Usa le tabelle pivot come un professionista

By | 13 Mar 2017

Usare le pivot come un professionistaNei post precedenti, qui e qui, abbiamo visto come creare tabelle pivot, i relativi grafici pivot e come usarle in pratica. In questo post vedremo come usare le pivot in report e dashboard semplici ed efficaci.

Che ne dici se riassumiamo l’essenziale?

Cosa possiamo fare con le tabelle pivot?

Gli usi principali delle tabelle pivot riguardano:

Analisi: le tabelle pivot permettono di eseguire analisi relativamente semplici su valori numerici e possono filtrare, ordinare, raggruppare secondo i valori di altri campi/parametri. Questo permette di eseguire calcoli e analisi soddisfacenti nella maggior parte degli ambiti aziendali/lavorativi.

Controllo dei dati: per loro stessa natura le pivot permettono di eseguire controlli sulla base dati a cui è agganciata.

Report veloci e dinamici: le tabelle pivot sono comode anche per realizzare report, perché si creano e strutturano velocemente, perché possono essere configurate agilmente come layout e aspetto, ma soprattutto per i grafici pivot. Con pochi gesti si può creare un grafico interattivo, altamente configurabile, agganciato alla pivot.

Dashboard: i pannelli di controllo sono pagine composte da tabelle e grafici, meglio se interattivi, che permettono di seguire l’andamento di indicatori (esempio i kpi per la gestione aziendale o della produzione). Possono essere realizzati con strumenti potenti e moderni, come Power View, o con strumenti più datati, ma non meno efficaci, tra cui le pivot.

Come si crea una tabella pivot?

Partendo da una base dati affidabile, si crea in questo modo:

  1. seleziona una cella o tutta la tabella dei dati;
  2. vai al menù “inserisci” della barra principale;
  3. se hai una versione di Excel recente ti consiglio di usare il comando “Tabelle pivot Consigliate” e scegliere uno dei layout proposti;
  4. altrimenti clicca su “Tabella Pivot”; si aprirà la finestra “crea tabella pivot” impostata per essere creata in un nuovo foglio di lavoro;
  5. clicca “ok” per aprire una nuova pagina con una tabella pivot vuota da configurare; sulla destra trovi la maschera di configurazione: in alto la lista dei campi dei dati e in basso quattro riquadri: valori da calcolare, filtri da applicare, colonne e righe;
  6. scegli uno o più campi/parametri da calcolare e trascinali nel riquadro in basso a destra; il valore verrà o sommato o conteggiato, se non è quello che vuoi clicca sul triangolo a fianco dell’etichetta, seleziona dal menu a tendina “impostazioni campo valore” per aprire la relativa finestra dove impostare il calcolo che ti serve e le modalità di visualizzazione dei valori;
  7. scegli uno o più campi per le righe e trascinalo nel riquadro in basso a sinistra per far comparire l’elenco dei valori del campo che diventeranno le categorie per cui saranno calcolati i valori definiti;
  8. se necessario scegli in modo analogo uno o più campi per le colonne e trascinalo nel riquadro in alto a destra;
  9. infine scegli i campi utili per impostare i filtri che ti interessano e trascinali nel riquadro in alto a sinistra; ora hai impostato la tua pivot.

Come strutturiamo le pivot?

In modo da ottenere quello che cerchi: ti servono i costi di produzione per centro di costo? Sommi i costi di produzione e li raggruppi per centro di costo. Pensi a cosa stai cercando e poi lo metti in pratica con una pivot. Ma senza farsi prendere la mano. Le pivot sono tabelle di dati, comode e pratiche, ma sempre tabelle che devono essere come gestirleprensibili e utilizzabili. Più le tabelle sono complesse, più è difficile interpretarle.

Quanti valori posso calcolare in una tabella pivot?

Il numero ideale è uno, solo uno, specialmente se imposti parametri sia di riga che di colonna. Nella pratica quotidiana, al di fuori dei report, ti sconsiglio di inserire più di tre valori da calcolare, sempre per una questione di leggibilità e comprensione.

Quanti parametri posso inserire nelle righe e nelle colonne?

L’ideale sarebbe utilizzare non più di un paio di parametri o di riga o di colonna, nella pratica il mio consiglio è non usare più di tre parametri di riga. Per esempio se vuoi analizzare il fatturato per articolo, oltre al campo “cliente”, puoi aggiungere ai parametri di riga anche la linea di prodotto e il mercato e il risultato è ancora comprensibile, soprattutto se aggiungi un paio di righe di spiegazione a fianco della tabella per te o per chiunque debba consultarla in futuro.

Come usare i filtri al meglio?

Nella fase iniziale di un’analisi anch’io “carico” la pivot di tutti i filtri possibili, ma una volta che mi sono fatto un’idea dei parametri principali, alleggerisco la tabella dai filtri che non servono, soprattutto perché distraggono, soprattutto quando usiamo la pivot in un report o in un pannello di controllo. Presta la massima attenzione ai valori impostati nel filtro e se riesci cerca di impostare un solo valore per filtro.

Titoli e note delle pivot

Una tabella deve ricevere un titolo che spiega cosa mostra (es: andamento annuale vendite) e se necessario un sottotitolo che esplica i particolari (es: periodo, fonte, filtri). Se i titoli dei campi visualizzati non sono chiari devono essere rinominati e spesso è opportuno aggiungere accanto alla pivot una nota con l’interpretazione dei dati mostrati o che evidenzia particolarità o anomalie.

Moltiplica le pivot

Una volta che hai impostato la prima pivot, fai 3-4 copie, quelle che servono per esaminare i diversi parametri che ti interessano, per osservare come variano, con che ordine, quali sono i valori significativi, come variano nel tempo, eccetera. Ogni qualvolta trovi valori/distribuzioni interessanti titola, aggiungi note, poi copia la tabella e prosegui. Ogni qualvolta la pivot diventa complessa o poco comprensibile, copiala e smontala in parti, eccetera.

Ordina i valori

O sei tu che ordini la pivot o lo fa lei al posto tuo. Lasciar fare è comodo, ma in diverse situazioni non è una buona idea. Verifica sempre l’ordinamento della pivot, una volta che l’hai strutturata, e quando è necessario imposta l’ordinamento più efficace.

Raggruppa i valori

Per diminuire i valori visualizzati di un parametro di riga o colonna, raggruppa i valori numerici per intervalli definiti, le date secondo come settimane, mesi, anni, le stringhe per secondo una selezione personalizzata e altro ancora. Seleziona una cella del parametro che vuoi raggruppare e clicca sulla voce “Raggruppa” del menu per aprire la finestra relativa.

Come fare i controlli sui dati con le pivot

Le tabelle pivot sono delle sintesi della base dati, cioè strumenti che mostrano i dati in modo più compatto e facile da consultare, per questo sono efficaci e comode per verificarne l’affidabilità e le caratteristiche. Prima devi comprendere natura e utilità dei campi da verificare e devi avere almeno una fonte diversa e affidabile a cui appoggiarti nei controlli.

La completezza (che ci siano tutti i dati di cui abbiamo bisogno) si verifica tramite conteggio dei record o somma di un campo numerico (es: fatturato), quindi basta impostare una pivot per fare la somma del parametro sullo stesso intervallo del valore di riferimento esterno.

La correttezza (che i dati siano senza errori) si verifica impostando una pivot con una chiave primaria come parametro di riga (es: codice cliente), ordinando in modi diversi, filtrando per focalizzare su intervalli diversi della base dati, alla ricerca di errori nei campi principali (es: errori di valore, formato, segno, grandezza, ecc).

Mentre la coerenza (che i dati siano coerenti tra di loro e con riferimenti affidabili) richiede almeno di impostare la pivot per visualizzare la distribuzione di uno o più parametri per individuare i valori fuori distribuzione.

Come fare un’analisi con le pivot?

Un’analisi mira a evidenziare informazioni contenute nella base dati per prendere decisioni corrette su un problema. Con le pivot, l’analisi segue di solito i seguenti passi:

  1. Prendi familiarità coi dati: cioè individua i campi da esaminare, le chiavi primarie, quali sono i valori e gli intervalli dei campi da esaminare;
  2. Crea la pivot e carica i campi utili: per iniziare imposta un campo calcolato, uno solo, poi un parametro di riga e il resto caricalo come filtri.
  3. Analizza il dato: significa di solito calcolare il valore che ci interessa, valutarne la distribuzione secondo i 2–3 parametri principali, studiarne l’andamento nel tempo, e definire le classi più importanti. Nella pratica significa moltiplicare le pivot per visualizzare le distribuzione e gli andamenti, ordinare i dati nel modo più efficace, aggiungere 1–2 campi calcolati per visualizzare percentuali, unità di misura diverse, deviazioni standard o altro, escludere eventuali valori di disturbo e creare i grafici relativi.
  4. Approfondisci l’analisi: necessario quando non siamo sicuri di quello che stiamo cercando, o dobbiamo indagare su anomalie nei dati, o cerchiamo di comprendere le cause di risultati o andamenti. Comporta un esame più profondo e attento dei valori e delle distribuzioni, usando i filtri per esaminare le porzioni dei dati significative o che presentano appunto anomalie, e se necessario una valutazione della correlazione tra variabili.
  5. Trasferisci il risultato in un report: necessario se dobbiamo condividere con altri i risultati della nostra analisi.

Come visualizzare gli andamenti nel tempo?

Quando imposti una tabella pivot per mostrare l’andamento di uno o più parametri o valori nel tempo, usi una data per dare il “passo” della visualizzazione (mese, anno, ecc), di solito come parametro di riga. Il tipo di grafico per un andamento è un grafico a linee in quanto mostra in modo più immediato l’andamento nel tempo e le sue componenti (trend, stagionalità, ecc). Imposta un solo valore calcolato nel tempo o al massimo due a confronto (es: l’andamento delle vendite di quest’anno e dell’anno precedente).

Come strutturare le frequenze?

Per mostrare la frequenza assoluta e percentuale di un valore/popolazione con una pivot, basta impostare il valore calcolato come “conteggio” e visualizzato come “% del totale”, poi impostare lo stesso campo come parametro di riga, se necessario ordinarlo in modo decrescente e raggrupparlo in automatico o per l’intervallo che si desidera.

Riassunto finito.

Questa sera cerchiamo di esplorare gli impieghi delle tabelle pivot non ancora approfonditi. Pronto?

Come usare le tabelle pivot nei report?

Come già evidenziato in precedenza, le pivot permettono di costruire velocemente report, piccoli o grandi che siano, e permettono di renderlo interattivo, cioè di poterne modificare filtri e impostazioni con pochi click.

Come? Una volta che hai terminato l’analisi dei dati, scegli le pivot più significative e copiale in una pagina apposita che diventerà il tuo report. Mentre ci lavori tieni a mente che i report seguono regole diverse dalle analisi, i report devono comunicare i dati a chi legge, quindi le tabelle, i grafici, tutto il report devono essere ripensati per essere facilmente comprensibili e allo stesso tempo accurati. Quindi prendi una tabella pivot alla volta ed esaminala in quest’ottica, se necessario scartala per qualcosa di più significativo o comprensibile, oppure modificala per renderla tale.

Se vuoi usare principalmente delle tabelle, il consiglio è di semplificarle al massimo, di visualizzare un solo valore calcolato per tabella, come distribuzione, andamento, correlazione, eccetera, oppure pochi dati precisi a confronto (es: fatturato clienti più significativi), o pochi dati rappresentativi (es: media, dev.standard e varianza).

Ogni tabella deve avere un titolo e una descrizione sintetica, eventuali note esplicative e se necessario un’interpretazione dei dati.

Una volta scelte le tabelle, aggiunti titoli e note, ti invito a formattare la tabella in modo efficace e preciso. Le parole chiave sono “evidenziare il dato”, quindi scegli uno stile omogeneo, che non “ingombri” l’attenzione di chi legge, quindi pochi colori e non sgargianti, niente bordi, font particolari, titoli giganti o altro. Usa il grassetto, se proprio necessario la sottolineatura, usa un colore uno o al massimo due per evidenziare quello che serve.

Se invece il report che vuoi preparare si basa principalmente su grafici, allora quanto visto finora deve essere applicato a questi. Prima prepara la tabella pivot con i dati che vuoi visualizzare, poi crea il grafico pivot (metodo veloce: seleziona una cella e premi F11) e lavora su quest’ultimo. Nei grafici come nei report è importante “inserire quello che serve e niente di più” ed “evidenziare solo ciò che serve”, ma a questi si aggiunge anche “sii gradevole”. Gradevole non spettacolare, non ridondante o spumeggiante.

I grafici devono essere formattati e configurati per essere gradevoli senza distrarre, ma portare l’attenzione al dato. Quindi è importante impostare un titolo esplicativo, una legenda chiara, titoli degli assi se serve, grandezza adeguata degli elementi importanti, evidenziare i valori significativi usando il grassetto o colori adeguati, aggiungere note esplicative direttamente sul grafico.

Evita invece griglie troppo fitte o griglie secondarie, sono maschere che nascondono le cose importanti, e nello stesso modo evita di inserire troppi numeri troppo grandi, note non chiare, troppi colori stridenti, legenda piccola e poco comprensibile, titolo criptico. Usa stili leggeri e colori tenuti ed evidenzia solo il dato che vuoi comunicare.

Prima di presentare il report ti invito a mostrarlo a un collega o un amico per fargli valutare la comprensibilità e l’effetto. Naturalmente scegli qualcuno di obiettivo e schietto, che ti dica in faccia quello che pensa.

Posso creare report con grafici e tabelle insieme?

Certo che sì, ma anche in questo caso vale il principio del “inserisco solo quello che serve e niente di più”. Perché visualizzare sia la tabella che il grafico? Avrebbe senso solo se l’altro aggiungesse qualcosa di più, ma il grafico pivot e la sua tabella pivot mostrano gli stessi dati e il grafico se ben formattato è di solito più efficace della tabella. Quindi una buona abitudine è spostare la tabella in un altro foglio o nasconderla sotto il grafico stesso.

Ha senso mostrare un grafico con una tabella adiacente quando la tabella mostra il dato rilevante in modo più esplicativo (es: il grafico mostra l’andamento del fatturato, la tabella le variazioni delle componenti principale del fatturato). Personalmente ti consiglio di usare o grafici o tabelle, non entrambi.

Titoli, legende e layouts dei report

Qual è la struttura di un report?

Idealmente un report dovrebbe stare in una sola pagina stampata o videata. No, non è impossibile. Pensaci, in una pagina A4 ci puoi far stare comodamente 2 grafici o 3-4 tabelle, ma se lavori con precisione puoi entrare anche 4 grafici semplici. Naturalmente la mia è una provocazione, un modo per spingerti a considerare un report dal punto di vista del lettore.

Quanto deve essere grande un report?

Grande quanto è necessario per trasmettere le informazioni che tu vuoi trasmettere. Se ti servono 30 schermate allora usa 30 schermate, ma sii consapevole che l’impegno che chiedi al tuo lettore è maggiore di quello che tu pensi. Personalmente nella preparazione di un report ti consiglio di non superare mai i 10 elementi, grafici o tabelle, anzi di cercare di non superare i 5 grafici o tabelle.

Per quanto riguarda il layout del report ti consiglio di mantenerti professionale: niente sfondi, bordi o elementi grafici inutili, niente colori accesi o contrastanti, usa toni gradevoli, niente scritte giganti o troppo piccole. In generale ti sconsiglio di mettere più di 2 oggetti per pagina o schermata, sii semplice, sintetico e diretto.

Detto questo ricorda sempre di mettere un titolo esplicativo a ogni oggetto o pagina, di evidenziare i valori che devono essere letti, di spiegarli dove è necessario, di aggiungere sempre la legenda ai grafici e di renderla chiara.

Come detto in precedenza, il modo migliore per comprendere l’efficacia del tuo report è testarlo, quindi prima di spedire il pdf o di pubblicarlo sul sito aziendale, sottoponilo al tuo beta tester di fiducia.

Report interattivo oppure no?

Dipende. Di solito lo sconsiglio, sì, lo ammetto. Primo perché a meno di usare strumenti di reportistica evoluti o strumenti di business intelligence, per distribuire/pubblicare un report interattivo devi usare excel, far circolare proprio un file excel, quindi ragionare su dimensioni del file, formati e versione del pacchetto office dei destinatari, funzionamento o eliminazione di macro e automatismi e via dicendo. D’altra parte devo anche ammettere che io l’ho fatto molte decine di volte con notevole gradimento degli utenti.

Secondo motivo perché sconsiglio i report interattivi è perché richiedono la formazione dell’utente, cioè questi deve essere informato che il report è interattivo, che può interagire con grafici e tabelle, e deve essere formato sui modi per interagire. Altrimenti parte degli utenti non cercherà neppure di interagire.

Ultimo motivo è che l’utente deve essere motivato a interagire con il report. La realtà è che un utente di solito è pigro, preferisce avere più grafici da studiare, più schermate da scorrere, piuttosto che lavorare su uno solo, quindi bisogna dargli un buon motivo per risvegliare il suo interesse.

Chiarito questo, provaci lo stesso. Non scherzo. Le pivot sono uno strumento comodo per costruire report interattivi, senza dover usare controlli vari, funzioni o vba. Se gestisci un report periodico, per esempio mensile, che aggiorni e condividi con altri, allora è un’occasione da sfruttare. Per esempio, se stai studiando gli interventi di manutenzione, invece di fare un grafico per ogni macchina o linea produttiva, ne fai pochi, uno per tipologia e lasci a chi li consulta l’onore di esplorare i risultati interagendo con grafici e tabelle.

Ti piace? Allora ricorda bene accanto alle tabelle e ai grafici scrivi che sono interattivi e spiega con chiarezza come manipolarli, fai un esempio, e poi perché. L’ideale sarebbe fare un breve incontro di presentazione in cui spieghi brevemente come fare e proponi qualche esempio stimolante. Buon divertimento.

Crea un cruscotto con i grafici pivot

Una dashboard o cruscotto è uno strumento con cui si tengono sotto controllo indicatori e parametri chiave dei diversi aspetti delle attività aziendali, dalla gestione alla contabilità, dalla logistica alla produzione. Un cruscotto di solito è composto da una serie di grafici e tabelle tutte in un’unica schermata che mostrano appunto valori, andamenti e distribuzioni dei parametri che ci interessano. Queste sono collegate a una o più fonti di dati, che sia una semplice pagina “dati” da aggiornare inserendo o importando i dati o una fonte esterna.

Lo scopo di una dashboard è quello di dare in un colpo d’occhio le informazioni importanti su un argomento preciso. Come sta andando il progetto di revisione della gestione della produzione? Tac! Gant, %, tempi, costi, eccetera. Come procede il nuovo impianto? Zac! Prove, quantità lavorate, rese, produttività, manutenzione, tempi, costi, eccetera.

In realtà ci sono ottimi strumenti di Business Intelligence che offrono soluzioni comode, ma costose per fare tutto senza troppo sforzo. Se non si hanno gli strumenti o il costo è un problema, allora le ultime versioni di Excel e Powerpoint offrono notevoli soluzioni. Si elaborano i dati su Excel e poi si visualizzano con Powerpoint. Non è difficile e ne parleremo in un post apposito. Ma se vogliamo possiamo fare tutto con Excel, con un poco di impegno e pazienza.

  1. Il primo passo è quello di avere ben in mente quello che si vuole visualizzare e tenere sotto controllo con la dashboard. Quindi bisogna partire ponendosi alcune semplici domande: qual è lo scopo della dashboard? Quali indicatori voglio tenere sotto controllo? A chi serve la dashboard? Chi la consulterà? Qual è la base dati? Ogni quanto dovrà essere aggiornata?
  2. Secondo passo è quello di preparare le tabelle pivot a partire dalla base dati come abbiamo visto nei post precedenti. Se puoi agganciarle direttamente a una base dati esterna affidabile, come il server aziendale, fallo, tra l’altro ti renderà più comodo l’aggiornamento dei dati.
  3. Ora crea i grafici pivot e formattali nel modo migliore. Scegli uno stile, set di colori, dimensioni, font, e così via che applicherai a tutti gli elementi del cruscotto.
  4. Crea una pagina apposita e rinominala “Dashboard” o come preferisci. Seleziona l’intera pagina e colora le celle con il colore bianco per far sparire bordi e celle. Se necessario nascondi la barra principale premendo i tasti Ctrl+F1.
  5. Trasferisci i grafici e le tabelle che hai scelto nella pagina creata e raggruppali in una sola schermata. Verifica che siano leggibili e dove necessario intervieni sulla dimensione o sulla formattazione. Se necessario aggiungi note e spiegazioni in basso o vicino a ogni elemento.

Fatto. Una volta che hai impostato il cruscotto devi solo aggiornarlo quando serve. Se sei agganciato a una fonte esterna, ti basta aggiornare le tabelle pivot, cliccando sul pulsante “aggiorna tutti” del menù “Dati” della barra principale, o più semplicemente premendo i tasti Ctrl+Alt+F5. Se invece c’è un foglio dati a cui devi aggiungere manualmente i dati, allora estrai i dati dalla fonte e copiali nella pagina “dati” oppure inseriscili tu manualmente. Dopo averlo fatto aggiorna le pivot e verifica come sono cambiati i parametri sotto controllo della dashboard. Infine se devi stampare la dashboard, in teoria non dovrebbe mai accadere, seleziona l’intero cruscotto e imposta l’area di stampa.

È veramente tutto qui?

Sì, se hai fatto tutto per bene, hai una dashboard funzionante. Aggiorni i dati, aggiorni le pivot, aggiorni grafici e dashboard. Veloce ed efficace.

D’altra parte, come ti sarai già accorto, le pivot sono comode e flessibili, ma non permettono di visualizzare tutto nel migliore dei modi. Ci sono altri strumenti, soluzioni e complessità che sarebbe opportuno conoscere e considerare. Le vedremo nei post dedicati alle dashboard che verranno pubblicati su questo blog.

Ci sarebbero molti altri argomenti che varrebbe la pena di approfondire per quello che riguarda le tabelle pivot, ma il post è diventato lungo. Quindi rimando a un altro post, un ebook, o a un minicorso per ulteriori approfondimenti.

Spero che tutto questo ti possa essere utile.

Perché lo sia, naturalmente devi applicare quando spiegato, subito, adesso. Prendi un tuo foglio di lavoro ed esplora le soluzioni che ti hanno colpito. L’esercizio è la madre dell’abilità.

A presto ;D

 

PS: questo post e gli altri della serie è stato integrato, ampliato e migliorato in questa guida alle tabelle pivot.
Ti invito a leggerla.

 

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