Come creare le tabelle pivot di Excel

By | 21 Ott 2016

tabelle pivotOggi parliamo delle tabelle pivot di Excel e vedremo quanto possono essere potenti, utili e comode. È il mio strumento preferito, lo ammetto. C’è stato un periodo, anni fa, che pensavo di poter fare tutto con le tabelle pivot e ci provavo con passione, finché non capii che ogni strumento ha il suo scopo.

Cosa sono le tabelle pivot?

Sono tabelle interattive, veloci da realizzare e da gestire, con le quali è possibile organizzare, analizzare, filtrare e comparare grandi quantità di dati. Esse richiedono una base di dati da analizzare (ma nelle ultime versioni di Excel possono attingere da più basi dati contemporaneamente), locale o remota, e possono essere equipaggiate di grafici interattivi, detti grafici pivot.

Perché si chiamano pivot?

Perché possono scambiare velocemente righe e colonne, attività un tempo complessa da realizzare. Il primo programma informatico a introdurre le tabelle pivot fu Lotus, in Excel si sono evolute fino a diventare straordinarie, ma oggi sono molti gli applicativi che supportano funzionalità equivalenti.

Perché imparare le tabelle pivot?

Consiglio sempre ai principianti, in possesso delle competenze minime, di imparare a usare le tabelle pivot, anche se sembra un argomento complesso, non facile da apprendere. È così? No, non sono una gran cosa, in realtà si imparano in fretta. E poi si vola. Perché le tabelle pivot ti fanno risparmiare molte ore di tempo nella maggior parte delle tue attività su Excel. E quando dico molte ore intendo decine o centinaia di ore l’anno. Non scherzo.

Cosa possiamo fare con una tabella pivot?

Con una tabella pivot si possono fare davvero cose sorprendenti:

  • Analisi:

    le pivot permettono di sommare, contare, determinare media, minimo e massimo, deviazione standard, varianza e relative percentuali, quindi permettono di eseguire analisi relativamente semplici su valori numerici, ma non solo, e possono filtrare, ordinare, raggruppare secondo i valori di altri campi/parametri. Questo permette di eseguire calcoli e analisi soddisfacenti nella maggior parte degli ambiti aziendali/lavorativi: dalla produzione alla contabilità, dal controllo agli acquisti, eccetera.
    Negli ambiti più statistici, matematici, o scientifici, le pivot toccano i loro limiti ed è necessario usare altri strumenti, sempre di Excel, come per esempio gli strumenti di analisi dati (vedi questo post), o strumenti creati appositamente. In realtà le tabelle pivot hanno ulteriori margini di manovra offerti, per esempio, dalla possibilità di creare campi calcolati o utilizzando campi calcolati nel foglio dati, grazie a cui è possibile realizzare calcoli più complessi.

  • Controllo dei dati:

    per loro stessa natura le pivot permettono di eseguire controlli sulla base dati a cui è agganciata; come abbiamo già anticipato in un post precedente la base dati su cui lavoriamo dovrebbe avere un elevato livello di affidabilità e qualità dei dati, cioè completezza (ci siano tutti i dati di cui abbiamo bisogno, non di meno, non di più), coerenza (i dati siano coerenti tra di loro e con riferimenti affidabili) e correttezza (i dati siano corretti, senza errori di nessun tipo).
    I controlli effettivi dipendono dal tipo di dato, ma di solito la completezza viene verificata tramite conteggio dei record o somma di uno dei campi, cosa che le pivot posso fare velocemente, e poi confrontato con un riferimento esterno. Mentre la coerenza si verifica attraverso l’analisi della distribuzione di uno o più parametri, che le pivot permettono, e la ricerca di valori fuori distribuzione. Infine il controllo della correttezza consiste di solito nella ricerca di errori nei campi principali attraverso una serie di verifiche dei valori (formato, segno, grandezza, ecc), cosa che le pivot possono fare attraverso filtri, ordinamenti e raggruppamenti.
    In caso di una base dati di affidabilità incerta, per me è naturale creare una tabella pivot e fare le verifiche minime per valutare la qualità dei dati.

  • Report veloci e dinamici:

    le tabelle pivot sono comode anche per realizzare report, sia perché si creano e strutturano velocemente, sia perché possono essere configurate agilmente come layout e aspetto, ma soprattutto per i grafici pivot. Con pochi gesti si può creare un grafico, altamente configurabile, agganciato alla pivot, che quindi si adatta in automatico ai cambiamenti eseguiti sulla tabella, ma che può essere riconfigurato direttamente.
    E proprio questa caratteristica, di poter agire facilmente su tabella e grafico, che rende le pivot adatte alla realizzazione di report interattivi, senza dover usare controlli o altro. Per questo motivo di solito utilizzo tabelle e grafici pivot per la reportistica.

  • Dashboard:
    i cruscotti/pannelli di controllo sono pagine composte da tabelle e grafici, meglio se interattivi, che permettono di seguire l’andamento di indicatori (esempio i kpi per la gestione aziendale). Oggi in Excel vengono realizzati comodamente usando gli strumenti più avanzati (vedi Power Pivot e Power View), ma fino a poco tempo fa venivano creati con gli strumenti più adatti al tipo di indicatore, primi tra questi le tabelle e i grafici pivot (ma anche formule e funzioni avanzate, controlli, grafici normali, componenti aggiuntivi specifici, formattazione condizionale, e altro ancora, spesso supportato da codice vba).
    In realtà puoi usarle anche adesso, gli strumenti ci sono e in fondo è una questione di efficacia ed efficienza. Le pivot sono ancora ottime per realizzare velocemente piccoli cruscotti interattivi. Lo vedremo in post dedicati.

E altro. Quale altro? Da un lato mi riferisco ai nuovi strumenti di Business Intelligence che Microsoft ha implementato nelle ultime versioni di Excel, tra cui i già citati Power Pivot e Power View, a cui dedicheremo alcuni post. Dall’altro lato sto pensando ad alcuni “trucchi” con cui è possibile far fare alle pivot cose per cui non sono state progettate e che spesso ho usato nel passato, ma che con i nuovi strumenti non ha senso di approfondire. Vedremo se parlarne.

Come si crea una tabella pivot?

Se sai già tutto delle tabelle pivot, abbi pazienza, adesso mi rivolgo a chi non è ancora pratico. Il primo presupposto è che adesso consideriamo la creazione di pivot agganciate a basi dati presenti nel foglio di lavoro, ma è possibile agganciarle anche a fonti esterne. Il secondo presupposto è che consideriamo la base dati affidabile e di buona qualità, quindi non richiede controlli e interventi.

Detto questo il primo passo, se non è già così, è quella di trasformare la tabella dei dati in un oggetto “tabella” e per farlo basta selezionare una cella della base dati o l’intera tabella e poi premere Ctrl+T, cioè i tasti “Control” e T. In alternativa puoi usare il comando “tabella” del menù “inserisci” della barra principale. Il risultato è una tabella formattata con un layout colorato.

Perché trasformare la base dati in un oggetto “tabella”?

Per i vantaggi che concedono sono molti, tra cui: formattare istantaneamente la tabella con i filtri impostati e i titoli fissati, la possibilità di rimuovere facilmente i duplicati, creare facilmente campi/colonne calcolate, riorganizzare velocemente i campi, aggiungere facilmente nuove righe e colonne e altro ancora. Per quanto riguarda le pivot, se agganciamo un oggetto tabella a una pivot, l’aggiunta di record e campi verranno rilevati in automatico, facilitando l’aggiornamento della pivot. Quindi vale la pena trasformare la base dati in una tabella Excel.

Per creare la tabella pivot segui questi semplici passi:

  • seleziona una cella della tabella dei dati;
  • vai al menù “inserisci” della barra principale;
  • se hai la versione di Excel più recente ti consiglio di usare il comando “Tabelle pivot Consigliate”, si aprirà una finestra in cui potrai vedere e scegliere tra diversi layout proposti; scegline uno e vai al punto 9;comandi-pivot
    altrimenti clicca su “Tabella Pivot”; si aprirà la finestra “crea tabella pivot” preindirizzata sulla tabella dei dati selezionata e impostata per essere creata in un nuovo foglio di lavoro; nelle versioni più recenti di Excel è possibile impostare da qui più origini dei dati;
  • clicca ok e si aprirà una nuova pagina con una tabella pivot vuota da configurare; sulla destra trovi la maschera di configurazione: in alto la lista dei campi della tabella dati, e in basso quattro riquadri che rappresentano la struttura elementare della tabella pivot: valori da calcolare, filtri da applicare, colonne e righe;
  • scegli il campo/parametro da calcolare (es: quantità di prodotto stoccato a magazzino) ecomandi tabella pivot trascinalo nel riquadro in basso a destra; a seconda del dato il valore verrà sommato o conteggiato; se non è il calcolo che ti serve clicca sul triangolo a fianco dell’etichetta, poi seleziona dal menu a tendina la voce “impostazioni campo valore” per aprire la relativa finestra dove impostare il calcolo che ti serve e le modalità di visualizzazione dei valori (es: come %);
  • scegli il campo o i campi per le righe e trascinalo nel riquadro in basso a sinistra per far comparire l’elenco dei valori del campo che saranno le categorie per cui saranno calcolati i valori definiti (es: linea dei prodotti a magazzino);
  • se necessario scegli in modo analogo il campo o i campi per le colonne e trascinalo nel riquadro in alto a destra (per esempio per mostrare i mesi di carico dei prodotti a magazzino);
  • infine per scegli i campi utili per impostare i filtri che ti interessano (per esempio per escludere i prodotti ordinati in uscita) e trascinali nel riquadro in alto a sinistra; ora hai impostato la tua pivot;
  • aggiungi un titolo sopra la pivot, imposta il grassetto e la giusta dimensione; se necessario aggiungi righe vuote sopra la pivot (premi Ctrl+Inizio per andare in cima alla pagina, Maiusc+Spazio per selezionare la prima riga, Ctrl++ per liberare una riga);
  • seleziona una cella della tabella pivot e premi F11 per creare il grafico pivot (o in alternativa vai al menù “strumenti tabella pivot” della barra principale e clicca su “grafico pivot”); comparirà una nuova pagina con il grafico relativo alla pivot impostata;
  • imposta il layout del grafico sulla barra principale, menù “strumenti grafico pivot”, “progettazione”, inserisci il titolo corretto del grafico e se necessario riscrivi il nome dei titoli dei campi direttamente sulla tabella pivot.

Cosa hai ottenuto?

Una pagina “dati” con una tabella dati, una pagina con la tabella pivot e una con il grafico pivot. E adesso andiamo a vedere cosa possiamo fare con una pivot.

Scherzo. Per oggi chiudiamo qui. Nel prossimo post parleremo di come si utilizzano in pratica le tabelle pivot e i relativi grafici. Nel frattempo ti invito a dare un’occhiata al sito della Microsoft, qui o qui per esempio.

Grazie per avermi seguito fin qui. Ti aspetto alla prossima. A presto ;D

Puoi trovare il post successivo qui.

 

PS: questo post e gli altri della serie è stato integrato, ampliato e migliorato in questa guida alle tabelle pivot.
Ti invito a leggerla.

 

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