utile per calcolare le quote del prestito e gestirlo;
Infine un’intera collezione di modelli utili per l’azienda e non solo che vale la pena spulciare con attenzione.
Sono i migliori? Non credo, ma fanno il loro lavoro. Ed è questo che devi chiederti quando cerchi un modello che ti eviti di spendere ore per preparare un foglio di lavoro adatto ai tuoi bisogni. Fa il suo lavoro?
Come è fatto un modello?
Come già sai o come puoi comprendere in fretta studiando i template a disposizione, i modelli non sono tutti uguali. Si va dalla singola pagina con reportino, tabella, grafico preimpostati senza istruzioni, al modello multipagina, strutturato, con istruzioni generali e nelle pagine, pagina di controllo, applicazione degli strumenti più evoluti, esempio pivot, e automatismi per la gestione.
La maggior parte dei modelli disponibili gratuitamente non sono automatizzati e raramente usano strumenti evoluti che escano dai limiti delle celle, cioè usano formule anche complesse con funzioni anche avanzate, ma poco altro, niente pulsanti, tabelle pivot, filtri dati, formattazione condizionali, eccetera.
Come deve essere fatto un modello?
Deve avere tutto quello che serve a un foglio di lavoro utile per i nostri bisogni. Abbiamo bisogno di un modello per gestire le finanze di casa? Non sarà nulla di fantascientifico, due pagine, forse un grafico, qualche funzione di medio-basso livello al massimo una tabella pivot o filtri dati. Non c’è bisogno di automatismi.
Hai bisogno di una dashboard per tenere sotto controllo gli indicatori più importanti per la gestione della tua azienda? Allora il foglio di lavoro sarà complesso ed evoluto e difficilmente troverai modelli che si adattano ai tuoi bisogni. Sì, ci sono strumenti più evoluti per fare questo, vero, ma come sai sono costosi e spesso le piccole aziende non se li possono permettere.
Come è prevedibile troverai facilmente modelli per le attività più comuni e semplici, mentre i modelli più evoluti e automatizzati sono difficili da trovare e spesso sono a pagamento.
Modelli di Excel e fogli di lavoro
Come abbiamo visto i modelli di Excel sono fogli di lavoro pronti che non è necessario preparare per l’uso. È facile trovarne di gratuiti per le attività e le funzioni più comuni, sono comodi anche come base di partenza per realizzare i nostri fogli di lavoro e i nostri modelli. Ma quale ruolo hanno nella nostra cassetta degli attrezzi?
Se guardo la mia trovo una dozzina di modelli semplici per i miei usi personali, roba comune che si trova in rete, per esempio ne ho uno per la gestione dei progetti che posso usare o distribuire facilmente, un calendario, uno per la contabilità personale, uno per la gestione dei viaggi.
Poi ci sono i modelli fatti da me, fogli di lavoro piuttosto evoluti salvati come modelli, perché utili in altre occasioni, fogli che io o altri abbiamo usato e useremo molte volte. Ecco per esempio un modello per l’inserimento di dati, automatizzato, serve in certe situazioni dove è necessario inserire dati raccolti manualmente, poi un report minimale dove basta importare i dati o agganciare la fonte esterna per avere in poco tempo un report professionale. E altri ancora.
Ma la maggior parte dei file della mia cassetta degli attrezzi sono fogli di lavoro che non ho mai trasformato in modelli perché troppo specifici, unici, ma ottime basi su cui sviluppare altri fogli di lavoro.
Conclusioni
Ti dico questo per sottolineare che: i modelli sono comodi e pronti, li hanno fatti altri e quando è opportuno non dovresti esitare a usarli, oppure i modelli li puoi preparare tu per gli altri, per usi ripetuti nel tempo, ma i modelli per te sono “precursori” di un foglio di lavoro. Punto e basta.
Il modello di Excel è all’inizio del lavoro, o quando serve alla fine del lavoro, ma per il resto c’è solo il tuo foglio di lavoro. Il tuo foglio excel e le cose che ci fai.
Se è opportuno lo sviluppi, ci spendi il tempo necessario, lo automatizzi, ma solo se serve. Per esempio se è uno strumento per un’analisi veloce non fai un’astronave, dedichi il tuo tempo per ottenere i dati che ti servono. Se invece hai bisogno di una dashboard per un progetto di mesi consultata da tutto il team, allora la curi quanto serve perché sia efficace ed efficiente.
Se cerchi fogli e modelli Excel ti invito a consultare questa pagina del sito dedicata all’argomento e sempre aggiornata.
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